劉南山
進入新世紀(jì)以來，在鄧小平理論和“三個代表”重要思想指引下，在國家檔案局的關(guān)心和指導(dǎo)下，我們上海檔案工作者在檔案工作創(chuàng)新方面進行了積極探索和實踐，取得了一些成果，使檔案工作的地位不斷提高，作用和影響不斷擴大。
十六大報告指出，21世紀(jì)頭20年是我國的重要戰(zhàn)略機遇期。市領(lǐng)導(dǎo)提出，這20年是上海建設(shè)“四個中心”之一，實現(xiàn)建成社會主義現(xiàn)代化國際大都市宏偉目標(biāo)的關(guān)鍵時期。對上海檔案工作者來說，這20年特別是其中的前十年，是我們面向大眾，面向社會，面向世界，實現(xiàn)跨越式發(fā)展的難得時期。為了抓住這個難得時期和各種機遇，實現(xiàn)上海檔案工作在新世紀(jì)初的發(fā)展目標(biāo)，我們需要對這兩年上海檔案工作創(chuàng)新的理論和實踐進行總結(jié)和思考，進一步統(tǒng)一對檔案工作創(chuàng)新的意義、目標(biāo)和任務(wù)的認(rèn)識，進一步研究解決創(chuàng)新過程中的問題和薄弱環(huán)節(jié)，進一步提出檔案工作創(chuàng)新的新思路、新舉措。
1．檔案工作創(chuàng)新的重要意義
20世紀(jì)90年代，江澤民同志多次指出，要以創(chuàng)新的精神去研究和做好新時期的各項工作，強調(diào)指出：“創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力?！睓n案工作是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的重要組成部分，是經(jīng)濟和社會發(fā)展不可或缺的基礎(chǔ)工作。檔案工作要發(fā)展，也必須緊跟時代步伐不斷創(chuàng)新。
(1)檔案工作創(chuàng)新是實踐“三個代表”重要思想的迫切要求?！叭齻€代表”重要思想與馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論一脈相承，是我們黨的立黨之本、執(zhí)政之基、力量之源，是我們在新世紀(jì)推進理論創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和科技創(chuàng)新，不斷奪取建設(shè)中國特色社會主義事業(yè)新勝利的根本保證。因此，各行各業(yè)、各項工作都要認(rèn)真貫徹“三個代表”重要思想。檔案工作貫徹“三個代表”重要思想，自要與時俱進，開拓創(chuàng)新，以新思路、新方法、新舉措為發(fā)展先進生產(chǎn)力，發(fā)展先進文化，維護和實現(xiàn)最廣大人民的根本利益做好服務(wù)工作。為推動先進生產(chǎn)力發(fā)展服務(wù)，就是要大力加強經(jīng)濟領(lǐng)域的檔案管理和利用工作，深入開展檔案創(chuàng)效益活動，主動促進檔案中儲存的知識和技術(shù)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，為提高國家的綜合國力和上海城市的綜合競爭力提供檔案服務(wù)；為發(fā)展先進文化服務(wù)，就是要以檔案史料為生動教材，大力弘揚和培育以愛國主義為核心的民族精神，大力塑造和培育上海城市精神，為培養(yǎng)有理想、有道德有文化、有紀(jì)律的公民提供檔案服務(wù)；為廣大人民群眾服務(wù)，就是要堅持把人民的根本利益作為檔案工作的出發(fā)點和歸宿，大力開發(fā)檔案信息資源，不斷拓寬檔案利用渠道，為滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求提供有效服務(wù)。檔案工作只有以“三個代表”思想為統(tǒng)領(lǐng)，才能站在歷史的制高點，應(yīng)對客觀世界的挑戰(zhàn)，不斷開拓新局面，求得新發(fā)展，才能不斷提升為各項建設(shè)事業(yè)和廣大人民群眾服務(wù)的能力。
(2)檔案工作創(chuàng)新是當(dāng)今國際國內(nèi)形勢發(fā)展的客觀要求。進入新世紀(jì)，經(jīng)濟全球化、全球信息化已勢不可擋，特別是信息化展非常迅猛。信息社會的一個重要特征，是社會衍生的信息和社會對信息的需求同時激增，這對信息服務(wù)業(yè)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案工作是一種利用檔案信息為社會提供服務(wù)的工作，面臨檔案信息激增和檔案信息利用需求的壓力，只有大力加強檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理與傳輸信息速度快、自動化程度高、可控性強、信息共享面廣等特點，才能更好地滿足社會需求?，F(xiàn)代科技的快速發(fā)展，又導(dǎo)致光盤、芯片等新型記錄載體、介質(zhì)大量出現(xiàn)，以紙張為檔案載體“一統(tǒng)天下”的局面已不復(fù)存在；還有大量電子文件的出現(xiàn)和歸檔、利用，都意味著檔案管理和利用服務(wù)的理念、機制、手段、模式等必須隨著新技術(shù)的發(fā)展及時創(chuàng)新。隨著改革開放的不斷深入和社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善，我國的政治、經(jīng)濟、文化和社會生活也發(fā)生了深刻變化，這給檔案工作帶來了一系列新的課題。例如，在計劃經(jīng)濟時代檔案大多是國有的，改革開放后民營企業(yè)、外資企業(yè)、股份制企業(yè)不斷涌現(xiàn)，使檔案所有權(quán)呈現(xiàn)多元態(tài)勢，這對傳統(tǒng)的檔案管理體制和機制提出了挑戰(zhàn)。又如，隨著社會日新月異的發(fā)展，新事物、新領(lǐng)域不斷出現(xiàn)，檔案內(nèi)容日趨豐富，檔案門類不斷拓展，這些特性各異的檔案管理成為急需研究的問題。社會文化需求的增長，又激活了檔案資源的開發(fā)利用，檔案館加大開放性、公眾性和文化性，已成為檔案工作為社會服務(wù)的題中之義。因此，社會發(fā)展出現(xiàn)的種種新情況、新問題，要求檔案工作不斷適應(yīng)形勢變化及時創(chuàng)新。
(3)檔案工作創(chuàng)新是自身發(fā)展的內(nèi)在動力。創(chuàng)新是推動檔案工作發(fā)展的原動力。中國檔案工作源遠(yuǎn)流長，在適應(yīng)社會變化的過程中，不斷自我更新，獲得新的發(fā)展。例如，檔案工作不斷適應(yīng)科技發(fā)展，拓展了檔案及檔案管理的內(nèi)容和形式。就從我國檔案載體的發(fā)展史來看，從3000多年前商代的甲骨檔案，到秦漢竹簡、嫌帛，到以后的紙張檔案的普遍出現(xiàn)，再到近代聲像檔案的出現(xiàn)，直至今天的磁盤、光盤等等，每次檔案工作適應(yīng)科技的重大發(fā)展，都帶來了檔案管理內(nèi)容和手段上的巨大變革。回顧我們上海檔案工作半個多世紀(jì)的發(fā)展歷程，更是證明了這一點。從20世紀(jì)五六十年代建立健全檔案工作機構(gòu)，形成檔案工作管理體制，到80年代貫徹《檔案法》，使檔案工作從封閉走向開放，到90年代制定《上海市檔案條例》，檔案工作納入市和區(qū)縣國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，加強檔案行政管理職能，拓寬檔案館服務(wù)功能，直至新世紀(jì)初貫徹國家檔案局要求，加強國家檔案資源建設(shè)、檔案信息化建設(shè)和檔案工作服務(wù)機制創(chuàng)新等，檔案工作的每一步發(fā)展無不凝結(jié)著創(chuàng)新的智慧。因此，創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的內(nèi)在動力。新世紀(jì)檔案工作也唯有以創(chuàng)新為動力，以創(chuàng)新為源泉，才能贏得更大的發(fā)展。
2．檔案工作創(chuàng)新面臨的機遇
在新的歷史時期，檔案工作不僅迫切需要創(chuàng)新，而且創(chuàng)新所處的形勢很好，面臨著許多發(fā)展機遇。
黨和國家對檔案工作提出的新要求，給檔案工作創(chuàng)新確立了發(fā)展目標(biāo)。首先，各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案事業(yè)非常關(guān)心和重視。1999年，江澤民同志為中央檔案館建館40周年題詞：“做好檔案工作，為建設(shè)有中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)。”1999年12月，胡錦濤同志在會見全國檔案工作暨表彰先進會議代表時指出：“檔案工作是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來?！苯陙?，王剛同志對檔案工作整體創(chuàng)新和社區(qū)檔案工作、電子文件管理、檔案宣傳工作等，也提出了具體、明確的要求。中央領(lǐng)導(dǎo)同志的這些要求，闡明了檔案工作的重要性和檔案工作的服務(wù)方向，意義非常深遠(yuǎn)。上海各級黨政領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作也非常支持，在政策上予以扶持，在工作中加以關(guān)注。各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視是上海檔案工作創(chuàng)新最大的機遇和最有利的條件。其次，進入新世紀(jì)，全國和上海的檔案工作面臨著更高的發(fā)展要求。在世紀(jì)交替之時，國家檔案局明確提出要把各級檔案館建成“兩個基地、一個中心”，即黨和國家重要檔案的保管基地、愛國主義教育基地和為改革開放、社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供檔案信息服務(wù)的中心。之后，還要求全國檔案部門積極開展檔案服務(wù)機制創(chuàng)新活動。“兩個基地、一個中心”賦予新世紀(jì)檔案工作新的內(nèi)涵、新的標(biāo)準(zhǔn)和新的要求。上海市委、市政府對上海檔案工作也提出了新的發(fā)展目標(biāo)，要求上海的檔案設(shè)施到2005年總體上達到國際先進水平，具體體現(xiàn)在2002年初市委辦公廳、市政府辦公廳下發(fā)的2號文件《關(guān)于進一步加強本市檔案工作的若干意見》中。這些要求無疑是推動上海檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的巨大動力。
改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的不斷深入，為檔案工作創(chuàng)新提供了發(fā)展空間。具體體現(xiàn)在：一是政府職能轉(zhuǎn)變帶來的檔案創(chuàng)新服務(wù)的空間。政府職能轉(zhuǎn)變要求我們的政府成為責(zé)任政府、透明政府、法制政府。檔案部門作為黨委和政府的職能機構(gòu)，將會成為各級政府政務(wù)公開和信息發(fā)布的重要平臺和場所。一方面可以適應(yīng)形勢發(fā)展需要，將保存的大量政務(wù)信息資料提前向社會開放；另一方面可以將政府各部門公開的規(guī)范性文件收集進館，開設(shè)窗口提供給老百姓查閱利用。二是上海城市新一輪發(fā)展帶來的服務(wù)空間。城市的改造和城市面貌的改變，要求檔案部門把城市歷史變遷的過程留下來。檔案部門不僅要指導(dǎo)各有關(guān)部門和單位做好建檔存史工作，還要有重點地參與對重大工程進行拍攝留檔。三是上海建設(shè)現(xiàn)代化國際大都市，率先實現(xiàn)現(xiàn)代化帶來的檔案資源建設(shè)的空間。徐匡迪同志任上海市市長時說過：一年能開二三百次以上國際性會議才稱得上國際大都市。上海在建設(shè)“四個中心”之一、建成現(xiàn)代化國際大都市過程中，國際性的重要會議和重大活動不斷增多?，F(xiàn)代條件下，這些國際性的會議和活動，包括本市組織的一些重大活動，以及重大突發(fā)事件的處置都是跨部門組織的，它們所產(chǎn)生的檔案很有價值，必須作為獨立的全宗進入國家綜合檔案館，比如APEC會議、亞行年會、福布斯論壇、特奧會、世博會，還有這次抗非典等。因此，檔案部門要提前介入這些重大活動、重要會議以及重大突發(fā)事件，參與指導(dǎo)建檔，并將這些檔案資源及時完整地集中到國家綜合檔案館來。四是上海市場經(jīng)濟體系建設(shè)帶來的檔案工作在新領(lǐng)域的發(fā)展空間。如誠信體系建設(shè)是保障社會主義市場經(jīng)濟健康發(fā)展和社會主義精神文明建設(shè)的一項重要任務(wù)；在誠信體系建設(shè)中，不但有加強信用檔案管理的要求，還有擴展檔案局、檔案館以及企業(yè)檔案室為誠信體系建設(shè)服務(wù)的機遇。市檔案 局已經(jīng)參加上海誠信體系聯(lián)席會議，將在抓好有關(guān)職能部門、中介機構(gòu)信用檔案管理，國有企業(yè)信用檔案管理試點，以及集中有關(guān)信 用檔案信息為社會服務(wù)等方面發(fā)揮重要作用。再如，社會保障體系的建設(shè)、社區(qū)管理體系的建設(shè)等，都給檔案工作拓寬了新的領(lǐng)域。
我國加入世貿(mào)組織，使檔案工作創(chuàng)新將融入到全球經(jīng)濟、文化的發(fā)展中。首先，“入世”以后檔案工作與國際間交流日益增多，我們能夠?qū)W習(xí)借鑒許多國家檔案管理的先進理念、先進經(jīng)驗和技術(shù)，這對提升我們檔案工作水平有很大意義。同時，我們還可以通過出國舉辦檔案展覽和友城互辦展覽，來宣傳中國、宣傳上海，增強我們與世界各國人民的友誼。其次，“入世”以后檔案工作要在加強國際經(jīng)濟合作和解決國際經(jīng)貿(mào)糾紛中發(fā)揮作用。特別是在應(yīng)對反傾銷問題上，檔案工作做好了，就能贏得主動權(quán)，為國家爭得名譽，為企業(yè)爭得效益。如寶鋼從1996年11月應(yīng)訴首起美國中厚鋼板反傾銷案以來，已應(yīng)訴國外反傾銷訴訟9起。如果這些反傾銷指控成立并被課以重稅的話，寶鋼將被迫每年減少出口各類鋼材43萬噸，損失外匯近1．5億美元，更嚴(yán)重的是寶鋼產(chǎn)品將失去國際市場的地位，損失無法估量。在寶鋼反傾銷立案調(diào)查和反傾銷調(diào)查的應(yīng)訴中，寶鋼集團公司檔案處積極配合集團公司法律事務(wù)部做了大量的工作，為調(diào)查取證、應(yīng)訴材料的填寫，提供了大量翔實可靠的原始證據(jù)，為寶鋼反傾銷訴訟取得較高的勝訴率發(fā)揮了很大作用。
