中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院 陳兆? 黃坤坊
（一）外國(guó)檔案鑒定工作的組織和管理形式因國(guó)而異。目前，雖然各國(guó)的檔案部門大都掌握了檔案鑒定銷毀的決定權(quán)，但是在如何具體行使這種權(quán)利方面仍然有明顯的差別。
俄羅斯聯(lián)邦對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理制，其特點(diǎn)是在聯(lián)邦檔案管理總局設(shè)有中央評(píng)審委員會(huì)，該委員會(huì)既是全國(guó)檔案鑒定工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)中心，又是鑒定理論的科研中心。在各個(gè)政府機(jī)關(guān)和各個(gè)基層國(guó)家檔案館內(nèi)設(shè)有鑒定委員會(huì)，負(fù)責(zé)文件的評(píng)審，在各個(gè)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)和各個(gè)高層國(guó)家檔案館內(nèi)則設(shè)有評(píng)審委員會(huì)，負(fù)責(zé)文件的復(fù)審，這樣就在全國(guó)范圍內(nèi)組成了一個(gè)十分完整的檔案鑒定機(jī)構(gòu)網(wǎng)。中央評(píng)審委員會(huì)負(fù)責(zé)審查和批準(zhǔn)全國(guó)通行的鑒定手冊(cè)、應(yīng)向國(guó)家檔案館移交檔案文件的機(jī)關(guān)清冊(cè)、檔案保管期限表等。
法國(guó)實(shí)行派駐代表制，即由法國(guó)國(guó)家檔案館把自己的一些檔案人員派到政府各部去，幫助政府各部鑒定并按規(guī)定向設(shè)在楓丹白露的當(dāng)代檔案中心移送檔案文件。
美國(guó)實(shí)行直接實(shí)施制，即由美國(guó)國(guó)家檔案館直接承擔(dān)美國(guó)聯(lián)邦政府機(jī)關(guān)的文件鑒定工作。這種制度的優(yōu)點(diǎn)在于可以聘用有資格的專業(yè)人員從事鑒定活動(dòng)。
英國(guó)實(shí)行委派制，即由政府機(jī)關(guān)按規(guī)定期限對(duì)自己產(chǎn)生的文件進(jìn)行審查，名為初審，在案卷辦理完畢后5年內(nèi)進(jìn)行，英國(guó)公共檔案館只派出一些檢查員加以監(jiān)督。復(fù)審在案卷辦理完畢后25年由機(jī)關(guān)和公共檔案館共同進(jìn)行。復(fù)審后，文件或移交公共檔案館保存，或銷毀。如果機(jī)關(guān)樂意，也可以不向公共檔案館移交而繼續(xù)留在機(jī)關(guān)內(nèi)。這種制度的優(yōu)點(diǎn)在于檔案部門不必承擔(dān)鑒定工作的行政負(fù)擔(dān)，因而可以大大節(jié)約資金；其缺點(diǎn)在于檢查員人數(shù)有限，鑒定工作很難達(dá)到一致，特別是第一階段完全交由政府機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，政府機(jī)關(guān)有可能向檔案部門隱瞞真實(shí)情況，不受監(jiān)督地銷毀應(yīng)予保存的檔案文件。
(二)無論是在前蘇聯(lián)，或者在美國(guó)，人們都把文件保管期限表看作是鑒定工作必不可少的工具。前蘇聯(lián)的檔案工作者認(rèn)為，文件保管期限表可以保證文件完好無損，便于挑選進(jìn)館文件，使復(fù)雜的鑒定程序條理化和制度化，從而大大簡(jiǎn)化鑒定工作。美國(guó)的檔案工作者則認(rèn)為，文件處置期限表可以決定文件保管在何處，保管多長(zhǎng)時(shí)間以及保管期屆滿時(shí)如何處置，從而可在文件的整個(gè)生命周期內(nèi)對(duì)文件起一種監(jiān)控作用。
