根據(jù)《規(guī)定》(國家檔案局8號令）第十條，“機關對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應歸檔”；本條對電子文件歸檔時的組成要件提出了特殊要求，以確保電子檔案的長期有效性、可讀性。元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、背景信息是指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環(huán)境等信息。

    《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894--2002）對各種不同類型的電子文件收集歸檔，都提出了具體要求。比如，對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時保留文字處理工具軟件，文字型電子文件以XML、RFT、TXT為通用格式。對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式。如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描電子文件以JPEG、TLFF為通用格式。對用計算機輔助設計或繪畫等設備獲取的圖形電子文件，收集時應注明其硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件，視頻或多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV MP3不通用格式。對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，則應連同專用軟件一并收集。計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程涉及的與電子文件處理有關的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一并收集。對套用內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。

      當今社會，信息技術、網絡技術和計算機技術飛速發(fā)展，辦公自動化不斷提高，無紙化辦公也越來越普及，電子文件夾數(shù)量大量產生，如果不對電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進行歸檔，那么有朝一日，這些電子文件極有可能成為“死”文件夾，變成人們無法打開和認知的東西。在這方面我們有不少教訓，比如，20世紀80年代和90年代初，一些應用計算機的單位，普遍使用DOS操作系統(tǒng)，產生了大量電子文件。隨著技術進步和設備更新，一些單位由于沒有及時實現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全、有效、完整的遷移，也沒有保存產生這些電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息的文件材料，導致當時形成的電子文件到如今成為打不開、讀不了的“電子檔案”。因此，機關在對電子文件歸檔時，務必對電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息等文件材料進行歸檔。

      根據(jù)《規(guī)定》第十條，“機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸砂”，這里規(guī)定了紙質文件材料歸檔的組成要件。在機關文書處理過程中，辦理各種文件，常有文件處理單或發(fā)文稿紙，包含有擬辦、批辦承辦、審核、簽發(fā)等多種不同內容，體現(xiàn)了文件形成有過程和來龍去脈。機關歸檔時，應將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本文件一并歸檔。