綜上所述，新形勢、新機遇、新任務(wù)要求檔案部門和檔案工作者必須努力貫徹“三個代表”重要思想，立足本職，把握機遇，與時俱進，勇于創(chuàng)新，不斷提高檔案工作的水平，以適應(yīng)新世紀(jì)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)對檔案工作越來越高的要求。
3．檔案工作創(chuàng)新的現(xiàn)狀和問題
建國后，上海檔案工作歷經(jīng)半個多世紀(jì)的發(fā)展，在管理體系、資源建設(shè)、技術(shù)保障、人才培養(yǎng)等方面奠定了良好的基礎(chǔ)。特別是在“九五”期間，上海檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視下，取得了長足的進步，為新世紀(jì)初檔案工作創(chuàng)新創(chuàng)造了良好的條件。近兩年多來，上海檔案工作依托這個基礎(chǔ)和條件，抓住機遇，大膽創(chuàng)新，取得了一些成績。
(1)檔案管理工作形成“三管齊下”的新格局。近年來上海檔案工作在法制、體制、機制三個方面并舉，重視法制建設(shè)和體制、機制創(chuàng)新。對《上海市檔案條例》進行創(chuàng)新性的修改，將提交市人大審議，在檔案資源建設(shè)方面一些創(chuàng)新性的規(guī)范性文件相繼出臺；對全市檔案工作管理體制改革正在進行調(diào)研，浦東新區(qū)城建檔案部門和綜合檔案館已經(jīng)“合二為一”，統(tǒng)一由新區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)，有的區(qū)檔案館探索建立檔案文件管理中心初見成效；市檔案局館工作擺脫了“兩張皮”現(xiàn)象，局的行政管理職能緊緊圍繞檔案館實體建設(shè)和主體作用開展監(jiān)督、指導(dǎo)及各項服務(wù)工作。
(2)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)形成“三位一體”的新框架。按照新時期檔案館的功能要求，市檔案館已基本建成集檔案實體管理和檔案信息加工的基地、檔案科技研究和檔案教育培訓(xùn)的基地、檔案開放和檔案服務(wù)的基地為一體的新型檔案館的框架。一批具有現(xiàn)代氣息、多功能的區(qū)級檔案館建成，浦東新區(qū)正在建設(shè)現(xiàn)代化的開放型的文獻中心。靜安區(qū)檔案館與“二大”紀(jì)念館、交通大學(xué)檔案館與校博物館合署管理，走出整合利用資源的發(fā)展新路。
(3)檔案信息化建設(shè)形成“三網(wǎng)并進”的新局面。依托局域網(wǎng)，加快了檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。依托公務(wù)網(wǎng)，完成了上海檔案目錄中心一期工程，開通了上海檔案局公務(wù)網(wǎng)站；閘北區(qū)已建成的和一些區(qū)正在建設(shè)的區(qū)域檔案目錄中心，將通過公務(wù)網(wǎng)傳輸，成為上海檔案目錄中心的分中心。上海檔案信息的總數(shù)據(jù)庫正在加緊建設(shè)。依托因特網(wǎng)，建成了上海檔案信息網(wǎng)站，并幾經(jīng)改版，點擊率大幅上升。
(4)檔案服務(wù)形成“三大系列”的新品牌。首先是編研系列。市檔案館編輯《檔案信息摘報》、《新聞檔案》送市領(lǐng)導(dǎo)參閱，拍攝《追憶??檔案里的故事》百集電視專題片在上視紀(jì)實頻道播映，大力開發(fā)檔案文化產(chǎn)品，創(chuàng)出檔案館品牌。其次是展覽系列。圍繞中心工作和城市發(fā)展舉辦各種展覽，不僅自己辦，還與外省市檔案館和文博部門聯(lián)合辦；不僅在固定展廳辦，還到鬧市、公園、學(xué)校、商場、軍營、社區(qū)巡回展；不僅國內(nèi)辦，還遠(yuǎn)赴歐洲展。再次是中介服務(wù)系列。檔案中介服務(wù)機構(gòu)功能不斷拓展，不僅做好代為整理檔案等服務(wù)，而且在檔案咨詢服務(wù)層面有新的進展，寄存檔案業(yè)務(wù)日益紅火，市民的家庭檔案進入了市檔案館寄存中心。除上述“三大系列”服務(wù)品牌之外，市檔案館和12個區(qū)檔案館開設(shè)了現(xiàn)行文件服務(wù)窗口，拓展了檔案館的服務(wù)內(nèi)容。
上海檔案工作創(chuàng)新的形勢總體上是好的，但還存在一些薄弱環(huán)節(jié)，阻礙著創(chuàng)新進程向廣度和深度發(fā)展。主要表現(xiàn)在：一是創(chuàng)新的緊迫感不夠強。一些同志對檔案工作創(chuàng)新的認(rèn)識不高，沒有看到差距，未意識到落后，安于現(xiàn)狀，不思進取。二是創(chuàng)新的思路不夠?qū)挕２簧偻揪窒抻谶^去傳統(tǒng)的工作思路和模式，局限于自身狹小的工作范圍和環(huán)境，沒有把檔案工作自覺地放到社會發(fā)展的大局中去思考，沒有既立足檔案又跳出檔案研究創(chuàng)新問題。三是創(chuàng)新的實力不夠強?？傮w上看，檔案部門先進技術(shù)、先進設(shè)施較為缺乏，人員的知識結(jié)構(gòu)比較單一，創(chuàng)新的人才還不夠多，特別是計算機方面的人才更為缺乏。四是創(chuàng)新的舉措不夠多。目前檔案工作創(chuàng)新還缺乏足夠的力度和深度，有些瓶頸還沒有突破。檔案工作創(chuàng)新中存在的這些薄弱環(huán)節(jié)，究其根源，是由于檔案工作在觀念、理論、體制、環(huán)境等方面還存在一些問題。
在觀念方面，中國古代檔案文獻“重藏輕用”、“秘而不宣”文化傳統(tǒng)對我國近現(xiàn)代檔案管理、檔案意識有著很大影響。建國后很長一段時間檔案工作處于封閉、半封閉的狀態(tài)中，社會檔案觀念停留在政治、機要、保密的狹窄認(rèn)識上，因而在檔案館庫建設(shè)、檔案資源管理、檔案信息開發(fā)等方面形成了自我封閉、自成系統(tǒng)的觀念和格局。由于檔案部門長期以來一直是黨政機關(guān)的所屬機構(gòu)，各級檔案館一般都建在黨政機關(guān)大院之中或者是遠(yuǎn)離城市中心的偏僻地區(qū)，所以客觀上也造成了檔案館與社會和普通百姓的隔離，造成了檔案館的自我封閉。由于檔案形成和利用上的滯后性、被動性的特點，又使得一些檔案工作者形成了“被動服務(wù)”、“無所作為”的觀念，形成了檔案工作是“冷線”、檔案管理只是收收藏藏的思想。此外，檔案部門特別是各級國家綜合檔案館是社會公益性事業(yè)，經(jīng)濟上由國家全額撥款扶持支撐，于是一些同志還形成了“等、靠、要”的思想。這一系列陳舊觀念可以說是對檔案工作創(chuàng)新的最大障礙。
在理論方面，雖然檔案工作理論為檔案事業(yè)的建立和發(fā)展起到了重要的指導(dǎo)作用，但是目前許多傳統(tǒng)理論與檔案工作新的實踐已經(jīng)不相適應(yīng)：一是傳統(tǒng)理論的許多論述和觀點帶有計劃經(jīng)濟時代的局限性，與市場經(jīng)濟條件下的檔案工作難以適應(yīng)；二是傳統(tǒng)理論主要建筑在機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對當(dāng)前迅速發(fā)展的檔案館工作實踐難以適應(yīng)；三是傳統(tǒng)理論重點注重檔案收集、整理、分類、編目、檢索、統(tǒng)計等檔案保管的諸環(huán)節(jié)，對不斷拓寬的檔案利用工作難以適應(yīng)；四是傳統(tǒng)理論研究的對象主要是手工操作的檔案實體管理，對現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息管理難以適應(yīng)；五是傳統(tǒng)理論注重揭示檔案工作的內(nèi)在聯(lián)系，而對日益拓展的檔案工作與社會的外在聯(lián)系揭示不夠。理論上的局限性和滯后性制約了檔案工作創(chuàng)新。
在體制方面，檔案管理體制總體上適應(yīng)檔案工作發(fā)展，但也存在一定缺陷，主要表現(xiàn)在兩個方面：一是檔案行政管理部門的法定地位還沒有真正確立。盡管《檔案法》和《上海市檔案條例》都明確規(guī)定，各級檔案行政管理部門是本地區(qū)檔案事業(yè)的主管部門，負(fù)責(zé) 對本地區(qū)檔案事業(yè)依法實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)，但在某些條線如城建檔案的管理，還存在著體制不順、法制不統(tǒng)一，以及自行其事的問題。二是國家綜合檔案館的主體地位也沒有真正確立。由于專門、部門檔案館設(shè)置過多且功能不斷強化，使綜合檔案館主體地位減弱，館藏結(jié)構(gòu)單一，服務(wù)實力不強。由于體制缺陷，在檔案管理上形成了條塊分割、自成體系、畫地為牢的局面。每當(dāng)檔案工作創(chuàng)新舉措涉及部門利益時就會遇到阻撓，一些機構(gòu)往往片面強調(diào)部門利益，自我封閉、對外封鎖，這妨礙了國家檔案資源整體效用的發(fā)揮，妨礙了檔案信息資源的社會共享，也妨礙了檔案工作創(chuàng)新。
在環(huán)境方面，社會環(huán)境對檔案工作創(chuàng)新也有諸多不利因素。從整個社會的檔案意識來說，對檔案工作的認(rèn)識還比較狹窄，直接影響到社會對檔案工作創(chuàng)新的投入和關(guān)注，也影響到檔案接收、征集、信息開發(fā)利用等具體業(yè)務(wù)工作的開展。
4．檔案工作創(chuàng)新的目標(biāo)和方向
面對檔案工作創(chuàng)新中遇到的問題，要知難而上，積極應(yīng)對，明確目標(biāo)，找準(zhǔn)方向，努力推進檔案工作觀念創(chuàng)新、理論創(chuàng)新、體制創(chuàng)新、科技創(chuàng)新。
檔案工作觀念創(chuàng)新，就是要確立與新世紀(jì)經(jīng)濟和社會發(fā)展需要相適應(yīng)的檔案觀。首先，要樹立檔案工作服務(wù)中心的大局觀。檔案部門和檔案工作者要了解大局，把握大局，把為黨和政府的中心工作服務(wù)作為重點，確立服務(wù)的主攻方向，取得服務(wù)的主動權(quán)。要充分利用檔案部門擁有豐富檔案資源的獨特優(yōu)勢，抓住歷史和現(xiàn)實的結(jié)合點，選準(zhǔn)主題，有效地為大局服務(wù)，使檔案部門成為各級黨委和政府決策與管理的“信息庫”、“智囊團”。其次，要樹立檔案工作加大開放的發(fā)展觀。努力消除封閉的觀念，確立開放、整合、融入的新理念。要加快檔案開放步伐，拓寬檔案利用渠道，改善檔案館基礎(chǔ)設(shè)施。要樹立檔案資源整合的意識，摒除各級檔案部門各守一方、資源封閉、“自產(chǎn)自銷”的藩籬，充分發(fā)揮國家綜合檔案館在檔案資源建設(shè)中的主體地位、主導(dǎo)作用和集聚輻射功能，使各種檔案資源合理流動，優(yōu)化配置，形成檔案工作整體合力和規(guī)模效應(yīng)。要把檔案工作融入到各項建設(shè)事業(yè)中，融人到經(jīng)濟和社會活動中，與社會發(fā)展同步，不斷提升檔案工作的發(fā)展空間。第三，要樹立檔案工作面向社會的效益觀。轉(zhuǎn)變檔案工作只講投入，不講產(chǎn)出，不求效益的觀念，在檔案管理、檔案利用和檔案中介服務(wù)上爭創(chuàng)效益。在檔案管理上，要優(yōu)化館藏，把好接收、征集關(guān)口，加強檔案鑒定工作；要突破原來不合時宜的做法，縮短重要檔案在機關(guān)保存的時間，提前進入檔案館，實現(xiàn)檔案的社會價值。在檔案利用上，要運用各種先進的技術(shù)和手段，最大限度地開發(fā)檔案信息資源，促使“死材料”變成“活信息”，滿足社會的各種需要。在檔案中介服務(wù)上，要加強檔案咨詢服務(wù)中心、檔案寄存中心等機構(gòu)建設(shè)，為不斷擴大的檔案整理和檔案代保管等市場需求提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
檔案工作理論創(chuàng)新，就是要發(fā)展具有中國特色社會主義的檔案理論。要堅持理論和實踐結(jié)合，繼承和發(fā)展結(jié)合，在選擇中繼承，在創(chuàng)新中發(fā)展。當(dāng)前，要抓緊實現(xiàn)五個轉(zhuǎn)變：一是從檔案行政管理研究向檔案法制研究轉(zhuǎn)變。隨著《檔案法》的頒布實施，以此為中心的檔案法規(guī)體系正趨完善。以檔案法制手段規(guī)范檔案事業(yè)建設(shè)，給檔案理論研究提出了新的課題。二是從檔案室研究向檔案館研究轉(zhuǎn)變。近年來檔案館豐富的創(chuàng)新實踐為檔案理論研究打開了新的空間，如檔案館各種功能的開發(fā)，檔案館接收、征集檔案內(nèi)容和做法上的突破，檔案館檔案鑒定工作的進展，檔案館現(xiàn)行文件閱覽窗口的開設(shè)等，都應(yīng)該從理論上加以總結(jié)、概括和升華。三是從檔案實體管理研究向檔案信息資源開發(fā)研究轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，檔案資源的開發(fā)正從實體利用轉(zhuǎn)向信息開發(fā)，檔案目錄中心的構(gòu)建、檔案網(wǎng)絡(luò)的運行等，是實現(xiàn)這種轉(zhuǎn)變的重要標(biāo)志。檔案信息開發(fā)的模式、機制、方法以及用戶的特征、類型、層次、需求等理論應(yīng)該成為檔案理論研究的新內(nèi)容。四是從檔案管理手工操作研究向檔案計算機網(wǎng)絡(luò)管理研究轉(zhuǎn)變。隨著辦公自動化、檔案數(shù)字化工程推進，原來人工組織下完成的檔案收集、整理、分類、編目、保管、檢索、利用、統(tǒng)計等諸環(huán)節(jié)，已由電子計算機等現(xiàn)代技術(shù)來完成或輔助完成，還有電子檔案的產(chǎn)生和管理等，都要求檔案理論提供指導(dǎo)。五是從檔案工作內(nèi)在聯(lián)系的研究向?qū)ν饴?lián)系的研究轉(zhuǎn)變?！疤鰴n案看檔案”，檔案與文化，檔案與經(jīng)濟，檔案與信息，檔案與社會、歷史、人生的關(guān)系等，將為檔案理論研究開辟新的領(lǐng)域。