前蘇聯(lián)的文件保管期限表主要有兩種：一種叫做標(biāo)準(zhǔn)文件保管期限表；另一種叫做主管機(jī)關(guān)文件保管期限表，是為本部門形成的專門文件編制的。
美國(guó)的文件處置期限表也有兩種類型：一種叫做機(jī)關(guān)專用文件處置期限表，另一種叫做通用文件處置期限表。包括在通用文件處置期限表內(nèi)的文件通常占一個(gè)機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生全部文件的大約三分之一。
美國(guó)的文件處置期限表通常由行政單位的行政官員擬定，大多要送交檔案當(dāng)局審查，由檔案當(dāng)局寫出所作的決定，最后由一個(gè)文件審查委員會(huì)批準(zhǔn)，從而成為一個(gè)法律文件。由于它提供了銷毀文件或把文件移交檔案館的權(quán)利，常被稱為文件處置許可證。有些文件處置期限表只賦予一次性的處置權(quán)，但是大多數(shù)文件處置期限表是持續(xù)生效的。文件處置期限表一般地說每10年修訂一次或者重新授權(quán)。
在美國(guó)，一個(gè)文件系列在產(chǎn)生之后通常都會(huì)包括在文件處置期限表內(nèi)，并受到檔案監(jiān)控。不過，檔案工作者仍然需要進(jìn)行工作，因?yàn)橐环矫嫖募幹闷谙薇聿粫?huì)自動(dòng)生效，另一方面，有許多機(jī)構(gòu)往往不把高級(jí)決策文件及其執(zhí)行指示放進(jìn)處置期限表。檔案工作者必須行使監(jiān)督權(quán)，想方設(shè)法實(shí)現(xiàn)文件處置期限表上的規(guī)定，并通過談判使那些有檔案價(jià)值但未包括在文件處置期限表內(nèi)的文件也列入該表內(nèi)。
美國(guó)文件處置期限表的最大特點(diǎn)是規(guī)定得非常詳細(xì)、具體。
(三)每一個(gè)檔案館都希望以最低限度的館藏量最大限度地包容最重要的信息。為此，就不能不重視優(yōu)化館藏的問題。在文件產(chǎn)量勢(shì)如潮涌的今天，優(yōu)化館藏的問題更加顯得十分突出和急迫。
據(jù)第七屆國(guó)際檔案大會(huì)的資料，英國(guó)公共檔案館保管的檔案文件只占英國(guó)政府機(jī)關(guān)所產(chǎn)生文件數(shù)量的1％，美國(guó)則為1～4％。由此不難看出，這兩個(gè)國(guó)家都十分重視優(yōu)化檔案館館藏的問題。
優(yōu)化館藏的途徑主要有兩種：一種是限制和減少向檔案館移交文件的機(jī)關(guān)；另一種是限制和減少向檔案館移交的檔案文件(包括選樣保留等)。初看起來，前蘇聯(lián)等國(guó)似乎樂于采用前一種辦法，而美國(guó)等國(guó)似乎樂于采用后一種辦法。但是，仔細(xì)加以考察就會(huì)發(fā)現(xiàn)，無論是在前蘇聯(lián)還是在美國(guó)等國(guó)，兩種辦法都是同時(shí)采用的。前蘇聯(lián)把國(guó)家機(jī)關(guān)分為兩類：一類是向國(guó)家檔案館移交檔案文件的機(jī)關(guān)，另一類是不向國(guó)家檔案館移交檔案文件的機(jī)關(guān)。前西德等國(guó)也把政府機(jī)關(guān)分為兩類：一類是決策機(jī)關(guān)，另一類是執(zhí)行機(jī)關(guān)。無論是在前蘇聯(lián)還是在美國(guó)等國(guó)，都采用選樣法來減少進(jìn)館檔案的數(shù)量。
