誰是我們的網(wǎng)上利用者
用戶獲取資料的新方法
隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和普及，人類進(jìn)入了信息時代，檔案部門在互聯(lián)網(wǎng)上建立網(wǎng)站，以網(wǎng)頁方式向公眾提供信息和相關(guān)服務(wù)，不僅能實現(xiàn)大量信息資源的廣泛共享，快速、廣泛、深入、低成本地完成檔案信息服務(wù)于社會的職能，而且可以直接迅速地獲取反饋信息，準(zhǔn)確掌握用戶需求，提高服務(wù)質(zhì)量。顯然如何利用檔案網(wǎng)站更好地為遠(yuǎn)程用戶服務(wù)是我們所面臨的新課題。
歐美國家在網(wǎng)站的建設(shè)方面起步較早，并且擁有大量的遠(yuǎn)程用戶。本文介紹了英國檔案工作者在這方面的探索。從“誰是我們網(wǎng)上利用者”和“用戶獲取資料新途徑”兩方面入手，著重了解在線檔案資料用戶的特點(diǎn)，并且分析不同類型用戶的特別需求。這篇文章還檢驗已有技術(shù)或者是將來的技術(shù)方法，使這些方法運(yùn)用于改善檔案資料的利用情況。使遠(yuǎn)程用戶與訪問檔案館的用戶一樣，享受同等級別的服務(wù)。目前，與國外相比我們的遠(yuǎn)程檔案用戶并不是很多，但是隨著網(wǎng)站不斷發(fā)展，我們也將擁有越來越多的遠(yuǎn)程用戶。因此我們有必要借鑒一些國外的先進(jìn)經(jīng)驗，樹立超前的服務(wù)意識，為一個潛在的相當(dāng)大的群體（遠(yuǎn)程用戶）提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
----編 者
誰是我們的網(wǎng)上利用者？
與檔案工作人員在他們工作的過程中碰到的用戶相比，在線用戶通常是匿名的。在線用戶可能從來不到我們檔案部門來，他們可以在我們的網(wǎng)頁上找到他們所需要的所有信息。他們完全沒有察覺到他們本身就是用戶，正在尋找他們需要的資料并且下載。對我們來說，認(rèn)識到他們?nèi)匀皇俏覀兊姆?wù)對象，就像在我們研究室內(nèi)實實在在利用檔案的用戶一樣，以同樣的方式，對他們加以考慮，這一點(diǎn)是相當(dāng)重要的。
對于許多檔案部門來講，這標(biāo)志著工作重點(diǎn)的根本轉(zhuǎn)移。檔案專業(yè)常常把重點(diǎn)放在用戶的需求上，但主要是針對訪問檔案館的用戶。我們?nèi)菀子嬎阍L問檔案館用戶的人數(shù)，能夠在相當(dāng)簡單的方法下了解他們的需求，常常能說服他們完成用戶調(diào)查表的填寫。而對于遠(yuǎn)程用戶就比較難了解他們的需求，但在任何情況下，與訪問檔案部門的用戶相比，他們都不應(yīng)該被認(rèn)為是不重要的。關(guān)于訪問檔案部門數(shù)量下降的問題，應(yīng)該被看成是在改善在線利用檔案資料情況下的一種結(jié)果。現(xiàn)在問題是，對遠(yuǎn)程用戶的服務(wù)和統(tǒng)計還沒有找到非常有效的方法。
盡管遠(yuǎn)程用戶難以識別，但是可以根據(jù)相當(dāng)數(shù)量的信息作出推斷。例如，當(dāng)前英國檔案網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)站服務(wù)器的日志中進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。所以作為一個例子，在表一中，顯示的就是2003年訪問“檔案匯總網(wǎng)”用戶的來源地。
表一：進(jìn)入“檔案匯總網(wǎng)”用戶的計算機(jī)地址識別他們的來源地
這些數(shù)據(jù)來自于使用訪問網(wǎng)站的計算機(jī)域名。當(dāng)然，這也并不能完全說明情況，因為許多.com和.net用戶是海外用戶，也可能是大學(xué)的用戶，并且這些用戶可能在家中直接利用檔案，這些用戶不是“ac.uk”的網(wǎng)址。通過對海外用戶的身份確認(rèn)能夠知道他們來自哪個國家和地區(qū)。進(jìn)入“檔案匯總網(wǎng)”的主要海外用戶的國家（總共超過100個國家）在表二中顯示。
表二：“檔案匯總網(wǎng)”的海外用戶
加拿大
獲取遠(yuǎn)程用戶其他信息的方法，有在線反饋表和網(wǎng)站電子郵箱。“A2A網(wǎng)”上有一個“新用戶”的信息表格，請求訪問該網(wǎng)站的用戶填寫用戶的基本信息和他們利用檔案目錄以及檔案的用途。通過這些表格所收集到的信息顯示，大約80%的回應(yīng)者正在研究他們家族的歷史，絕大多數(shù)新用戶都是初次接觸 “發(fā)現(xiàn)幫助功能”。
2002年11月，作為信息收集的一個部分，鼓勵進(jìn)入“檔案匯總網(wǎng)”的用戶，完成在線表格的填寫，就有機(jī)會贏得一本書作為獎勵。有關(guān)“你是屬于哪一類”問題的回答在圖表1中顯示。然而，應(yīng)該注意到，與為用戶面對面地提供服務(wù)的準(zhǔn)確記錄相比，在這個圖表中比例相對較高的檔案工作者和圖書館工作人員更傾向于使用專業(yè)的郵件列表形式的反饋表。
“你是屬于哪一類”
圖表一：2002年11月“檔案匯總網(wǎng)”調(diào)查回復(fù)者分析