檔案工作體制創(chuàng)新，就是要完善符合檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的檔案工作體制。在檔案工作管理體制方面，首先是要堅持和完善檔案局、國家綜合檔案館合一的工作體制，這有利于檔案行政管理和檔案保管利用兩種職能的有效發(fā)揮，有利于有效地為居于主體地位的檔案館工作提供法律政策保障和行政管理服務(wù)。其次是要建立法制統(tǒng)一、辦事高效、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的檔案行政管理體制。堅決維護市和區(qū)縣檔案局的行政執(zhí)法主體地位；轉(zhuǎn)變檔案行政職能，強化綜合規(guī)劃、監(jiān)督協(xié)調(diào)、社會服務(wù)等職能；充分發(fā)揮檔案中介機構(gòu)在檔案業(yè)務(wù)咨詢、評估和檔案文件整理、寄存等方面的作用。
在檔案管理體制方面，首先是要發(fā)揮國家綜合檔案館的主導(dǎo)作用，同時進一步調(diào)動專門和部門檔案館管理檔案的積極性。可以嘗試建立中心檔案館體制，以綜合檔案館為中心檔案館，專門和部門檔案館為分館，原行政隸屬關(guān)系不變，人、財、物渠道基本不變，或由中心檔案館投入部分智力、技術(shù)、設(shè)施共建，分館在業(yè)務(wù)上受中心檔案館的管理和指導(dǎo)，使檔案資源的收集、流向、配置和開發(fā)利用更趨科學(xué)。其次，可實行三個“一體化”管理。一是文件檔案一體化管理，把檔案管理工作的起點前移到文件形成的階段。二是同一區(qū)域的機關(guān)檔案文件一體化管理，建立聯(lián)合的檔案文件中心，有效整合利用檔案資源。三是有些企事業(yè)單位實行檔案、圖書、情報資料一體化管理，發(fā)揮各類信息的整體效應(yīng)。
檔案工作科技創(chuàng)新，就是要發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案工作中的推進作用?？萍紕?chuàng)新是先進生產(chǎn)力發(fā)展的主導(dǎo)力量，也是檔案工作實現(xiàn)跨躍式發(fā)展的推動力量。一是要加快檔案信息化建設(shè)，以信息化帶動檔案基礎(chǔ)工作發(fā)展。在信息時代，檔案部門的功能將由傳統(tǒng)的以檔案實體保管為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息管理為中心。隨著政府各部門的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化系統(tǒng)及各種數(shù)據(jù)庫建設(shè)達到一定水平后，電子政府將建立電子文件數(shù)據(jù)中心，作為電子政府系統(tǒng)重要環(huán)節(jié)的數(shù)字檔案館，可以利用網(wǎng)絡(luò)組織管理政務(wù)信息，提供信息檢索，實現(xiàn)信息共享。這等于在電子政府系統(tǒng)中開設(shè)“現(xiàn)行文件閱覽中心”，為市民在網(wǎng)上提供文件信息服務(wù)。同時，檔案機構(gòu)應(yīng)該成為數(shù)字化檔案信息資源保存和利用的中心。檔案信息化為檔案重要資源的“重組”和利用提供了很好的機遇。由于歷史原因，在浩如煙海的館藏資源中有一部分不宜公開的和并無多大價值的檔案資源，在數(shù)字化過程中，應(yīng)該加強鑒定工作，進行“第二次建檔”，以優(yōu)化資源，提高利用效率。二是要加快檔案科技成果的開發(fā)和推廣應(yīng)用，提升檔案工作科技含量，提高檔案服務(wù)水平。對事關(guān)檔案工作發(fā)展全局的難點問題，要組織力量，加大投入，進行科技項目聯(lián)合攻關(guān)。檔案部門要加強同科研院所、高等院校和企業(yè)的合作，形成檔案科技創(chuàng)新的優(yōu)勢。借助“外腦”是實現(xiàn)檔案科技創(chuàng)新的重要途徑，可培育和依托社會中介機構(gòu)來開展檔案科技成果評定活動，建立社會化的檔案科技成果評價體系。要推行檔案科技成果推廣應(yīng)用的運作機制，促進其向產(chǎn)業(yè)化方向發(fā)展，使檔案科技成果應(yīng)用成為檔案工作的助推器。三是要加快檔案科技創(chuàng)新體制的建設(shè)。建立和健全政府對檔案科技進步的宏觀調(diào)控體系，發(fā)揮政策引導(dǎo)作用，有效動員和整合檔案科技創(chuàng)新資源，著力提高檔案科技創(chuàng)新能力。建立和發(fā)展檔案科技研究中心等中介服務(wù)機構(gòu)。檔案科技研究中心可以建立為檔案科技創(chuàng)新服務(wù)的人才數(shù)據(jù)庫，利用先進人力資源和技術(shù)設(shè)施組織研發(fā)檔案科技新成果，為檔案科技成果轉(zhuǎn)化提供服務(wù)，逐步實現(xiàn)功能社會化、服務(wù)產(chǎn)業(yè)化，從而發(fā)揮檔案科技創(chuàng)新“人才庫”、“實驗室”和“服務(wù)部”的作用。
5．檔案工作創(chuàng)新的重要任務(wù)
檔案工作是服務(wù)性的工作，檔案工作只有在為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)各項事業(yè)的服務(wù)中才能不斷發(fā)展，因此，檔案工作創(chuàng)新的著眼點和落腳點是服務(wù)創(chuàng)新。當(dāng)前，要把大力開發(fā)國家綜合檔案館的服務(wù)功能和大力加強各級檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)，作為上海檔案工作創(chuàng)新的重要任務(wù)。國家綜合檔案館是檔案事業(yè)的主體，是社會保存和利用重要檔案的中心，是城市歷史和文化的積淀，也是檔案工作發(fā)展水平和綜合實力的體現(xiàn)。國家綜合檔案館的實力和社會地位提高了，其他檔案館室的地位也會相應(yīng)提高。只有著力于綜合檔案館服務(wù)功能的開發(fā)，檔案工作創(chuàng)新才能保持旺盛的生命力。除了檔案館最基本的存史功能外，其服務(wù)功能的開發(fā)主要是以下八個方面：
一是決策參考功能?，F(xiàn)代科學(xué)決策的發(fā)展，決策過程的日益復(fù)雜，決策責(zé)任的日益重大，使政府和其他決策部門對檔案信息的需求日益增長。在決策過程中，檔案可作為分析、比較和評價的依據(jù)，可作為決策的直接論據(jù)來源，還可作為預(yù)測未來的背景材料。市和區(qū)縣檔案館應(yīng)該成為各級黨委和政府決策的信息服務(wù)部門，要使黨委和政府在制訂重大決策、開展重要工作時離不開檔案館。檔案館不僅要發(fā)揮“養(yǎng)兵千日，用兵一時”的作用，而且貴在平時經(jīng)常性、主動性的服務(wù)。檔案館要有專門部門和人員研究分析本地區(qū)經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要問題，把檔案館的工作與黨和政府的中心工作緊密聯(lián)系在一起。要研究分析館藏檔案中對當(dāng)前工作決策有參考價值的信息，找準(zhǔn)兩者的結(jié)合點，選準(zhǔn)服務(wù)的切入口，通過各種載體，有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案信息。
二是展覽教育功能。檔案“與時俱進”地記錄著中華民族團結(jié)統(tǒng)一、愛好和平、勤勞勇敢、自強不息的偉大民族精神。舉辦檔案展覽是公布檔案、展示歷史、資政育人的重要方式，是檔案館發(fā)揮社會教育作用的主要形式，也是檔案館開展檔案服務(wù)工作，向社會宣傳檔案、普及檔案知識和培養(yǎng)潛在的檔案利用者的重要手段。
檔案館要把舉辦檔案展覽作為檔案服務(wù)創(chuàng)新的突破口，立足檔案資源，服務(wù)中心工作，拓寬辦展視野，內(nèi)外聯(lián)動，多管齊下，多辦有社會影響的展覽。
三是社會課堂功能。吸引社會大眾特別是青少年學(xué)生走進檔案館“上課”，是發(fā)揮檔案館愛國主義教育基地功能的重要體現(xiàn)。檔案館應(yīng)該成為青少年進行素質(zhì)教育的“第二課堂”，成為市民接受終身教育的“社會課堂”。就目前的狀況而言，檔案館離“課堂”的要求還很遠(yuǎn)，要把市民和青少年請進“課堂”還有很多工作要做。如檔案資源的運用要符合文化教育的特點，檔案教育的形式要符合市民、青少年的需求等。檔案館不僅在硬件設(shè)施上，而且在軟件配套上，都要體現(xiàn)社會課堂的功能。
四是信息集聚和傳播功能。在整個檔案信息系統(tǒng)中，檔案館發(fā)揮著信息集聚和傳播的功能。檔案館豐富的館藏資源和館外資源，與信息化、網(wǎng)絡(luò)化相結(jié)合，將會產(chǎn)生獨特的優(yōu)勢。目前，上海19個區(qū)縣檔案館大部分已經(jīng)建立了網(wǎng)站和網(wǎng)頁，市檔案館的網(wǎng)站也在不斷升級和改版。正在改建的上海市檔案館外灘新館將建立中心數(shù)據(jù)庫，把館內(nèi)館外的檔案資源集中起來，便于市民查找利用。
五是咨詢利用功能。查檔接待是檔案館對外開放服務(wù)的重要“窗口”，檔案從“藏”到“用”，需要檔案館工作人員的創(chuàng)造性服務(wù)。檔案館應(yīng)培養(yǎng)和配備對館藏檔案熟悉并有一定研究的咨詢服務(wù)人的利用率。檔案館外有一大批潛在用戶，要激發(fā)他們的利用需求。
六是市場服務(wù)功能。在市場經(jīng)濟條件下，社會對檔案各種中介服務(wù)的需求日益增大。檔案館可以依托自身人才和檔案技術(shù) 設(shè)備上的相對優(yōu)勢，為社會提供服務(wù)，如：開展以檔案整理、寄建檔咨詢等為主要內(nèi)容的業(yè)務(wù)服務(wù)；以檔案修裱、消毒、保護等；主要內(nèi)容的技術(shù)服務(wù)；以拍攝檔案專題片、編輯檔案圖冊、制作老照片和歷史文獻等為主要內(nèi)容的文化服務(wù)等。
七是學(xué)術(shù)交流功能。檔案的開放，吸引了眾多的國內(nèi)外學(xué)者和大學(xué)生、研究生到檔案館來利用檔案，進行學(xué)術(shù)研究。檔案館正在成為中西文化交流的一個“窗口”，一條“紐帶”。這對提升檔案館的文化含量，提高檔案館檔案史料的開發(fā)水平，拓展檔案館對知識界的服務(wù)能力大有裨益。2002年開始舉辦的上海檔案論壇，要真正成為檔案學(xué)術(shù)交流的窗口，就要不斷研究新問題，探索新課題，逐步從上海走向全國，走向世界，與上海國際化大都市的地位相匹配。
八是文化休閑功能。當(dāng)今社會，文化消費正日益成為一個巨大的市場。作為公共文化設(shè)施的檔案館，理應(yīng)利用自己的優(yōu)勢，拓展文化休閑功能；老文獻、老照片、老電影、老唱片，可以構(gòu)筑一個富有歷史內(nèi)涵的文化空間。市民到檔案館來查閱檔案，畢竟人有限，但構(gòu)筑這樣一個文化空間，就可以吸引更多市民和海內(nèi)外游客。這個文化空間的構(gòu)筑，可以推動檔案館向大眾化、公共化方向發(fā)展，為地方開辟新的旅游資源，并為檔案館創(chuàng)造出一個巨大的潛在的讀者和觀眾群體。這種良性的互動，將進一步提升檔案的文化品位，為檔案館增添新的生機和活力。
在檔案工作創(chuàng)新的實踐中，還必須大力加強各級檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案室是檔案工作的基礎(chǔ)，國家綜合檔案館的檔案資源絕大部分源于各級檔案室的積累，沒有檔案室這個基礎(chǔ)就沒有檔案事業(yè)。因此，檔案工作創(chuàng)新，要進一步加強各級檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)，充分發(fā)揮各級檔案室在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要作用。
要按照國家和上海市的要求，保證檔案室工作的條件。2號文件要求上海檔案設(shè)施爭取在2005年達到國際先進水平，也包括各級檔案室在內(nèi)。各單位首先要加強對檔案室建設(shè)的人、財、物投入，尤其是要改變少數(shù)單位在檔案室人員配置方面的薄弱狀況。一個單位對檔案工作的重視程度，主要看是否配備較強的人員，同時是否給予財力、物力的支持。有眼光的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視這項工作。檔案室的工作人員也要苦練內(nèi)功，不斷提高自身素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)工作能力，以適應(yīng)新形勢對檔案室工作的新要求。
要切實履行好檔案室收集檔案的重要職責(zé)。要從被動收集轉(zhuǎn)為主動收集，從機械性收集變?yōu)閯?chuàng)造性收集。要建立登記制度、責(zé)任制度和各種工作規(guī)范。結(jié)合本單位的實際情況，確定收集范圍和內(nèi)容。收集范圍要寬泛，歸檔范圍則要嚴(yán)謹(jǐn)，要保證重要檔案資源不流失。要拓展收集視野，把檔案對單位和社會的價值結(jié)合起來考慮，切實把對經(jīng)濟和社會發(fā)展有價值的檔案保留下來。檔案室對上級領(lǐng)導(dǎo)的墨跡、題詞及各種榮譽記錄要妥善保存，單位每任領(lǐng)導(dǎo)的照片、簡歷也應(yīng)該保存下來，這些對單位的文化建設(shè)、展覽宣傳大有作用。要把鑒定放在檔案室業(yè)務(wù)工作的首位，改革檔案室歸檔鑒定，形成符合本單位的科學(xué)合理的歸檔范圍和保管期限。
檔案室也可以配合檔案館開展征集工作。要研究社區(qū)、學(xué)校、企業(yè)檔案室在征集方面可以做哪些工作。例如，社區(qū)檔案室可以協(xié)助檔案館征集社區(qū)名人檔案。不少小區(qū)住了很多名人，社區(qū)檔案室可以利用具有親和力的優(yōu)勢，把這些名人檔案征集下來，豐富國家和社會的檔案資源。機關(guān)、企業(yè)檔案室也可以根據(jù)自己的工作性質(zhì)和特點，進行有特色檔案的征集工作。要高度重視檔案室的信息化建設(shè)。這是整個上海檔案信息化建設(shè)的組成部分。目前絕大多數(shù)單位已經(jīng)使用計算機對檔案進行輔助管理，大大提高了工作效率，還沒有使用計算機管理的單位要盡早解決。在檔案室信息化建設(shè)中，要注意執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，融入標(biāo)準(zhǔn)化檢索體系，以和于資源共享。機關(guān)檔案室要把信息化建設(shè)納入市公務(wù)網(wǎng)建設(shè)規(guī)劃。
