科技檔案編研成品輔助部分編寫

科技檔案編研成品輔助部分，是指不直接提供科技檔案信息，卻又是編研成品的利用與傳播不可或缺的其他必要組成部分。包括：

（一）封面

每個編研成品都必須有封面，封面不僅對編研成品起保護作用，更重要的是要醒目地介紹編研成品的主題內容和有關事項，使利用者通過封面大致了解編研成品的主題，以便選擇使用。

封面由前皮、封里和封底等組成。其前皮應包括兩方面的內容：一方面，是編研成品的基本內容，包括其準確的題名、著作權人或編研單位以及編輯出版時間等；另一方面，是編研成品使用的標志，即根據需要規定的使用范圍和密級等。對于公開發行的編研成品，還應有版權頁并在封底制反映圖書編目（IP）數據。

（二）序言

序言，簡稱序，又稱前言、引言等，是位于編研成品正文之前的評述性文章。序言的任務或作用是，介紹編研成品的編輯目的和意義，客觀評價編研成品的內容及其文獻價值，序言一般包括以下基本內容：

1.介紹編研的目的和意義

對編研目的和意義的介紹，就是向利用者說明開展此編研項目的出發點及其預期效果。例如：

（1）交流推廣科學技術。廣泛傳播科技檔案信息是編研工作的基本目的，更是反映科技成果的編研成品的編研目的，許多此類編研成品的序言都強調了這一思想。如“為了促進科技交流，進一步推廣科研成果”、“為向外界宣傳和促進本地煙草生產，整理編印了本匯編”、“《XX成果選編》愿為科學技術的推陳出新作出應有的貢獻。”等。

（2）提供現實科技工作的依據。如，“本匯編提供給廠領導和有關人員在工作中進行參考、對比分析和研究使用。”“對今后合理利用土壤資源，指導科學種田，為解決我縣農業生產的突出問題，提供了科學依據”。

（3）促進科技貿易的實現。知識經濟的發展使科技創新成為企業發展的主要形式，而企業技術創新的價值必須通過市場才能實現，為企業科技創新創造進入市場的條件，已經成編研成品的重要功能。不少編研成品把宣傳新技術、推銷科技產品作為自己的主要目的。如，某系統編制的《外商投資導向》在其序言中開宗明義：通過該編研成品“使外商了解本系統科技成果及其開發意向，將中外合作推向新規模。”某研究院編制的《發動機照片匯編》提出該編研成品“為宣傳我院科技成果，為其直接進入科技市場提供媒介。”

（4）保存科技史料，為科技史研究服務。如，“我們的目的是，真實地記錄前人的勞動成果，便于后人了解城市道路發展的梗概。”如，某匯編“展示了我國糧油、食品和飼料工業科學技術發展的蓬勃生機，給人以希望、信心和力量。”“該圖集是一種調研成果，……對建筑設計人員和大專院校師生均有一定的參考價值，也是研究XX建筑發展的歷史資料。”

2.說明編研成品涉及的背景與現狀

對背景和現狀的說明就是要指出編研成品內容涉及的科技生產活動的歷史發展與現狀，通過強調某些科技生產活動的意義，如規模大、技術先進、國際管理方式等，或者某些科技活檔案信息的特點，如形成年代久遠，十分罕見等，烘托編研成品的價值。

某精密機械研究所編印的《科研成果匯編（1961-1986年）》，在其前言中指出，該所主要從事本專業技術加工工藝的研究及其設備的研制活動，本匯編中匯集的217項科研成果，只是該所建立25年來，取得大量科技成果中的應用性部分。既表現出該所科研成果豐碩，又強調了編研成品的實用價值。又如，一本建筑圖集在序言中介紹，該圖集選錄了本世紀三十年代，XX設計建造的部分公寓建筑，強調了它的典型與珍貴。

根據需要與可能，序言還可以提示相關科學技術發展的現狀，特別是它的新趨勢、新發現等。在關于西紅柿品種研究的某編研成品的序言中，編輯人員及時指出了：“同茄科馬鈴薯的葉序，原為2/5或5/13，但是最近XX單位的最新研究成果中，有關于其無限不重疊（3-5/2，角度為137°2′29″）葉序的報告。”這種重要的提示性說明，不僅客觀上完善了編研成品的內容，而且為和用者提供了重要的、最新的信息，擴大了編研成品的利用價值。

3.評價編研材料

對編研材料的評價，即指出它們反映的科學技術水平、實用價值與可靠性，進而突出編研成品的價值。對編研材料的評價，一般采取對它的形成特點、來源及內容進行客觀描述的方法。比如《XX土壤》在前言中指出：該編研成品是根據本縣第二次土壤普查工作成果檔案編寫而成的，“它既反映了本縣土壤的面貌，又基本上說明了本縣各土壤類型的分布、特征、農業生產特性、理化性狀及改良利用方向和途徑。……是我縣一份較為全面的土壤科技參考資料”，強調了編研材料的可靠性和內容的廣泛性，進而說明該編研成品的價值。

又如，《XX水利樞紐圖冊》的前言，除介紹水利樞紐的規模、作用和發揮的經濟效益外，著重強調“該工程設計和施工均為我國自行完成，??各樞紐均為一等工程。”從該工程的設計意義、建設水平的角度說明了該編研成品的價值。

序言一般是編研人員根據上述要求專門編寫而成的，但是也可以用一篇學術論文作為代序。如《橋梁史話》就是以茅以升先生“喜看天塹變通途”的文章為序。由于代序作者的學識或科技地位，以及代序本身具有的較高學術性與真知灼見，往往成為編研成品主題的“點睛之筆”，具有很好的介紹與評價作用。

