電子文件共有七個特點，即非人工識讀性、系統依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的易變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性、和信息的可操作性。了解電子文件的特點，是下一步學習電子文件管理的基礎。下面我們來詳細講解這些特點：

　　電子文件的第一個特點是非人工識讀性。

　　從遠古的泥板、石刻、羊皮、甲骨、竹簡、帛書，到近代的紙質記錄，人類世世代代以來都是直接將語言文字記錄在各種載體上，也就是使用人工可以直接識讀的記錄符號。人類不需要任何中介物，就可以在各種書寫載體上直接寫入或者印刷各種信息，同樣不需要任何中介物，就可以直接讀出信息，理解它的意思。

　　電子文件第一次使用了人工不可以識讀的記錄符號，例如二進制代碼、十六進制代碼等等。人們無法直接識讀和理解這些代碼，只有通過計算機特定的程序解碼，使之還原成輸入前的狀態，才能人工識讀。例如，本文存儲在電腦中，使用的是十六進制代碼，其中“B5 E7 D7 D3 CE C4 BC FE”這一串代碼，我們無法直接識讀和理解，但是使用計算機特定程序打開，就會發現這些代碼代表的是“電子文件”四個字。

　　所以說，電子文件必須借助于中介物才能被識讀，具有非人工識讀性。