“民有所呼，我有所應，民有所求，我有所為”，近年來，上海檔案部門不斷創新服務機制，深化拓展民生檔案遠程服務內容，持續推出便民利民服務措施，使婚姻登記、計劃生育、知青上山下鄉、知青返城和知青子女回滬等五類檔案“就地查詢、跨館出證、館社聯動、全市通辦”，從“天方夜譚”式的大膽構想變為覆蓋全市208個社區事務受理中心、惠及全市2300多萬市民的真實體驗。
不僅如此，普陀區、徐匯區等區縣將民生檔案利用服務的前臺受理點延伸到了區民政局的婚姻收養登記中心、區房管局的檔案信息中心、區殘疾人聯合會、區人口和計劃生育委員會等專業涉民辦事機構；楊浦區在各社區事務受理中心新增了再生育子女申請、學籍檔案、收養檔案、人才引進、私房翻建執照、勞動能力鑒定和工傷認定等7類民生檔案查閱種類；長寧區則在查檔過程中設置了為利用者拍攝“大頭照”的環節，為檔案信息和公民個人隱私樹立了安全屏障；浦東不僅把民生檔案前臺受理點推進到了全區多個村居委，而且還與寧波、杭州、成都、北京朝陽區簽訂了協議，實現了跨省市異地查檔出證……更為可喜的是，2014年10月27日，經上海市社區事務受理服務中心標準化建設聯席會議批準，民生檔案社區查詢項目被納入了全市社區服務統一平臺，成為有正式“戶口”的常規受理項目，這將有利于進一步提高檔案服務民生的便捷程度和工作水平。
檔案工作的與時俱進，每一個腳步都凝結著檔案人創新的智慧和迎難而上、勇于突破自我的改革精神。
“全市通辦”惠民生
民生檔案遠程服務是對檔案服務機制的重大創新，是檔案學理論上從未有過的新概念，它充分地順應了群眾日益增長的查閱利用民生檔案的實際需求。此前，群眾查檔辦事遠不如現在方便，往往頗費周章：由于行政區劃的調整和家庭的搬遷，很多居民不清楚自己的檔案在哪家檔案館，跑了冤枉路卻沒有辦成事。就算了解檔案所在之處，也還要在居住地、檔案館和政府辦事部門之間來回奔波，費時費力費神，跑出了一肚子怨氣。群眾查檔的不便如何化解，一直是檔案人心中縈繞不去的問題。
2008年上海市區縣檔案局（館）長會議上，普陀區檔案局（館）首先提出打破各個檔案館之間信息資源孤立的“圍墻”，實行“就地受理，全市協同”的檔案館大協作設想，引起了與會代表的熱烈反響。據相關人士回憶，當時喝彩響應者有之，猶疑觀望者不少，而擔心顧慮者更多。有人指出該想法雖好，但難度之高近似天方夜譚，難題一抓一大把：如當時的民生檔案數字化程度低、上網資源少、聯網檢索性差；資源整合存在體制上的條塊分割、數據庫和計算機技術平臺異構等難題；異地出證的圖章怎么蓋，法律效力如何，一旦出了問題該由哪個部門承擔等等。
盡管意見紛呈，但無人能否認這一大膽設想所指向的民生目標是實實在在的惠民舉措，社會發展出現的種種新情況新問題，也要求檔案工作不斷適應形勢變化及時創新。市檔案局經過深入調研，明確了利用信息化手段，構建遠程便民服務平臺的目標。市檔案局（館）長朱紀華將其視為必須傾力開展的一項重點工作。上任伊始，他即在各區縣檔案局（館）長會議及全市檔案工作大會上反復強調開展此項工作的現實意義，并作出具體部署；這也成為他向市委市政府領導匯報工作的重點內容之一，由此進一步引起了時任分管市領導屠光紹副市長和丁薛祥秘書長的高度關注和重視，丁薛祥秘書長對“就地查詢、跨館出證、館社聯動、全市通辦”十六字工作要訣，甚至熟悉得可以脫口而出。