要依法履行檔案室移交檔案的職責(zé)，包括移交電子目錄、數(shù)字全文等。要把檔案當(dāng)作國有資產(chǎn)來管理，做好重要和重點檔案的登記?！渡虾Ｊ袡n案條例》對此已有明確規(guī)定，要制訂具體操作的規(guī)范性文件，把這項工作落到實處。
在服務(wù)上，檔案室要成為本單位、本部門工作和發(fā)展的參謀、智囊，積極主動做好檔案服務(wù)工作。要圍繞機關(guān)、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和各類人員的需求，拓展檔案的利用形式，增加檔案的服務(wù)項目，創(chuàng)新檔案的服務(wù)模式?？傊?，檔案工作創(chuàng)新離不開各級檔案室的基礎(chǔ)工作。面對新的形勢，檔案室人員要加強學(xué)習(xí)，勤奮工作，在檔案工作創(chuàng)新中做出新的業(yè)績。
在加強各級檔案室基礎(chǔ)建設(shè)的同時，也要加強部門檔案館的建設(shè)。根據(jù)檔案法律法規(guī)的規(guī)定，部門檔案館保存的檔案在一定時間以后也要向國家綜合檔案館移交。因此，部門檔案館也是國家綜合檔案館重要的資源基礎(chǔ)，必須進一步加強自身的基礎(chǔ)建設(shè)。
6．檔案工作創(chuàng)新的組織領(lǐng)導(dǎo)
要保證檔案工作創(chuàng)新的有效開展，必須加強組織領(lǐng)導(dǎo)。市和區(qū)縣檔案局要承擔(dān)起檔案工作創(chuàng)新的總體規(guī)劃、法規(guī)研究、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、組織協(xié)調(diào)、科研攻關(guān)、人才培養(yǎng)和資金保證等工作。當(dāng)前，在加強對檔案工作創(chuàng)新的組織領(lǐng)導(dǎo)中，要注意以下幾個方面：
第一，要理清檔案行政管理工作的思路。在檔案設(shè)施上，要重點加強檔案館建設(shè)，同時抓好各級檔案室的建設(shè)。檔案館是主體，檔案室是基礎(chǔ)，缺一不可，互相依存。在館室建設(shè)上，要善于根據(jù)不同時期的主要矛盾及時調(diào)整工作思路。當(dāng)前，要針對加大檔案信息資源向社會進一步開放的實際需要，加快檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案資源建設(shè)。改革開放以前，檔案工作是以收集保管檔案為主，因此重點加強了各級檔案室。但檔案開放以后，特別是進入新世紀(jì)，檔案工作是以開發(fā)利用為中心，而檔案室不能對社會開放或者利用面比較局限，開放利用的重心在綜合檔案館，所以要把檔案館的建設(shè)放在重要位置。當(dāng)然，這并不是說可以放棄檔案室的建設(shè)。檔案室對某個部門和單位來說，也擔(dān)負(fù)著檔案利用的重要職責(zé)，因此，在重點加強各級檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時，也要抓好各級檔案室的建設(shè)。
在信息化建設(shè)中，要重點解決政策、規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的統(tǒng)一，同時抓好計算機輔助管理和檔案數(shù)字化等工作。這是檔案信息化建設(shè)中必須理順的重要問題，不然投入越大問題越多。信息化建設(shè)最終應(yīng)該實現(xiàn)信息資源共享，而目前我們要實現(xiàn)這個目標(biāo)還存在許多問題。如現(xiàn)在檔案目錄中心建設(shè)遇到的最大問題是數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，由于過去各搞一套，給數(shù)據(jù)遷移、信息共享造成很大障礙。檔案信息化建設(shè)在整合和規(guī)劃方面要加大力度，我們已經(jīng)向市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局申報數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)格式建設(shè)方案并得到批準(zhǔn)，當(dāng)前，要抓緊完成標(biāo)準(zhǔn)格式規(guī)范的起草工作，爭取早日出臺。每個檔案部門都要充分認(rèn)識信息化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一的重要性。軟件可以不統(tǒng)一，但標(biāo)準(zhǔn)一定要統(tǒng)一。
在檔案資源建設(shè)中，要重點抓好檔案鑒定工作，同時加強檔案資源整合。不解決鑒定問題，整合起來的檔案信息或者沒有利用價值，或者不能對外提供利用。當(dāng)務(wù)之急是要先開展鑒定工作，要樹立鑒定第一的思想。檔案部門人員素質(zhì)有一定的局限性，學(xué)歷史專業(yè)、檔案專業(yè)的比較多，要充實一些經(jīng)濟、金融和管理專業(yè)的人才，這樣就能更加容易發(fā)現(xiàn)檔案的經(jīng)濟價值。在檔案開放鑒定上要慎重，特別是對關(guān)系到國家利益和安全的檔案要謹(jǐn)慎。檔案行政管理部門要把鑒定作為基礎(chǔ)工作的重點，組織社會專家進行攻關(guān)?，F(xiàn)在機關(guān)正在進行檔案“三合一”歸檔鑒定試點，其中一個方面就是請社會專家從源頭上把關(guān)，而進了檔案館的館藏檔案也可以依靠社會專家作進一步的鑒定。在抓好鑒定的同時，資源整合也要抓好。在加強國家檔案資源管理的同時，要把社會檔案資源也管起來。國家檔案資源是國家機構(gòu)、國有企事業(yè)單位產(chǎn)生的社會檔案資源則是其他社會組織和個人產(chǎn)生的。要采取各種措施，解決社會上不愿把檔案放到檔案館的問題，例如，可以在庫房中增設(shè)名人檔案室，以擴大檔案館的社會影響。
在檔案科技研究中，要重點研究解決當(dāng)前工作中的急、難問題，同時加強對長遠(yuǎn)問題的研究。目前上海檔案科技創(chuàng)新有一些急需解決的問題：一是科技規(guī)劃要明確，既要有遠(yuǎn)景規(guī)劃又要有近期計劃。二是要抓住當(dāng)前檔案管理中的難點問題集中攻關(guān)。如檔案條形碼管理等。三是科研要有先導(dǎo)性。例如電子文件歸檔管理 問題，要根據(jù)上海實際情況，抓緊研究切實可行的方案。現(xiàn)在要兩手抓，一手抓還檔案實體管理舊帳，一手抓電子文件和電子檔案管 理。檔案部門要介入文件管理的源頭，制定文檔一體化的管理規(guī)范。四是要把檔案目錄信息化特別是專題目錄信息化作為大事抓好。五是搞好檔案實體數(shù)字化，注重檔案實體保護現(xiàn)代技術(shù)研究，加強對聲像檔案的資源整合和數(shù)字化工作，建好多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。
第二，要在服務(wù)中加強檔案指導(dǎo)和監(jiān)督工作。檔案局要為檔案館服務(wù)。檔案工作從某種意義上來說就是檔案館工作，檔案館是檔案工作的實體、載體、主體。檔案館是檔案的最終歸宿，國家檔案資源、社會檔案資源最終都要進檔案館。檔案館的館藏內(nèi)容和社會對檔案的利用需求，要求檔案局發(fā)揮行政指導(dǎo)和監(jiān)督作用，為保障檔案館的工作服務(wù)。如對重大活動進行監(jiān)督指導(dǎo)，就是為保證這部分檔案的進館。正因為檔案有現(xiàn)實的利用價值，所以檔案館工作能夠出亮點，而檔案館出成績可以提升檔案工作整體的地位和影響。因此，檔案局應(yīng)該為檔案館服務(wù)好。
檔案局也要為檔案室服務(wù)。一是法制和政策服務(wù)。檔案工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、領(lǐng)導(dǎo)講話要讓每個檔案工作者都了解和掌握，要編寫這方面的宣傳品，以各種途徑進行宣傳。二是培訓(xùn)服務(wù)。要分析檔案隊伍的現(xiàn)狀及問題，確定培訓(xùn)的目標(biāo)和方向，制訂計劃。培訓(xùn)服務(wù)可以和當(dāng)前的檔案工作創(chuàng)新活動結(jié)合起來。三是典型示范服務(wù)。通過宣傳典型來交流經(jīng)驗和各類信息。四是執(zhí)法檢查服務(wù)。執(zhí)法是剛性的，服務(wù)是柔性的，要把執(zhí)法的剛性和服務(wù)的柔性結(jié)合起來。執(zhí)法不僅僅是去找問題，主要是為解決問題?？梢蚤_展執(zhí)法前服務(wù)，出一些題目讓大家自查，把問題在執(zhí)法前解決掉，化剛為柔。還有執(zhí)法后服務(wù)，如果發(fā)現(xiàn)檔案整理有問題，可以授權(quán)咨詢中心代為整理，制度不完善的可以幫助他們完善建立。五是凝聚力服務(wù)。要形成檔案工作網(wǎng)絡(luò)，加強彼此的交流，增長知識和才干，增強事業(yè)心和責(zé)任感。
第三，要發(fā)揮檔案學(xué)會和檔案中介機構(gòu)的作用。要充分發(fā)揮檔案學(xué)會對檔案行政管理的補充作用。學(xué)會是檔案工作者之家，具有影響力和號召力。要支持學(xué)會工作，加強學(xué)會建設(shè)，發(fā)揮學(xué)會的學(xué)術(shù)委員會和專業(yè)委員會的研究作用。要把民營企業(yè)吸納進來建立專業(yè)委員會，研究和探索民營企業(yè)檔案的管理。學(xué)會要積極組織國內(nèi)外交流活動，把各方面會員凝聚起來，以利于調(diào)動各方面積極性，推動檔案工作發(fā)展。要發(fā)揮中介機構(gòu)的專業(yè)和服務(wù)作用。檔案行政管理部門對機關(guān)、企事業(yè)單位的目標(biāo)管理、升級考評是發(fā)展檔案事業(yè)的重要抓手，但面對眾多的單位，檔案行政管理部門不可能全部包攬，可以依靠檔案中介機構(gòu)來做。業(yè)務(wù)指導(dǎo)要考慮宏觀性的問題，不要陷入具體考評的泥潭中去，要把精力放到事關(guān)全局發(fā)展的大事上。
第四，要建立檔案工作創(chuàng)新的有效運行機制：
一是法制保障機制。各級檔案行政管理部門在推進檔案工作創(chuàng)新中，一定要加強檔案法制建設(shè)，以法制作為創(chuàng)新的保障。要把不合時宜的做法轉(zhuǎn)變?yōu)榕c時俱進、不斷創(chuàng)新的觀念和措施，把創(chuàng)新的政策轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)新的法制規(guī)范，把剛性的法規(guī)轉(zhuǎn)變?yōu)閯傂缘男袆樱焉贁?shù)人掌握的法律法規(guī)轉(zhuǎn)變?yōu)閺V大檔案工作者共同享有的武器和遵守的準(zhǔn)則，把檔案部門的法制意識轉(zhuǎn)變?yōu)槿鐣臋n案法制意識。同時，要積極爭取黨委、政府對檔案工作創(chuàng)新的政策支持，加強檔案工作的社會宣傳力度。
二是“龍頭”帶動機制。檔案利用工作是檔案各項管理工作的 “龍頭”。抓住了“龍頭”，就能帶動檔案的接收、征集、整理、鑒定等諸個環(huán)節(jié)的工作。檔案工作創(chuàng)新成果的大小，主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)能力水平的高低上。因而要實施檔案工作重心轉(zhuǎn)移，突出以利用為中心，帶動其他環(huán)節(jié)工作圍繞中心，夯實基礎(chǔ)，提供保障，形成 利用促基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作保障利用服務(wù)的“龍頭”帶動機制。當(dāng)然，強調(diào)利用的“龍頭”作用，并不能忽視基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，兩者是相輔相成、互為因果的統(tǒng)一體；但是，利用是矛盾的主要方面，以利用帶動業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，檔案工作創(chuàng)新才能有持續(xù)發(fā)展的能力。
三是聯(lián)合攻關(guān)機制。檔案工作創(chuàng)新，尤需發(fā)揮團隊精神、合力作用。因為檔案工作原來各方面基礎(chǔ)、條件比較弱，還因為檔案工作是一個覆蓋面十分廣泛的大系統(tǒng)。對事關(guān)檔案工作發(fā)展大局的問題，檔案部門要依托各方優(yōu)勢，發(fā)揮各自作用，形成攻關(guān)機制。有些項目的攻關(guān)，還要聯(lián)合檔案系統(tǒng)外的力量。
四是人才培養(yǎng)機制。人才資源是檔案工作創(chuàng)新的第一資源，第一動力。檔案創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，檔案隊伍整體素質(zhì)的提高，對于檔案工作創(chuàng)新起著關(guān)鍵作用。要按照有利于優(yōu)秀人才的吸引與凝聚、有利于未來人才的培養(yǎng)與使用、有利于人才隊伍的持續(xù)發(fā)展和動態(tài)優(yōu)化的原則，在公平競爭中識別人才，在創(chuàng)新實踐中培養(yǎng)人才，在事業(yè)發(fā)展中凝聚人才，在工作生活中關(guān)愛人才，形成多層次、多方位的檔案人才開發(fā)新格局。檔案專業(yè)教育要根據(jù)檔案工作創(chuàng)新實踐的發(fā)展，創(chuàng)新檔案教育內(nèi)容、教育方法和教育手段。檔案在職人員繼續(xù)教育的內(nèi)容、方法要適應(yīng)檔案工作創(chuàng)新的需要，加強前瞻性、研究性和實踐性。檔案部門要倡導(dǎo)勇于創(chuàng)新、敢為人先的創(chuàng)新氛圍，營造不重資歷重潛力，有利于人盡其才、人才輩出的創(chuàng)新環(huán)境。
五是創(chuàng)新激勵機制。對于檔案理論和實踐創(chuàng)新的成果要給予獎勵，形成創(chuàng)新激勵機制。要進一步完善檔案學(xué)術(shù)成果和科技成果評獎制度，建立科學(xué)的檔案創(chuàng)新成果的評價體系，有效動員、整合、配置各項創(chuàng)新資源，設(shè)立檔案工作創(chuàng)新活動的社會基金，激發(fā)檔案工作創(chuàng)新活力，提升檔案工作創(chuàng)新能力。
檔案工作是一項橫貫百業(yè)的重要的基礎(chǔ)工作。新的時代賦予檔案工作新的發(fā)展機遇，新的發(fā)展空間，同時也向檔案工作揭示了新的發(fā)展課題，提出了新的發(fā)展要求。檔案工作只有惟新是圖，奮發(fā)有為，才能不辱使命，建功立業(yè)，為全面實現(xiàn)小康社會的奮斗目標(biāo)發(fā)揮應(yīng)有的作用。
