按規(guī)定向國家綜合檔案館移交檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的法定職責(zé)。此項工作關(guān)系黨和國家檔案資源建設(shè)，關(guān)系黨和國家利益安全，關(guān)系國家、民族、地區(qū)、城市歷史文脈的永續(xù)傳承，非常重要。檔案移交進(jìn)館及相關(guān)業(yè)務(wù)事項涉及的范圍廣、時間跨度長、業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)多，在工作推進(jìn)中難免會遇到不少具體問題。特別是近些年來，隨著相關(guān)規(guī)范性文件的出臺，檔案移交進(jìn)館工作的覆蓋面由機(jī)關(guān)向國有企事業(yè)單位拓展，工作內(nèi)容又新增了進(jìn)館檔案數(shù)字化、進(jìn)館檔案定密文件解密審查等事項，更增添了檔案移交進(jìn)館及相關(guān)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性和難度。為確保此項工作的順利推進(jìn)，近年來，我局（館）相關(guān)業(yè)務(wù)處室對納入市檔案館進(jìn)館范圍的單位加強(qiáng)了業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)和督促工作，取得了一定成效。同時，在工作中也發(fā)現(xiàn)和收集了不少涉及工作流程和具體業(yè)務(wù)方面的問題。對其中一些業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)未予明確的問題、新舊規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)之間銜接不到位的問題、不同規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)之間沖突矛盾的問題，我局（館）相關(guān)業(yè)務(wù)處室多次召開業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會進(jìn)行商議，對部分重要問題提交局（館）長辦公會進(jìn)行研究，于近日正式形成《重慶市檔案局（館）關(guān)于檔案移交進(jìn)館及相關(guān)業(yè)務(wù)問題解答》，現(xiàn)予公布，請納入市檔案館進(jìn)館范圍的單位掌握執(zhí)行。各區(qū)縣可結(jié)合區(qū)縣實(shí)際參照執(zhí)行。

    一、長期積壓的文書檔案材料的整理標(biāo)準(zhǔn)如何掌握和執(zhí)行？
    答：對機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位長期積壓未整理的或整理不規(guī)范需要重新整理的文書檔案材料，可統(tǒng)一按市檔案局2016年印發(fā)的《重慶市歸檔文件整理規(guī)則》（渝檔發(fā)〔2016〕7號文）標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不硬性要求按不同階段標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。機(jī)關(guān)團(tuán)體已經(jīng)按不同階段標(biāo)準(zhǔn)整理到位的檔案經(jīng)檢查合格后可予進(jìn)館；應(yīng)按卷整理的檔案，實(shí)際以件規(guī)范整理的，不要求整改。企事業(yè)單位之前按照保管期限永長短混排方式整理的檔案須作必要整改后方可進(jìn)館。
    二、工資冊的歸檔門類及保管期限如何劃分？
    答:機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位的職工工資冊應(yīng)納入會計檔案作為會計憑證歸檔；自形成次年起至今未滿30年的，其保管期限應(yīng)按照財會〔2016〕3號、渝檔發(fā)〔2016〕8號、渝財會〔2016〕33號等新規(guī)定要求劃定為30年。在養(yǎng)老保險全面實(shí)施之前破產(chǎn)企業(yè)形成的工資冊納入文書檔案歸檔，保管期限為長期，以便破產(chǎn)企業(yè)職工能夠長期利用。除工資冊外其他會計檔案自形成次年起至今未滿新規(guī)定保管期限的，按新規(guī)定重新劃定保管期限。