民生檔案遠程服務機制涉及海量數據信息、多頭管理部門、眾多工作人員，對于各項管理與技術環節的無縫銜接具有較高要求，因此它的建立走的是自上而下的路徑，以上層推動為起點，以基層落實為歸宿，由市局統一部署，市、區、縣檔案館協同配合。市檔案局先是選擇了部分區縣檔案館進行試點，以獲取經驗，優化方案，逐步攻克了如何遠程操作、跨館出具的檔案證明如何保障法律效力、服務是否收費和查詢門類如何約定等難題，提出“統一平臺、統一流程、統一文本、統一印章”的“四個統一”要求——先后研發了民生檔案遠程服務網絡平臺及應用系統；制定了操作流程和辦事告知及證書文本格式，統一了檔案證明專用章樣式；統一開展了工作人員業務培訓，并明確“跨館出證”乃至“異地出證”均免收費用等等。
接下來便是在實踐層面逐層展開，全面推廣，歷經了“跨館出證”、“全區通辦”、“全市通辦”三個階段：2010年9月，市和區縣檔案館啟動了“館際聯動”機制；2011年第一季度，通過電話和傳真實現了“跨館出證”全市覆蓋。2010年3月，楊浦區檔案館在該區的延吉新村街道社區事務受理中心首開全國第一家“館社聯動”試點，7月投入正式運行，當年即為超過100位居民提供了服務；徐匯區檔案館則通過區政務外網，在三個月內將查檔出證服務覆蓋到區內的13個街鎮，2010年9月率先實現了“全區通辦”；其他區縣也陸續跟進，紛紛將查檔服務點延伸到老百姓家門口的社區事務受理中心。在此過程中，各區縣檔案館館藏民生檔案全文數字化工作也在緊鑼密鼓進行中，至2012年底已基本完成婚姻登記、計劃生育、知青上山下鄉、知青返城和知青子女回滬等五類檔案的數字化，共掃描條目4千多萬條，全文數據超過1億頁。查詢檔案的方式從電話、傳真發展到全市計算機聯網查詢。
各項條件成熟后，2012年12月20日，民生檔案遠程服務平臺“全市通辦”的開通儀式在其首倡之地——普陀區的長壽路街道舉行，標志著這一惠民服務在全上海“遍地開花”。從此以后，只要是在婚姻登記、計劃生育、知青上山下鄉、知青返城和知青子女回滬等五類檔案范圍內，群眾都可以憑本人有效身份證件，在就近首訪的檔案館或街鎮社區事務受理服務中心，查到本人檔案信息，并當場獲得檔案部門出具的檔案證明，在獲得證明的同時，一次性把要辦的事辦完。
據統計，自“全市通辦”開通至2014年11月底，受惠群眾已超過25700人次。這一數據充分顯示了上海檔案系統公共服務機制的便民與高效。
創新服務有妙招
市檔案局（館）長朱紀華在“全市通辦”開通儀式上指出，“全市通辦”不是終點，而是新的工作起點。各區縣檔案局（館）在保障民生檔案遠程服務平臺順利運行的基礎上，紛紛根據各自區域的民情，在完善服務功能、技術、方式和能力等方面繼續創新機制，進一步深化拓展民生檔案遠程服務內容，以實際行動加快推進這一惠民工程。
普陀區是“館室聯動”模式的首創者，最先將民生檔案服務向民政、房產、計生等專業涉民部門的便民服務窗口延伸，使民生檔案查詢、補證、辦事無縫銜接，一步到位，最大限度地為群眾提供方便。
普陀區人口家庭計劃指導中心是區人口和計劃生育委員會為方便居民辦事設立的專門機構，該中心的工作人員張磊向筆者講述了一則案例：“前不久，我接待了一對夫妻，他們前來辦理進行輔助生育所需的醫用無子女證明。由于其中一方為再婚，按照辦事流程，當事人必須提供其離婚協議書，我在核對他前次婚姻的子女數后才能出具證明。而當事人不僅沒有攜帶婚姻證明材料，而且表示自己的離婚協議書已遺失。見他面露為難之色，我連忙安慰他，現在只要提供身份證件，無須跑檔案館也能查到本人的婚姻檔案了。隨即我通過網絡向普陀區檔案館提交了查詢申請，檔案館很快響應，經審核后調出了所需的檔案信息，通過網絡傳回中心，我據此為夫妻倆出具了證明，并加蓋了檔案館授權的專用章，他們滿心歡喜地連聲道謝。”
