中國古代對文書和檔案的概念基本上是不分的，其稱謂在殷商為“冊”、“典”，西周為“中”，春秋、秦漢以后為“簡”、“牘”、“簡策”、“簡牘”、“簡書”、“帛書”、“簿書”、“案卷”、“文牘”、“案牘”等等。至于“檔案”一詞，最初可能使用于明末清初，而見于文字材料則始于清代。

“檔案”作為一個詞語而出現，始見于《清太宗皇帝實錄》崇德三年（1638年）正月甲午日記載中。清康熙十九年（1680年）《起居注冊》記載：該年十月，在批閱秋審眾犯冊時，“上問：‘馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本身亦有功牌，其罪如何？’大學士明珠奏日：‘馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時部議不準。'”這段記事不僅說明當時已經在書面上使用檔案一詞，而且還可以看出，當時王朝斷案是重視以檔案為根據的。

對于“檔案”一詞的最早解釋，其文字記載是約成書于康熙四十六年（1707年）的楊賓的《柳邊紀略》。該書說：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案、曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。”這是迄今所見最早對“檔案”一詞的說明。