進入新世紀(jì)以來，在鄧小平理論和“三個代表”重要思想指引下，在國家檔案局的關(guān)心和指導(dǎo)下，我們上海檔案工作者在檔案工作創(chuàng)新方面進行了積極探索和實踐，取得了一些成果，使檔案工作的地位不斷提高，作用和影響不斷擴大。
十六大報告指出，21世紀(jì)頭20年是我國的重要戰(zhàn)略機遇期。市領(lǐng)導(dǎo)提出，這20年是上海建設(shè)“四個中心”之一，實現(xiàn)建成社會主義現(xiàn)代化國際大都市宏偉目標(biāo)的關(guān)鍵時期。對上海檔案工作者來說，這20年特別是其中的前十年，是我們面向大眾，面向社會，面向世界，實現(xiàn)跨越式發(fā)展的難得時期。為了抓住這個難得時期和各種機遇，實現(xiàn)上海檔案工作在新世紀(jì)初的發(fā)展目標(biāo)，我們需要對這兩年上海檔案工作創(chuàng)新的理論和實踐進行總結(jié)和思考，進一步統(tǒng)一對檔案工作創(chuàng)新的意義、目標(biāo)和任務(wù)的認(rèn)識，進一步研究解決創(chuàng)新過程中的問題和薄弱環(huán)節(jié)，進一步提出檔案工作創(chuàng)新的新思路、新舉措。
1．檔案工作創(chuàng)新的重要意義
20世紀(jì)90年代，江澤民同志多次指出，要以創(chuàng)新的精神去研究和做好新時期的各項工作，強調(diào)指出：“創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力?！睓n案工作是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的重要組成部分，是經(jīng)濟和社會發(fā)展不可或缺的基礎(chǔ)工作。檔案工作要發(fā)展，也必須緊跟時代步伐不斷創(chuàng)新。
(1)檔案工作創(chuàng)新是實踐“三個代表”重要思想的迫切要求?！叭齻€代表”重要思想與馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論一脈相承，是我們黨的立黨之本、執(zhí)政之基、力量之源，是我們在新世紀(jì)推進理論創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和科技創(chuàng)新，不斷奪取建設(shè)中國特色社會主義事業(yè)新勝利的根本保證。因此，各行各業(yè)、各項工作都要認(rèn)真貫徹“三個代表”重要思想。檔案工作貫徹“三個代表”重要思想，自要與時俱進，開拓創(chuàng)新，以新思路、新方法、新舉措為發(fā)展先進生產(chǎn)力，發(fā)展先進文化，維護和實現(xiàn)最廣大人民的根本利益做好服務(wù)工作。為推動先進生產(chǎn)力發(fā)展服務(wù)，就是要大力加強經(jīng)濟領(lǐng)域的檔案管理和利用工作，深入開展檔案創(chuàng)效益活動，主動促進檔案中儲存的知識和技術(shù)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，為提高國家的綜合國力和上海城市的綜合競爭力提供檔案服務(wù)；為發(fā)展先進文化服務(wù)，就是要以檔案史料為生動教材，大力弘揚和培育以愛國主義為核心的民族精神，大力塑造和培育上海城市精神，為培養(yǎng)有理想、有道德有文化、有紀(jì)律的公民提供檔案服務(wù)；為廣大人民群眾服務(wù)，就是要堅持把人民的根本利益作為檔案工作的出發(fā)點和歸宿，大力開發(fā)檔案信息資源，不斷拓寬檔案利用渠道，為滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求提供有效服務(wù)。檔案工作只有以“三個代表”思想為統(tǒng)領(lǐng)，才能站在歷史的制高點，應(yīng)對客觀世界的挑戰(zhàn)，不斷開拓新局面，求得新發(fā)展，才能不斷提升為各項建設(shè)事業(yè)和廣大人民群眾服務(wù)的能力。
(2)檔案工作創(chuàng)新是當(dāng)今國際國內(nèi)形勢發(fā)展的客觀要求。進入新世紀(jì)，經(jīng)濟全球化、全球信息化已勢不可擋，特別是信息化展非常迅猛。信息社會的一個重要特征，是社會衍生的信息和社會對信息的需求同時激增，這對信息服務(wù)業(yè)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案工作是一種利用檔案信息為社會提供服務(wù)的工作，面臨檔案信息激增和檔案信息利用需求的壓力，只有大力加強檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理與傳輸信息速度快、自動化程度高、可控性強、信息共享面廣等特點，才能更好地滿足社會需求?，F(xiàn)代科技的快速發(fā)展，又導(dǎo)致光盤、芯片等新型記錄載體、介質(zhì)大量出現(xiàn)，以紙張為檔案載體“一統(tǒng)天下”的局面已不復(fù)存在；還有大量電子文件的出現(xiàn)和歸檔、利用，都意味著檔案管理和利用服務(wù)的理念、機制、手段、模式等必須隨著新技術(shù)的發(fā)展及時創(chuàng)新。隨著改革開放的不斷深入和社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善，我國的政治、經(jīng)濟、文化和社會生活也發(fā)生了深刻變化，這給檔案工作帶來了一系列新的課題。例如，在計劃經(jīng)濟時代檔案大多是國有的，改革開放后民營企業(yè)、外資企業(yè)、股份制企業(yè)不斷涌現(xiàn)，使檔案所有權(quán)呈現(xiàn)多元態(tài)勢，這對傳統(tǒng)的檔案管理體制和機制提出了挑戰(zhàn)。又如，隨著社會日新月異的發(fā)展，新事物、新領(lǐng)域不斷出現(xiàn)，檔案內(nèi)容日趨豐富，檔案門類不斷拓展，這些特性各異的檔案管理成為急需研究的問題。社會文化需求的增長，又激活了檔案資源的開發(fā)利用，檔案館加大開放性、公眾性和文化性，已成為檔案工作為社會服務(wù)的題中之義。因此，社會發(fā)展出現(xiàn)的種種新情況、新問題，要求檔案工作不斷適應(yīng)形勢變化及時創(chuàng)新。
(3)檔案工作創(chuàng)新是自身發(fā)展的內(nèi)在動力。創(chuàng)新是推動檔案工作發(fā)展的原動力。中國檔案工作源遠(yuǎn)流長，在適應(yīng)社會變化的過程中，不斷自我更新，獲得新的發(fā)展。例如，檔案工作不斷適應(yīng)科技發(fā)展，拓展了檔案及檔案管理的內(nèi)容和形式。就從我國檔案載體的發(fā)展史來看，從3000多年前商代的甲骨檔案，到秦漢竹簡、嫌帛，到以后的紙張檔案的普遍出現(xiàn)，再到近代聲像檔案的出現(xiàn)，直至今天的磁盤、光盤等等，每次檔案工作適應(yīng)科技的重大發(fā)展，都帶來了檔案管理內(nèi)容和手段上的巨大變革。回顧我們上海檔案工作半個多世紀(jì)的發(fā)展歷程，更是證明了這一點。從20世紀(jì)五六十年代建立健全檔案工作機構(gòu)，形成檔案工作管理體制，到80年代貫徹《檔案法》，使檔案工作從封閉走向開放，到90年代制定《上海市檔案條例》，檔案工作納入市和區(qū)縣國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，加強檔案行政管理職能，拓寬檔案館服務(wù)功能，直至新世紀(jì)初貫徹國家檔案局要求，加強國家檔案資源建設(shè)、檔案信息化建設(shè)和檔案工作服務(wù)機制創(chuàng)新等，檔案工作的每一步發(fā)展無不凝結(jié)著創(chuàng)新的智慧。因此，創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的內(nèi)在動力。新世紀(jì)檔案工作也唯有以創(chuàng)新為動力，以創(chuàng)新為源泉，才能贏得更大的發(fā)展。
2．檔案工作創(chuàng)新面臨的機遇
在新的歷史時期，檔案工作不僅迫切需要創(chuàng)新，而且創(chuàng)新所處的形勢很好，面臨著許多發(fā)展機遇。
黨和國家對檔案工作提出的新要求，給檔案工作創(chuàng)新確立了發(fā)展目標(biāo)。首先，各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案事業(yè)非常關(guān)心和重視。1999年，江澤民同志為中央檔案館建館40周年題詞：“做好檔案工作，為建設(shè)有中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)。”1999年12月，胡錦濤同志在會見全國檔案工作暨表彰先進會議代表時指出：“檔案工作是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來?！苯陙?，王剛同志對檔案工作整體創(chuàng)新和社區(qū)檔案工作、電子文件管理、檔案宣傳工作等，也提出了具體、明確的要求。中央領(lǐng)導(dǎo)同志的這些要求，闡明了檔案工作的重要性和檔案工作的服務(wù)方向，意義非常深遠(yuǎn)。上海各級黨政領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作也非常支持，在政策上予以扶持，在工作中加以關(guān)注。各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視是上海檔案工作創(chuàng)新最大的機遇和最有利的條件。其次，進入新世紀(jì)，全國和上海的檔案工作面臨著更高的發(fā)展要求。在世紀(jì)交替之時，國家檔案局明確提出要把各級檔案館建成“兩個基地、一個中心”，即黨和國家重要檔案的保管基地、愛國主義教育基地和為改革開放、社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供檔案信息服務(wù)的中心。之后，還要求全國檔案部門積極開展檔案服務(wù)機制創(chuàng)新活動。“兩個基地、一個中心”賦予新世紀(jì)檔案工作新的內(nèi)涵、新的標(biāo)準(zhǔn)和新的要求。上海市委、市政府對上海檔案工作也提出了新的發(fā)展目標(biāo)，要求上海的檔案設(shè)施到2005年總體上達到國際先進水平，具體體現(xiàn)在2002年初市委辦公廳、市政府辦公廳下發(fā)的2號文件《關(guān)于進一步加強本市檔案工作的若干意見》中。這些要求無疑是推動上海檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的巨大動力。
改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的不斷深入，為檔案工作創(chuàng)新提供了發(fā)展空間。具體體現(xiàn)在：一是政府職能轉(zhuǎn)變帶來的檔案創(chuàng)新服務(wù)的空間。政府職能轉(zhuǎn)變要求我們的政府成為責(zé)任政府、透明政府、法制政府。檔案部門作為黨委和政府的職能機構(gòu)，將會成為各級政府政務(wù)公開和信息發(fā)布的重要平臺和場所。一方面可以適應(yīng)形勢發(fā)展需要，將保存的大量政務(wù)信息資料提前向社會開放；另一方面可以將政府各部門公開的規(guī)范性文件收集進館，開設(shè)窗口提供給老百姓查閱利用。二是上海城市新一輪發(fā)展帶來的服務(wù)空間。城市的改造和城市面貌的改變，要求檔案部門把城市歷史變遷的過程留下來。檔案部門不僅要指導(dǎo)各有關(guān)部門和單位做好建檔存史工作，還要有重點地參與對重大工程進行拍攝留檔。三是上海建設(shè)現(xiàn)代化國際大都市，率先實現(xiàn)現(xiàn)代化帶來的檔案資源建設(shè)的空間。徐匡迪同志任上海市市長時說過：一年能開二三百次以上國際性會議才稱得上國際大都市。上海在建設(shè)“四個中心”之一、建成現(xiàn)代化國際大都市過程中，國際性的重要會議和重大活動不斷增多?，F(xiàn)代條件下，這些國際性的會議和活動，包括本市組織的一些重大活動，以及重大突發(fā)事件的處置都是跨部門組織的，它們所產(chǎn)生的檔案很有價值，必須作為獨立的全宗進入國家綜合檔案館，比如APEC會議、亞行年會、福布斯論壇、特奧會、世博會，還有這次抗非典等。因此，檔案部門要提前介入這些重大活動、重要會議以及重大突發(fā)事件，參與指導(dǎo)建檔，并將這些檔案資源及時完整地集中到國家綜合檔案館來。四是上海市場經(jīng)濟體系建設(shè)帶來的檔案工作在新領(lǐng)域的發(fā)展空間。如誠信體系建設(shè)是保障社會主義市場經(jīng)濟健康發(fā)展和社會主義精神文明建設(shè)的一項重要任務(wù)；在誠信體系建設(shè)中，不但有加強信用檔案管理的要求，還有擴展檔案局、檔案館以及企業(yè)檔案室為誠信體系建設(shè)服務(wù)的機遇。市檔案 局已經(jīng)參加上海誠信體系聯(lián)席會議，將在抓好有關(guān)職能部門、中介機構(gòu)信用檔案管理，國有企業(yè)信用檔案管理試點，以及集中有關(guān)信 用檔案信息為社會服務(wù)等方面發(fā)揮重要作用。再如，社會保障體系的建設(shè)、社區(qū)管理體系的建設(shè)等，都給檔案工作拓寬了新的領(lǐng)域。
我國加入世貿(mào)組織，使檔案工作創(chuàng)新將融入到全球經(jīng)濟、文化的發(fā)展中。首先，“入世”以后檔案工作與國際間交流日益增多，我們能夠?qū)W習(xí)借鑒許多國家檔案管理的先進理念、先進經(jīng)驗和技術(shù)，這對提升我們檔案工作水平有很大意義。同時，我們還可以通過出國舉辦檔案展覽和友城互辦展覽，來宣傳中國、宣傳上海，增強我們與世界各國人民的友誼。其次，“入世”以后檔案工作要在加強國際經(jīng)濟合作和解決國際經(jīng)貿(mào)糾紛中發(fā)揮作用。特別是在應(yīng)對反傾銷問題上，檔案工作做好了，就能贏得主動權(quán)，為國家爭得名譽，為企業(yè)爭得效益。如寶鋼從1996年11月應(yīng)訴首起美國中厚鋼板反傾銷案以來，已應(yīng)訴國外反傾銷訴訟9起。如果這些反傾銷指控成立并被課以重稅的話，寶鋼將被迫每年減少出口各類鋼材43萬噸，損失外匯近1．5億美元，更嚴(yán)重的是寶鋼產(chǎn)品將失去國際市場的地位，損失無法估量。在寶鋼反傾銷立案調(diào)查和反傾銷調(diào)查的應(yīng)訴中，寶鋼集團公司檔案處積極配合集團公司法律事務(wù)部做了大量的工作，為調(diào)查取證、應(yīng)訴材料的填寫，提供了大量翔實可靠的原始證據(jù)，為寶鋼反傾銷訴訟取得較高的勝訴率發(fā)揮了很大作用。