“館室聯動”模式的便利由此可見一斑。據普陀區檔案館副館長陳輝介紹，早在2011年6月普陀區檔案局就與區民政局聯合發文，通過區政務平臺與全區9個街道、鎮的檔案室及其社區事務受理中心共18個民生檔案服務點聯網。2012年2月，又進一步把前臺受理點向涉民部門延伸，開通了區民政局的婚姻收養登記中心、區房管局的檔案信息中心、區人口和計劃生育委員會的人口家庭計劃指導中心，以及長征鎮、長風新村街道、長壽路街道的計劃生育辦公室共6個服務點。2012年8月，又開通了區殘疾人聯合會、桃浦鎮計劃生育辦公室和綜合服務站共3個服務點。至此，該區共有28個民生檔案利用服務點。
徐匯區檔案館也將民生檔案的前臺受理點推進到涉民部門。區檔案局（館）工作人員細心地發現，婚姻檔案查詢占到本區查詢總量的七成。而有些來辦婚姻檔案查詢出證的群眾，并不知道從所在街道可以就近辦理，而是徑直去了區婚姻登記中心，查不到檔案才又來到檔案館，辦完事還要回到區婚登中心，所以有人抱怨說：查檔出證5分鐘，路上卻要50分鐘。為解決這一問題，徐匯區檔案局（館）請專業公司開發出“婚姻檔案查詢出證系統”，2014年4月在區婚登中心開設了婚姻檔案查詢窗口，實現了在婚登中心就能完成婚姻檔案查詢、當場出證、辦理補證等事宜；同時，開展廣泛的社會宣傳，以提高轄區居民對這項新服務的知曉率。截至2014年8月底，窗口開設的四個月間已有1193名群眾在區婚登中心辦理婚姻檔案查詢出證業務。
在拓展檔案查詢門類和出證范圍方面，楊浦區檔案館的腳步邁得最快。除了五類全市通辦的檔案，2014年1月26日楊浦區正式向各社區事務受理中心檔案查閱點新增了7類民生檔案查閱種類，包括再生育子女申請、學籍檔案、收養檔案、人才引進、私房翻建執照、勞動能力鑒定和工傷認定。為此，楊浦區檔案局（館）做了大量的前期準備工作：開展區域民生檔案資源調查，摸清區域民生檔案資源狀況，以此為基礎有針對性地加強業務指導，統一規范民生檔案歸檔要求，提前接收利用率高、查檔需求大的民生檔案，不斷提高民生檔案館藏比例。同時對館藏檔案進行全面梳理、深入挖掘，把散落在不同全宗內的民生檔案信息按專題進行匯總，共整理出涉民檔案25類37個專題，優先進行掃描和著錄。
據筆者了解，目前普陀區等區縣也正在梳理匯總利用率較高的民生檔案，待條件成熟后也將拓展查詢門類。
民生檔案記載著個人信息，涉及公民的個人隱私，一旦發生檔案信息外泄，引發糾紛等不良后果，就會降低服務的價值，也將影響檔案館的公信力。在增強服務能力的同時保障檔案信息安全，也是朱紀華局（館）長在“全市通辦”開通儀式上提出的重點要求之一。各區縣普遍從信息網絡層面和人員層面雙管齊下加強安保：建立了與檔案館資源總庫物理隔離的民生檔案專用數據庫，提升了民生檔案數據隔離級別；由專人負責網絡信息平臺的日常維護，定期做好殺毒、升級、日志、備份等工作；在網絡上使用和運行檔案管理系統過程中，嚴格遵守安全保障制度和規定，嚴格秘鑰管理和使用；加強對各社區查檔人員的培訓，定期進行業務培訓和安全教育，增加其業務能力、職業素養和安全意識；確保查檔人員分A、B角，保證查檔崗位有專人負責，對查閱檔案的范圍和權限實行嚴格控制；出證蓋印由專人辦理，統一歸放，責任落實到人，確保檔案資料的安全保密。