把在線搜索軟件的需求作為調(diào)查的一部分，通過不同類型的用戶所要求的搜索設(shè)備，六個檔案部門參加了一項用戶調(diào)查。他們是國家檔案館、惠康研究院、多塞特檔案部門、伯明翰城市檔案館、格拉斯哥大學(xué)檔案中心等。這次調(diào)查發(fā)現(xiàn)大多數(shù)用戶（60%）是屬于個人利用。另一個用戶群體（22%）是屬于工作利用，這包括大學(xué)的和專業(yè)的研究人員。這項調(diào)查進(jìn)一步分析了這些用戶研究的專題：64%的人對于尋找家族、個人或組織的信息感興趣，而23%的人尋找特別的論題。這兩大群體之間的關(guān)聯(lián)性比較高，84%的個人用戶尋找家族、個人或者組織檔案，85%的專業(yè)用戶和教育用戶尋找論題。
這是一項有意義的研究，因為它強(qiáng)調(diào)了提供詳細(xì)的“發(fā)現(xiàn)幫助功能”和關(guān)于“匯總主題詞指南”這兩者的重要性。為了使用戶看懂在線表格里的目錄，“發(fā)現(xiàn)幫助功能”需要附帶他們描述全部檔案內(nèi)容的另外信息。目前絕大多數(shù)檔案網(wǎng)已經(jīng)不同程度地做了這件事。因此在“AIM25網(wǎng)”和“檔案匯總網(wǎng)”上，主題詞術(shù)語是相當(dāng)豐富的。盡管“A2A網(wǎng)”的主題索引級是經(jīng)常變化的，“A2A網(wǎng)”中心團(tuán)隊還是鼓勵人們把索引術(shù)語放入多級“發(fā)現(xiàn)幫助功能”的最高一層。
表三：2003年10月“A2A網(wǎng)”和“檔案匯總網(wǎng)”主題詞搜索數(shù)據(jù)
主題詞搜索（點(diǎn)擊帶有描述的標(biāo)題索引）
對于尋找個性化信息的個人用戶來說，研究表明了利用較低級別類型的詳細(xì)信息的重要性，這個用戶群體是特別的重要。通過利用詳細(xì)的條目級別的信息和清晰的路徑來得到他們感興趣的材料的復(fù)制件。這類服務(wù)等級使專業(yè)研究人員受益。
當(dāng)前沒有一個檔案網(wǎng)能夠完全滿足所有用戶的需要。“A2A網(wǎng)”最擅長提供詳細(xì)的條目級的信息。統(tǒng)計數(shù)字顯示經(jīng)常在“A2A網(wǎng)”上利用目錄的是那些季審法院，那里有大量的個人名字。“A2A網(wǎng)”上論題搜索更為困難。表三反映的是，“檔案匯總網(wǎng)”與“A2A網(wǎng)”相比，通過論題搜索選項的利用頻率。
為了更好地滿足我們更多的在線用戶，很明顯，我們需要提供更多的信息（更加完整的目錄）和更高質(zhì)量的信息（附有主題詞索引的目錄），使用戶通過標(biāo)題更加容易利用檔案。當(dāng)然，我們的在線服務(wù)應(yīng)服務(wù)于所有的用戶，他們應(yīng)同訪問檔案部門的用戶一樣得到同樣等級的服務(wù)。
但是也許對于那些從未想真正進(jìn)入檔案部門的用戶來說，在所有用戶類別中，利用檔案圖片是另一個正在變得越來越重要的領(lǐng)域。一些網(wǎng)站通過數(shù)字化項目提供了極好的例子。在那里，檔案工作者、一些信息專家和教育學(xué)者在一起工作，形成的研究成果將始終吸引學(xué)習(xí)者。這其中有許多資料基本上被挑選出來，用于特別專題的在線展覽。
檔案工作者經(jīng)過訓(xùn)練，描述他們的館藏，但是學(xué)習(xí)者以及非檔案館用戶群體正在形成一種需求，就是要求運(yùn)用一系列不同技巧對檔案資料進(jìn)行描述。同編寫“發(fā)現(xiàn)幫助功能”內(nèi)容相比，為萬維網(wǎng)編寫容易閱讀的文本和編寫敘述性的個人條目如同為展覽編寫文本一樣容易。在“解釋、說明”方面，博物館專家和教育學(xué)專家比檔案工作人員更有經(jīng)驗。
前面提到的個人用戶，特別是那些調(diào)查家族歷史的人，對于圖片的需求是另一個重要的領(lǐng)域。根據(jù)英國國家檔案館提供的“1901年人口普查報告”的圖片經(jīng)驗，證明了個人用戶希望利用有關(guān)個人的詳細(xì)資料，并愿意為個人研究圖片支付所需費(fèi)用。英國國家檔案館的文件在線服務(wù)正在建設(shè)另一個支付在線查看資料的項目（每張圖片3.5磅），分成家庭歷史和其他資料。
另一個首創(chuàng)的成功例子，蘇格蘭檔案網(wǎng)絡(luò)工程把1500年到1901年之間50多萬份在蘇格蘭地區(qū)登記的遺囑數(shù)字化，利用這些文件的圖片都要支付費(fèi)用（目前每份遺囑支付5英鎊）。有趣的是，這項服務(wù)實際上已經(jīng)為他們創(chuàng)造了新的收入來源。但是這項服務(wù)對于愛丁堡檔案機(jī)構(gòu)和研究人員的工作來說被認(rèn)為是一種威脅，因為，原先用戶為了看懂原件經(jīng)常要求他們進(jìn)行代抄服務(wù)。
檔案工作者對于利用資料支付費(fèi)用有些猶豫，在線的家族歷史市場是一個能夠服務(wù)好的市場，我們能夠提供他們愿意支付費(fèi)用的資料。可能還需要很多年，家譜學(xué)者才能夠在線瀏覽所有英國行政區(qū)域的登記，但是現(xiàn)在就有必要設(shè)定類似這樣的目標(biāo)，并且為實施作計劃。基礎(chǔ)設(shè)施所需的類似項目未必要在每個獨(dú)立的檔案部門中設(shè)立。
用戶獲取資料的新方法
