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庫房管理小竅門(二)檔案的調卷方法

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-11-23 22:30:31    來源:大連檔案信息網    瀏覽次數:1021    評論:0
導讀

1、左抽右取調卷法在檔案歸卷時,面對排列整齊的檔案,需要根據檔號上下左右查看檔案的順序,若每一卷都根據調卷單上的存放位置進行歸還,更浪費時間。運用“左抽右取”的調卷方法之后,就能夠準確判斷出此案卷所在

        1、左抽右取調卷法
        在檔案歸卷時,面對排列整齊的檔案,需要根據檔號上下左右查看檔案的順序,若每一卷都根據調卷單上的存放位置進行歸還,更浪費時間。運用“左抽右取”的調卷方法之后,就能夠準確判斷出此案卷所在的位置:調卷時將所調案卷左側的一卷抽出5cm左右,歸還時站在密集架外側便可看到抽出的檔案,立即確定歸還檔案的位置,從而確??焖贉蚀_地進行檔案的歸位,同時,這樣做還可以在日常庫房檢查時對是否歸檔起到提醒作用。此方法適用于以“卷”為單位整理的檔案。
        2、盒裝檔案倒置法
        立卷改革以后,要求檔案以“件”為單位進行整理、裝盒保管,這部分檔案在調閱過程中,可以采取“盒裝檔案倒置法”,即將調出檔案所在的檔案盒反過來放置,在檔案歸盒時利用檔案盒盒脊兩面的明顯不同,迅速確定調出檔案所存放盒的位置,減少歸卷時還要查找盒號、件號的繁瑣,從而達到快速準確的目的。
 
(文/小編)
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