美國(guó)檔案學(xué)家G?哈姆認(rèn)為，對(duì)檔案工作者來說選樣法并不是什么新的發(fā)現(xiàn)，因?yàn)殍b定本身就是一種選樣過程，只不過這種選樣是定性的，而我們現(xiàn)在所說的選樣法主要是定量的。選樣法可以大大減少檔案館潛在的文件接收量。因此，選樣法不是是否利用的問題，而是如何利用的問題。
外國(guó)的選樣法可以分為兩大類：一類是統(tǒng)計(jì)選樣，它建立在數(shù)學(xué)的基礎(chǔ)上，所抽選的樣品能夠確切代表全部文件；另一類是按目的選樣，又叫檔案選樣，它的設(shè)計(jì)是為了對(duì)整個(gè)文件匯集提供一種特殊的看法，為了保存具有特殊歷史意義的個(gè)別化信息，或者為了充實(shí)檔案工作者的其他一些主題目標(biāo)。這樣的樣品有的可以建立在統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上，有的則不可以建立在統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上。
統(tǒng)計(jì)選樣法也叫數(shù)學(xué)選樣法，是為了既減少文件匯集的數(shù)量又保持文件匯集一系列主要特點(diǎn)而設(shè)計(jì)的。這種選樣法最適用于大量的同種的文件。采用這種選樣法時(shí)，應(yīng)當(dāng)確定樣品所占的百分比。統(tǒng)計(jì)選樣法又分為兩種：一種叫做隨機(jī)選樣，另一種叫做系統(tǒng)選樣。
隨機(jī)選樣法適用于每個(gè)文件單元都沒有什么不同于其他文件單元的情況，就是說每一個(gè)文件單元都有被抽出來代表文件整體的機(jī)會(huì)，而且也有資格代表文件整本。采用隨機(jī)選樣法的文件單元，一般地說都有非隨機(jī)的預(yù)先排定的順序，例如住址和收入水平等的非隨機(jī)順序，即每個(gè)住址和收入水平都有一個(gè)預(yù)先排定的獨(dú)一無二的編號(hào)。選樣時(shí)，要使用隨機(jī)編號(hào)表，所選樣品也必須達(dá)到一定數(shù)量。
系統(tǒng)選樣法是按照某種規(guī)則抽取樣品的方法。例如，對(duì)于測(cè)繪文件可采集測(cè)繪樣品，即從每個(gè)測(cè)繪點(diǎn)采集一份文件作為樣品；對(duì)于按字母編碼的文件可采用字順標(biāo)準(zhǔn)，即凡帶有某一個(gè)字母的文件均挑選出來作為樣品；對(duì)于編有號(hào)碼的文件可采用編號(hào)挑選法，即凡帶有某一個(gè)編號(hào)的文件全都挑選出來作為樣品；對(duì)于按年次保存的文件可采用年度挑選法，即凡尾數(shù)為某一個(gè)數(shù)的那一年的文件都是樣品。系統(tǒng)選樣法也像隨機(jī)選樣法一樣，必須保證每個(gè)文件單元都與其他文件單元一樣有被挑選出來作為樣品的均等機(jī)會(huì)。
按目的選樣是另一類選樣方法。在許多情況下，統(tǒng)計(jì)的可靠性是不必要的，而以只記載某種活動(dòng)的文件代表文件整體是更可取的。這就要求鑒定者按照所要達(dá)到的目的挑選樣品，也就是說挑選的目的取決于鑒定者的判斷，而不取決于某種數(shù)學(xué)公式。這是一種傳統(tǒng)的選樣方法，其原則在于只保存那些與某一特定主題有關(guān)的文件，例如，只挑選與某一次暴亂有關(guān)的文件或者與某一個(gè)特定人物有關(guān)的文件。
除了統(tǒng)計(jì)選樣和按目的選樣以外，挑選典型例證材料或者挑選例外材料加以保留，也都屬于選樣活動(dòng)。據(jù)報(bào)道，美國(guó)國(guó)家檔案館就保存有大約4000卷例外案卷。①
①F．Gerald Ham： Selecting andAppraising???Archives andManuscripts． Chicago，1993，P.77～78．