（三）編輯說明

編輯說明，又可稱為編者的話、編輯例言或出版說明等，是編研成品中專門介紹編研工作及其方法的文章。編輯說明包含的基本內容，概括為以下方面：

1.有關編輯技術的介紹。包括信息單元體例形式及其編排方法，編研材料加工和訂正的方法，使用的符號、注釋、索引、插圖和附錄的編制要點與方法等內容的介紹。

2.有關編研材料的介紹。包括對有關科技檔案信息的來源、內容范圍、完整準確程度，以及選材依據、標準和方法等編研技術問題的介紹。對于編研成品包含的某些具有突出特點或重要價值的科技檔案信息予以說明，不僅能夠引起利用者的關注，而且對說明編研成品的價值具有重要的意義。如，某水利部門編寫的《XX水利志》在其編輯說明中重點介紹了其材料的內容與來源：“本志書依據的最早原始材料，選自X教堂保持的1841年的水文記錄，連續的水文資料，最早始于原華北水利工程局1911年形成并保存至今的檔案材料。”充分佐證了該志書材料的豐富與可靠性，給讀者留下了深刻的印象。

3.有關編研人員的介紹。包括對參與編研工作的主編和其他重要編研人員或編研單位的介紹。這種介紹不容忽視的作用是：第一，通過介紹作者的科技成果或學術水平，加深利用者對編研成品價值的認識；第二，通過介紹原檔案的形成者，對他們的創造性勞動表示尊重；第三，向在編研過程中給予各種支持和幫助的有關人士和機構致謝；第四，對編研人員的再創造表示認可。由于科技檔案編研成品屬于法人作品或職務作品，編研人員只有極少署名的可能，因此更有必要在編輯說明中表現編研人員及其智力勞動。

對照序言和編輯說明的內容和作用，可以看出兩者之間存在的明顯區別。序言著重對編研成品主題內容、科學技術水平以及使用價值進行直接的評價，屬于評述性的文章。編輯說明則側重對于編研工作和編研材料的介紹，是說明性的文章。序言對于利用者起到一定的指導作用；而編輯說明則主要是幫助利用者正確利用編研成品，具有參考作用。

在編研工作實踐中，序言和編輯說明一般應該分別成篇。特別是對于專業性較強、篇幅較大、公開出版發行、傳播范圍較廣的編研成品，以分別編寫為好，這樣做既有必要也是可能的。而對那些專業性不很強、篇幅不大、發放范圍較小、主要用于內部交流的編研成品，可以將序言和編輯說明合二為一，這種形式的文章一般稱為前言或說明。應該強調無論是分開編寫還是合并編寫，都要求全面反映序言和編輯說明的基本內容，以發揮其促進科技檔案信息傳播的作用。

（四）索引

索引，又稱引得，它是根據實際需要，提供不同于信息單元編排體例形式的其他途徑的檢索工具。索引的特點是：專指性強，即借助索引可以迅速查找到編研成品中相關信息，一查即得；靈活性大，指根據需要可以編制不同種類的索引，以便多角度、多途徑地查找編研成品中特定的信息內容；便于族性檢索，即運用索引可以迅速、準確地集中相關的信息內容等。因此，索引具有幫助利用者迅速查找有關專題信息，擴大利用線索的作用。因此，應該為信息內容復雜、篇幅較大的編研成品編制索引。

1.索引的構成

索引由三個要素構成。第一，標目，即檢索對象的名稱或其他標志，如科技生產活動或科技事物的名稱、性質、狀態、技術操作方法、技術規范、機構名稱、人名、地名等。第二，出處，即指出的查找線索，如頁碼或檔案號等。第三，排序，即索引款目必須按一定順序排檢。索引排檢方法主要采用：字順法，即按照漢字筆劃、筆數或漢語拼音字母的順序排列索引款目；分類法，即按既定的分類標準排列索引款目。前面個要素雖然構成了索引的一個款目，但是只有索引款目沒有款目的排序，就不能形成索引迅速查找特定科技檔案信息的功能。

2.編研成品中常用的索引

選擇不同的索引標目，或者采用與目錄不同的排序方法，可以形成不同的索引。大型的科技檔案編研成品需要同時具備幾種不同的索引。常用的索引有：

（1）主題索引，即以編研成品正文的有關事物、問題的概念作標目，按音序或專業排檢順序排序的索引。

（2）專業索引，即以編研成品正文中某一專業或不同專業的名詞、術語作標目，按音序、筆劃或問題順序排列的索引。

（3）人名索引，即以編研成品正文涉及人物的姓名及其職稱、職務或籍貫作標目，按姓氏筆劃、音序排列的索引。

（4）地名索引，即以編研成品正文涉及的地區名稱作標目，按音序或位序排列的索引。

（5）原文索引，即以編研成品正文的有關科技檔案信息作標目揭示其來源，并按專業、問題順序排列的索引。

3.索引的編制步驟

（1）根據需要確定索引的種類；

（2））用易于區別的形式，如不同顏色的字跡或卡片，將各種索引的每一個標目，分別抄錄在卡片上；

（3）對不同顏色或標志的卡片，按照它們各自的排檢方式分別排序；

（4）根據信息單元的編排次序，標注每一標目在編研成品中的頁碼，并進行一次校核；

（5）經過審定將索引作為相關編研成品定稿的組成部分。