近年來，江西省委、省政府高度重視檔案事業(yè)發(fā)展。2013年和2014年連續(xù)兩年，省政府工作報(bào)告都把“推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)”作為工作要點(diǎn)。“十三五”期間，省財(cái)政將每年安排2000萬元用于支持全省數(shù)字檔案館建設(shè)。江西省也以檔案數(shù)字化為契機(jī)，積極帶動(dòng)檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，并專門印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)全省各級(jí)綜合檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的通知》，要求全省各級(jí)綜合檔案館以檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)要求來審視基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。截至2015年年底，江西省共制發(fā)全省性基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)16個(gè)，全省區(qū)域性數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)建成并投入使用，全省各級(jí)綜合檔案館檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作明顯加強(qiáng)，數(shù)字檔案資源建設(shè)成效顯著，共形成紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本3692萬頁。

以數(shù)字化帶動(dòng)檔案鑒定工作

        省檔案局館確定了“利用優(yōu)先、整體推進(jìn)、突出重點(diǎn)”的檔案數(shù)字化工作原則，在確定館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化對(duì)象時(shí)，采取“三個(gè)結(jié)合”的方法，有效帶動(dòng)了檔案鑒定工作。

        一是與檔案開放鑒定結(jié)合起來。江西省各級(jí)綜合檔案館館藏檔案開放鑒定工作一直都相對(duì)滯后。“十二五”以來，江西省結(jié)合檔案數(shù)字化工作，積極推進(jìn)館藏檔案開放鑒定工作，要求凡是計(jì)劃開展館藏檔案數(shù)字化工作的檔案館，必須對(duì)擬實(shí)施數(shù)字化且未進(jìn)行開放鑒定的檔案先行開展開放鑒定工作。截至2015年年底，全省各級(jí)綜合檔案館開放檔案數(shù)量達(dá)158萬余卷58萬余件，比“十一五”末分別增長24.4%和184.8%；案卷級(jí)、文件級(jí)開放檔案目錄分別達(dá)131萬條和1019萬條，比“十一五”末分別增長54%和127.2%。隨著全省各級(jí)綜合檔案館數(shù)字化工作的全面開展，檔案鑒定的速度將會(huì)大大加快，開放檔案的數(shù)量將會(huì)大幅增加。

        二是與館藏到期檔案鑒定結(jié)合起來。由于歷史原因，江西省各級(jí)綜合檔案館館藏檔案中有相當(dāng)一部分保管期限已滿。省檔案局館要求各地在數(shù)字化之前，必須以全宗為單位對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)仍有保存價(jià)值、不宜銷毀的檔案重新劃分保管期限，并進(jìn)行整理掃描。

        三是與破損檔案搶救結(jié)合起來。省檔案局館要求各地對(duì)已確定為數(shù)字化對(duì)象的檔案，要進(jìn)行逐卷檢查，如果發(fā)現(xiàn)案卷存在破損情況，須進(jìn)行登記并完成修裱后才能進(jìn)行數(shù)字化。

        通過采取“三個(gè)結(jié)合”的方法，江西省檔案數(shù)字化掃描工作做到了“三個(gè)優(yōu)先”，即館藏檔案掃描對(duì)象、利用率高的優(yōu)先，民生檔案優(yōu)先、中華人民共和國成立后重要全宗檔案優(yōu)先；實(shí)現(xiàn)了“三個(gè)同步”，即數(shù)字化工作與館藏檔案開放鑒定同步、與到期檔案鑒定同步、與破損檔案搶救同步。

以數(shù)字化帶動(dòng)全宗規(guī)范管理

        很長一段時(shí)間以來，由于一些檔案館對(duì)全宗管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，在全宗管理方面存在許多問題。這些問題不僅影響檔案館的管理，也會(huì)嚴(yán)重影響檔案數(shù)字化工作的開展。省檔案局館以檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)要求倒逼檔案館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，要求全省各級(jí)綜合檔案館在開展檔案數(shù)字化工作前，必須認(rèn)真組織開展“三查一編”工作。