綜上所述，新形勢、新機遇、新任務(wù)要求檔案部門和檔案工作者必須努力貫徹“三個代表”重要思想，立足本職，把握機遇，與時俱進，勇于創(chuàng)新，不斷提高檔案工作的水平，以適應(yīng)新世紀(jì)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)對檔案工作越來越高的要求。
3．檔案工作創(chuàng)新的現(xiàn)狀和問題
建國后，上海檔案工作歷經(jīng)半個多世紀(jì)的發(fā)展，在管理體系、資源建設(shè)、技術(shù)保障、人才培養(yǎng)等方面奠定了良好的基礎(chǔ)。特別是在“九五”期間，上海檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視下，取得了長足的進步，為新世紀(jì)初檔案工作創(chuàng)新創(chuàng)造了良好的條件。近兩年多來，上海檔案工作依托這個基礎(chǔ)和條件，抓住機遇，大膽創(chuàng)新，取得了一些成績。
(1)檔案管理工作形成“三管齊下”的新格局。近年來上海檔案工作在法制、體制、機制三個方面并舉，重視法制建設(shè)和體制、機制創(chuàng)新。對《上海市檔案條例》進行創(chuàng)新性的修改，將提交市人大審議，在檔案資源建設(shè)方面一些創(chuàng)新性的規(guī)范性文件相繼出臺；對全市檔案工作管理體制改革正在進行調(diào)研，浦東新區(qū)城建檔案部門和綜合檔案館已經(jīng)“合二為一”，統(tǒng)一由新區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)，有的區(qū)檔案館探索建立檔案文件管理中心初見成效；市檔案局館工作擺脫了“兩張皮”現(xiàn)象，局的行政管理職能緊緊圍繞檔案館實體建設(shè)和主體作用開展監(jiān)督、指導(dǎo)及各項服務(wù)工作。
(2)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)形成“三位一體”的新框架。按照新時期檔案館的功能要求，市檔案館已基本建成集檔案實體管理和檔案信息加工的基地、檔案科技研究和檔案教育培訓(xùn)的基地、檔案開放和檔案服務(wù)的基地為一體的新型檔案館的框架。一批具有現(xiàn)代氣息、多功能的區(qū)級檔案館建成，浦東新區(qū)正在建設(shè)現(xiàn)代化的開放型的文獻中心。靜安區(qū)檔案館與“二大”紀(jì)念館、交通大學(xué)檔案館與校博物館合署管理，走出整合利用資源的發(fā)展新路。
(3)檔案信息化建設(shè)形成“三網(wǎng)并進”的新局面。依托局域網(wǎng)，加快了檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。依托公務(wù)網(wǎng)，完成了上海檔案目錄中心一期工程，開通了上海檔案局公務(wù)網(wǎng)站；閘北區(qū)已建成的和一些區(qū)正在建設(shè)的區(qū)域檔案目錄中心，將通過公務(wù)網(wǎng)傳輸，成為上海檔案目錄中心的分中心。上海檔案信息的總數(shù)據(jù)庫正在加緊建設(shè)。依托因特網(wǎng)，建成了上海檔案信息網(wǎng)站，并幾經(jīng)改版，點擊率大幅上升。
(4)檔案服務(wù)形成“三大系列”的新品牌。首先是編研系列。市檔案館編輯《檔案信息摘報》、《新聞檔案》送市領(lǐng)導(dǎo)參閱，拍攝《追憶??檔案里的故事》百集電視專題片在上視紀(jì)實頻道播映，大力開發(fā)檔案文化產(chǎn)品，創(chuàng)出檔案館品牌。其次是展覽系列。圍繞中心工作和城市發(fā)展舉辦各種展覽，不僅自己辦，還與外省市檔案館和文博部門聯(lián)合辦；不僅在固定展廳辦，還到鬧市、公園、學(xué)校、商場、軍營、社區(qū)巡回展；不僅國內(nèi)辦，還遠(yuǎn)赴歐洲展。再次是中介服務(wù)系列。檔案中介服務(wù)機構(gòu)功能不斷拓展，不僅做好代為整理檔案等服務(wù)，而且在檔案咨詢服務(wù)層面有新的進展，寄存檔案業(yè)務(wù)日益紅火，市民的家庭檔案進入了市檔案館寄存中心。除上述“三大系列”服務(wù)品牌之外，市檔案館和12個區(qū)檔案館開設(shè)了現(xiàn)行文件服務(wù)窗口，拓展了檔案館的服務(wù)內(nèi)容。
上海檔案工作創(chuàng)新的形勢總體上是好的，但還存在一些薄弱環(huán)節(jié)，阻礙著創(chuàng)新進程向廣度和深度發(fā)展。主要表現(xiàn)在：一是創(chuàng)新的緊迫感不夠強。一些同志對檔案工作創(chuàng)新的認(rèn)識不高，沒有看到差距，未意識到落后，安于現(xiàn)狀，不思進取。二是創(chuàng)新的思路不夠?qū)挕２簧偻揪窒抻谶^去傳統(tǒng)的工作思路和模式，局限于自身狹小的工作范圍和環(huán)境，沒有把檔案工作自覺地放到社會發(fā)展的大局中去思考，沒有既立足檔案又跳出檔案研究創(chuàng)新問題。三是創(chuàng)新的實力不夠強?？傮w上看，檔案部門先進技術(shù)、先進設(shè)施較為缺乏，人員的知識結(jié)構(gòu)比較單一，創(chuàng)新的人才還不夠多，特別是計算機方面的人才更為缺乏。四是創(chuàng)新的舉措不夠多。目前檔案工作創(chuàng)新還缺乏足夠的力度和深度，有些瓶頸還沒有突破。檔案工作創(chuàng)新中存在的這些薄弱環(huán)節(jié)，究其根源，是由于檔案工作在觀念、理論、體制、環(huán)境等方面還存在一些問題。
在觀念方面，中國古代檔案文獻“重藏輕用”、“秘而不宣”文化傳統(tǒng)對我國近現(xiàn)代檔案管理、檔案意識有著很大影響。建國后很長一段時間檔案工作處于封閉、半封閉的狀態(tài)中，社會檔案觀念停留在政治、機要、保密的狹窄認(rèn)識上，因而在檔案館庫建設(shè)、檔案資源管理、檔案信息開發(fā)等方面形成了自我封閉、自成系統(tǒng)的觀念和格局。由于檔案部門長期以來一直是黨政機關(guān)的所屬機構(gòu)，各級檔案館一般都建在黨政機關(guān)大院之中或者是遠(yuǎn)離城市中心的偏僻地區(qū)，所以客觀上也造成了檔案館與社會和普通百姓的隔離，造成了檔案館的自我封閉。由于檔案形成和利用上的滯后性、被動性的特點，又使得一些檔案工作者形成了“被動服務(wù)”、“無所作為”的觀念，形成了檔案工作是“冷線”、檔案管理只是收收藏藏的思想。此外，檔案部門特別是各級國家綜合檔案館是社會公益性事業(yè)，經(jīng)濟上由國家全額撥款扶持支撐，于是一些同志還形成了“等、靠、要”的思想。這一系列陳舊觀念可以說是對檔案工作創(chuàng)新的最大障礙。
在理論方面，雖然檔案工作理論為檔案事業(yè)的建立和發(fā)展起到了重要的指導(dǎo)作用，但是目前許多傳統(tǒng)理論與檔案工作新的實踐已經(jīng)不相適應(yīng)：一是傳統(tǒng)理論的許多論述和觀點帶有計劃經(jīng)濟時代的局限性，與市場經(jīng)濟條件下的檔案工作難以適應(yīng)；二是傳統(tǒng)理論主要建筑在機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對當(dāng)前迅速發(fā)展的檔案館工作實踐難以適應(yīng)；三是傳統(tǒng)理論重點注重檔案收集、整理、分類、編目、檢索、統(tǒng)計等檔案保管的諸環(huán)節(jié)，對不斷拓寬的檔案利用工作難以適應(yīng)；四是傳統(tǒng)理論研究的對象主要是手工操作的檔案實體管理，對現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息管理難以適應(yīng)；五是傳統(tǒng)理論注重揭示檔案工作的內(nèi)在聯(lián)系，而對日益拓展的檔案工作與社會的外在聯(lián)系揭示不夠。理論上的局限性和滯后性制約了檔案工作創(chuàng)新。
在體制方面，檔案管理體制總體上適應(yīng)檔案工作發(fā)展，但也存在一定缺陷，主要表現(xiàn)在兩個方面：一是檔案行政管理部門的法定地位還沒有真正確立。盡管《檔案法》和《上海市檔案條例》都明確規(guī)定，各級檔案行政管理部門是本地區(qū)檔案事業(yè)的主管部門，負(fù)責(zé) 對本地區(qū)檔案事業(yè)依法實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)，但在某些條線如城建檔案的管理，還存在著體制不順、法制不統(tǒng)一，以及自行其事的問題。二是國家綜合檔案館的主體地位也沒有真正確立。由于專門、部門檔案館設(shè)置過多且功能不斷強化，使綜合檔案館主體地位減弱，館藏結(jié)構(gòu)單一，服務(wù)實力不強。由于體制缺陷，在檔案管理上形成了條塊分割、自成體系、畫地為牢的局面。每當(dāng)檔案工作創(chuàng)新舉措涉及部門利益時就會遇到阻撓，一些機構(gòu)往往片面強調(diào)部門利益，自我封閉、對外封鎖，這妨礙了國家檔案資源整體效用的發(fā)揮，妨礙了檔案信息資源的社會共享，也妨礙了檔案工作創(chuàng)新。
在環(huán)境方面，社會環(huán)境對檔案工作創(chuàng)新也有諸多不利因素。從整個社會的檔案意識來說，對檔案工作的認(rèn)識還比較狹窄，直接影響到社會對檔案工作創(chuàng)新的投入和關(guān)注，也影響到檔案接收、征集、信息開發(fā)利用等具體業(yè)務(wù)工作的開展。
4．檔案工作創(chuàng)新的目標(biāo)和方向
面對檔案工作創(chuàng)新中遇到的問題，要知難而上，積極應(yīng)對，明確目標(biāo)，找準(zhǔn)方向，努力推進檔案工作觀念創(chuàng)新、理論創(chuàng)新、體制創(chuàng)新、科技創(chuàng)新。
檔案工作觀念創(chuàng)新，就是要確立與新世紀(jì)經(jīng)濟和社會發(fā)展需要相適應(yīng)的檔案觀。首先，要樹立檔案工作服務(wù)中心的大局觀。檔案部門和檔案工作者要了解大局，把握大局，把為黨和政府的中心工作服務(wù)作為重點，確立服務(wù)的主攻方向，取得服務(wù)的主動權(quán)。要充分利用檔案部門擁有豐富檔案資源的獨特優(yōu)勢，抓住歷史和現(xiàn)實的結(jié)合點，選準(zhǔn)主題，有效地為大局服務(wù)，使檔案部門成為各級黨委和政府決策與管理的“信息庫”、“智囊團”。其次，要樹立檔案工作加大開放的發(fā)展觀。努力消除封閉的觀念，確立開放、整合、融入的新理念。要加快檔案開放步伐，拓寬檔案利用渠道，改善檔案館基礎(chǔ)設(shè)施。要樹立檔案資源整合的意識，摒除各級檔案部門各守一方、資源封閉、“自產(chǎn)自銷”的藩籬，充分發(fā)揮國家綜合檔案館在檔案資源建設(shè)中的主體地位、主導(dǎo)作用和集聚輻射功能，使各種檔案資源合理流動，優(yōu)化配置，形成檔案工作整體合力和規(guī)模效應(yīng)。要把檔案工作融入到各項建設(shè)事業(yè)中，融人到經(jīng)濟和社會活動中，與社會發(fā)展同步，不斷提升檔案工作的發(fā)展空間。第三，要樹立檔案工作面向社會的效益觀。轉(zhuǎn)變檔案工作只講投入，不講產(chǎn)出，不求效益的觀念，在檔案管理、檔案利用和檔案中介服務(wù)上爭創(chuàng)效益。在檔案管理上，要優(yōu)化館藏，把好接收、征集關(guān)口，加強檔案鑒定工作；要突破原來不合時宜的做法，縮短重要檔案在機關(guān)保存的時間，提前進入檔案館，實現(xiàn)檔案的社會價值。在檔案利用上，要運用各種先進的技術(shù)和手段，最大限度地開發(fā)檔案信息資源，促使“死材料”變成“活信息”，滿足社會的各種需要。在檔案中介服務(wù)上，要加強檔案咨詢服務(wù)中心、檔案寄存中心等機構(gòu)建設(shè)，為不斷擴大的檔案整理和檔案代保管等市場需求提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
檔案工作理論創(chuàng)新，就是要發(fā)展具有中國特色社會主義的檔案理論。要堅持理論和實踐結(jié)合，繼承和發(fā)展結(jié)合，在選擇中繼承，在創(chuàng)新中發(fā)展。當(dāng)前，要抓緊實現(xiàn)五個轉(zhuǎn)變：一是從檔案行政管理研究向檔案法制研究轉(zhuǎn)變。隨著《檔案法》的頒布實施，以此為中心的檔案法規(guī)體系正趨完善。以檔案法制手段規(guī)范檔案事業(yè)建設(shè)，給檔案理論研究提出了新的課題。二是從檔案室研究向檔案館研究轉(zhuǎn)變。近年來檔案館豐富的創(chuàng)新實踐為檔案理論研究打開了新的空間，如檔案館各種功能的開發(fā)，檔案館接收、征集檔案內(nèi)容和做法上的突破，檔案館檔案鑒定工作的進展，檔案館現(xiàn)行文件閱覽窗口的開設(shè)等，都應(yīng)該從理論上加以總結(jié)、概括和升華。三是從檔案實體管理研究向檔案信息資源開發(fā)研究轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，檔案資源的開發(fā)正從實體利用轉(zhuǎn)向信息開發(fā)，檔案目錄中心的構(gòu)建、檔案網(wǎng)絡(luò)的運行等，是實現(xiàn)這種轉(zhuǎn)變的重要標(biāo)志。檔案信息開發(fā)的模式、機制、方法以及用戶的特征、類型、層次、需求等理論應(yīng)該成為檔案理論研究的新內(nèi)容。四是從檔案管理手工操作研究向檔案計算機網(wǎng)絡(luò)管理研究轉(zhuǎn)變。隨著辦公自動化、檔案數(shù)字化工程推進，原來人工組織下完成的檔案收集、整理、分類、編目、保管、檢索、利用、統(tǒng)計等諸環(huán)節(jié)，已由電子計算機等現(xiàn)代技術(shù)來完成或輔助完成，還有電子檔案的產(chǎn)生和管理等，都要求檔案理論提供指導(dǎo)。五是從檔案工作內(nèi)在聯(lián)系的研究向?qū)ν饴?lián)系的研究轉(zhuǎn)變?！疤鰴n案看檔案”，檔案與文化，檔案與經(jīng)濟，檔案與信息，檔案與社會、歷史、人生的關(guān)系等，將為檔案理論研究開辟新的領(lǐng)域。
