1、干部人事檔案材料的編碼
干部人事檔案材料的編碼包括順序號、頁碼。
順序號包括材料的類號和份號。類號是指對干部人事檔案材料所劃分的十個大類號；份號是每類中具體材料的排序號。編寫順序號用鉛筆，標在每份材料第一面的右上角。具體來說，第一類、第二類、第三類、第四類、第五類、第六類、第七類、第八類、第十類材料順序號的編寫如下：
1-1 1-1……
2-1 2-2……
3-1 3-2……
4-1 4-2……
5-1 5-2……
6-1 6-2……
7-1 7-2……
8-1 8-2……
10-1 10-2……
第九類材料順序號的編寫如下：
9-1-1 9-1-2……
9-2-1 9-2-2……
9-3-1 9-3-2……
9-4-1 9-4-2……
前面的數字代表材料所歸屬的類別，后面的數字代表材料在每類中的排序號。如“1-1”表示第一類中的第一份材料，“9-2-1”表示第九類工資材料中的第一份材料。依次類推。
在每份材料右上角編上順序號的同時，按圖書計頁法（即單面為一頁），用鉛筆在材料每面的右下角編上頁碼。材料本身有頁碼的，不需重編。如果其中有插頁的，將插頁順著上頁編上號碼，再將以后的頁碼順編。
為每份材料編上順序號和頁碼，一方面可以固定材料的位置，另一方面也方便檢索、利用。
2、干部人事檔案材料的目錄登記
每卷干部人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄。干部人事檔案材料的目錄登記，就是在材料經過排列之后，按照固定的目錄欄目和要求，將相應的歸檔材料逐份記載的工作。目錄登記，關鍵可以起到索引的作用，同時也可以起到固定、復查、保護檔案材料的作用。具體做法列表說明如下：
干 部 檔 案 目 錄
| |||||||
類號 | 材 料 名 稱 | 材料制成時間 | 份 數 | 頁 數 | 備 注 | ||
年 | 月 | 日 | |||||
一 | 履歷材料 | ||||||
1 | 在校學生登記表 | 1960 | 12 | 13 | 1 | 5 | |
2 | 干部履歷表 | 1982 | 8 | 30 | 1 | 9 | |
3 | 干部履歷表 | 1988 | 9 | 12 | 1 | 13 | |
4 | 干部履歷表 | 1999 | 4 | 15 | 1 | 11 | |
二 | 自傳材料 | ||||||
1 | 學生自傳 | 1961 | 6 | 30 | 1 | 8 | |
2 | 自傳 | 1983 | 7 | 1 | 1 | 10 | |
三 | 鑒定、考核、考察材料 | ||||||
1 | 干部鑒定 | 1979 | 3 | 12 | 1 | 3 | |
2 | 某某同志的考察材料 | 1985 | 10 | 13 | 1 | 4 | |
3 | 1994年度考核表 | 1995 | 2 | 10 | 1 | 3 | |
4 | 1995年度考核表 | 1996 | 1 | 12 | 1 | 3 | |
5 | 1996年度考核表 | 1997 | 1 | 30 | 1 | 3 | |
6 | 1997年度考核表 | 1998 | 2 | 2 | 1 | 3 | |
四 | 專業材料 | ||||||
1 | 高中畢業生登記表 | 1961 | 6 | 30 | 1 | 5 | |
2 | 報考高等院校登記表 | 1964 | 6 | 25 | 1 | 2 | |
3 | 高考政審 | 1964 | 7 | 1 | 1 | 1 | |
4 | 大學畢業生登記表 | 1969 | 7 | 3 | 1 | 6 | |
5 | 學歷證明 | 1980 | 3 | 9 | 1 | 1 | (復印件) |
6 | 評定專業技術職務申報表 | 1982 | 10 | 31 | 1 | 9 | |
7 | 聘任專業技術職務審批表 | 1983 | 1 | 1 | 1 | 3 | |
8 | 教師資格過渡登記表 | 1995 | 9 | 10 | 1 | 3 | |
五 | 政審材料 | ||||||
1 | 入黨政審 | 1963 | 12 | 25 | 1 | 2 | |
2 | 家庭情況證明材料 | 1970 | 7 | 7 | 1 | 4 | |
3 | 某某同志愛人情況登記表 | 1979 | 8 | 10 | 1 | 3 | |
4 | 某某同志參加工作時間的批復 | 1993 | 11 | 11 | 1 | 1 | |
5 | 工齡審批表 | 1993 | 11 | 11 | 1 | 1 | |