（郭紅解、倪政華摘自《檔案學(xué)》2004年第3期）
（一）外國(guó)檔案鑒定工作的組織和管理形式因國(guó)而異。目前，雖然各國(guó)的檔案部門大都掌握了檔案鑒定銷毀的決定權(quán)，但是在如何具體行使這種權(quán)利方面仍然有明顯的差別。
俄羅斯聯(lián)邦對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理制，其特點(diǎn)是在聯(lián)邦檔案管理總局設(shè)有中央評(píng)審委員會(huì)，該委員會(huì)既是全國(guó)檔案鑒定工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)中心，又是鑒定理論的科研中心。在各個(gè)政府機(jī)關(guān)和各個(gè)基層國(guó)家檔案館內(nèi)設(shè)有鑒定委員會(huì)，負(fù)責(zé)文件的評(píng)審，在各個(gè)檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)和各個(gè)高層國(guó)家檔案館內(nèi)則設(shè)有評(píng)審委員會(huì)，負(fù)責(zé)文件的復(fù)審，這樣就在全國(guó)范圍內(nèi)組成了一個(gè)十分完整的檔案鑒定機(jī)構(gòu)網(wǎng)。中央評(píng)審委員會(huì)負(fù)責(zé)審查和批準(zhǔn)全國(guó)通行的鑒定手冊(cè)、應(yīng)向國(guó)家檔案館移交檔案文件的機(jī)關(guān)清冊(cè)、檔案保管期限表等。
法國(guó)實(shí)行派駐代表制，即由法國(guó)國(guó)家檔案館把自己的一些檔案人員派到政府各部去，幫助政府各部鑒定并按規(guī)定向設(shè)在楓丹白露的當(dāng)代檔案中心移送檔案文件。
美國(guó)實(shí)行直接實(shí)施制，即由美國(guó)國(guó)家檔案館直接承擔(dān)美國(guó)聯(lián)邦政府機(jī)關(guān)的文件鑒定工作。這種制度的優(yōu)點(diǎn)在于可以聘用有資格的專業(yè)人員從事鑒定活動(dòng)。
英國(guó)實(shí)行委派制，即由政府機(jī)關(guān)按規(guī)定期限對(duì)自己產(chǎn)生的文件進(jìn)行審查，名為初審，在案卷辦理完畢后5年內(nèi)進(jìn)行，英國(guó)公共檔案館只派出一些檢查員加以監(jiān)督。復(fù)審在案卷辦理完畢后25年由機(jī)關(guān)和公共檔案館共同進(jìn)行。復(fù)審后，文件或移交公共檔案館保存，或銷毀。如果機(jī)關(guān)樂意，也可以不向公共檔案館移交而繼續(xù)留在機(jī)關(guān)內(nèi)。這種制度的優(yōu)點(diǎn)在于檔案部門不必承擔(dān)鑒定工作的行政負(fù)擔(dān)，因而可以大大節(jié)約資金；其缺點(diǎn)在于檢查員人數(shù)有限，鑒定工作很難達(dá)到一致，特別是第一階段完全交由政府機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，政府機(jī)關(guān)有可能向檔案部門隱瞞真實(shí)情況，不受監(jiān)督地銷毀應(yīng)予保存的檔案文件。
(二)無論是在前蘇聯(lián)，或者在美國(guó)，人們都把文件保管期限表看作是鑒定工作必不可少的工具。前蘇聯(lián)的檔案工作者認(rèn)為，文件保管期限表可以保證文件完好無損，便于挑選進(jìn)館文件，使復(fù)雜的鑒定程序條理化和制度化，從而大大簡(jiǎn)化鑒定工作。美國(guó)的檔案工作者則認(rèn)為，文件處置期限表可以決定文件保管在何處，保管多長(zhǎng)時(shí)間以及保管期屆滿時(shí)如何處置，從而可在文件的整個(gè)生命周期內(nèi)對(duì)文件起一種監(jiān)控作用。
