天津市港務局 鞠曉嵐
為了更加準確地從政府機關的全部文件中選擇出可以永久保存的文件，并將半現行的文件移交給英國公共檔案館(2003年4月以后，英國公共檔案館已經改名為英國國家檔案館)，2003年1月，英國公共檔案館在其網站上公布了《電子文件管理、鑒定和保護指南》，該指南對電子文件向公共檔案館移交的問題進行了規定。英國公共檔案館在發布該指南時特別聲明該指南是初步的，將來可能會做進一步的修改。
文件移交的格式
英國公共檔案館在選擇可以接受的電子文件格式時，其基本思想是要確保文件的完整，可接受的電子文件的格式不應太多，這些格式比較穩定，具有較長的壽命，并可以很容易地轉化為現行的文件格式。
英國公共檔案館可以接受的文件格式主要有Postscript，TIFF、，SGML，PDF和界定文件格式(例如逗號界定文件格式)。這幾種文件格式都有很強的生命力，并且已經應用了許多年。英國公共檔案館認為，使用這幾種格式移交文件可以最大限度地減少將來對文件格式進行轉換的情況。因為無論格式轉換技術有多么成熟，對于文件格式進行任何形式的轉換，都有可能造成某些數據的丟失。
1.Postscript格式。這種文件格式主要用于文件移交和保存。桌面計算機上運行的任何應用軟件都支持Postscript格式的打印。這種語言已經應用了20多年，并且以前使用這種語言生成的文件使用最新的軟件版本仍然可以解讀出來。Postscript語言可用于編寫文件，也可用于打印。因此英國公共檔案館選用此種語言作為電子文件的移交語言。它對于移交使用桌面計算機產生的文本和圖形文件是非常有用的。
2．可移植文檔格式(PDF)。Adobe公司的Acrobat是使用Postscript語言編制的軟件，使用此種軟件生成的PDF文件是文件描述的工業標準格式。在對PDF格式的電子文件進行檢索和使用時可以實現平臺和應用軟件的獨立。使用這種格式生成的文件不能重新改寫。
3．標記位圖文件格式(TIFF)。TIFF是非常重要的圖像標準，也是Adobe公司的另一種得到了工業界廣泛支持的公用軟件。
4．逗號界定文件格式。界定格式適合于電子表格和某些較小的文件。這種格式使數據輸入到應用軟件中，并使之在以后可以重新產生電子表格或數據庫。界定格式文件適合于移交結構性的文件，如包含在電子表格和數據庫中的文件。
5．通用標記語言標準SGML。SGML是進行文件定義的國際標準。將SGML文件轉換成現行文件的成本太高，不夠經濟，因而不推薦使用這一標準。如果文件使用了SGML格式，那么英國公共檔案館將考慮移交和保存這一格式的文件。因為，SGML是國際標準化組織推薦的文件定義的標準，使得這種文件具有更大的穩定性。
文件顯示格式
在對文件進行瀏覽時，電子文件應該盡可能地以與原件完全相同的形式顯現。使用文件瀏覽器或專用電子出版物瀏覽軟件可以很容易地做到這一點。Adobe公司Acrobat電子出版物產品(PDF)的標準參數是公用的，這就使得它們具有潛在的“未來保證”。
由于Postscript、TIFF和SGML格式可以很容易地轉換成PDF格式，英國公共檔案館將使用PDF格式作為文本和圖像文件的顯示格式。如果電子表格、日記賬和數據庫軟件包中的信息需要保存起來，在另一個類似的軟件包中再次利用，英國公共檔案館將使用界定格式來輸出、轉換、保存和顯示這種類型的結構性數據。
1．可移植文檔格式(PDF)。Acrobat是以Postscript語言為基礎的，它有許多優點，如設置了許多標準參數。
2．逗號界定文件格式。這種文件格式深受商界支持，可用于在報表、電子表格或小型數據庫之間傳遞結構性文件。這種格式并不能保存文件的版式和公式，但卻可以很容易地輸入和輸出結構性的數據。
英國公共檔案館認為，上述格式是解決電子文件轉化為檔案時出現的各種問題的最初嘗試。在迅速發展變化的環境里，它們對問題的解決可能只是暫時的。在處理和改善已經經過鑒定的文件，尤其是多媒體文件和使用動態鏈接的文件方面，如果有更具優點的其他格式時，檔案館將進一步地向各機關推薦。
目前，英國公共檔案不接受HTML格式的文件。因為這種格式文件的標準是動態和不穩定的，易于受到商界的壓力。如果政府機關已經使用HTML格式形成文件，并且這些文件需要移交到檔案館永久保存，或需要在本單位保存的，都必須轉換成檔案館可以接受的格式。如果轉換并不完全，各有關單位就要負起對文件繼續進行移植的責任。
