2011年是“十二五”時期城建檔案工作規劃的開局之年，隨著城市建設的高速發展，加強工程檔案管理，提高工程檔案質量是我們工作的首要任務。工程檔案，按國家城建檔案管理規定，是在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等各種形式和載體的歷史記錄。工程檔案貫穿于工程建設全過程之中。工程檔案形成的目的是為了了解工程在建設過程中的真實情況。由于工程建設規模大，跨越時間長，事后形成的資料有可能記錄不全面，強調工程檔案要真實反映工程質量實際情況并與工程進度同步形成、收集、整理具有十分重要的意義。城建檔案館作為城建工程檔案的管理單位，主要負責對工程檔案的編制、整理、歸檔工作進行監督、檢查、指導。我們采取了以下的工作方式來加強工程檔案管理，提高工程檔案的質量，確保工程檔案的真實、準確、完整、系統，并與工程進度同步。

一、加強宣傳，提前介入

對于加強工程檔案歸檔意識的宣傳工作，多年來我們常抓不懈。但仍有個別參建單位未引起重視。比如有些建設單位由于檔案意識淡薄，不重視文件的形成、收集與保管，到工程竣工時才發現部分基建文件遺失或未依照基建文件的管理流程，漏辦手續，造成工程檔案無法順利、及時歸檔。再如部分施工單位違背了“工程資料應隨工程進度同步形成、收集、整理并及時移交的規定要求”，常常在工程竣工后才補資料，編資料。所以我們在驗收檔案時常見到如：隱蔽工程檢查記錄的時間晚于竣工驗收的時間，或分部驗收的項目與竣工驗收記錄的內容不符等此類貽笑大方的錯誤。由此可見工程檔案與工程建設同步的重要性，工程檔案與工程建設同步是保證工程檔案真實性的必要手段。針對這些問題，我們加強了歸檔的宣傳工作。我們不是被動地坐在檔案館里等著建設單位來移交檔案，而是提前介入，把工作做到前面。在工程進行登記時，我們即與建設單位聯系，主動介紹竣工檔案的編制要求。如果由于種種原因個別建設單位遲遲未進行竣工檔案的登記，我們也會通過各種渠道了解工程的概況，設法與建設單位取得聯系。在工程開工之前，即組織工程各參建單位，進行工程檔案編制與移交的交底與培訓。加強宣傳，提前介入，為工程檔案高質、高效、順利歸檔做好積極的鋪墊。

二、依法管理，全程監督

近年來，城市基礎設施建設的規模逐漸加大，項目增多，工程持續周期長。我們根據工程的進度對參建單位進行全程的監督管理，逐漸形成了工程竣工檔案指導—預驗收--復核--接收--催辦的工作機制，使工程竣工檔案的管理程序逐步完善。像近幾年的軌道交通工程、高速公路工程等北京市的重點重大工程項目，工程周期常常持續數年，且參建單位眾多。我們依據此類工程的特點，有計劃有步驟地進行監督指導。首先，在工程開工前即組織各參建單位，進行大范圍的工程檔案編制與移交的交底與培訓。且與參建各方建立起密切的聯系，以便于之后工作的及時溝通。之后，在施工過程中，我們根據工程進度對各個施工標段進行具體細致的咨詢、指導。在工程竣工時，受規劃委的委托，對工程檔案進行預驗收，對不合格的項目提出整改意見，合格后出具工程檔案預驗收認可文件。一旦條件具備，即將竣工檔案按標段逐個接收進館。由于重點工程的特殊性，通常有甩項工程。在工程主體檔案歸檔后，我們依然不忘甩項工程的催辦，直至工程整體檔案全部歸檔。時至今日，重點工程的竣工檔案已全部隨工程竣工同步高質、高效地歸檔。