前蘇聯(lián)的文件保管期限表主要有兩種：一種叫做標(biāo)準(zhǔn)文件保管期限表；另一種叫做主管機(jī)關(guān)文件保管期限表，是為本部門形成的專門文件編制的。
美國(guó)的文件處置期限表也有兩種類型：一種叫做機(jī)關(guān)專用文件處置期限表，另一種叫做通用文件處置期限表。包括在通用文件處置期限表內(nèi)的文件通常占一個(gè)機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生全部文件的大約三分之一。
美國(guó)的文件處置期限表通常由行政單位的行政官員擬定，大多要送交檔案當(dāng)局審查，由檔案當(dāng)局寫出所作的決定，最后由一個(gè)文件審查委員會(huì)批準(zhǔn)，從而成為一個(gè)法律文件。由于它提供了銷毀文件或把文件移交檔案館的權(quán)利，常被稱為文件處置許可證。有些文件處置期限表只賦予一次性的處置權(quán)，但是大多數(shù)文件處置期限表是持續(xù)生效的。文件處置期限表一般地說每10年修訂一次或者重新授權(quán)。
在美國(guó)，一個(gè)文件系列在產(chǎn)生之后通常都會(huì)包括在文件處置期限表內(nèi)，并受到檔案監(jiān)控。不過，檔案工作者仍然需要進(jìn)行工作，因?yàn)橐环矫嫖募幹闷谙薇聿粫?huì)自動(dòng)生效，另一方面，有許多機(jī)構(gòu)往往不把高級(jí)決策文件及其執(zhí)行指示放進(jìn)處置期限表。檔案工作者必須行使監(jiān)督權(quán)，想方設(shè)法實(shí)現(xiàn)文件處置期限表上的規(guī)定，并通過談判使那些有檔案價(jià)值但未包括在文件處置期限表內(nèi)的文件也列入該表內(nèi)。
美國(guó)文件處置期限表的最大特點(diǎn)是規(guī)定得非常詳細(xì)、具體。
(三)每一個(gè)檔案館都希望以最低限度的館藏量最大限度地包容最重要的信息。為此，就不能不重視優(yōu)化館藏的問題。在文件產(chǎn)量勢(shì)如潮涌的今天，優(yōu)化館藏的問題更加顯得十分突出和急迫。
據(jù)第七屆國(guó)際檔案大會(huì)的資料，英國(guó)公共檔案館保管的檔案文件只占英國(guó)政府機(jī)關(guān)所產(chǎn)生文件數(shù)量的1％，美國(guó)則為1～4％。由此不難看出，這兩個(gè)國(guó)家都十分重視優(yōu)化檔案館館藏的問題。
優(yōu)化館藏的途徑主要有兩種：一種是限制和減少向檔案館移交文件的機(jī)關(guān)；另一種是限制和減少向檔案館移交的檔案文件(包括選樣保留等)。初看起來，前蘇聯(lián)等國(guó)似乎樂于采用前一種辦法，而美國(guó)等國(guó)似乎樂于采用后一種辦法。但是，仔細(xì)加以考察就會(huì)發(fā)現(xiàn)，無論是在前蘇聯(lián)還是在美國(guó)等國(guó)，兩種辦法都是同時(shí)采用的。前蘇聯(lián)把國(guó)家機(jī)關(guān)分為兩類：一類是向國(guó)家檔案館移交檔案文件的機(jī)關(guān)，另一類是不向國(guó)家檔案館移交檔案文件的機(jī)關(guān)。前西德等國(guó)也把政府機(jī)關(guān)分為兩類：一類是決策機(jī)關(guān)，另一類是執(zhí)行機(jī)關(guān)。無論是在前蘇聯(lián)還是在美國(guó)等國(guó)，都采用選樣法來減少進(jìn)館檔案的數(shù)量。
