自高校擴招以來，大量學生涌入高校，與此同時，相關的管理卻未能及時跟上。在學生檔案管理過程中出現種種“亂象”，引人注目，令人深思。

1 這種種“亂象”主要表現為以下現象：

1.1 主管部門過多

高校學生檔案管理往往由多部門管理，政出多門。眾多部門管理不僅沒有提高效率，反而造成無人管理的“怪相”。一旦出現問題，就相互推諉，無人承擔責任。如：某 211 工科大學，學生成績分別由教務處、學生處、院辦、系辦、檔案館共同掌握，當用人單位查檔，發現缺少成績單，回校補辦，卻被以上各部門相互推諉、相互指責，以至三天后才補辦功，失去此次就業機會。

1.2 內容沉舊、錯誤百出

當下的高校學生檔案內容陳舊，千人一面，材料雷同，無法體現一個學生的全面真實情況。在填寫材料時，往往套話成篇，評價空洞，導致畢業生檔案內容與時代脫節，用人單位從中無法做出準確有效的判斷。同時，檔案中存在很多錯誤。整理近三年畢業生檔案發現，最多的一年錯誤率竟占當年全部檔案的 19.3%，包括：錯裝、串裝、漏裝材料，材料破損，人檔不符，錯投、亂投檔案等情況，使接收單位無從下手整理，影響學生正常使用檔案。

1.3 形式各異、標準不一

目前，學生檔案材料的收集整理由高校自行制定標準，各自為戰，形式不統一。由于形式多樣、標準混亂，導致學生檔案一校一樣，材料有多有少，多的厚厚一大冊，少的只有幾頁紙。檔案接收部門一頭霧水，只能被動接收。在畢業生自主擇業、流動性增大的情況下，用人單位無法利用檔案橫向比較，做出正確判斷，不能實現檔案的有效利用。

1.4 專業人員缺乏

高校從事學生檔案管理的專業人員十分缺乏，檔案管理崗位往往都安置的是教學科研人員的家屬。這些人專業不對口，學歷參差不齊，素質高低不均，無法承擔管理重任，不能獨立完成收集整理建檔工作。即使有檔案學專業人員管理學生檔案，雖然在管理方面具備專業知識，但對人事檔案管理和畢業生就業政策掌握不夠全面，對學生檔案內容、用途往往不很清晰，導致管理水平下降，無法滿足當下對學生檔案的使用要求。

1.5 亂收費現象嚴重

檔案管理本應以服務為主，但在部分學校卻成為創收之道，在沒有收費依據的情況下，收取學生、用人單位檔案使用費用。如：某些高校為學生提供成績單、學籍證明時，收取不等的資料費，一張A4 紙的復印材料要幾元錢；某師范類高校檔案館復制一份畢業生檔案材料竟然需 80 元，且不出具收費單據，在問及是否有依據時，工作人員答復為館內自行制定的“成本價”。

2 高校檔案管理出現如此多的“亂象”，究其原因，主要以下幾點：

2.1盲目擴招

自高校擴招以來，高校在校生數量呈幾何式增長，至2011 年已達到2130 萬人，相應的是學生檔案也大量增加，但高校從事相關管理的人員、設施等遠遠沒有跟上，這是在擴招前沒有考慮周全的。因此，從事高校學生檔案管理的人員工作量巨大，管理所需的資金、設備都沒有及時配備完全，在短時間內無法管好如此大量的檔案。

2.2政策依據不足

目前沒有針對高校學生檔案管理的專門性的政策法規，管理過程中只能參照《干部檔案管理條例》等現有法規，約束力不強，指導性不夠，難免出現管理的偏差。各地高校只能根據自身情況，及所在地區省市的相關文件執行，因此造成了檔案中存在很大差異。

2.3 沒有專門機構

政出多門，是由于沒有相關要求由誰具體管理，只能根據各自情況，自行設置管理機構，教務、院系各部門各自為戰，無法將其統一。即使高校設有檔案館，但對其他部門沒有管理權和約束力，收集整理相關材料靠等、靠要，不能建立有效的建檔機制。

2.4 管理人員培訓不足

由于我國高校中檔案專業設置較少，只有一些綜合性大學開設此專業，招生數量也少，專業人才很難及時補充到高校檔案管理一線。而在崗人員缺少專業培訓，由于工作壓力大，時間緊張，無法進行系統、有效的培訓，無法提高專業素質。現有培訓形式單一、內容僵化，有時僅是走過場，達不到預期的效果。

2.5 資金投入不足

高校檔案館往往都是學校中的“清水衙門”，每年投入的經費只夠維持正常運轉，談不上更新設備。尤其是檔案信息化所要求的投入大，根本不能得到滿足。工作人員收入只有財政工資一項，無法與教學科研人員相比，巨大的工作量得不到相應的報酬。因此，難免就出現以檔養人，以檔養檔的現象。

3 針對高校目前存在這些“亂象”和原因，可以采取以下對策加以整治：

3.1 制定相關政策法規

鑒于目前沒有一份針對高校學生檔案管理的法律文件，應由檔案行政部門會同教育部門，出臺一部具有法律效力的指導性文件，做到“有法可依”，加強對高校學生檔案管理力度。各高校應結合自身情況，制定實施細則，提高管理層次。同時，主管部門要加強監督，確保法規的有效執行。

3.2 建立管理體系

各高校應根據自身現有情況，建立完整的學生檔案管理體系，捋順現有體系的機制，確保管理有效進行。要確定主管部門，協調相應部門，做到主管主抓責任到位，使原有分散在各部門的材料，有效地結合在一個主管機構下，保證檔案材料的完整，更新及時。

3.3 加強培訓力度

針對當前檔案人員專業不對口，專業素質差的現狀，要改變目前培訓方式，采取針對性強，靈活有效的培訓形式。檔案行政部門應結合高校現有情況，送培訓于一線，現場指導，快速提高專業知識和管理能力。同時，高校之間應多加交流，相互學習先進經驗，形成“走進來、走出去”的模式，積極改進培訓現狀。

3.4 加大資金投入

檔案管理是項投入大的事業，且投入并不能帶來立竿見影的效益，社會效益往往在長遠才能顯現出來。因此要求在高校領導在投入時不能只顧眼前利益，加大對人員待遇、更新設備的資金投入。面對當前檔案信息建設的迫切要求，更應有針性對加大投入，推動檔案管理水平整體提高。同時，對檔案管理者的待遇和培訓經費有所提高，這是對從事這項工作人員的一種肯定。

3.5 轉變工作理念

應把目前的檔案管理工作重點，由管理檔案轉變為以檔案服務學生。針對學生的升學、就業、職業規劃與培訓等現實需要，把檔案管好管活，用檔案扶助學生。同時，建立檔案管理終身制目標，確保學生檔案轉遞中的安全，出現問題可以及時補救。參照國外先進經驗，把檔案變成永久資料，使學生檔案成為學校檔案有機組成部分，成為編修校史、加強德育的提供資料，服務于學校發展大局。只有高度重視現有問題，并加以改變，才能杜絕高校學生檔案管理“亂象”的發生，才能使學生檔案實現其應有的價值。