在樹立安全屏障方面，長寧區檔案局（館）發明了一套“獨門秘笈”——在查檔過程中設置了為利用者拍攝“大頭照”的環節，以加強監管。早在全區通辦階段，長寧區就要求社區工作人員拍攝利用者頭像，掃描身份證，并將電子文件上傳至該區的網絡查詢系統，供區檔案館審核。全市通辦后使用“市檔案信息公共服務平臺”，改為要求上傳利用者手持有效證件拍攝的頭像，為檔案館審核監管提供了依據，確保了檔案僅由當事人本人查詢，防止公民個人隱私泄露。
跨省出證獲點“贊”
2012年底的一天，浦東新區檔案館的接待利用窗口接到一個特殊的電話，來電者是一名孕婦，因為購房需要提供婚姻證明材料，偏偏她的結婚證放在了杭州老家，身懷六甲的她又不方便旅途奔波，所以才抱著試試看的想法求助浦東新區檔案館。雖然這樣的異地查檔要求本不在新區檔案館的受理范圍之內，但是窗口工作人員并沒有回絕她，而是仔細記下了她的電話，并馬上將這一情況向領導做了匯報。最后經過多方溝通，通過浙江省檔案館聯系到杭州市檔案館，找到了該孕婦的婚姻檔案，并為她出具了婚姻證明材料，滿足了這一特殊的查檔要求。
這件個案觸動新區檔案局（館）領導思考這樣一個問題：民生檔案遠程利用的范圍雖已輻射整個上海地區，但是隨著經濟社會的快速發展，人口流動日益頻繁，需要持檔案證明跨省市辦事的情況越來越多。針對群眾異地利用檔案的需求，與其通過領導出面特事特辦，不如尋求一種制度化常態化的解決途徑。民生檔案的查詢出證既然能全市通辦，可否進一步跨出上海，與外省市合作進行異地代辦？
這一次檔案人又發揮了大膽創新的精神，體現了將想法迅速落地的高效作風。他們首先與近鄰浙江省館協商，對方非常支持，并推薦了民生檔案數字化條件最理想的寧波、杭州兩市。2013年上半年，浦東新區檔案館先后與寧波市檔案館、杭州市檔案館簽署了民生檔案跨省異地服務聯動工作協議，確立了婚姻檔案跨省利用服務的業務標準和工作機制。具體做法是，三地市民可就近在當地檔案館申請利用在浦東新區或寧波市和杭州市登記的婚姻檔案（甚至有可能以寧波、杭州為中轉站，查詢到浙江其他地區的檔案），而不必千里迢迢回到原登記地，受理申請的檔案館將申請表傳真給對方檔案館，并通過電話確認是否查到檔案，對方館將加蓋公章的檔案復制件（法律效力等同于檔案原件）寄出，由申請人本人簽收。
這套工作機制經過一年的運作逐步成熟，成功地為浦東、杭州、寧波三地的二十幾位市民辦理了婚姻檔案的查閱利用，受到了利用者的歡迎和稱贊。國家檔案局也認可了這一做法，認為這是檔案部門突破檔案利用屬地化限制的一項重大創新。民生檔案跨省利用服務的實施，不僅能為三地市民辦理民生事項帶來明顯的實際收益，而且能夠間接地促進人才、資金、信息等各種經濟社會要素的流動。
眾所周知，西部地區為上海的改革開放輸送了大量的人力資源，這些“新浦東人”在民生檔案利用方面自然也產生了跨省利用的需求，所以在長三角“試水”成功后，浦東檔案人又將眼光投向了具有代表性的西部城市——成都，經過商議與試運行，2014年9月26日與成都市檔案館正式簽約，啟動了婚姻登記檔案的異地利用服務機制。
隨后浦東又與江蘇省南京市、北京市朝陽區結成了合作伙伴。新區檔案局（館）副局（館）長費美榮告訴筆者，將來不僅要與更多的地區達成合作關系，還要拓展檔案查詢門類，盡可能地方便群眾，造福群眾。
除此之外，考慮到浦東地域廣闊，農村居民數量龐大，新區檔案局（館）還將檔案利用的前沿陣地直接推進到了村居委，在試點的基礎上全面開通了民生檔案“查檔不出村”工作平臺，開放了婚姻、獨生子女、知青上山下鄉、知青子女回滬和農民建房等五類常用民生檔案，使得廣大農村居民特別是行動不便、年老體弱者可在村居委就近申請查檔、就近取件，享受到家門口的檔案服務。截至2014年底，這一貼心服務已經覆蓋浦東新區24個建制鎮的800多家村居委。