    三、破產(chǎn)企業(yè)、臨時機(jī)構(gòu)、重大活動檔案在移交進(jìn)館前進(jìn)行整理時目錄號、全宗號如何處置？
    答：目前我館在市屬破產(chǎn)企業(yè)、臨時機(jī)構(gòu)、重大活動移交檔案形成的全宗匯集中，一個全宗匯集即一個全宗號下面不同破產(chǎn)企業(yè)、臨時機(jī)構(gòu)、重大活動是通過目錄號來區(qū)分的（按卷整理的檔案卷皮上有“目錄號”標(biāo)識），但按件整理的檔案在檔案盒和歸檔章上并無目錄號一欄，導(dǎo)致相互很難區(qū)分、極易混淆錯亂。對此可采取如下方法處理：需移交進(jìn)館的按件整理的破產(chǎn)企業(yè)、臨時機(jī)構(gòu)、重大活動檔案可選擇加蓋有機(jī)構(gòu)（問題）欄的歸檔章樣式，并在機(jī)構(gòu)（問題）欄用漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注單位或活動名稱予以區(qū)分。今后，檔案門類和數(shù)量較多的破產(chǎn)企業(yè)可考慮單設(shè)全宗號，臨時機(jī)構(gòu)、重大活動檔案也可考慮納入主辦單位所在全宗進(jìn)行整理和入庫管理。
    四、在會計檔案中，財務(wù)決算年度報表按年度如何編號？
    答：接收進(jìn)館的年度財務(wù)決算報表等永久保管的會計檔案，2016年前的從形成年度跨年度拉通編號； 2016年后（含2016年）的執(zhí)行渝檔發(fā)〔2016〕8號文件，即按年度分別編號，同一年度從“1”開始逐卷編制案卷號；2016年前未整理或整理不規(guī)范的，也可按渝檔發(fā)〔2016〕8號文件執(zhí)行。
    五、個別歸檔文件的附件量太多或者太厚不易裝訂、裝盒后該怎么辦？
    答：一份歸檔文件附件量太多或者太厚不易裝訂、裝盒的，附件可各為一件，按附件順序排列編號，歸檔文件目錄中附件題名按照“ 【正文標(biāo)題】附件：【附件標(biāo)題】”的格式擬寫，文號、責(zé)任者、日期、密級填寫要求同正文，檔號、頁數(shù)據(jù)實(shí)填寫。
    六、高校檔案的整理有自己的行業(yè)規(guī)范，其進(jìn)館工作該如何操作？
    答：高校檔案按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部、國家檔案局令第27號）、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》進(jìn)行分類整理，在接收高校檔案進(jìn)館時，重點(diǎn)接收各類檔案中保管期限為永久、長期的檔案，短期和定期的檔案由其自行保管；對《重慶市檔案館收集檔案范圍細(xì)則》中羅列的除文書檔案外的高校教學(xué)檔案、會計檔案、音像檔案、實(shí)物檔案，在開展進(jìn)館工作時根據(jù)其整理情形和價值程度進(jìn)行個案處置；另外，根據(jù)國家檔案局9號令規(guī)定，對于之前納入進(jìn)館范圍，但目前已經(jīng)設(shè)立或正在設(shè)立檔案館的高校，可以考慮不移交或暫緩移交檔案。
    七、部分企事業(yè)單位文書檔案保管期限混排，該如何進(jìn)行整理進(jìn)館？
    答：對于《重慶市檔案局關(guān)于印發(fā)〈重慶市歸檔文件整理規(guī)則〉的通知》（渝檔發(fā)〔2016〕7號）出臺之前，企事業(yè)單位文書檔案按卷整理、保管期限永長短（或定期）混排拉通編號的情況，雖然當(dāng)時此種整理方法并不為錯，但依據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)和規(guī)范性文件對進(jìn)館檔案的明確要求，應(yīng)盡可能避免保存價值不高的短期或定期檔案進(jìn)館，在未數(shù)字化的情況下，應(yīng)明確要求該單位將應(yīng)進(jìn)館的永久或長期保管的檔案從永長短（或定期）混排的狀態(tài)中分離出來并予整理編目。對個別單位已經(jīng)數(shù)字化的保管期限混排整理的檔案，考慮到數(shù)字化成本等實(shí)際情況，經(jīng)審查后可予進(jìn)館。對于企事業(yè)單位2016年以后的文書檔案，應(yīng)明確要求按照《重慶市歸檔文件整理規(guī)則》（以渝檔發(fā)〔2016〕7號文印發(fā)）進(jìn)行規(guī)范化整理。