移交文件的介質和渠道
需要永久保存的文件和元數據被轉換成英國公共檔案館推薦的移交格式之后，需要以合適的介質進行保存。理想的情況是，在向英國公共檔案館移交電子文件時都通過網絡進行。然而，在各個政府部門普遍建立了安全的網絡以前、這樣的移交是不安全的。
在文件進行實體移交之前，必須首先決定移交時要使用什么介質和確定一個什么樣的移交機制。在進行實體移交時，可供選擇的光介質和磁介質有許多。英國公共檔案館主要推薦了如下幾種：使用WORM技術的CD?ROM和CDR、4mm的數字音頻磁帶(DAT tape)、DVD驅動器、ZIP驅動器、軟磁盤。
對上述這些可以移交的介質，一定要保證它們與移交單位和英國公共檔案館的介質格式相同，否則，移交就不能成功。英國公共檔案館只接收移交時軟件能夠識讀的那些磁盤和磁帶。移交單位在移交前應該進行咨詢，英國公共檔案館的電子文件接收單位與政府部門計算機設備供應商達成過協議，它們可以提供?些幫助。
對于檔案部門來說，CD?ROM和CDR是最安全的介質。它們不能被重寫，容量巨大(可以達到650MB)。數字式音頻磁帶不具有CD?ROM和CDR那樣的優點，它可以被重寫，并且其中的磁性數據容易損壞，但它可以保存4?8GB的數據，對于移交量較大的部門來說，它是有優勢的。DVD的容量巨大，可以有4.7G。ZIP驅動器不是一個標準的驅動器，它的容量在100MB至250MB之間。它具有永久保存的優點，但在用戶那里使用不夠普遍。LS?120是3.5英寸軟盤中新建立的標準，可容納120MB的數據，并且可以與早期的1.44英寸軟盤向后兼容。3.5英寸軟盤是一種最不令人滿意的介質，因為它們缺乏內在的易管理性。它們可以便攜，適合于移交量較小(低于1.4MB)的時候使用。但是這種介質易碎，易損壞，或者處置不當容易造成數據丟失。
向檔案館移交電子文件的步驟
英國公共檔案館要求，各部門的文件管理人員在向檔案館移交文件之前，應該向英國公共檔案館的有關部門進行咨詢。
在選擇了移交文件的格式和介質之后，各部門必須制定一個詳細的文件移交計劃，對移交文件的各個步驟進行說明，以確保文件移交工作取得成功。這個計劃要對所需資源、移交時機、時間和對該機關可能造成的影響進行說明，并且移交計劃必須取得系統管理人員、文件管理人員、案卷室的用戶和移交工作人員的同意。
在向檔案館移交電子文件時，其步驟大體如下：1.記錄文件結構，并遷移到移交介質上去；2.將文件轉換成所選擇的移交格式，并盡可能注意保存有關每一個文件的元數據；3.進行了格式轉換的電子文件應該拷貝到移交介質上去，并盡可能地保持文件的結構；4.對于已經完成文件的拷貝，并已移交到英國公共檔案館的磁帶和磁盤必須進行整理，整理時不得造成介質或信息損壞或丟失；5.不管是要移交到公共檔案館還是在內部使用，文件的檢索工具都必須保留。如果這些文件要移交到英國公共檔案館，移交人員要向英國公共檔案館的有關部門咨詢有關檢索工具的形式和內容；6.上述所有步驟都必須登記和記錄，以確保有一個完整的審核程序，并滿足電子信息的法律接受性和證據性的有關要求。
移交文件的登記和說明
向檔案館移交電子文件的部門編制符合要求的檢索工具是十分必要的。英國公共檔案館的文件接收和管理部門可以提供有關此方面的咨詢。
在向英國公共檔案館移交電子文件時，每次移交文件的參考材料都必須記錄下來，如果移交的電子文件所包含的日期、檢索工具等信息不夠完全，那么就要在清點和鑒定階段對此進行補充。
在向檔案館移交文件時，必須使用電子表格編制一個簡單的清單，提供有關這些文件的識別號、路徑等信息。該數據表也可以增加一些欄目來說明有關文件鑒定、移交和銷毀過程的信息，如鑒定的決定和理由、原始文件的參考資料、檢索工具。在對移交的文件進行編號時，可以將幾個文件合并為一個類目，賦予一個識別號。
在將電子文件移交到檔案館后，各移交單位應該對其文件的復制件妥善保存，檔案館在對接收的文件進行了適當處理之后，會給各有關部門發一個通知，各部門收到了通知之后，可以對已經移交的原件以及據此制作的復制件進行銷毀。
在移交文件的每一個階段，都要有完整的審核記錄。該記錄要反映移交文件的各個階段各有關方面所采取的行動和做出的決策。
（郭紅解、倪政華摘自《中國檔案》2004年第7期）