我們?nèi)绾握业讲涣私狻癆2A網(wǎng)”或者其他網(wǎng)址的用戶？用戶如何知道他們所需要的資料就隱藏在我們“發(fā)現(xiàn)幫助功能”或者圖片之中?確保這些用戶注意我們信息的最佳方法是什么？
首要工程是把在線檔案的描述重點(diǎn)放在建立萬維網(wǎng)的數(shù)據(jù)接口上，意味著用戶為了能了解更多的內(nèi)容，不得不先了解網(wǎng)站。由于信息隱藏在搜索引擎內(nèi)，只有在他們自己的網(wǎng)站利用其搜索表單，才能找到所需的信息。所以檔案網(wǎng)絡(luò)被稱為是“有深度”或“隱匿”的網(wǎng)。
不久以前，“AIM25網(wǎng)”可以通過搜索引擎使用“匯總級描述”。這種服務(wù)的用處是相當(dāng)大的，許多用戶直接通過搜索引擎進(jìn)入“匯總級描述”。在2002年12月，“檔案匯總網(wǎng)”按照這個方向，允許Google的“查詢機(jī)器人”進(jìn)入網(wǎng)站的“新聞”欄目，在那里大約有5%的“檔案匯總網(wǎng)”的描述存在于靜態(tài)的網(wǎng)頁上。圖表二顯示了在這一天被做記號之后利用數(shù)量的上升，2003年完成的搜索類型的剖面圖與2002年剖面圖有著相當(dāng)戲劇性的不同。
“檔案匯總網(wǎng)”搜索類型的比較
圖表二：“檔案匯總網(wǎng)”在2002年以及2003年的搜索類型剖面圖
從用戶到達(dá)“檔案匯總網(wǎng)”的方法的調(diào)查中顯示，84%的用戶直接從搜索引擎到達(dá)那些靜態(tài)的頁面。然后，他們中的許多用戶使用帶有相關(guān)描述的“索引鏈接”瀏覽站點(diǎn)。這就是2003年“索引鏈接”搜索出現(xiàn)戲劇性上升的原因。從這個結(jié)果看起來，用戶喜歡“點(diǎn)擊”，而不喜歡“打字”。向搜索引擎開放這些內(nèi)容將滿足最廣泛的可能讀者。當(dāng)然對于利用的增長也有負(fù)面影響。在廣泛利用了“檔案匯總網(wǎng)”的說明之后，進(jìn)入“檔案匯總網(wǎng)”幫助桌面的問訊增加了10倍。其中許多是關(guān)于查找和利用檔案的問題。但是有的問題根本與檔案無關(guān)。
由“A2A網(wǎng)”提供的這些特點(diǎn)在表四中呈現(xiàn)。從“A2A網(wǎng)”觀察，一部分搜索引擎的使用價值相對較低。這是因為“A2A網(wǎng)”要求用戶進(jìn)入首頁后，為了到達(dá)“發(fā)現(xiàn)幫助功能”而實施搜索，而沒有直接的方法從搜索引擎進(jìn)入說明。
表四：轉(zhuǎn)換用戶到“A2A網(wǎng)”的站點(diǎn)
利用“開放初始協(xié)議”（OAI）同使用搜索引擎一樣，“AIM25網(wǎng)”已經(jīng)使得自己可利用匯集的信息。關(guān)于電子打印期刊文章作為一種共享信息方式，OAI在大學(xué)群體里開發(fā)了。但是因為它需要資料的簡明信息，被編入都柏林核心(DC)元數(shù)據(jù)之中，OAI也能用于共享其他類型資料的共享信息。對于AIM25團(tuán)隊來說，在制定“AIM25網(wǎng)”數(shù)據(jù)記錄的ISAD(G)數(shù)據(jù)字段到DC所需要的元素的時候，這一點(diǎn)已經(jīng)做到了。在這個過程中，不可避免地丟失一些ISAD(G)的數(shù)據(jù)。ISAD(G)字段只有標(biāo)題、設(shè)立者、范圍和內(nèi)容，主題和利用限制字段被映射到DC版本中。他們與整個ISAD(G)記錄的URL（超級鏈接）相關(guān)。一條AIM25記錄的DC版本的例子在表五中。
表五 都柏林核心元數(shù)據(jù)中的一條AIM25記錄
貝弗里奇，威廉亨利，1879-1963，塔格爾貝弗里奇男爵一世，經(jīng)濟(jì)學(xué)家：煤礦危機(jī)文件
http://www.aim25.ac.uk/cats/1/5750.htm
OAI服務(wù)提供者（即對于任何OAI內(nèi)容提供者可以提供搜索設(shè)備），通過HTTP（全球萬維網(wǎng)協(xié)議）利用OAI元數(shù)據(jù)。OAI服務(wù)提供者的表單由OAI維護(hù)。在密歇根大學(xué)的OAIster搜索引擎就是一個例子，在那里，除了超過200個其他內(nèi)容提供者，“AIM25網(wǎng)”的元數(shù)據(jù)可以被找回。
OAI特別適合匯總級的記錄，類似于那些由“AIM25網(wǎng)”維護(hù)的記錄，這些記錄沒有包含層次結(jié)構(gòu)。“AIM25網(wǎng)”的記錄存放在一個數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)中，這個數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)字段是直接映射到DC中。這就意味著設(shè)立一個單獨(dú)的工具，把這些EAD案卷變成OAI記錄是極其困難的。
允許利用完整的“發(fā)現(xiàn)幫助功能”，不改變案卷結(jié)構(gòu)的一種方法是使用圖書搜索和已知的Z39.5（這個名字來自于定義議定書的美國標(biāo)準(zhǔn)的參考數(shù)據(jù)）。Z39.5在2002年里使用，設(shè)立了原型的網(wǎng)關(guān)，從“A2A網(wǎng)”和“檔案匯總網(wǎng)”的服務(wù)中交叉搜索記錄。Z39.5的缺點(diǎn)是同時直接搜索大量數(shù)據(jù)庫是無效的，使用協(xié)議的交叉搜索是不能達(dá)到的。