    八、按件整理的文書檔案編頁的幾種特殊情況如何處理？
    答: （一）按件整理文書檔案的編頁方法應(yīng)遵從《重慶市歸檔文件整理規(guī)則》（以渝檔發(fā)〔2016〕7號文印發(fā)）及其解讀。（二）對于同一題名或同一內(nèi)容、因體量較大而印制成兩冊以上的文件材料或書冊，可作為一件處理，在錄入文件條目時可只錄一條，但必須統(tǒng)一編頁。（三）對于個別歸檔文件第一頁無位置加蓋歸檔章的，應(yīng)在第一頁前面增加一空白頁蓋歸檔章，并對加蓋歸檔章的頁面進(jìn)行編頁。（四）對于渝檔發(fā)〔2016〕7號文出臺以前按件整理、未予編注頁號的文書檔案，已經(jīng)完成或已經(jīng)啟動數(shù)字化的，在實(shí)體檔案上可不再編頁；未開始數(shù)字化的，在進(jìn)行數(shù)字化前處理時，應(yīng)按照渝檔發(fā)〔2016〕7號文及其解讀的要求進(jìn)行編頁。
    九、企業(yè)文書檔案門類代碼如何標(biāo)識和認(rèn)定？
    答：按照渝檔發(fā)〔2016〕7號文的要求，機(jī)關(guān)單位文書檔案門類代碼用“WS”標(biāo)識，企業(yè)單位文書檔案的檔案門類代碼用“GL”標(biāo)識或用“DQ”(黨群）、“XZ”（行政)、“JY”（經(jīng)營）、“SC”（生產(chǎn)）標(biāo)識，不是用“WS”標(biāo)識。對于渝檔發(fā)〔2016〕7號文出臺以前的企業(yè)文書檔案門類代碼用“WS”標(biāo)識的，也予認(rèn)可。
    十、待移交進(jìn)館的按件整理的文書檔案歸檔章中未填全宗號如何處理？
    答：待移交進(jìn)館的按件整理的文書檔案歸檔章中未填全宗號的，不論是否已經(jīng)數(shù)字化，均應(yīng)在實(shí)體檔案上補(bǔ)填全宗號，以確保歸檔章要素齊全。如果未填全宗號但已經(jīng)完成了數(shù)字化的，只需在實(shí)體檔案上補(bǔ)填全宗號，之后不需重新進(jìn)行數(shù)字化掃描，之前已形成的數(shù)字化副本可予接收進(jìn)館。
    十一、企業(yè)各類財務(wù)報表如何歸檔？
    答：鑒于國家檔案局10號令關(guān)于企業(yè)文書檔案歸檔范圍與國家檔案局、財政部《會計檔案管理辦法》關(guān)于企業(yè)會計檔案范圍存在重疊交叉情況，對于企業(yè)年度決算報表、固定資產(chǎn)投資報表、基本建設(shè)決算報表、工會醫(yī)療報表、預(yù)算外資金報表、社會保障經(jīng)費(fèi)決算報表等各類報表，根據(jù)企業(yè)自身歸檔制度要求和已經(jīng)形成的整理狀態(tài)，納入文書檔案或會計檔案進(jìn)行整理均予認(rèn)可；其中，基本建設(shè)決算報表也可歸入企業(yè)檔案建有的“基本建設(shè)類”。以上報表中，企業(yè)年度決算報表保管期限有明確規(guī)定，為永久；其他專項報表保管期限無明確規(guī)定，為穩(wěn)妥起見，至少劃定為30年以上。
    十二、單位財務(wù)預(yù)算報告如何歸檔？
    答：按照國家檔案局8號令、10號令和《重慶市檔案局重慶市財政局關(guān)于印發(fā)〈重慶市會計檔案整理規(guī)則〉的通知》（渝檔發(fā)〔2016〕8號）的要求，國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的財務(wù)預(yù)算報告均應(yīng)納入文書檔案歸檔整理。機(jī)關(guān)財務(wù)預(yù)算報告保管期限為30年，企事業(yè)單位財務(wù)預(yù)算報告保管期限為永久。
    十三、個別單位組織機(jī)構(gòu)較多，在新的歸檔章中“機(jī)構(gòu)（問題）”代碼如何編制？