        “一查”是檢查館藏全宗劃分是否規(guī)范。全省各級(jí)綜合檔案館根據(jù)全宗構(gòu)成要件檢查館藏所有全宗是否設(shè)置合理，特別是對(duì)機(jī)構(gòu)職能發(fā)生變化、合署辦公、臨時(shí)機(jī)構(gòu)和涉及機(jī)關(guān)直屬單位與派出機(jī)構(gòu)的立檔單位，以及立檔單位產(chǎn)生的專業(yè)檔案或重大活動(dòng)、重大事件檔案是否劃入立檔單位全宗進(jìn)行重點(diǎn)檢查。對(duì)一些案卷數(shù)量很少、單獨(dú)編號(hào)存放不便的全宗，要求建立匯集全宗。對(duì)不能準(zhǔn)確落實(shí)到具體全宗的館藏照片、印章等，進(jìn)行集中統(tǒng)一整理編號(hào)，不按來源原則劃分全宗。

        “二查”是檢查館藏全宗名稱是否規(guī)范。主要檢查全宗是否用立檔單位的全稱或通用簡稱，立檔單位名稱曾經(jīng)發(fā)生變化的是否用現(xiàn)在名稱，人物或家庭、家族全宗的名稱是否由人名或家名、族名構(gòu)成，中華人民共和國成立前的檔案全宗，是否對(duì)全宗名稱注明了政權(quán)名稱限定詞等。

        “三查”是檢查全宗號(hào)編制是否規(guī)范。主要檢查每個(gè)全宗是否只使用一個(gè)全宗號(hào)，全宗號(hào)編制是否采用全省統(tǒng)一的4位代碼標(biāo)識(shí)。

        “一編”是指全面重新編制《全宗名冊(cè)》。過去檔案館編制的《全宗名冊(cè)》只是將檔案已移交進(jìn)館的全宗名稱匯編成冊(cè)，有些立檔單位雖屬檔案館接收范圍，但因?yàn)闆]有向檔案館移交檔案而沒有編入《全宗名冊(cè)》，其中也沒有立檔單位和已移交檔案的起止時(shí)間。這就導(dǎo)致檔案館對(duì)本地區(qū)檔案資源整體分布情況掌握的不清楚，不利于制訂準(zhǔn)確的檔案接收計(jì)劃，也會(huì)影響立檔單位檔案整理和檔案數(shù)字化“整體推進(jìn)”原則的落實(shí)。因此，省檔案局館要求各級(jí)綜合檔案館在開展檔案數(shù)字化工作之前重新修訂完善《全宗名冊(cè)》，做到修訂后的《全宗名冊(cè)》既包括本館館藏檔案全宗，也包括所屬檔案館接收范圍但檔案暫未移交的立檔單位，且全部給予全宗號(hào)，所有立檔單位注明其起止時(shí)間，所有館藏全宗檔案注明起止時(shí)間。

以數(shù)字化帶動(dòng)檔案案卷質(zhì)量的提升

        為保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量和數(shù)據(jù)跨區(qū)域共享，省檔案局館要求各級(jí)綜合檔案館對(duì)列為檔案數(shù)字化對(duì)象的館藏檔案，嚴(yán)格按要求進(jìn)行數(shù)字化前處理工作，即在進(jìn)行數(shù)字化之前，對(duì)檔案逐卷檢查，查看檔案分類是否正確、組卷是否合理、編號(hào)是否規(guī)范、保管期限劃分是否準(zhǔn)確、頁號(hào)編寫是否正確、卷內(nèi)文件是否有破損、卷內(nèi)目錄填寫是否完整、案卷題名擬寫是否準(zhǔn)確等。一旦發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)登記或按規(guī)范進(jìn)行處理。

以數(shù)字化帶動(dòng)檔案接收工作

        按照檔案數(shù)字化“整體推進(jìn)”原則，確定為數(shù)字化對(duì)象的全宗，必須在立檔單位完成檔案移交任務(wù)后才能進(jìn)行數(shù)字化。省檔案局館要求各級(jí)綜合檔案館根據(jù)檔案數(shù)字化規(guī)劃，按照新編制的《全宗名冊(cè)》，制訂有針對(duì)性的、準(zhǔn)確的檔案接收計(jì)劃，有效地推動(dòng)了檔案館的檔案接收工作，真正做到了檔案應(yīng)收盡收。

        （摘自國家檔案局網(wǎng)站）