在“檔案匯總網(wǎng)”的分發(fā)版本的軟件中用到的方法是混合方法，其中的Z39.95用于每天從遠(yuǎn)程EAD數(shù)據(jù)庫中收集信息。對數(shù)據(jù)的索引組合到“檔案匯總網(wǎng)”的中心“元索引”中，當(dāng)用戶進(jìn)行搜索時，利用的就是該索引。“Spokes”分發(fā)軟件能安裝到檔案館，允許檔案職工增加、編輯、刪除他們擁有的EAD文件，同時，還能讓他們通過“檔案匯總網(wǎng)”站點(diǎn)進(jìn)行搜索。它還能讓檔案館提供本地Web站點(diǎn)和對他們的EAD文件的Z39.50接口。Z39.50接口意味著EAD能被其他系統(tǒng)搜索，這樣就允許像目錄索引和檔案元數(shù)據(jù)的交叉搜索。
在線資源世界中的下一個主要開發(fā)就是“網(wǎng)站服務(wù)”的出現(xiàn)。這個用語是指一種結(jié)構(gòu)，該結(jié)構(gòu)支持單獨(dú)的應(yīng)用服務(wù)程序能直接被其它應(yīng)用程序所調(diào)用。這就意味著資源能通過自動和其它資源的組合被構(gòu)建。此刻，Google和Amazon是兩大巨頭，他們已經(jīng)開始提供這種服務(wù)。在寫作本文的時候，這些應(yīng)用也能自由地結(jié)合在其它網(wǎng)站內(nèi)。
和其它資源進(jìn)行組合的這些服務(wù)程序使用的方式是通過XML格式的消息，XML是一種靈活的標(biāo)簽語言。這些消息通常通過HTTP從一個系統(tǒng)傳遞到另一個系統(tǒng)。每個服務(wù)程序包含一個機(jī)讀文件，它描述了消息和回答信息的格式，這些消息能被服務(wù)程序接受到，回答信息是服務(wù)程序返回的。對網(wǎng)站服務(wù)的一個關(guān)鍵事項，它們是已存在應(yīng)用上面的一個層次，它能運(yùn)行在任何計算機(jī)平臺上，只要它能“講”XML語言。同樣地，使用這種應(yīng)用服務(wù)程序能運(yùn)行在完全不同的軟件平臺上，只要它們能發(fā)出和處理XML請求，就沒有問題。
英國政府的e-GIF框架文件強(qiáng)制使用XML作為2005年以后的系統(tǒng)間信息交換的方式。將來所能看到的是，在所有政府級別中，網(wǎng)站服務(wù)的技術(shù)變得越來越重要。使用網(wǎng)站服務(wù)背后的推動力是驚人的，Web標(biāo)準(zhǔn)組織W3C和OASIS以及像微軟、IBM等工業(yè)巨頭也卷了進(jìn)來推動著它向前發(fā)展。
在檔案世界里，在現(xiàn)有系統(tǒng)上增加網(wǎng)站服務(wù)接口，然后建立應(yīng)用，該應(yīng)用提供對任何數(shù)量的系統(tǒng)的交叉搜索能力，從理論上來講是可能的。有待觀察的是，在實踐中這種方法究竟能達(dá)到多大規(guī)模，但是，對分布式“檔案匯總網(wǎng)”，下列做法將會有好處，保留現(xiàn)有的“發(fā)現(xiàn)幫助功能”中豐富的元數(shù)據(jù)，而不是為了適應(yīng)DC有更多限制性元數(shù)據(jù)字段而減少它。
通過允許其它計算機(jī)系統(tǒng)直接組合我們的“發(fā)現(xiàn)幫助功能”，我們正在實現(xiàn)這種在任何數(shù)量的其它應(yīng)用和門戶上展現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的可能性。這將是一個世界范圍的檔案網(wǎng)，一個有精確主題的網(wǎng)關(guān)，一個全體的或者制度上的門戶，或者一個本地的搜索服務(wù)。其它的對改進(jìn)工作流的可能性允許檔案人員利用和更新中心數(shù)據(jù)庫。
結(jié)論
我們在線服務(wù)的用戶與在檔案部門利用檔案的用戶同樣重要。如果我們構(gòu)畫出我們服務(wù)的全部利用的一張清晰的圖片，我們需要保證有恰當(dāng)計算那些用戶的方法。為了吸引那些不喜歡去檔案部門的人，我們需要設(shè)計如同展覽會一樣漂亮的網(wǎng)站。為了給予想要利用原始資料的用戶最好的服務(wù)（或者愿意支付費(fèi)用），我們要盡可能更高質(zhì)量、更為詳細(xì)地提供“發(fā)現(xiàn)幫助功能”中的信息，使“發(fā)現(xiàn)幫助功能”盡可能地被廣泛利用。通過搜索引擎提升“發(fā)現(xiàn)幫助功能”的可視度是一種途徑。但是，我們也需要考慮允許其他系統(tǒng)直接利用我們的搜索界面。這樣做將允許在一個廣泛的界面內(nèi)產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的結(jié)論。針對不同范圍的用戶，甚至保證根本不注意檔案的人群能夠找到與他們有關(guān)的信息的位置。
檔案部門不是旅游者的目的地，而是一個信息中心。訪問檔案館的用戶是一類人群，盡管這類用戶還在不斷增長，但是他們只形成了我們?nèi)坑脩糨喞囊恍〔糠帧橐粋€相當(dāng)大的群體（遠(yuǎn)程用戶）提供服務(wù)需要有超前的意識而不是事后才去想。