    答：對于個別單位整理文書檔案或其他相關(guān)業(yè)務(wù)檔案時因組織機(jī)構(gòu)較多導(dǎo)致新歸檔章中“機(jī)構(gòu)（問題）”欄填寫字母代碼不易區(qū)分的問題（如社會組織登記檔案），建議在實(shí)體檔案的裝具盒、歸檔章“機(jī)構(gòu)（問題）”欄上直接填寫數(shù)字代碼（可按實(shí)際位數(shù)填寫），但在編制目錄和數(shù)字化錄入時須用四位數(shù)字代碼在檔號結(jié)構(gòu)中表示；在檔案移交進(jìn)館時一并提交組織機(jī)構(gòu)名稱與數(shù)字代碼對應(yīng)表并在整理說明中加以詳細(xì)說明。
    十四、市人大系統(tǒng)形成的有多時段的立法審議文件材料如何進(jìn)行歸檔整理？
    答：對于市人大系統(tǒng)形成的有多時段的立法審議文件材料，各階段材料可以各自歸為一件，審議結(jié)論排在最前面，一審、二審等依次排序。跨年度立法審議材料全部納入審議結(jié)論年歸檔整理。
    十五、電子文件生成與歸檔應(yīng)注意哪些問題？
    答：相關(guān)單位要進(jìn)一步完善公文辦公系統(tǒng)的電子文件歸檔功能，進(jìn)一步明確電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時間、程序、接口和格式等具體內(nèi)容。對于目前辦公系統(tǒng)沒有涵蓋電子公文歸檔功能的單位，建議后期軟件開發(fā)中把電子檔案歸檔管理功能一并納入公文處理系統(tǒng)開發(fā)，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理；同時把電子簽章和電子公文紅頭文件生成技術(shù)應(yīng)用到公文處理系統(tǒng)中，以保持電子公文格式的完整性，也便于以后電子檔案的完整移交進(jìn)館。目前有單位公文處理單的電子簽批采用“E人E本”手寫辦公系統(tǒng)的“原筆跡數(shù)字書寫技術(shù)”，是安全可靠的，可以認(rèn)定與傳統(tǒng)紙質(zhì)簽批具有同等的效力。
    十六、納入進(jìn)館范圍單位的下屬單位檔案可否接收進(jìn)館？
    答：對于納入市檔案館進(jìn)館范圍的市級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的下屬單位檔案，按照相關(guān)規(guī)定可予接收進(jìn)館，由市檔案館給予單獨(dú)的全宗號；對于已撤銷的下屬單位檔案移交進(jìn)館，若檔案門類單一、檔案數(shù)量較少，可以不另設(shè)全宗，納入上級單位全宗進(jìn)行整理和入庫管理。
    十七、市級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位直管的分支機(jī)構(gòu)檔案如何實(shí)施移交進(jìn)館？
    答：對于市級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位直管的分支機(jī)構(gòu)（如分局、分中心、分公司等），符合立檔單位條件的應(yīng)單設(shè)全宗，之前已向所在區(qū)縣檔案館移交檔案的原則上仍由所在區(qū)縣檔案館負(fù)責(zé)接收；之前未向所在區(qū)縣檔案館移交檔案的，經(jīng)商其上級單位，可向市檔案館移交。
    十八、按照《重慶市歸檔文件整理規(guī)則》（渝檔發(fā)﹝2016﹞7號文）進(jìn)行歸檔文件整理時，對歸檔文件目錄中的“密級”項如何填寫或錄入？
    答：按照《重慶市歸檔文件整理規(guī)則》（渝檔發(fā)﹝2016﹞7號文）進(jìn)行歸檔文件整理時，對歸檔文件目錄中的“密級”項應(yīng)按照《重慶市檔案數(shù)字化副本移交與接收辦法》中歸檔文件目錄數(shù)據(jù)交換格式的要求，填寫或錄入“公開”、“限制”、“秘密”、“機(jī)密”和“絕密”，帶保密期限的據(jù)實(shí)錄入。具體操作辦法如下：1.文件明確標(biāo)注有密級、公開的，據(jù)實(shí)填寫或錄入；2.文件明確標(biāo)注有“內(nèi)部文件”或印發(fā)閱知范圍的（如“此件發(fā)至縣團(tuán)級”），填寫或錄入“限制”；3.未明確標(biāo)注有密級、“內(nèi)部文件”、印發(fā)閱知范圍的中央、市委紅頭文件，也應(yīng)按內(nèi)部文件管理，填寫或錄入“限制”；4.其他文件材料由立檔單位審查文件材料內(nèi)容予以劃分“公開”或“限制”；5.對于之前已按《重慶市歸檔文件整理規(guī)則》（渝檔發(fā)﹝2016﹞7號文）整理到位或已經(jīng)完成數(shù)字化的待移交進(jìn)館檔案，若未按上述辦法填寫或錄入“密級”項的，應(yīng)盡可能予以彌補(bǔ)和完善。