檔案工作體制創(chuàng)新，就是要完善符合檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的檔案工作體制。在檔案工作管理體制方面，首先是要堅持和完善檔案局、國家綜合檔案館合一的工作體制，這有利于檔案行政管理和檔案保管利用兩種職能的有效發(fā)揮，有利于有效地為居于主體地位的檔案館工作提供法律政策保障和行政管理服務(wù)。其次是要建立法制統(tǒng)一、辦事高效、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的檔案行政管理體制。堅決維護市和區(qū)縣檔案局的行政執(zhí)法主體地位；轉(zhuǎn)變檔案行政職能，強化綜合規(guī)劃、監(jiān)督協(xié)調(diào)、社會服務(wù)等職能；充分發(fā)揮檔案中介機構(gòu)在檔案業(yè)務(wù)咨詢、評估和檔案文件整理、寄存等方面的作用。
在檔案管理體制方面，首先是要發(fā)揮國家綜合檔案館的主導(dǎo)作用，同時進一步調(diào)動專門和部門檔案館管理檔案的積極性。可以嘗試建立中心檔案館體制，以綜合檔案館為中心檔案館，專門和部門檔案館為分館，原行政隸屬關(guān)系不變，人、財、物渠道基本不變，或由中心檔案館投入部分智力、技術(shù)、設(shè)施共建，分館在業(yè)務(wù)上受中心檔案館的管理和指導(dǎo)，使檔案資源的收集、流向、配置和開發(fā)利用更趨科學(xué)。其次，可實行三個“一體化”管理。一是文件檔案一體化管理，把檔案管理工作的起點前移到文件形成的階段。二是同一區(qū)域的機關(guān)檔案文件一體化管理，建立聯(lián)合的檔案文件中心，有效整合利用檔案資源。三是有些企事業(yè)單位實行檔案、圖書、情報資料一體化管理，發(fā)揮各類信息的整體效應(yīng)。
檔案工作科技創(chuàng)新，就是要發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案工作中的推進作用?？萍紕?chuàng)新是先進生產(chǎn)力發(fā)展的主導(dǎo)力量，也是檔案工作實現(xiàn)跨躍式發(fā)展的推動力量。一是要加快檔案信息化建設(shè)，以信息化帶動檔案基礎(chǔ)工作發(fā)展。在信息時代，檔案部門的功能將由傳統(tǒng)的以檔案實體保管為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息管理為中心。隨著政府各部門的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化系統(tǒng)及各種數(shù)據(jù)庫建設(shè)達到一定水平后，電子政府將建立電子文件數(shù)據(jù)中心，作為電子政府系統(tǒng)重要環(huán)節(jié)的數(shù)字檔案館，可以利用網(wǎng)絡(luò)組織管理政務(wù)信息，提供信息檢索，實現(xiàn)信息共享。這等于在電子政府系統(tǒng)中開設(shè)“現(xiàn)行文件閱覽中心”，為市民在網(wǎng)上提供文件信息服務(wù)。同時，檔案機構(gòu)應(yīng)該成為數(shù)字化檔案信息資源保存和利用的中心。檔案信息化為檔案重要資源的“重組”和利用提供了很好的機遇。由于歷史原因，在浩如煙海的館藏資源中有一部分不宜公開的和并無多大價值的檔案資源，在數(shù)字化過程中，應(yīng)該加強鑒定工作，進行“第二次建檔”，以優(yōu)化資源，提高利用效率。二是要加快檔案科技成果的開發(fā)和推廣應(yīng)用，提升檔案工作科技含量，提高檔案服務(wù)水平。對事關(guān)檔案工作發(fā)展全局的難點問題，要組織力量，加大投入，進行科技項目聯(lián)合攻關(guān)。檔案部門要加強同科研院所、高等院校和企業(yè)的合作，形成檔案科技創(chuàng)新的優(yōu)勢。借助“外腦”是實現(xiàn)檔案科技創(chuàng)新的重要途徑，可培育和依托社會中介機構(gòu)來開展檔案科技成果評定活動，建立社會化的檔案科技成果評價體系。要推行檔案科技成果推廣應(yīng)用的運作機制，促進其向產(chǎn)業(yè)化方向發(fā)展，使檔案科技成果應(yīng)用成為檔案工作的助推器。三是要加快檔案科技創(chuàng)新體制的建設(shè)。建立和健全政府對檔案科技進步的宏觀調(diào)控體系，發(fā)揮政策引導(dǎo)作用，有效動員和整合檔案科技創(chuàng)新資源，著力提高檔案科技創(chuàng)新能力。建立和發(fā)展檔案科技研究中心等中介服務(wù)機構(gòu)。檔案科技研究中心可以建立為檔案科技創(chuàng)新服務(wù)的人才數(shù)據(jù)庫，利用先進人力資源和技術(shù)設(shè)施組織研發(fā)檔案科技新成果，為檔案科技成果轉(zhuǎn)化提供服務(wù)，逐步實現(xiàn)功能社會化、服務(wù)產(chǎn)業(yè)化，從而發(fā)揮檔案科技創(chuàng)新“人才庫”、“實驗室”和“服務(wù)部”的作用。
5．檔案工作創(chuàng)新的重要任務(wù)
檔案工作是服務(wù)性的工作，檔案工作只有在為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)各項事業(yè)的服務(wù)中才能不斷發(fā)展，因此，檔案工作創(chuàng)新的著眼點和落腳點是服務(wù)創(chuàng)新。當(dāng)前，要把大力開發(fā)國家綜合檔案館的服務(wù)功能和大力加強各級檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)，作為上海檔案工作創(chuàng)新的重要任務(wù)。國家綜合檔案館是檔案事業(yè)的主體，是社會保存和利用重要檔案的中心，是城市歷史和文化的積淀，也是檔案工作發(fā)展水平和綜合實力的體現(xiàn)。國家綜合檔案館的實力和社會地位提高了，其他檔案館室的地位也會相應(yīng)提高。只有著力于綜合檔案館服務(wù)功能的開發(fā)，檔案工作創(chuàng)新才能保持旺盛的生命力。除了檔案館最基本的存史功能外，其服務(wù)功能的開發(fā)主要是以下八個方面：
一是決策參考功能?，F(xiàn)代科學(xué)決策的發(fā)展，決策過程的日益復(fù)雜，決策責(zé)任的日益重大，使政府和其他決策部門對檔案信息的需求日益增長。在決策過程中，檔案可作為分析、比較和評價的依據(jù)，可作為決策的直接論據(jù)來源，還可作為預(yù)測未來的背景材料。市和區(qū)縣檔案館應(yīng)該成為各級黨委和政府決策的信息服務(wù)部門，要使黨委和政府在制訂重大決策、開展重要工作時離不開檔案館。檔案館不僅要發(fā)揮“養(yǎng)兵千日，用兵一時”的作用，而且貴在平時經(jīng)常性、主動性的服務(wù)。檔案館要有專門部門和人員研究分析本地區(qū)經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要問題，把檔案館的工作與黨和政府的中心工作緊密聯(lián)系在一起。要研究分析館藏檔案中對當(dāng)前工作決策有參考價值的信息，找準(zhǔn)兩者的結(jié)合點，選準(zhǔn)服務(wù)的切入口，通過各種載體，有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案信息。
二是展覽教育功能。檔案“與時俱進”地記錄著中華民族團結(jié)統(tǒng)一、愛好和平、勤勞勇敢、自強不息的偉大民族精神。舉辦檔案展覽是公布檔案、展示歷史、資政育人的重要方式，是檔案館發(fā)揮社會教育作用的主要形式，也是檔案館開展檔案服務(wù)工作，向社會宣傳檔案、普及檔案知識和培養(yǎng)潛在的檔案利用者的重要手段。
檔案館要把舉辦檔案展覽作為檔案服務(wù)創(chuàng)新的突破口，立足檔案資源，服務(wù)中心工作，拓寬辦展視野，內(nèi)外聯(lián)動，多管齊下，多辦有社會影響的展覽。
三是社會課堂功能。吸引社會大眾特別是青少年學(xué)生走進檔案館“上課”，是發(fā)揮檔案館愛國主義教育基地功能的重要體現(xiàn)。檔案館應(yīng)該成為青少年進行素質(zhì)教育的“第二課堂”，成為市民接受終身教育的“社會課堂”。就目前的狀況而言，檔案館離“課堂”的要求還很遠(yuǎn)，要把市民和青少年請進“課堂”還有很多工作要做。如檔案資源的運用要符合文化教育的特點，檔案教育的形式要符合市民、青少年的需求等。檔案館不僅在硬件設(shè)施上，而且在軟件配套上，都要體現(xiàn)社會課堂的功能。
四是信息集聚和傳播功能。在整個檔案信息系統(tǒng)中，檔案館發(fā)揮著信息集聚和傳播的功能。檔案館豐富的館藏資源和館外資源，與信息化、網(wǎng)絡(luò)化相結(jié)合，將會產(chǎn)生獨特的優(yōu)勢。目前，上海19個區(qū)縣檔案館大部分已經(jīng)建立了網(wǎng)站和網(wǎng)頁，市檔案館的網(wǎng)站也在不斷升級和改版。正在改建的上海市檔案館外灘新館將建立中心數(shù)據(jù)庫，把館內(nèi)館外的檔案資源集中起來，便于市民查找利用。
五是咨詢利用功能。查檔接待是檔案館對外開放服務(wù)的重要“窗口”，檔案從“藏”到“用”，需要檔案館工作人員的創(chuàng)造性服務(wù)。檔案館應(yīng)培養(yǎng)和配備對館藏檔案熟悉并有一定研究的咨詢服務(wù)人的利用率。檔案館外有一大批潛在用戶，要激發(fā)他們的利用需求。
六是市場服務(wù)功能。在市場經(jīng)濟條件下，社會對檔案各種中介服務(wù)的需求日益增大。檔案館可以依托自身人才和檔案技術(shù) 設(shè)備上的相對優(yōu)勢，為社會提供服務(wù)，如：開展以檔案整理、寄建檔咨詢等為主要內(nèi)容的業(yè)務(wù)服務(wù)；以檔案修裱、消毒、保護等；主要內(nèi)容的技術(shù)服務(wù)；以拍攝檔案專題片、編輯檔案圖冊、制作老照片和歷史文獻等為主要內(nèi)容的文化服務(wù)等。
七是學(xué)術(shù)交流功能。檔案的開放，吸引了眾多的國內(nèi)外學(xué)者和大學(xué)生、研究生到檔案館來利用檔案，進行學(xué)術(shù)研究。檔案館正在成為中西文化交流的一個“窗口”，一條“紐帶”。這對提升檔案館的文化含量，提高檔案館檔案史料的開發(fā)水平，拓展檔案館對知識界的服務(wù)能力大有裨益。2002年開始舉辦的上海檔案論壇，要真正成為檔案學(xué)術(shù)交流的窗口，就要不斷研究新問題，探索新課題，逐步從上海走向全國，走向世界，與上海國際化大都市的地位相匹配。
八是文化休閑功能。當(dāng)今社會，文化消費正日益成為一個巨大的市場。作為公共文化設(shè)施的檔案館，理應(yīng)利用自己的優(yōu)勢，拓展文化休閑功能；老文獻、老照片、老電影、老唱片，可以構(gòu)筑一個富有歷史內(nèi)涵的文化空間。市民到檔案館來查閱檔案，畢竟人有限，但構(gòu)筑這樣一個文化空間，就可以吸引更多市民和海內(nèi)外游客。這個文化空間的構(gòu)筑，可以推動檔案館向大眾化、公共化方向發(fā)展，為地方開辟新的旅游資源，并為檔案館創(chuàng)造出一個巨大的潛在的讀者和觀眾群體。這種良性的互動，將進一步提升檔案的文化品位，為檔案館增添新的生機和活力。
在檔案工作創(chuàng)新的實踐中，還必須大力加強各級檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案室是檔案工作的基礎(chǔ)，國家綜合檔案館的檔案資源絕大部分源于各級檔案室的積累，沒有檔案室這個基礎(chǔ)就沒有檔案事業(yè)。因此，檔案工作創(chuàng)新，要進一步加強各級檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)，充分發(fā)揮各級檔案室在檔案事業(yè)發(fā)展中的重要作用。
要按照國家和上海市的要求，保證檔案室工作的條件。2號文件要求上海檔案設(shè)施爭取在2005年達到國際先進水平，也包括各級檔案室在內(nèi)。各單位首先要加強對檔案室建設(shè)的人、財、物投入，尤其是要改變少數(shù)單位在檔案室人員配置方面的薄弱狀況。一個單位對檔案工作的重視程度，主要看是否配備較強的人員，同時是否給予財力、物力的支持。有眼光的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視這項工作。檔案室的工作人員也要苦練內(nèi)功，不斷提高自身素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)工作能力，以適應(yīng)新形勢對檔案室工作的新要求。
要切實履行好檔案室收集檔案的重要職責(zé)。要從被動收集轉(zhuǎn)為主動收集，從機械性收集變?yōu)閯?chuàng)造性收集。要建立登記制度、責(zé)任制度和各種工作規(guī)范。結(jié)合本單位的實際情況，確定收集范圍和內(nèi)容。收集范圍要寬泛，歸檔范圍則要嚴(yán)謹(jǐn)，要保證重要檔案資源不流失。要拓展收集視野，把檔案對單位和社會的價值結(jié)合起來考慮，切實把對經(jīng)濟和社會發(fā)展有價值的檔案保留下來。檔案室對上級領(lǐng)導(dǎo)的墨跡、題詞及各種榮譽記錄要妥善保存，單位每任領(lǐng)導(dǎo)的照片、簡歷也應(yīng)該保存下來，這些對單位的文化建設(shè)、展覽宣傳大有作用。要把鑒定放在檔案室業(yè)務(wù)工作的首位，改革檔案室歸檔鑒定，形成符合本單位的科學(xué)合理的歸檔范圍和保管期限。
檔案室也可以配合檔案館開展征集工作。要研究社區(qū)、學(xué)校、企業(yè)檔案室在征集方面可以做哪些工作。例如，社區(qū)檔案室可以協(xié)助檔案館征集社區(qū)名人檔案。不少小區(qū)住了很多名人，社區(qū)檔案室可以利用具有親和力的優(yōu)勢，把這些名人檔案征集下來，豐富國家和社會的檔案資源。機關(guān)、企業(yè)檔案室也可以根據(jù)自己的工作性質(zhì)和特點，進行有特色檔案的征集工作。要高度重視檔案室的信息化建設(shè)。這是整個上海檔案信息化建設(shè)的組成部分。目前絕大多數(shù)單位已經(jīng)使用計算機對檔案進行輔助管理，大大提高了工作效率，還沒有使用計算機管理的單位要盡早解決。在檔案室信息化建設(shè)中，要注意執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，融入標(biāo)準(zhǔn)化檢索體系，以和于資源共享。機關(guān)檔案室要把信息化建設(shè)納入市公務(wù)網(wǎng)建設(shè)規(guī)劃。
要依法履行檔案室移交檔案的職責(zé)，包括移交電子目錄、數(shù)字全文等。要把檔案當(dāng)作國有資產(chǎn)來管理，做好重要和重點檔案的登記?！渡虾Ｊ袡n案條例》對此已有明確規(guī)定，要制訂具體操作的規(guī)范性文件，把這項工作落到實處。