（伊文譯自《英國檔案工作者》）
用戶獲取資料的新方法
隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和普及，人類進(jìn)入了信息時代，檔案部門在互聯(lián)網(wǎng)上建立網(wǎng)站，以網(wǎng)頁方式向公眾提供信息和相關(guān)服務(wù)，不僅能實現(xiàn)大量信息資源的廣泛共享，快速、廣泛、深入、低成本地完成檔案信息服務(wù)于社會的職能，而且可以直接迅速地獲取反饋信息，準(zhǔn)確掌握用戶需求，提高服務(wù)質(zhì)量。顯然如何利用檔案網(wǎng)站更好地為遠(yuǎn)程用戶服務(wù)是我們所面臨的新課題。
歐美國家在網(wǎng)站的建設(shè)方面起步較早，并且擁有大量的遠(yuǎn)程用戶。本文介紹了英國檔案工作者在這方面的探索。從“誰是我們網(wǎng)上利用者”和“用戶獲取資料新途徑”兩方面入手，著重了解在線檔案資料用戶的特點(diǎn)，并且分析不同類型用戶的特別需求。這篇文章還檢驗已有技術(shù)或者是將來的技術(shù)方法，使這些方法運(yùn)用于改善檔案資料的利用情況。使遠(yuǎn)程用戶與訪問檔案館的用戶一樣，享受同等級別的服務(wù)。目前，與國外相比我們的遠(yuǎn)程檔案用戶并不是很多，但是隨著網(wǎng)站不斷發(fā)展，我們也將擁有越來越多的遠(yuǎn)程用戶。因此我們有必要借鑒一些國外的先進(jìn)經(jīng)驗，樹立超前的服務(wù)意識，為一個潛在的相當(dāng)大的群體（遠(yuǎn)程用戶）提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
----編 者
誰是我們的網(wǎng)上利用者？
與檔案工作人員在他們工作的過程中碰到的用戶相比，在線用戶通常是匿名的。在線用戶可能從來不到我們檔案部門來，他們可以在我們的網(wǎng)頁上找到他們所需要的所有信息。他們完全沒有察覺到他們本身就是用戶，正在尋找他們需要的資料并且下載。對我們來說，認(rèn)識到他們?nèi)匀皇俏覀兊姆?wù)對象，就像在我們研究室內(nèi)實實在在利用檔案的用戶一樣，以同樣的方式，對他們加以考慮，這一點(diǎn)是相當(dāng)重要的。
對于許多檔案部門來講，這標(biāo)志著工作重點(diǎn)的根本轉(zhuǎn)移。檔案專業(yè)常常把重點(diǎn)放在用戶的需求上，但主要是針對訪問檔案館的用戶。我們?nèi)菀子嬎阍L問檔案館用戶的人數(shù)，能夠在相當(dāng)簡單的方法下了解他們的需求，常常能說服他們完成用戶調(diào)查表的填寫。而對于遠(yuǎn)程用戶就比較難了解他們的需求，但在任何情況下，與訪問檔案部門的用戶相比，他們都不應(yīng)該被認(rèn)為是不重要的。關(guān)于訪問檔案部門數(shù)量下降的問題，應(yīng)該被看成是在改善在線利用檔案資料情況下的一種結(jié)果。現(xiàn)在問題是，對遠(yuǎn)程用戶的服務(wù)和統(tǒng)計還沒有找到非常有效的方法。
盡管遠(yuǎn)程用戶難以識別，但是可以根據(jù)相當(dāng)數(shù)量的信息作出推斷。例如，當(dāng)前英國檔案網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)站服務(wù)器的日志中進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。所以作為一個例子，在表一中，顯示的就是2003年訪問“檔案匯總網(wǎng)”用戶的來源地。
表一：進(jìn)入“檔案匯總網(wǎng)”用戶的計算機(jī)地址識別他們的來源地
這些數(shù)據(jù)來自于使用訪問網(wǎng)站的計算機(jī)域名。當(dāng)然，這也并不能完全說明情況，因為許多.com和.net用戶是海外用戶，也可能是大學(xué)的用戶，并且這些用戶可能在家中直接利用檔案，這些用戶不是“ac.uk”的網(wǎng)址。通過對海外用戶的身份確認(rèn)能夠知道他們來自哪個國家和地區(qū)。進(jìn)入“檔案匯總網(wǎng)”的主要海外用戶的國家（總共超過100個國家）在表二中顯示。
表二：“檔案匯總網(wǎng)”的海外用戶
加拿大
獲取遠(yuǎn)程用戶其他信息的方法，有在線反饋表和網(wǎng)站電子郵箱。“A2A網(wǎng)”上有一個“新用戶”的信息表格，請求訪問該網(wǎng)站的用戶填寫用戶的基本信息和他們利用檔案目錄以及檔案的用途。通過這些表格所收集到的信息顯示，大約80%的回應(yīng)者正在研究他們家族的歷史，絕大多數(shù)新用戶都是初次接觸 “發(fā)現(xiàn)幫助功能”。
2002年11月，作為信息收集的一個部分，鼓勵進(jìn)入“檔案匯總網(wǎng)”的用戶，完成在線表格的填寫，就有機(jī)會贏得一本書作為獎勵。有關(guān)“你是屬于哪一類”問題的回答在圖表1中顯示。然而，應(yīng)該注意到，與為用戶面對面地提供服務(wù)的準(zhǔn)確記錄相比，在這個圖表中比例相對較高的檔案工作者和圖書館工作人員更傾向于使用專業(yè)的郵件列表形式的反饋表。
“你是屬于哪一類”
圖表一：2002年11月“檔案匯總網(wǎng)”調(diào)查回復(fù)者分析