    十九、檔案數(shù)字化前應(yīng)特別注意哪些問題？
    答：特別要注意把實(shí)體檔案整理規(guī)范后再進(jìn)行數(shù)字化。其中，要重點(diǎn)檢查檔案整理結(jié)構(gòu)體系是否完善、檔號結(jié)構(gòu)體系是否科學(xué)唯一、歸檔章填寫要素是否齊全規(guī)范、檔案實(shí)體頁號是否編寫準(zhǔn)確等，要確保進(jìn)館檔案與館藏檔案結(jié)構(gòu)體系和檔號序列銜接一致，確保進(jìn)館檔案數(shù)字化格式標(biāo)準(zhǔn)與館藏檔案數(shù)字化系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)對接共享。現(xiàn)階段整理文書檔案應(yīng)執(zhí)行《重慶市歸檔文件整理規(guī)則》（渝檔發(fā)〔2016〕7號文），按要求進(jìn)行規(guī)范整理并標(biāo)注齊全相關(guān)要素和項目，以確保進(jìn)館檔案數(shù)字化格式標(biāo)準(zhǔn)符合《重慶市紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則》（渝檔發(fā)〔2018〕5號文）和《重慶市檔案數(shù)字化副本移交與接收辦法》（渝檔發(fā)〔2018〕6號文）的要求。
    二十、進(jìn)館檔案移交前怎樣進(jìn)行質(zhì)量檢查？
    答：在進(jìn)館檔案整理和數(shù)字化完成后啟動檔案接收進(jìn)館工作。在檔案正式接收進(jìn)館之前，由市檔案局（館）檔案收集整理處組織人員對進(jìn)館實(shí)體檔案整理情況及相關(guān)要件材料進(jìn)行檢查確認(rèn)，同時協(xié)調(diào)信息技術(shù)處安排相關(guān)技術(shù)人員對進(jìn)館檔案數(shù)字化情況進(jìn)行檢查確認(rèn)。經(jīng)檢查確認(rèn)后或?qū)?jīng)檢查發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改落實(shí)后，由檔案收集整理處負(fù)責(zé)接收進(jìn)館實(shí)體檔案，由信息技術(shù)處負(fù)責(zé)接收進(jìn)館檔案數(shù)字化副本。實(shí)體檔案的接收與其數(shù)字化副本的接收原則上應(yīng)同步進(jìn)行。
    二十一、在進(jìn)館檔案接收入庫的流程中需要移交單位配合做好哪些工作？
    答：為便于進(jìn)館檔案接收入庫工作流程的安全監(jiān)管，移交單位在檔案啟運(yùn)進(jìn)館前，要組織人力對進(jìn)館檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)和賬實(shí)核對，再采用統(tǒng)一規(guī)格的紙箱進(jìn)行裝箱并密封、貼簽（標(biāo)簽包含單位名稱、檔案門類、箱號、所屬年度、起止卷號或件號等要素），然后安全搬運(yùn)至市檔案館暫存庫房。運(yùn)到之后，由市檔案館按照工作流程，完成初步清點(diǎn)核對、消毒殺蟲、正式清點(diǎn)入庫等工作環(huán)節(jié)；在初步清點(diǎn)核對后，由檔案收集整理處向移交單位出具臨時收據(jù)，在正式清點(diǎn)入庫后由市檔案館（檔案收集整理處具體承辦）與移交單位辦理正式的進(jìn)館檔案交接文據(jù)；在進(jìn)館檔案清點(diǎn)過程中若發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題，由檔案收集整理處及時聯(lián)系移交單位予以妥善處理。