在服務(wù)上，檔案室要成為本單位、本部門工作和發(fā)展的參謀、智囊，積極主動做好檔案服務(wù)工作。要圍繞機關(guān)、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和各類人員的需求，拓展檔案的利用形式，增加檔案的服務(wù)項目，創(chuàng)新檔案的服務(wù)模式?？傊?，檔案工作創(chuàng)新離不開各級檔案室的基礎(chǔ)工作。面對新的形勢，檔案室人員要加強學(xué)習(xí)，勤奮工作，在檔案工作創(chuàng)新中做出新的業(yè)績。
在加強各級檔案室基礎(chǔ)建設(shè)的同時，也要加強部門檔案館的建設(shè)。根據(jù)檔案法律法規(guī)的規(guī)定，部門檔案館保存的檔案在一定時間以后也要向國家綜合檔案館移交。因此，部門檔案館也是國家綜合檔案館重要的資源基礎(chǔ)，必須進一步加強自身的基礎(chǔ)建設(shè)。
6．檔案工作創(chuàng)新的組織領(lǐng)導(dǎo)
要保證檔案工作創(chuàng)新的有效開展，必須加強組織領(lǐng)導(dǎo)。市和區(qū)縣檔案局要承擔(dān)起檔案工作創(chuàng)新的總體規(guī)劃、法規(guī)研究、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、組織協(xié)調(diào)、科研攻關(guān)、人才培養(yǎng)和資金保證等工作。當(dāng)前，在加強對檔案工作創(chuàng)新的組織領(lǐng)導(dǎo)中，要注意以下幾個方面：
第一，要理清檔案行政管理工作的思路。在檔案設(shè)施上，要重點加強檔案館建設(shè)，同時抓好各級檔案室的建設(shè)。檔案館是主體，檔案室是基礎(chǔ)，缺一不可，互相依存。在館室建設(shè)上，要善于根據(jù)不同時期的主要矛盾及時調(diào)整工作思路。當(dāng)前，要針對加大檔案信息資源向社會進一步開放的實際需要，加快檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案資源建設(shè)。改革開放以前，檔案工作是以收集保管檔案為主，因此重點加強了各級檔案室。但檔案開放以后，特別是進入新世紀(jì)，檔案工作是以開發(fā)利用為中心，而檔案室不能對社會開放或者利用面比較局限，開放利用的重心在綜合檔案館，所以要把檔案館的建設(shè)放在重要位置。當(dāng)然，這并不是說可以放棄檔案室的建設(shè)。檔案室對某個部門和單位來說，也擔(dān)負(fù)著檔案利用的重要職責(zé)，因此，在重點加強各級檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時，也要抓好各級檔案室的建設(shè)。
在信息化建設(shè)中，要重點解決政策、規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的統(tǒng)一，同時抓好計算機輔助管理和檔案數(shù)字化等工作。這是檔案信息化建設(shè)中必須理順的重要問題，不然投入越大問題越多。信息化建設(shè)最終應(yīng)該實現(xiàn)信息資源共享，而目前我們要實現(xiàn)這個目標(biāo)還存在許多問題。如現(xiàn)在檔案目錄中心建設(shè)遇到的最大問題是數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，由于過去各搞一套，給數(shù)據(jù)遷移、信息共享造成很大障礙。檔案信息化建設(shè)在整合和規(guī)劃方面要加大力度，我們已經(jīng)向市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局申報數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)格式建設(shè)方案并得到批準(zhǔn)，當(dāng)前，要抓緊完成標(biāo)準(zhǔn)格式規(guī)范的起草工作，爭取早日出臺。每個檔案部門都要充分認(rèn)識信息化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一的重要性。軟件可以不統(tǒng)一，但標(biāo)準(zhǔn)一定要統(tǒng)一。
在檔案資源建設(shè)中，要重點抓好檔案鑒定工作，同時加強檔案資源整合。不解決鑒定問題，整合起來的檔案信息或者沒有利用價值，或者不能對外提供利用。當(dāng)務(wù)之急是要先開展鑒定工作，要樹立鑒定第一的思想。檔案部門人員素質(zhì)有一定的局限性，學(xué)歷史專業(yè)、檔案專業(yè)的比較多，要充實一些經(jīng)濟、金融和管理專業(yè)的人才，這樣就能更加容易發(fā)現(xiàn)檔案的經(jīng)濟價值。在檔案開放鑒定上要慎重，特別是對關(guān)系到國家利益和安全的檔案要謹(jǐn)慎。檔案行政管理部門要把鑒定作為基礎(chǔ)工作的重點，組織社會專家進行攻關(guān)?，F(xiàn)在機關(guān)正在進行檔案“三合一”歸檔鑒定試點，其中一個方面就是請社會專家從源頭上把關(guān)，而進了檔案館的館藏檔案也可以依靠社會專家作進一步的鑒定。在抓好鑒定的同時，資源整合也要抓好。在加強國家檔案資源管理的同時，要把社會檔案資源也管起來。國家檔案資源是國家機構(gòu)、國有企事業(yè)單位產(chǎn)生的社會檔案資源則是其他社會組織和個人產(chǎn)生的。要采取各種措施，解決社會上不愿把檔案放到檔案館的問題，例如，可以在庫房中增設(shè)名人檔案室，以擴大檔案館的社會影響。
在檔案科技研究中，要重點研究解決當(dāng)前工作中的急、難問題，同時加強對長遠(yuǎn)問題的研究。目前上海檔案科技創(chuàng)新有一些急需解決的問題：一是科技規(guī)劃要明確，既要有遠(yuǎn)景規(guī)劃又要有近期計劃。二是要抓住當(dāng)前檔案管理中的難點問題集中攻關(guān)。如檔案條形碼管理等。三是科研要有先導(dǎo)性。例如電子文件歸檔管理 問題，要根據(jù)上海實際情況，抓緊研究切實可行的方案。現(xiàn)在要兩手抓，一手抓還檔案實體管理舊帳，一手抓電子文件和電子檔案管 理。檔案部門要介入文件管理的源頭，制定文檔一體化的管理規(guī)范。四是要把檔案目錄信息化特別是專題目錄信息化作為大事抓好。五是搞好檔案實體數(shù)字化，注重檔案實體保護現(xiàn)代技術(shù)研究，加強對聲像檔案的資源整合和數(shù)字化工作，建好多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。
第二，要在服務(wù)中加強檔案指導(dǎo)和監(jiān)督工作。檔案局要為檔案館服務(wù)。檔案工作從某種意義上來說就是檔案館工作，檔案館是檔案工作的實體、載體、主體。檔案館是檔案的最終歸宿，國家檔案資源、社會檔案資源最終都要進檔案館。檔案館的館藏內(nèi)容和社會對檔案的利用需求，要求檔案局發(fā)揮行政指導(dǎo)和監(jiān)督作用，為保障檔案館的工作服務(wù)。如對重大活動進行監(jiān)督指導(dǎo)，就是為保證這部分檔案的進館。正因為檔案有現(xiàn)實的利用價值，所以檔案館工作能夠出亮點，而檔案館出成績可以提升檔案工作整體的地位和影響。因此，檔案局應(yīng)該為檔案館服務(wù)好。
檔案局也要為檔案室服務(wù)。一是法制和政策服務(wù)。檔案工作的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、領(lǐng)導(dǎo)講話要讓每個檔案工作者都了解和掌握，要編寫這方面的宣傳品，以各種途徑進行宣傳。二是培訓(xùn)服務(wù)。要分析檔案隊伍的現(xiàn)狀及問題，確定培訓(xùn)的目標(biāo)和方向，制訂計劃。培訓(xùn)服務(wù)可以和當(dāng)前的檔案工作創(chuàng)新活動結(jié)合起來。三是典型示范服務(wù)。通過宣傳典型來交流經(jīng)驗和各類信息。四是執(zhí)法檢查服務(wù)。執(zhí)法是剛性的，服務(wù)是柔性的，要把執(zhí)法的剛性和服務(wù)的柔性結(jié)合起來。執(zhí)法不僅僅是去找問題，主要是為解決問題?？梢蚤_展執(zhí)法前服務(wù)，出一些題目讓大家自查，把問題在執(zhí)法前解決掉，化剛為柔。還有執(zhí)法后服務(wù)，如果發(fā)現(xiàn)檔案整理有問題，可以授權(quán)咨詢中心代為整理，制度不完善的可以幫助他們完善建立。五是凝聚力服務(wù)。要形成檔案工作網(wǎng)絡(luò)，加強彼此的交流，增長知識和才干，增強事業(yè)心和責(zé)任感。
第三，要發(fā)揮檔案學(xué)會和檔案中介機構(gòu)的作用。要充分發(fā)揮檔案學(xué)會對檔案行政管理的補充作用。學(xué)會是檔案工作者之家，具有影響力和號召力。要支持學(xué)會工作，加強學(xué)會建設(shè)，發(fā)揮學(xué)會的學(xué)術(shù)委員會和專業(yè)委員會的研究作用。要把民營企業(yè)吸納進來建立專業(yè)委員會，研究和探索民營企業(yè)檔案的管理。學(xué)會要積極組織國內(nèi)外交流活動，把各方面會員凝聚起來，以利于調(diào)動各方面積極性，推動檔案工作發(fā)展。要發(fā)揮中介機構(gòu)的專業(yè)和服務(wù)作用。檔案行政管理部門對機關(guān)、企事業(yè)單位的目標(biāo)管理、升級考評是發(fā)展檔案事業(yè)的重要抓手，但面對眾多的單位，檔案行政管理部門不可能全部包攬，可以依靠檔案中介機構(gòu)來做。業(yè)務(wù)指導(dǎo)要考慮宏觀性的問題，不要陷入具體考評的泥潭中去，要把精力放到事關(guān)全局發(fā)展的大事上。
第四，要建立檔案工作創(chuàng)新的有效運行機制：
一是法制保障機制。各級檔案行政管理部門在推進檔案工作創(chuàng)新中，一定要加強檔案法制建設(shè)，以法制作為創(chuàng)新的保障。要把不合時宜的做法轉(zhuǎn)變?yōu)榕c時俱進、不斷創(chuàng)新的觀念和措施，把創(chuàng)新的政策轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)新的法制規(guī)范，把剛性的法規(guī)轉(zhuǎn)變?yōu)閯傂缘男袆樱焉贁?shù)人掌握的法律法規(guī)轉(zhuǎn)變?yōu)閺V大檔案工作者共同享有的武器和遵守的準(zhǔn)則，把檔案部門的法制意識轉(zhuǎn)變?yōu)槿鐣臋n案法制意識。同時，要積極爭取黨委、政府對檔案工作創(chuàng)新的政策支持，加強檔案工作的社會宣傳力度。
二是“龍頭”帶動機制。檔案利用工作是檔案各項管理工作的 “龍頭”。抓住了“龍頭”，就能帶動檔案的接收、征集、整理、鑒定等諸個環(huán)節(jié)的工作。檔案工作創(chuàng)新成果的大小，主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)能力水平的高低上。因而要實施檔案工作重心轉(zhuǎn)移，突出以利用為中心，帶動其他環(huán)節(jié)工作圍繞中心，夯實基礎(chǔ)，提供保障，形成 利用促基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作保障利用服務(wù)的“龍頭”帶動機制。當(dāng)然，強調(diào)利用的“龍頭”作用，并不能忽視基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，兩者是相輔相成、互為因果的統(tǒng)一體；但是，利用是矛盾的主要方面，以利用帶動業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，檔案工作創(chuàng)新才能有持續(xù)發(fā)展的能力。
三是聯(lián)合攻關(guān)機制。檔案工作創(chuàng)新，尤需發(fā)揮團隊精神、合力作用。因為檔案工作原來各方面基礎(chǔ)、條件比較弱，還因為檔案工作是一個覆蓋面十分廣泛的大系統(tǒng)。對事關(guān)檔案工作發(fā)展大局的問題，檔案部門要依托各方優(yōu)勢，發(fā)揮各自作用，形成攻關(guān)機制。有些項目的攻關(guān)，還要聯(lián)合檔案系統(tǒng)外的力量。
四是人才培養(yǎng)機制。人才資源是檔案工作創(chuàng)新的第一資源，第一動力。檔案創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，檔案隊伍整體素質(zhì)的提高，對于檔案工作創(chuàng)新起著關(guān)鍵作用。要按照有利于優(yōu)秀人才的吸引與凝聚、有利于未來人才的培養(yǎng)與使用、有利于人才隊伍的持續(xù)發(fā)展和動態(tài)優(yōu)化的原則，在公平競爭中識別人才，在創(chuàng)新實踐中培養(yǎng)人才，在事業(yè)發(fā)展中凝聚人才，在工作生活中關(guān)愛人才，形成多層次、多方位的檔案人才開發(fā)新格局。檔案專業(yè)教育要根據(jù)檔案工作創(chuàng)新實踐的發(fā)展，創(chuàng)新檔案教育內(nèi)容、教育方法和教育手段。檔案在職人員繼續(xù)教育的內(nèi)容、方法要適應(yīng)檔案工作創(chuàng)新的需要，加強前瞻性、研究性和實踐性。檔案部門要倡導(dǎo)勇于創(chuàng)新、敢為人先的創(chuàng)新氛圍，營造不重資歷重潛力，有利于人盡其才、人才輩出的創(chuàng)新環(huán)境。
五是創(chuàng)新激勵機制。對于檔案理論和實踐創(chuàng)新的成果要給予獎勵，形成創(chuàng)新激勵機制。要進一步完善檔案學(xué)術(shù)成果和科技成果評獎制度，建立科學(xué)的檔案創(chuàng)新成果的評價體系，有效動員、整合、配置各項創(chuàng)新資源，設(shè)立檔案工作創(chuàng)新活動的社會基金，激發(fā)檔案工作創(chuàng)新活力，提升檔案工作創(chuàng)新能力。
檔案工作是一項橫貫百業(yè)的重要的基礎(chǔ)工作。新的時代賦予檔案工作新的發(fā)展機遇，新的發(fā)展空間，同時也向檔案工作揭示了新的發(fā)展課題，提出了新的發(fā)展要求。檔案工作只有惟新是圖，奮發(fā)有為，才能不辱使命，建功立業(yè)，為全面實現(xiàn)小康社會的奮斗目標(biāo)發(fā)揮應(yīng)有的作用。