把在線搜索軟件的需求作為調(diào)查的一部分，通過不同類型的用戶所要求的搜索設(shè)備，六個檔案部門參加了一項用戶調(diào)查。他們是國家檔案館、惠康研究院、多塞特檔案部門、伯明翰城市檔案館、格拉斯哥大學(xué)檔案中心等。這次調(diào)查發(fā)現(xiàn)大多數(shù)用戶（60%）是屬于個人利用。另一個用戶群體（22%）是屬于工作利用，這包括大學(xué)的和專業(yè)的研究人員。這項調(diào)查進(jìn)一步分析了這些用戶研究的專題：64%的人對于尋找家族、個人或組織的信息感興趣，而23%的人尋找特別的論題。這兩大群體之間的關(guān)聯(lián)性比較高，84%的個人用戶尋找家族、個人或者組織檔案，85%的專業(yè)用戶和教育用戶尋找論題。
這是一項有意義的研究，因為它強(qiáng)調(diào)了提供詳細(xì)的“發(fā)現(xiàn)幫助功能”和關(guān)于“匯總主題詞指南”這兩者的重要性。為了使用戶看懂在線表格里的目錄，“發(fā)現(xiàn)幫助功能”需要附帶他們描述全部檔案內(nèi)容的另外信息。目前絕大多數(shù)檔案網(wǎng)已經(jīng)不同程度地做了這件事。因此在“AIM25網(wǎng)”和“檔案匯總網(wǎng)”上，主題詞術(shù)語是相當(dāng)豐富的。盡管“A2A網(wǎng)”的主題索引級是經(jīng)常變化的，“A2A網(wǎng)”中心團(tuán)隊還是鼓勵人們把索引術(shù)語放入多級“發(fā)現(xiàn)幫助功能”的最高一層。
表三：2003年10月“A2A網(wǎng)”和“檔案匯總網(wǎng)”主題詞搜索數(shù)據(jù)
主題詞搜索（點(diǎn)擊帶有描述的標(biāo)題索引）
對于尋找個性化信息的個人用戶來說，研究表明了利用較低級別類型的詳細(xì)信息的重要性，這個用戶群體是特別的重要。通過利用詳細(xì)的條目級別的信息和清晰的路徑來得到他們感興趣的材料的復(fù)制件。這類服務(wù)等級使專業(yè)研究人員受益。
當(dāng)前沒有一個檔案網(wǎng)能夠完全滿足所有用戶的需要。“A2A網(wǎng)”最擅長提供詳細(xì)的條目級的信息。統(tǒng)計數(shù)字顯示經(jīng)常在“A2A網(wǎng)”上利用目錄的是那些季審法院，那里有大量的個人名字。“A2A網(wǎng)”上論題搜索更為困難。表三反映的是，“檔案匯總網(wǎng)”與“A2A網(wǎng)”相比，通過論題搜索選項的利用頻率。
為了更好地滿足我們更多的在線用戶，很明顯，我們需要提供更多的信息（更加完整的目錄）和更高質(zhì)量的信息（附有主題詞索引的目錄），使用戶通過標(biāo)題更加容易利用檔案。當(dāng)然，我們的在線服務(wù)應(yīng)服務(wù)于所有的用戶，他們應(yīng)同訪問檔案部門的用戶一樣得到同樣等級的服務(wù)。
但是也許對于那些從未想真正進(jìn)入檔案部門的用戶來說，在所有用戶類別中，利用檔案圖片是另一個正在變得越來越重要的領(lǐng)域。一些網(wǎng)站通過數(shù)字化項目提供了極好的例子。在那里，檔案工作者、一些信息專家和教育學(xué)者在一起工作，形成的研究成果將始終吸引學(xué)習(xí)者。這其中有許多資料基本上被挑選出來，用于特別專題的在線展覽。
檔案工作者經(jīng)過訓(xùn)練，描述他們的館藏，但是學(xué)習(xí)者以及非檔案館用戶群體正在形成一種需求，就是要求運(yùn)用一系列不同技巧對檔案資料進(jìn)行描述。同編寫“發(fā)現(xiàn)幫助功能”內(nèi)容相比，為萬維網(wǎng)編寫容易閱讀的文本和編寫敘述性的個人條目如同為展覽編寫文本一樣容易。在“解釋、說明”方面，博物館專家和教育學(xué)專家比檔案工作人員更有經(jīng)驗。
前面提到的個人用戶，特別是那些調(diào)查家族歷史的人，對于圖片的需求是另一個重要的領(lǐng)域。根據(jù)英國國家檔案館提供的“1901年人口普查報告”的圖片經(jīng)驗，證明了個人用戶希望利用有關(guān)個人的詳細(xì)資料，并愿意為個人研究圖片支付所需費(fèi)用。英國國家檔案館的文件在線服務(wù)正在建設(shè)另一個支付在線查看資料的項目（每張圖片3.5磅），分成家庭歷史和其他資料。
另一個首創(chuàng)的成功例子，蘇格蘭檔案網(wǎng)絡(luò)工程把1500年到1901年之間50多萬份在蘇格蘭地區(qū)登記的遺囑數(shù)字化，利用這些文件的圖片都要支付費(fèi)用（目前每份遺囑支付5英鎊）。有趣的是，這項服務(wù)實際上已經(jīng)為他們創(chuàng)造了新的收入來源。但是這項服務(wù)對于愛丁堡檔案機(jī)構(gòu)和研究人員的工作來說被認(rèn)為是一種威脅，因為，原先用戶為了看懂原件經(jīng)常要求他們進(jìn)行代抄服務(wù)。
檔案工作者對于利用資料支付費(fèi)用有些猶豫，在線的家族歷史市場是一個能夠服務(wù)好的市場，我們能夠提供他們愿意支付費(fèi)用的資料。可能還需要很多年，家譜學(xué)者才能夠在線瀏覽所有英國行政區(qū)域的登記，但是現(xiàn)在就有必要設(shè)定類似這樣的目標(biāo)，并且為實施作計劃。基礎(chǔ)設(shè)施所需的類似項目未必要在每個獨(dú)立的檔案部門中設(shè)立。
用戶獲取資料的新方法