為了更加準確地從政府機關的全部文件中選擇出可以永久保存的文件，并將半現行的文件移交給英國公共檔案館(2003年4月以后，英國公共檔案館已經改名為英國國家檔案館)，2003年1月，英國公共檔案館在其網站上公布了《電子文件管理、鑒定和保護指南》，該指南對電子文件向公共檔案館移交的問題進行了規定。英國公共檔案館在發布該指南時特別聲明該指南是初步的，將來可能會做進一步的修改。
文件移交的格式
英國公共檔案館在選擇可以接受的電子文件格式時，其基本思想是要確保文件的完整，可接受的電子文件的格式不應太多，這些格式比較穩定，具有較長的壽命，并可以很容易地轉化為現行的文件格式。
英國公共檔案館可以接受的文件格式主要有Postscript，TIFF、，SGML，PDF和界定文件格式(例如逗號界定文件格式)。這幾種文件格式都有很強的生命力，并且已經應用了許多年。英國公共檔案館認為，使用這幾種格式移交文件可以最大限度地減少將來對文件格式進行轉換的情況。因為無論格式轉換技術有多么成熟，對于文件格式進行任何形式的轉換，都有可能造成某些數據的丟失。
1.Postscript格式。這種文件格式主要用于文件移交和保存。桌面計算機上運行的任何應用軟件都支持Postscript格式的打印。這種語言已經應用了20多年，并且以前使用這種語言生成的文件使用最新的軟件版本仍然可以解讀出來。Postscript語言可用于編寫文件，也可用于打印。因此英國公共檔案館選用此種語言作為電子文件的移交語言。它對于移交使用桌面計算機產生的文本和圖形文件是非常有用的。
2．可移植文檔格式(PDF)。Adobe公司的Acrobat是使用Postscript語言編制的軟件，使用此種軟件生成的PDF文件是文件描述的工業標準格式。在對PDF格式的電子文件進行檢索和使用時可以實現平臺和應用軟件的獨立。使用這種格式生成的文件不能重新改寫。
3．標記位圖文件格式(TIFF)。TIFF是非常重要的圖像標準，也是Adobe公司的另一種得到了工業界廣泛支持的公用軟件。
4．逗號界定文件格式。界定格式適合于電子表格和某些較小的文件。這種格式使數據輸入到應用軟件中，并使之在以后可以重新產生電子表格或數據庫。界定格式文件適合于移交結構性的文件，如包含在電子表格和數據庫中的文件。
5．通用標記語言標準SGML。SGML是進行文件定義的國際標準。將SGML文件轉換成現行文件的成本太高，不夠經濟，因而不推薦使用這一標準。如果文件使用了SGML格式，那么英國公共檔案館將考慮移交和保存這一格式的文件。因為，SGML是國際標準化組織推薦的文件定義的標準，使得這種文件具有更大的穩定性。
文件顯示格式
在對文件進行瀏覽時，電子文件應該盡可能地以與原件完全相同的形式顯現。使用文件瀏覽器或專用電子出版物瀏覽軟件可以很容易地做到這一點。Adobe公司Acrobat電子出版物產品(PDF)的標準參數是公用的，這就使得它們具有潛在的“未來保證”。
由于Postscript、TIFF和SGML格式可以很容易地轉換成PDF格式，英國公共檔案館將使用PDF格式作為文本和圖像文件的顯示格式。如果電子表格、日記賬和數據庫軟件包中的信息需要保存起來，在另一個類似的軟件包中再次利用，英國公共檔案館將使用界定格式來輸出、轉換、保存和顯示這種類型的結構性數據。
1．可移植文檔格式(PDF)。Acrobat是以Postscript語言為基礎的，它有許多優點，如設置了許多標準參數。
2．逗號界定文件格式。這種文件格式深受商界支持，可用于在報表、電子表格或小型數據庫之間傳遞結構性文件。這種格式并不能保存文件的版式和公式，但卻可以很容易地輸入和輸出結構性的數據。
英國公共檔案館認為，上述格式是解決電子文件轉化為檔案時出現的各種問題的最初嘗試。在迅速發展變化的環境里，它們對問題的解決可能只是暫時的。在處理和改善已經經過鑒定的文件，尤其是多媒體文件和使用動態鏈接的文件方面，如果有更具優點的其他格式時，檔案館將進一步地向各機關推薦。
目前，英國公共檔案不接受HTML格式的文件。因為這種格式文件的標準是動態和不穩定的，易于受到商界的壓力。如果政府機關已經使用HTML格式形成文件，并且這些文件需要移交到檔案館永久保存，或需要在本單位保存的，都必須轉換成檔案館可以接受的格式。如果轉換并不完全，各有關單位就要負起對文件繼續進行移植的責任。