服務百姓無止境
民生檔案遠程利用機制雖已運作得風生水起，為民所贊，但市檔案局（館）相關工作人員一直有一塊心結：該服務機制雖已建成并運行，卻長久未能列入市民政局統籌的全市社區事務受理服務中心（以下簡稱“受理中心”）常規受理項目。直到2014年10月27日，這塊心結才終于解開。在市檔案局（館）長朱紀華的力推下，通過與本市有關職能部門多次協商、積極爭取，民生檔案社區查詢項目最終“落戶”全市社區服務統一平臺。
市檔案局業務指導處處長孫兆偉講述了“落戶”的曲折經過：“我們的民生檔案服務雖已在社區落地，但卻是‘飯店旁邊擺粥攤’，是體制外運行，以前曾設想進入受理中心服務項目統建范圍，但未能如愿。2014年8月終于出現了轉機，市委辦公廳、市政府辦公廳在《關于加強和改進新形勢下本市檔案工作的實施意見》中明確要求將民生檔案服務納入受理中心服務范圍，我們據此與有關部門加強協調。在此過程中得知了一條重要信息——市政府辦公廳已成立了本市‘社區事務受理服務中心標準化建設聯席會議’，對受理中心服務項目進行梳理，對新設立項目建立‘事項準入’機制，各業務主管部門凡需在受理中心設立服務項目的，須經聯席會議審核批準，原則上不再單獨向受理中心加派工作任務。當時經聯席會議核定的服務項目已達221項，涵蓋民政、計生、人社、公安、征兵等10個條線。同時，作為保障受理中心標準化建設的技術措施，由市民政局和市經信委牽頭，各條線的便民服務系統正在進行升級改造，逐步完成與受理中心服務平臺的接軌。沒有納入標準化建設的服務項目，將不得也無法在受理中心大平臺上運行和提供服務。”
“也就是說，如果錯失了此輪受理中心標準化建設的機會，全市通辦工作將被排除在受理中心服務項目之外而不得不叫停。而且為保持服務平臺的穩定性，中途不得再增加受理項目，所以再有申請的機會就得等到下輪系統改造之時，至少要四年以后。”“好險哪！”筆者不僅嘆道。孫處長點了點頭：“所以我們以最快速度向聯席會議辦公室遞交了準入申請，同時向市經信委、市財政局等有關部門申報了預算和技術方案，并著手統一部署實施系統升級改造。”
“聯席會議等相關部門的動作也很快，在短時間內就審批通過了，同意將民生檔案查詢事項納入受理中心統一平臺。之所以這么支持我們，主要有三點原因：一是這幾年開展檔案遠程利用的成效確實很好，深受老百姓歡迎；二是檔案信息作為落實民生政策的基礎，為社區受理中心和其他辦事機構服務民生提供了便利；三是我們原來的‘城市數字記憶工程’基于政務外網檔案遠程服務平臺的架構部署較好，與受理中心的統一平臺基本吻合。”
“我們是聯席會議審核通過的最后一個條線，納入了8個服務項目——在全市通辦原有五項基礎上，我們抓住機遇新增了‘再生育子女審批檔案’、‘工傷認定檔案’和‘學籍檔案’等三項。以前靠的是各區縣的友情操作，現在納入聯席會議的統建統管機制，終于名正言順了”，孫兆偉笑著說，“現在高速公路建好了，但是跑道上的車還不夠多。我們努力的方向是進一步拓展查詢門類，爭取把群眾迫切需要且依法依規可以為其提供利用的檔案，納入遠程服務平臺。”
據業務指導處薛文同志介紹，目前市局正在積極開展民生檔案查詢系統的升級改造等相關配套工作，并向各區縣檔案局（館）布置了任務：長寧、靜安、閔行、嘉定和奉賢區檔案館作為試點，2015年3月底前要全部完成新增3種民生檔案的專題目錄數據庫建設；其他區縣檔案館2015年5月底前全部完成。目標是2015年7月前，所有區縣檔案館基本建成新增3種民生檔案全文數據庫。
（張晶晶）