我們?nèi)绾握业讲涣私狻癆2A網(wǎng)”或者其他網(wǎng)址的用戶？用戶如何知道他們所需要的資料就隱藏在我們“發(fā)現(xiàn)幫助功能”或者圖片之中?確保這些用戶注意我們信息的最佳方法是什么？
首要工程是把在線檔案的描述重點(diǎn)放在建立萬維網(wǎng)的數(shù)據(jù)接口上，意味著用戶為了能了解更多的內(nèi)容，不得不先了解網(wǎng)站。由于信息隱藏在搜索引擎內(nèi)，只有在他們自己的網(wǎng)站利用其搜索表單，才能找到所需的信息。所以檔案網(wǎng)絡(luò)被稱為是“有深度”或“隱匿”的網(wǎng)。
不久以前，“AIM25網(wǎng)”可以通過搜索引擎使用“匯總級描述”。這種服務(wù)的用處是相當(dāng)大的，許多用戶直接通過搜索引擎進(jìn)入“匯總級描述”。在2002年12月，“檔案匯總網(wǎng)”按照這個方向，允許Google的“查詢機(jī)器人”進(jìn)入網(wǎng)站的“新聞”欄目，在那里大約有5%的“檔案匯總網(wǎng)”的描述存在于靜態(tài)的網(wǎng)頁上。圖表二顯示了在這一天被做記號之后利用數(shù)量的上升，2003年完成的搜索類型的剖面圖與2002年剖面圖有著相當(dāng)戲劇性的不同。
“檔案匯總網(wǎng)”搜索類型的比較
圖表二：“檔案匯總網(wǎng)”在2002年以及2003年的搜索類型剖面圖
從用戶到達(dá)“檔案匯總網(wǎng)”的方法的調(diào)查中顯示，84%的用戶直接從搜索引擎到達(dá)那些靜態(tài)的頁面。然后，他們中的許多用戶使用帶有相關(guān)描述的“索引鏈接”瀏覽站點(diǎn)。這就是2003年“索引鏈接”搜索出現(xiàn)戲劇性上升的原因。從這個結(jié)果看起來，用戶喜歡“點(diǎn)擊”，而不喜歡“打字”。向搜索引擎開放這些內(nèi)容將滿足最廣泛的可能讀者。當(dāng)然對于利用的增長也有負(fù)面影響。在廣泛利用了“檔案匯總網(wǎng)”的說明之后，進(jìn)入“檔案匯總網(wǎng)”幫助桌面的問訊增加了10倍。其中許多是關(guān)于查找和利用檔案的問題。但是有的問題根本與檔案無關(guān)。
由“A2A網(wǎng)”提供的這些特點(diǎn)在表四中呈現(xiàn)。從“A2A網(wǎng)”觀察，一部分搜索引擎的使用價值相對較低。這是因為“A2A網(wǎng)”要求用戶進(jìn)入首頁后，為了到達(dá)“發(fā)現(xiàn)幫助功能”而實施搜索，而沒有直接的方法從搜索引擎進(jìn)入說明。
表四：轉(zhuǎn)換用戶到“A2A網(wǎng)”的站點(diǎn)
利用“開放初始協(xié)議”（OAI）同使用搜索引擎一樣，“AIM25網(wǎng)”已經(jīng)使得自己可利用匯集的信息。關(guān)于電子打印期刊文章作為一種共享信息方式，OAI在大學(xué)群體里開發(fā)了。但是因為它需要資料的簡明信息，被編入都柏林核心(DC)元數(shù)據(jù)之中，OAI也能用于共享其他類型資料的共享信息。對于AIM25團(tuán)隊來說，在制定“AIM25網(wǎng)”數(shù)據(jù)記錄的ISAD(G)數(shù)據(jù)字段到DC所需要的元素的時候，這一點(diǎn)已經(jīng)做到了。在這個過程中，不可避免地丟失一些ISAD(G)的數(shù)據(jù)。ISAD(G)字段只有標(biāo)題、設(shè)立者、范圍和內(nèi)容，主題和利用限制字段被映射到DC版本中。他們與整個ISAD(G)記錄的URL（超級鏈接）相關(guān)。一條AIM25記錄的DC版本的例子在表五中。
表五 都柏林核心元數(shù)據(jù)中的一條AIM25記錄
貝弗里奇，威廉亨利，1879-1963，塔格爾貝弗里奇男爵一世，經(jīng)濟(jì)學(xué)家：煤礦危機(jī)文件
http://www.aim25.ac.uk/cats/1/5750.htm
OAI服務(wù)提供者（即對于任何OAI內(nèi)容提供者可以提供搜索設(shè)備），通過HTTP（全球萬維網(wǎng)協(xié)議）利用OAI元數(shù)據(jù)。OAI服務(wù)提供者的表單由OAI維護(hù)。在密歇根大學(xué)的OAIster搜索引擎就是一個例子，在那里，除了超過200個其他內(nèi)容提供者，“AIM25網(wǎng)”的元數(shù)據(jù)可以被找回。
OAI特別適合匯總級的記錄，類似于那些由“AIM25網(wǎng)”維護(hù)的記錄，這些記錄沒有包含層次結(jié)構(gòu)。“AIM25網(wǎng)”的記錄存放在一個數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)中，這個數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)字段是直接映射到DC中。這就意味著設(shè)立一個單獨(dú)的工具，把這些EAD案卷變成OAI記錄是極其困難的。
允許利用完整的“發(fā)現(xiàn)幫助功能”，不改變案卷結(jié)構(gòu)的一種方法是使用圖書搜索和已知的Z39.5（這個名字來自于定義議定書的美國標(biāo)準(zhǔn)的參考數(shù)據(jù)）。Z39.5在2002年里使用，設(shè)立了原型的網(wǎng)關(guān)，從“A2A網(wǎng)”和“檔案匯總網(wǎng)”的服務(wù)中交叉搜索記錄。Z39.5的缺點(diǎn)是同時直接搜索大量數(shù)據(jù)庫是無效的，使用協(xié)議的交叉搜索是不能達(dá)到的。