三、加強培訓，主動服務

城建檔案館已逐步建立對全市在建工程建設、施工、監理等單位檔案人員的定期培訓制度。通過集中開辦檔案培訓班，使各參建單位的檔案人員全面掌握《建筑工程資料管理規程》、《市政基礎設施資料管理規程》的要求以及城建檔案管理工作的程序和標準，為檔案及時、順利移交進館打下良好的基礎。雖然檔案館定期進行檔案的培訓工作，但是由于全市工程項目眾多，參建單位人員流動頻繁等原因，例行的培訓不能完全滿足需求。所以，我們針對不同類型的工程，不同的工程進度，主動對不同的參建單位進行具體的培訓指導。我們通常在工程開工前和檔案預驗收前組織集中的檔案培訓。此外，由于部分施工單位檔案人員頻繁變更，人員素質參差不齊，常常出現對檔案歸檔的要求理解不透，形成的施工文件錯誤頻出，竣工圖修改也不準確、規范等問題。針對這些情況，我們加大了對個別施工單位的跟蹤指導力度。我們常常下到工地現場，對技術力量薄弱的施工單位進行重點指導。在工程進入驗收的關鍵階段，我們有時一天要去幾處施工工地，對施工單位的檔案管理人員進行具體、細致地咨詢檢查。在工程檔案預驗收階段，充分體現主動服務的精神。我們根據工程的具體特點，按工期，按標段，分段進行檢查。經過多次的監督檢查、咨詢指導，及時出具工程檔案預驗收合格的意見，確保工程檔案的及時、順利歸檔。

四、各方配合，聯合檢查

城建檔案館加強與各方的通力配合，以聯合檢查的方式推動檔案管理工作。以奧運工程檔案的管理為例，2006年至2008年，在“08辦”的指導下，我館代表市規劃委與市檔案局、市建委等管理部門組成奧運工程檔案聯合檢查組，先后4次抽調402人次參與奧運工程檔案聯合檢查工作。通過檢查強化了工程檔案的監督管理，確保了奧運檔案包括：12座新建奧運場館、11座改擴建場館、8個臨建場館、6個配套設施45座獨立訓練場館以及66條市政道路、5座橋梁、700余條隨路建設的市政管線工程在內的工程檔案安全、完整、及時歸檔，圓滿實現了“奧運史上首次完整留存建設工程檔案”的奮斗目標。針對軌道交通等重點重大工程，我館加強與市建設質量總站、公用監督站、市政監督站的協調合作，通過聯合檢查、定期研究、同步驗收的方式，強化了工程檔案的監督管理，確保工程檔案及時歸檔。截至2010年底，我館已接收進館軌道交通工程包括：北京地鐵一期工程、地鐵復八線、13號線、八通線、5號線、10號線一期、奧運支線、機場線、4號線、房山線、昌平線、１５號線一期、亦莊線以及大興線的工程竣工檔案萬余冊。

五、創新檔案預驗收與移交工作方式

由于許多重點工程建設規模大，建設周期長，參建單位多，形成的工程資料種類繁多，數量巨大。如果按照以往的以工程項目為單位移交的檔案接收模式，勢必會影響到檔案歸檔的進度。因此我們根據工程建設特點，調整了工程檔案預驗收與移交接收模式。我們與建設單位溝通，由建設方制訂詳細的分期分批報驗計劃，采取分期預驗、分期接收的方式，確保了重點工程檔案的及時歸檔。例如：軌道交通工程里程長、參與施工的標段多，幾乎每個項目都有十幾、甚至幾十個施工標段。所以，軌道交通工程竣工檔案的驗收移交是一個繁重的浩大工程。我們針對這些特點，以施工標段為單位，做到成熟一個，移交一個。各條軌道交通線路工程檔案的歸檔都隨著工程竣工同步完成。創新的工作方式強化了工程檔案的管理，收到了可喜的效果。

六、建立檔案驗收復核機制

為了確保進館檔案的質量，城建檔案館建立并實施了對已接收進館的重點重大建設工程竣工檔案實行館內復核機制。由綜合業務管理部門定期對進館的重點重大建設工程竣工檔案進行檔案內容和質量的抽查復核，并按季度召開督察信息反饋會議，及時將發現的問題反饋給相關業務科室和經辦人員，及時落實整改措施，確保工程檔案指導、驗收和進館各個環節標準的統一。此舉加強了檔案經辦人員的職業道德教育，提高了檔案經辦人員的業務素質和辦事能力。檔案驗收復核機制的建立，為加強工程檔案管理，提高工程檔案質量提供了強有力的保障。近年來，我館緊抓重點工程的檔案管理工作，借鑒奧運工程、軌道交通等工程的檔案管理經驗，提高全市工程建設檔案的管理水平，為更好地促進我市“十二五”時期城建檔案工作的健康發展做貢獻。