第一條為加強保險檔案規(guī)范、科學(xué)化管理,更好地為保險事業(yè)發(fā)展服務(wù),根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定和保險業(yè)務(wù)的特點,制定本細(xì)則。
第二條本細(xì)則所包含的檔案,主要指在承保、理賠(給付)、防災(zāi)防損等保險業(yè)務(wù)工作中直接形成的各種文件、材料、單證、圖表、照片、錄音(像)帶等。
第三條本細(xì)則所指保險檔案的歸檔范圍如下:
一、承保單證
(一)保單副本及附表;
(二)批單副本、附表及批改申請書;
(三)投保單及附表;
(四)保險費收據(jù)(存根聯(lián));
(五)退費收據(jù)(存根聯(lián));
(六)保險合同或協(xié)議;
(七)保費結(jié)算通知書(國內(nèi)業(yè)務(wù)無此項);
(八)中途退保的有關(guān)單證、附表、合同、協(xié)議;
(九)其他。
二、賠案
(一)國內(nèi)財產(chǎn)險、農(nóng)業(yè)保險賠案
1.出險通知書;
2.損失清單;
3.出險證明材料;
4.保單抄件;
5.批單抄件;
6.事故查勘報告表;
7.檢驗結(jié)果或技術(shù)鑒定報告;
8.估價單、定損協(xié)議、修理協(xié)議;
9.醫(yī)療費、修理費、施救費等各種原始單證;
10.結(jié)案報告書;
11.賠款計算書及附表;
12.賠款收據(jù)(存根聯(lián));
13.授權(quán)書或權(quán)益轉(zhuǎn)讓書;
14.撤銷授權(quán)書的函;
15.損失索賠申請書;
16.損失物資回收處理單;
17.預(yù)借賠款申請書;
18.注銷、拒賠案件報告書;
19.賠案呈批報告副本及上級批復(fù)文件;
20.行政執(zhí)法部門或法院調(diào)解書、判決書或仲裁機關(guān)的仲裁書;
21.現(xiàn)場照片;
22.賠案說明或定損理算說明;
23.其他。
(二)人身險給付案
1.給付申請書;
2.保單或投保單副本抄件;
3.儲蓄性業(yè)務(wù)給付案件保險證及最后一期繳費憑證;
4.出險事故通知書;
5.現(xiàn)場勘查記錄;
6.出險調(diào)查報告;
7.死亡(傷殘)證明:(由所在地公安派出所出具的死亡、出生年月證明,傷殘由縣以上醫(yī)院出具殘廢程度證明);
8.其他證明材料(包括門診處方、醫(yī)療費原始單據(jù)、住院病歷及出院診斷證明、交警司法部門證明等);
9.給付保險金通知書;
10.起訴書、應(yīng)訴書、答辯狀、法院仲裁書、庭外調(diào)解協(xié)議書;
11.給付領(lǐng)款收據(jù);
12.批單;
13.現(xiàn)場照片及被保險人傷殘部位照片;
14.案件呈批報告副本及上級公司批復(fù)文件;
15.權(quán)益轉(zhuǎn)讓書;
16.結(jié)算報告;
17.其他。
(三)涉外業(yè)務(wù)
1.非水險(包括財產(chǎn)險、汽車險、人身意外傷害險、責(zé)任險、船舶險、飛機險、投資險,出口信用險)賠案
(1)賠款收據(jù)及權(quán)益轉(zhuǎn)讓書;
(2)各種發(fā)票;
(3)出險通知;
(4)事故經(jīng)過報告;
(5)檢驗報告(律師報告、分析報告、現(xiàn)場照片、醫(yī)院證明等);
(6)醫(yī)療費或修理費單據(jù);
(7)估價單;
(8)賠款計算書;
(9)保單副本或影印件;
(10)本公司與上級公司關(guān)于賠案的請示批復(fù);
(11)各類調(diào)解、仲裁、判決、協(xié)議書等;
(12)批單;
(13)函電;
(14)向第三者追償?shù)奈募?br />
(15)索賠通知書;
(16)現(xiàn)場照片;
(17)證明材料;
(18)修理合同或協(xié)議;
(19)其他。
2.水險業(yè)務(wù)賠案
(1)函電;
(2)索賠清單;
(3)檢查驗損報告;
(4)發(fā)票;
(5)裝箱單;
(6)進口國的海關(guān)證明;
(7)保單正本、批單;
(8)提單及其他運輸單據(jù);
(9)賠款收據(jù)及權(quán)益轉(zhuǎn)讓書;
(10)理算書;
(11)現(xiàn)場照片;
(12)貨損貨差證明;
(13)賠款計算書;
(14)外匯申請書;
(15)海事報告及航海日志摘要;
(16)向承運人或其他第三者追償?shù)奈募?br />
(17)如通過法律訴訟的案件應(yīng)包括起訴書,委請國外律師***訴訟授權(quán)書和權(quán)益證明;
(18)超賠案審批權(quán)的案件的請示、批復(fù)。
(19)登輪記錄;
(20)擔(dān)保函;
(21)起運通知;
(22)其他。