6 | 有關某某同志參加工作證明材料 | 1993 | 3 | 5 | 1 | 5 | |
六 | 黨團材料 | ||||||
1 | 入團志愿書 | 1961 | 3 | 5 | 1 | 3 | |
2 | 入團申請書 | 1960 | 12 | 26 | 1 | 2 | |
3 | 入黨志愿書 | 1965 | 7 | 1 | 1 | 7 | |
4 | 入黨申請書 | 1964 | 5 | 10 | 1 | 11 | |
5 | 轉正申請 | 1966 | 6 | 6 | 1 | 8 | |
6 | 中國共產黨黨員登記表 | 1985 | 10 | 10 | 1 | 5 | |
7 | 中國共產黨黨員登記表 | 1990 | 4 | 26 | 1 | 5 | |
七 | 獎勵材料 | ||||||
1 | 先進工作者登記表 | 1987 | 7 | 1 | 1 | 3 | |
2 | 優秀黨員登記表 | 1997 | 12 | 30 | 1 | 3 | |
八 | 處分材料 | ||||||
1 | 關于某某同志所犯錯誤處理決定 | 1982 | 3 | 15 | 1 | 2 | |
2 | 關于對某某同志處理意見的請示 | 1982 | 2 | 13 | 1 | 5 | |
3 | 關于某某同志所犯錯誤調查報告 | 1982 | 2 | 6 | 1 | 7 | |
4 | 某某同志個人檢查 | 1982 | 1 | 13 | 1 | 8 | |
九 | 工資、任免、出國、其他等材料 | ||||||
9-1 | 工資材料 | ||||||
1 | 轉正定級呈批表 | 1970 | 2 | 10 | 1 | 1 | |
2 | 1982年工資升級審批表 | 1982 | 7 | 7 | 1 | 1 | |
3 | 1985年工改工資審批表 | 1985 | 6 | 20 | 1 | 1 | |
4 | 1989年工資升級審批表 | 1989 | 11 | 15 | 1 | 1 | |
5 | 職務工資變動審批表 | 1992 | 2 | 15 | 1 | 1 | |
6 | 1993年工資升級審批表 | 1993 | 9 | 1 | 1 | 1 | |
7 | 工改套改工資審批表 | 1994 | 7 | 17 | 1 | 1 | |
8 | 1995年度工資升級審批表 | 1996 | 11 | 1 | 1 | 1 | |
9 | 1997年度工資升級審批表 | 1998 | 5 | 15 | 1 | 1 | |
9-2 | 任免材料 | ||||||
1 | 招工登記表 | 1961 | 8 | 15 | 1 | 3 | |
2 | 干部任免職務呈批表 | 1975 | 1 | 10 | 1 | 2 | |
3 | 干部任免呈報表 | 1985 | 9 | 9 | 1 | 2 | |
4 | 干部任免審批表 | 1996 | 10 | 11 | 1 | 2 | |
9-3 | 出國材料 | ||||||
1 | 初次出國人員審查表 | 1983 | 1 | 1 | 1 | 3 | |
2 | 再次出國人員審查表 | 1990 | 12 | 12 | 1 | 3 | |
3 | 出國備案表 | 1994 | 4 | 5 | 1 | 1 | |
9-4 | 黨代會、人代會等其他材料 | ||||||
1 | 參加九屆人大代表會代表登記表 | 1997 | 10 | 15 | 1 | 3 | |
十 | 參考材料 | ||||||
1 | 思想總結 | 1966 | 5 | 13 | 1 | 4 | |
2 | 結婚報告 | 1971 | 5 | 4 | 1 | 1 | |
說明：
（1）每大類的第一行填寫大類號及其名稱，大類號用漢字一至十表示。第二行開始按照各類別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯數字1、2、3、4填寫。
（2）材料名稱。一般要登記全稱，名稱較長的，可適當簡化。沒有名稱或原標題與材料實際內容不相符的，應重新擬題登錄。第五類“政審材料”的證明材料，要寫明誰證明誰的什么問題。
（3）“材料制成時間”，一般采用材料落款標明的最后時間。復制的材料采用原材料的形成時間。并應當填全年、月、日。
（4）書寫要規范。不準用圓珠筆、鉛筆、紅色或純藍墨水填寫目錄。不得涂改、粘貼。不允許用國家沒有認可的簡化字。
（5）每大類歸檔材料登入目錄后，必須留出適量的空格，供補充材料時使用。（可根據干部的年齡大小，哪一類材料增加得較多較快等情況，確定在“干部檔案目錄”中預留空位的多寡）
