農業科技檔案作為我院農業科學研究事業的重要組成部分，是我院各級部門從事各種活動的真實記錄，也是以史為鑒，促進各項工作有序開展的重要基礎。面對現代農業發展的新常態，我院檔案工作以"記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”為宗旨，本著對歷史負責、為現代農業服務、替未來農業發展著想的態度，認真學習，深入研究，以改革創新精神探索農業科技檔案管理的新思路、新方法，取得了一定的成績。我們的具體做法是：
　　一、分析特點，出色完成農業科技檔案研究項目
　　認真分析發現，農業科技檔案具有地域性、分散性和原始性等特征，在安全歸集和有效利用等方面存在著一些不足，因此，2011年我們申報了《農業科學技術研究檔案安全管理和有效利用研究》研究項目，獲省檔案局批準立項。通過精心組織、悉心研究，梳理檔案管理中的各個環節，提煉簡捷簡便的工作程序，取得了幾項研究成績：一是構建起我院以管理人員、規范標準、保管措施等為內容的檔案管理體系；二是制定了《農業科學技術研究檔案管理規范》、《農業科學技術研究檔案分類》、《農業科研項目文件歸檔整理規范》三項甘肅省地方檔案管理標準，做到了科技強檔；三是針對存在的問題和改進措施，在《中國檔案》等期刊發表4篇論文，進行了闡述。
　　二、加大投入，檔案基礎條件得到明顯改善
　　我院領導非常重視科技檔案的歸集和保存，近年來先后投入百萬元，改善檔案基礎條件。在新建辦公大樓一樓，設置了各類檔案庫房和科技成果展覽室，面積總計超過了800m2。庫房內安裝了自動檢測報警監控系統、氣溶膠自動滅火裝置、溫濕度檢測儀等設施，配置了檔案密集柜14列68組，添置防磁柜和圖紙柜各2組，滿足了電子檔案和工程建設檔案保管需要。檔案管護條件得到根本改善，依目前的條件，可滿足未來20年本院存放各門類檔案的需求。
　　三、深抓細做，夯實管理工作基礎
　　我院建院歷史較長，以科研為主的各類檔案較多，每年新增數據繁多，強化檔案管理基礎非常重要，一是為庫藏檔案及今后擴充建檔搭建集中統一管理的平臺，實現科學建檔、準確編制檢索目錄、規范標引，建立室藏檔案分類方案，為能建盡建、應歸盡歸打好基礎，2014年提高建檔歸檔率17%；二是制定各種檔案形成、收集、整理、歸檔、鑒定、管理、利用規章制度、操作規程，切實維護檔案的真實、齊全、完整、準確；三是加大宣傳和培訓力度，提出相關檔案的歸檔范圍、整理規范和保管保護細則，做到事前、事終各環節，經常性與研究所和科技人員經常交流，從立項報告到田間地頭獲得的珍貴數據，從發表論文到科技成果的獲得全覆蓋，讓科技工作者對科技檔案的科學管理方法入心入腦；四是靠實責任，常抓不懈。18個基層單位均落實了以辦公室為主的檔案收集和初級管理機構，設定專門人員，靠實責任，對不符合質量的檔案采取補救措施，同時，強化日常管護，每天查看庫房和展覽室安全，記錄庫內溫濕度，向科技檔案管理的科學化、規范化、標準化、精細化一步步邁進。
　　四、充分挖掘，提高科技檔案的利用率
　　在新的形勢下，如何使我院庫存檔案為"三農”服務，使一些沉睡的資料發揮應有的作用或者產生效益，我們做了大量工作，一是豐富服務內涵，開展檔案編研，切實利用資源。1976年至今，我們編纂了60多本內部資料及出版物，如《農業科學研究成果匯編》、《甘肅省農業科技志》、《甘肅省農科院院史》、《甘肅省農業科學院年鑒》等，為了解院史、學科建設、科研成果等提供了翔實史料；二是強化服務，切實發揮檔案咨詢、查證、研究參考價值，近年來為科學研究、工作查考、經濟建設、宣傳教育等方面提供服務，2014年接待查檔人數355人次，借閱檔案879卷件，復印檔案3866頁，參觀科技展覽的省內外嘉賓超過1000人，此外，在職工晉級、退休人員調資和五七工、家屬工落實待遇等方面提供憑證，維護了職工利益。三是舉辦展覽，發揮檔案教育宣傳作用。新擴建的2個展覽廳，內容涵蓋糧食作物、食用菌、蔬菜、苗木花卉、昆蟲、土壤等實物標本，機構沿革、事業發展中的歷史人物檔案，以及農產品貯藏加工、作物栽培、大田種植進技術及各類成果證書，成為我院農業科普教育基地。
　　五、推進信息化，提升檔案資源數字化水平
　　制定本院檔案信息化中長期發展規劃，推出"省農科院檔案數字化建設方案”，積極推進檔案信息網絡、檔案數字化和電子文件工作。注重檔案信息網絡安全與有效利用之間的關系，初步完成高利用率的各類農業科研成果的數字化，實現電子文件與紙質文件同步建檔歸檔的"雙軌制”，充分開發檔案資源，加快檔案目錄數據庫建設。
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