在“檔案匯總網(wǎng)”的分發(fā)版本的軟件中用到的方法是混合方法，其中的Z39.95用于每天從遠(yuǎn)程EAD數(shù)據(jù)庫中收集信息。對數(shù)據(jù)的索引組合到“檔案匯總網(wǎng)”的中心“元索引”中，當(dāng)用戶進(jìn)行搜索時，利用的就是該索引。“Spokes”分發(fā)軟件能安裝到檔案館，允許檔案職工增加、編輯、刪除他們擁有的EAD文件，同時，還能讓他們通過“檔案匯總網(wǎng)”站點(diǎn)進(jìn)行搜索。它還能讓檔案館提供本地Web站點(diǎn)和對他們的EAD文件的Z39.50接口。Z39.50接口意味著EAD能被其他系統(tǒng)搜索，這樣就允許像目錄索引和檔案元數(shù)據(jù)的交叉搜索。
在線資源世界中的下一個主要開發(fā)就是“網(wǎng)站服務(wù)”的出現(xiàn)。這個用語是指一種結(jié)構(gòu)，該結(jié)構(gòu)支持單獨(dú)的應(yīng)用服務(wù)程序能直接被其它應(yīng)用程序所調(diào)用。這就意味著資源能通過自動和其它資源的組合被構(gòu)建。此刻，Google和Amazon是兩大巨頭，他們已經(jīng)開始提供這種服務(wù)。在寫作本文的時候，這些應(yīng)用也能自由地結(jié)合在其它網(wǎng)站內(nèi)。
和其它資源進(jìn)行組合的這些服務(wù)程序使用的方式是通過XML格式的消息，XML是一種靈活的標(biāo)簽語言。這些消息通常通過HTTP從一個系統(tǒng)傳遞到另一個系統(tǒng)。每個服務(wù)程序包含一個機(jī)讀文件，它描述了消息和回答信息的格式，這些消息能被服務(wù)程序接受到，回答信息是服務(wù)程序返回的。對網(wǎng)站服務(wù)的一個關(guān)鍵事項，它們是已存在應(yīng)用上面的一個層次，它能運(yùn)行在任何計算機(jī)平臺上，只要它能“講”XML語言。同樣地，使用這種應(yīng)用服務(wù)程序能運(yùn)行在完全不同的軟件平臺上，只要它們能發(fā)出和處理XML請求，就沒有問題。
英國政府的e-GIF框架文件強(qiáng)制使用XML作為2005年以后的系統(tǒng)間信息交換的方式。將來所能看到的是，在所有政府級別中，網(wǎng)站服務(wù)的技術(shù)變得越來越重要。使用網(wǎng)站服務(wù)背后的推動力是驚人的，Web標(biāo)準(zhǔn)組織W3C和OASIS以及像微軟、IBM等工業(yè)巨頭也卷了進(jìn)來推動著它向前發(fā)展。
在檔案世界里，在現(xiàn)有系統(tǒng)上增加網(wǎng)站服務(wù)接口，然后建立應(yīng)用，該應(yīng)用提供對任何數(shù)量的系統(tǒng)的交叉搜索能力，從理論上來講是可能的。有待觀察的是，在實踐中這種方法究竟能達(dá)到多大規(guī)模，但是，對分布式“檔案匯總網(wǎng)”，下列做法將會有好處，保留現(xiàn)有的“發(fā)現(xiàn)幫助功能”中豐富的元數(shù)據(jù)，而不是為了適應(yīng)DC有更多限制性元數(shù)據(jù)字段而減少它。
通過允許其它計算機(jī)系統(tǒng)直接組合我們的“發(fā)現(xiàn)幫助功能”，我們正在實現(xiàn)這種在任何數(shù)量的其它應(yīng)用和門戶上展現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的可能性。這將是一個世界范圍的檔案網(wǎng)，一個有精確主題的網(wǎng)關(guān)，一個全體的或者制度上的門戶，或者一個本地的搜索服務(wù)。其它的對改進(jìn)工作流的可能性允許檔案人員利用和更新中心數(shù)據(jù)庫。
結(jié)論
我們在線服務(wù)的用戶與在檔案部門利用檔案的用戶同樣重要。如果我們構(gòu)畫出我們服務(wù)的全部利用的一張清晰的圖片，我們需要保證有恰當(dāng)計算那些用戶的方法。為了吸引那些不喜歡去檔案部門的人，我們需要設(shè)計如同展覽會一樣漂亮的網(wǎng)站。為了給予想要利用原始資料的用戶最好的服務(wù)（或者愿意支付費(fèi)用），我們要盡可能更高質(zhì)量、更為詳細(xì)地提供“發(fā)現(xiàn)幫助功能”中的信息，使“發(fā)現(xiàn)幫助功能”盡可能地被廣泛利用。通過搜索引擎提升“發(fā)現(xiàn)幫助功能”的可視度是一種途徑。但是，我們也需要考慮允許其他系統(tǒng)直接利用我們的搜索界面。這樣做將允許在一個廣泛的界面內(nèi)產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的結(jié)論。針對不同范圍的用戶，甚至保證根本不注意檔案的人群能夠找到與他們有關(guān)的信息的位置。
檔案部門不是旅游者的目的地，而是一個信息中心。訪問檔案館的用戶是一類人群，盡管這類用戶還在不斷增長，但是他們只形成了我們?nèi)坑脩糨喞囊恍〔糠帧橐粋€相當(dāng)大的群體（遠(yuǎn)程用戶）提供服務(wù)需要有超前的意識而不是事后才去想。
（伊文譯自《英國檔案工作者》）