(四)防災(zāi)防損業(yè)務(wù)
1.保險標(biāo)的周圍環(huán)境及主要危險部位標(biāo)示圖;
2.防災(zāi)檢查記錄;
3.重大隱患整改建議書;
4.各種災(zāi)害事故調(diào)研報告,課題研究材料;
5.災(zāi)害事故發(fā)生的原因、損失范圍、時間、損失金額等情況記錄;
6.防災(zāi)防損費用支出、防損措施,辦法、成果、經(jīng)濟效益;
第四條保險檔案的整理、立卷應(yīng)以保證各種文件、單證的系統(tǒng)、完整、真實和保持歷史聯(lián)系為原則。
承保單證按保險單(副本)順序號每200頁立為一卷。賠案(給付)卷根據(jù)案情性質(zhì),案情繁簡程度和文件的多寡,可一案一卷或一案數(shù)卷。案卷厚度一般不過二厘米。
第五條承保單證、賠案等均由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人立卷,按期歸檔。
第六條不同年度的文件一般不得放在一起立卷。當(dāng)年結(jié)案的賠(給)付案卷歸入所屬的業(yè)務(wù)年度,跨年度的賠案歸入結(jié)案時業(yè)務(wù)年度。
第七條保險檔案的卷內(nèi)排列順序
承保單證按照承保工作程序依次排列;
賠案(給付案)卷內(nèi)的排列原則是:有批復(fù)的案件,批復(fù)放在卷首;非訴訟案件的結(jié)論、決定等放在卷首;訴訟案件判決性材料放在卷首。卷內(nèi)其它文件的排列順序按照理賠工作程序依次排列。
第八條各類賠付(給付)案卷要認(rèn)真填寫卷內(nèi)目錄和備考表。并逐頁編寫文件所在頁號,卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫齊全,字跡工整。
卷內(nèi)目錄的填寫:
①順序號:按卷內(nèi)實有文件、單證的排列順序填寫;
②文號:按卷內(nèi)文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號填寫;
③責(zé)任者:按卷內(nèi)材料形成單位的名稱填寫;有的材料如有幾個“責(zé)任者”可只填寫一個主要單位;
④標(biāo)題:按卷內(nèi)文件材料的標(biāo)題填寫;
⑤日期:按卷內(nèi)文件材料的形成時間填寫;
⑥文件所在頁號:按卷內(nèi)文件材料所在頁號填寫。若干張單據(jù)粘貼在一張粘貼單上時,每張粘貼單按一頁編號;但粘貼單中附貼幾張單據(jù),應(yīng)在目錄“備注”欄內(nèi)注明。
⑦備考:填寫卷內(nèi)文件需說明的事項。
第九條案卷裝訂案卷原則上采用三孔一線的方法裝訂。永久、長期賠案卷內(nèi)需要附貼的單證、照片等應(yīng)粘貼在統(tǒng)一規(guī)格的附紙上,案卷所附單證尺寸大的應(yīng)折疊整齊。在裝訂線外有文件內(nèi)容時。要加寬邊。裝訂前要去除金屬物,使案卷保持結(jié)實、整齊、方便利用。
第十條業(yè)務(wù)賠案卷皮的外形尺寸,按照國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《文書檔案案卷格式》中所訂標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行卷皮可使用軟卷皮,也可使用硬卷皮,使用軟卷皮必須裝盒。
承保單證的卷皮封面應(yīng)寫明下列項目:
全宗名稱、機構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、類別、險種、年度、保單起止號、保管期限、檔號。
賠案卷封面應(yīng)寫明下列項目:
全宗名稱、機構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、類別、險種、出險時間、結(jié)案時間、保管期限、歸檔號、檔號。
第十一條保險賠案的分類采用年度-機構(gòu)(險種)。
第十二條保險檔案的利用工作既要積極主動,又必須堅持一定的制度和手續(xù)。調(diào)閱保險檔案要填寫調(diào)閱登記簿和利用檔案效果登記簿。
第十三條根據(jù)《中國人民保險公司檔案保管期限表》的規(guī)定,確定保險檔案的保存期限。超過保存期限時,應(yīng)由檔案部門會同主管業(yè)務(wù)部門共同進行再次鑒定。確屬失去保存價值的保險檔案要登記造冊,填具保險檔案銷毀清單,經(jīng)檔案部門和業(yè)務(wù)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)審核并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。
第十四條本細(xì)則自1994年起執(zhí)行。