文件是指人們在社會管理、交往和科學技術和文化藝術以及其他實踐活動中自然形成的文字信息及其物質載體構成的結合體。
文件的主要作用有依據作用、法規作用、聯系作用、傳遞與保存作用等。文件的種（類）及名稱又叫“文種”。
文件處理程序主要包括收文處理程序和發文處理程序。
收文處理程序包括簽收、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、清退、歸檔（銷毀）等。
行文規則就是機關單位之間行文時所遵循原則的總稱。
同級或平行機關單位之間必要時可以聯合行文。
上級機關單位各部門在各自職權范圍內不可以各自向下行文。
請示應一文一事。
“報告”中不得夾帶請示事項。
平時歸卷的目的，堅持做好平時歸卷工作的目就是為了加強文件的日常管理，有利于文件材料的齊全完整，防止文件散失或堆積，方便平時查找利用，并為立卷歸檔工作奠定基礎。
案卷標題“三要素”作者、問題、名稱。
《歸檔文件整理規則》即8號令是由國家檔案局批準的中華人民共和國檔案行業標準，于2001年1月1日實施。
機關檔案的雙重性：機關檔案既是機關單位的財產，也是國家的寶貴財富。
機關檔案工作的雙重地位：機關檔案工作既是機關工作的必不可少的組成部分，又是國家檔案事業的重要組成部分。
機關檔案室檔案綜合管理的模式主要有集中存放式和分開存放式兩種。
機關檔案綜合管理的意義：
1） 有利于提高機關檔案工作的效率和整體水平
2） 有利于保證機關檔案工作職能全面、統一地履行
3） 有利于機關檔案的齊全完整、科學地保管
4） 有利于機關檔案全面、系統地利用
5） 有利于集中財力、物力和人力，確保機關檔案管理現代化，減少不必要的浪費。
6） 有利于強化機關檔案工作機構，穩定和提高檔案人員隊伍與素質。
機關檔案庫房、閱檔室和整理室 “三分開”。
機關檔案部門移交檔案的范圍和內容：
（1） 重要的文書檔案、科技檔案和各種專門檔案；
（2） 在機關立卷以及檔案管理中形成的有關文件材料；
（3） 有關的資料和實物。
全宗是檔案館內的一個檔案保管單位，是指一個立檔單位形成的，內部有機構成的全部檔案。
組織全宗基本形式：聯合全宗、獨立全宗。
立檔單位是指符合全宗構成條件，所形成的檔案能構成一個全宗的組織或個人。
檔案館檔案征集方法：無償征集、有償征集、購買、征收（沒收）、征購、交換等。
在一個全宗群內，全宗一般按立檔單位初次進館的時間先后順序排列歸類，并保持相對穩定。
檔案保管單位是指檔案信息和實體保管單元。
檔案裝具的排列原則有序上架，即“從里到外、從左到右、從上到下”。
全宗卷是指在管理一個立檔單位全宗過程中形成的，記錄和反映有關全宗及其檔案管理歷史情況文件材料所組成的專門案卷。
全宗單是以表格的形式反映全宗基本情況、全宗內檔案成份與數量的統計文件。
檔案庫房溫濕度標準：溫度一般應控制在14-24℃，相對濕度應控制在45-60%，在此規定范圍內，溫濕度每晝夜波動幅度溫度為±2℃，相對濕度為±5%。30℃以上為檔案保管的“高溫區域”，相對濕度70%以上是檔案安全保管的“高濕區域”。
庫房溫濕度調節與控制：密閉、通風、增溫、增濕和降溫、降濕等方法。
檔案鑒定工作是指檔案館（室）及檔案管理人員按照一定的原則、規定和方法，判定檔案的價值，審定檔案的保管期限，處理剔除而不再保存的檔案的一項具體業務工作。是檔案管理工作的一個重要環節。
檔案鑒定工作的原則是必須從國家和人民的整體利益出發，用全面的、歷史的、發展的觀點判定檔案的價值。
檔案保管期限表的結構和內容通常由條款號、條款、保管期限、備注以及說明等部分組成。其中條款和保管期限是最基本的項目。
檔案統計工作的作用：1）為國家檔案事業的發展與決策積累數據，2）為檔案館科學管理提供依據，3）為檔案管理科學研究提供參考。
普通提供利用的方式主要有：調閱；借閱；提供檔案復制件；提供檔案摘錄證明；函調和電話查詢；檔案網絡查詢服務等。
檔案檢索工具的基本功能表現在存貯和檢索兩個方面。
機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
機關對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。
簡報、情況反映、工作信息等 保存 10年
歸檔文件整理方法與步驟：以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
歸檔文件整理工作應建立在文檔一體化管理基礎上，運用計算機及檔案管理軟件輔助整理工作。所用檔案管理軟件須符合江蘇省地方標準《文書檔案文件級目錄數據庫結構與交換格式》（DB32/505-2002）要求。
一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉發文與被轉發文為一件；
計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領導批示，定稿不存檔的，將正文與發文稿紙為一件；
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度排列。
會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
文號：填寫文件的發文字號，一般由機關代字、年度、順序號組成，須填寫完整。