美國(guó)檔案學(xué)家G?哈姆認(rèn)為，對(duì)檔案工作者來說選樣法并不是什么新的發(fā)現(xiàn)，因?yàn)殍b定本身就是一種選樣過程，只不過這種選樣是定性的，而我們現(xiàn)在所說的選樣法主要是定量的。選樣法可以大大減少檔案館潛在的文件接收量。因此，選樣法不是是否利用的問題，而是如何利用的問題。
外國(guó)的選樣法可以分為兩大類：一類是統(tǒng)計(jì)選樣，它建立在數(shù)學(xué)的基礎(chǔ)上，所抽選的樣品能夠確切代表全部文件；另一類是按目的選樣，又叫檔案選樣，它的設(shè)計(jì)是為了對(duì)整個(gè)文件匯集提供一種特殊的看法，為了保存具有特殊歷史意義的個(gè)別化信息，或者為了充實(shí)檔案工作者的其他一些主題目標(biāo)。這樣的樣品有的可以建立在統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上，有的則不可以建立在統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上。
統(tǒng)計(jì)選樣法也叫數(shù)學(xué)選樣法，是為了既減少文件匯集的數(shù)量又保持文件匯集一系列主要特點(diǎn)而設(shè)計(jì)的。這種選樣法最適用于大量的同種的文件。采用這種選樣法時(shí)，應(yīng)當(dāng)確定樣品所占的百分比。統(tǒng)計(jì)選樣法又分為兩種：一種叫做隨機(jī)選樣，另一種叫做系統(tǒng)選樣。
隨機(jī)選樣法適用于每個(gè)文件單元都沒有什么不同于其他文件單元的情況，就是說每一個(gè)文件單元都有被抽出來代表文件整體的機(jī)會(huì)，而且也有資格代表文件整本。采用隨機(jī)選樣法的文件單元，一般地說都有非隨機(jī)的預(yù)先排定的順序，例如住址和收入水平等的非隨機(jī)順序，即每個(gè)住址和收入水平都有一個(gè)預(yù)先排定的獨(dú)一無二的編號(hào)。選樣時(shí)，要使用隨機(jī)編號(hào)表，所選樣品也必須達(dá)到一定數(shù)量。
系統(tǒng)選樣法是按照某種規(guī)則抽取樣品的方法。例如，對(duì)于測(cè)繪文件可采集測(cè)繪樣品，即從每個(gè)測(cè)繪點(diǎn)采集一份文件作為樣品；對(duì)于按字母編碼的文件可采用字順標(biāo)準(zhǔn)，即凡帶有某一個(gè)字母的文件均挑選出來作為樣品；對(duì)于編有號(hào)碼的文件可采用編號(hào)挑選法，即凡帶有某一個(gè)編號(hào)的文件全都挑選出來作為樣品；對(duì)于按年次保存的文件可采用年度挑選法，即凡尾數(shù)為某一個(gè)數(shù)的那一年的文件都是樣品。系統(tǒng)選樣法也像隨機(jī)選樣法一樣，必須保證每個(gè)文件單元都與其他文件單元一樣有被挑選出來作為樣品的均等機(jī)會(huì)。
按目的選樣是另一類選樣方法。在許多情況下，統(tǒng)計(jì)的可靠性是不必要的，而以只記載某種活動(dòng)的文件代表文件整體是更可取的。這就要求鑒定者按照所要達(dá)到的目的挑選樣品，也就是說挑選的目的取決于鑒定者的判斷，而不取決于某種數(shù)學(xué)公式。這是一種傳統(tǒng)的選樣方法，其原則在于只保存那些與某一特定主題有關(guān)的文件，例如，只挑選與某一次暴亂有關(guān)的文件或者與某一個(gè)特定人物有關(guān)的文件。
除了統(tǒng)計(jì)選樣和按目的選樣以外，挑選典型例證材料或者挑選例外材料加以保留，也都屬于選樣活動(dòng)。據(jù)報(bào)道，美國(guó)國(guó)家檔案館就保存有大約4000卷例外案卷。①
①F．Gerald Ham： Selecting andAppraising???Archives andManuscripts． Chicago，1993，P.77～78．
（郭紅解、倪政華摘自《檔案學(xué)》2004年第3期）