移交文件的介質和渠道
需要永久保存的文件和元數據被轉換成英國公共檔案館推薦的移交格式之后，需要以合適的介質進行保存。理想的情況是，在向英國公共檔案館移交電子文件時都通過網絡進行。然而，在各個政府部門普遍建立了安全的網絡以前、這樣的移交是不安全的。
在文件進行實體移交之前，必須首先決定移交時要使用什么介質和確定一個什么樣的移交機制。在進行實體移交時，可供選擇的光介質和磁介質有許多。英國公共檔案館主要推薦了如下幾種：使用WORM技術的CD?ROM和CDR、4mm的數字音頻磁帶(DAT tape)、DVD驅動器、ZIP驅動器、軟磁盤。
對上述這些可以移交的介質，一定要保證它們與移交單位和英國公共檔案館的介質格式相同，否則，移交就不能成功。英國公共檔案館只接收移交時軟件能夠識讀的那些磁盤和磁帶。移交單位在移交前應該進行咨詢，英國公共檔案館的電子文件接收單位與政府部門計算機設備供應商達成過協議，它們可以提供?些幫助。
對于檔案部門來說，CD?ROM和CDR是最安全的介質。它們不能被重寫，容量巨大(可以達到650MB)。數字式音頻磁帶不具有CD?ROM和CDR那樣的優點，它可以被重寫，并且其中的磁性數據容易損壞，但它可以保存4?8GB的數據，對于移交量較大的部門來說，它是有優勢的。DVD的容量巨大，可以有4.7G。ZIP驅動器不是一個標準的驅動器，它的容量在100MB至250MB之間。它具有永久保存的優點，但在用戶那里使用不夠普遍。LS?120是3.5英寸軟盤中新建立的標準，可容納120MB的數據，并且可以與早期的1.44英寸軟盤向后兼容。3.5英寸軟盤是一種最不令人滿意的介質，因為它們缺乏內在的易管理性。它們可以便攜，適合于移交量較小(低于1.4MB)的時候使用。但是這種介質易碎，易損壞，或者處置不當容易造成數據丟失。
向檔案館移交電子文件的步驟
英國公共檔案館要求，各部門的文件管理人員在向檔案館移交文件之前，應該向英國公共檔案館的有關部門進行咨詢。
在選擇了移交文件的格式和介質之后，各部門必須制定一個詳細的文件移交計劃，對移交文件的各個步驟進行說明，以確保文件移交工作取得成功。這個計劃要對所需資源、移交時機、時間和對該機關可能造成的影響進行說明，并且移交計劃必須取得系統管理人員、文件管理人員、案卷室的用戶和移交工作人員的同意。
在向檔案館移交電子文件時，其步驟大體如下：1.記錄文件結構，并遷移到移交介質上去；2.將文件轉換成所選擇的移交格式，并盡可能注意保存有關每一個文件的元數據；3.進行了格式轉換的電子文件應該拷貝到移交介質上去，并盡可能地保持文件的結構；4.對于已經完成文件的拷貝，并已移交到英國公共檔案館的磁帶和磁盤必須進行整理，整理時不得造成介質或信息損壞或丟失；5.不管是要移交到公共檔案館還是在內部使用，文件的檢索工具都必須保留。如果這些文件要移交到英國公共檔案館，移交人員要向英國公共檔案館的有關部門咨詢有關檢索工具的形式和內容；6.上述所有步驟都必須登記和記錄，以確保有一個完整的審核程序，并滿足電子信息的法律接受性和證據性的有關要求。
移交文件的登記和說明
向檔案館移交電子文件的部門編制符合要求的檢索工具是十分必要的。英國公共檔案館的文件接收和管理部門可以提供有關此方面的咨詢。
在向英國公共檔案館移交電子文件時，每次移交文件的參考材料都必須記錄下來，如果移交的電子文件所包含的日期、檢索工具等信息不夠完全，那么就要在清點和鑒定階段對此進行補充。
在向檔案館移交文件時，必須使用電子表格編制一個簡單的清單，提供有關這些文件的識別號、路徑等信息。該數據表也可以增加一些欄目來說明有關文件鑒定、移交和銷毀過程的信息，如鑒定的決定和理由、原始文件的參考資料、檢索工具。在對移交的文件進行編號時，可以將幾個文件合并為一個類目，賦予一個識別號。
在將電子文件移交到檔案館后，各移交單位應該對其文件的復制件妥善保存，檔案館在對接收的文件進行了適當處理之后，會給各有關部門發一個通知，各部門收到了通知之后，可以對已經移交的原件以及據此制作的復制件進行銷毀。
在移交文件的每一個階段，都要有完整的審核記錄。該記錄要反映移交文件的各個階段各有關方面所采取的行動和做出的決策。
（郭紅解、倪政華摘自《中國檔案》2004年第7期）
