城市軌道交通合約檔案管理具有長鏈條、多人手的特點，為了保證工作的高效性，要展開無紙化檔案管理鏈條的設計，此時要積極發揮先進技術的作用，如：計算機技術、網絡技術與信息技術等，在此基礎上，才能夠有效解決其合約檔案管理中存在的不足，進而其管理的安全性、有效性與可靠性等均能夠得到可靠的保障。
一、城市軌道交通合約檔案管理無紙化實施的必要性
1.提高了工作效率
城市軌道交通合約檔案管理實施無紙化最為重要的作用便是，促進了工作效率的提高，同時也加強了信息的共享，推進了協同辦公的實現。通過無紙化歸檔鏈條，使各個環節均實現了無紙化的管理，如：可行性研究、項目概算、招投標、合約簽訂、合約履行、計量支付、變更與簽證、內部審計、項目決算、政府審計、概算回歸、項目后評價等，在此基礎上，對于文件的印發、通知與轉送等均得到了節省，同時，也實現了人力、物力與時間的節省，相關的工作人員可以利用電腦進行權限范圍內的查閱、修改、批注等，此時的歸檔與查找均具有便捷性與高效性，進而保證了工作效率的提高[1]。
2.促進了綠色環保
城市軌道交通合約檔案管理實施無紙化不僅保證了工作的效率，還適應了綠色環保的要求。在網絡技術、計算機技術與信息技術的支持下，有效推進城市軌道交通無紙化合約檔案管理，紙質檔案的數量逐步減少，這樣做不僅節約紙張，保護了寶貴的森林資源，同時控制管理成本；最重要的目的是減少信息傳遞環節，提高辦公效率，這點對于當前軌道建設迎來新一輪建設高潮的總體大環境下，顯得尤為關鍵，意義深遠。
二、城市軌道交通合約檔案管理無紙化的不足
1.在存儲方面
隨著科學技術的快速發展，存儲技術有著較快的更新速度，雖然現有的存儲介質擁有良好的保險系數，但它也極易被淘汰，一旦新的格式不能對其進行支持，則會影響現有文檔的正常讀取。同時，在無紙化合約檔案管理過程中，電子媒介受諸多因素的影響極易出現質變，具體的影響因素有化學因素或者物理因素等，一旦電子媒介出現問題，則會出現文件無法打開的問題，此時的合約檔案管理存在一定存儲隱患。
2.在安全方面
電子文檔的安全性是重要的，它得到了人們的廣泛關注，主要是由于電子檔案極易被竊取。在無紙化管理過程中，竊密人員利用電子郵件或者U盤等便可以對合約檔案中重要檔案進行竊取；同時合約檔案管理人員的離職，也會為別有用心的人員提供可乘之機，對重要的資料進行刪除或者修改等。如果合約檔案中的重要文件或者關鍵信息出現泄漏、刪除或者流失等均會造成不可挽回的損失[2]。為了避免竊密人員對電子檔案文檔的違法利用，要求無紙化合約檔案管理要積極利用法律法規，在此基礎上，才能夠提高其安全性與保密性。
3.在轉換方面
城市軌道交通合約檔案管理的無紙化不能完全替代紙質檔案，主要是由于無紙化檔案建設仍處于摸索階段，各個單位與部門均保留著紙質檔案管理，同時政府對于無紙化辦公的支持力度較弱，進而制約著無紙化檔案管理工作的開展。傳統檔案和現代檔案二者的轉換需要合理的協調與科學的規劃。目前，在實際檔案管理過程中，仍需要借助紙質形式進行打印，通過管理人員的簽字或者蓋章等才能夠保證其有效性與真實性。
三、城市軌道交通合約檔案管理實現無紙化的對策
1.提供無紙化管理的平臺
城市軌道交通合約檔案管理實現無紙化，需要為實際工作的開展提供可靠的類似于萬方數據知識平臺的大數據平臺架構，通過此平臺，檔案使用人員可以根據自身的權限，對權限范圍內的檔案資料進行有效的利用，此時保證了資料信息的共享性與利用率。同時，無紙化檔案管理平臺的構建，為政府與企業無紙化檔案管理工作的開展提供了可靠的保障，使其具備了一定的可行性與可操作性。
2.構建檔案信息安全機制
城市軌道交通合約檔案在實行無紙化管理過程中，為了保證檔案的安全性與可靠性，要構建相應的信息安全機制，該機制主要包括兩方面內容，一方面為提高信息的安全利用，另一方面為保證硬件與軟件的安全管理。信息安全機制的建議要具有層次性與清晰性，對于檔案信息的存儲、遷移與校驗等均要在完善的信息安全機制下運作，對于檔案信息的查看與調用，要對不同級別的人員制定不同的管理規定，每級人員均要擁有各自的權限。同時安全管理要關注硬件與軟件兩個內容，前者主要有服務器與計算機，要保證其高質量；后者主要是指注重檔案管理軟件的更新與維護。同時，為了保證重要檔案信息的安全，要注重備份工作，此時的備份可以選用二級備份或者多級備份，如：大型服務器雙備份。
3.提高檔案人員的綜合素質
城市軌道交通合約檔案無紙化管理過程中，檔案管理人員扮演著重要的角色，要通過教育與培訓，促進相關人員綜合素質的提高。具體的培訓內容有法律法規的學習、業務知識的掌握及職業道德素養的形成，通過系統的、全面的學習，管理人員的檔案管理意識將不斷增強，并根據相關的法律法規展開工作，以此保證了管理的合法性，同時在健全的知識體系下，檔案管理的信息化、數字化與網絡化管理將逐漸實現，進而傳統的檔案管理轉型將更加成功與高效[3]。
四、總結
綜上所述，城市軌道交通合約檔案的無紙化管理有著積極的作用，不僅提高了工作的效率，還適應了綠色環保的要求。但在實際的無紙化檔案管理過程中，面對著嚴峻的挑戰，在無紙化檔案管理的存儲、安全與轉換等方面均存在不足，為了有效解決上述問題，文中提出了相應的建議，相信，在各個措施落實的基礎上，城市軌道交通合約檔案管理的無紙化效果將更加顯著。
作者：甘春霞 單位：成都地鐵有限責任公司
