《機關檔案工作條例》

1 《機關檔案工作條例》概述

《機關檔案工作條例》( 以下簡稱《條例》) 由國家檔案局制定, 1983 年4 月28 日由中共中央辦公廳, 國務院辦公廳印發。

文書檔案工作、機關檔案工作一直以來都受到我黨的重視, 從最初由領導人親自保管到最終以法規形式確定的《條例》, 經歷了一個漸進發展的過程, 具體體現為兩點:

( 1 ) 管理機構的變化

在我黨建立初期, 由于條件簡陋, 機構設置、人員配置都不齊全, 加上文書檔案在革命時期的極端重要性, 它的安危甚至在某種程度上與我黨生存息息相關, 黨的領導人都十分重視, 因而檔案由他們親自來管理。后來由設立的中共中央秘書處總攬全黨文件的擬寫、傳遞以及檔案的保管、處理、保密等各項業務工作。到了1941 年, 中共中央辦公廳秘書處、機要處( 局) 下設有負責文書處理、檔案管理等工作的內部機構; 各抗日根據地, 許多機關都建立了文書檔案工作。中華人民共和國成立后, 檔案工作在各級機關迅速建立和開展起來, 中央機關, 一些大區、省、直轄市等黨政機關相繼設立檔案工作機構, 并配備了檔案人員。到現在, 我國已建成各級、各類為數眾多的檔案館和數量龐大的基層檔案室, 管理著我國的所有檔案。

( 2 ) 有關規章制度的變化

在《機關檔案工作條例》發布之前, 黨和國家制定了一些關于機關檔案工作的規章制度, 這些規章制度在當時的條件下對機關檔案工作起到了積極的作用, 隨著社會的發展, 它們逐漸被發展、代替, 從而形成了現在較為完善的《機關檔案工作條例》。

早在1931 年, 黨中央就制定了《文件處置辦法》, 這個關于文件與檔案管理的指導性文件對中央各種檔案文件的收集、分類、整理、編目、保管、銷毀等都作了明確的規定, 特別強調要“ 努力收集” 和做好分類整理。1951 年4 月, 新中國成立后全國第一個關于文書和檔案工作法則———《公文處理暫行辦法》的制定和頒布, 統一了機關文書、檔案工作的基本原則和做法。同時, 還加強了國家機關檔案工作, 國家檔案局于1954 年制定了《國家機關文書立卷工作和檔案室工作暫行通則》。同年12 月, 在黨的第一次全國檔案工作會議上, 通過了《中國共產黨中央和省( 市) 級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》( 簡稱《暫行條例》) , 規定了檔案工作的基本原則、工作任務和具體方法, 黨中央于1955年1 月批準了這個《暫行條例》。1956 年4 月召開的黨的第二次全國檔案工作會議上, 又制定了《中國共產黨縣級機關文書處理工作和檔案工作暫行辦法》。1959 年1 月, 黨中央發布《關于統一管理黨、政檔案工作的通知》, 由此, 使得以前制定的機關檔案工作的規章制度有了不適應的情況。因此, 1960 年11 月, 國家機關檔案室工作會議通過了由國家檔案局領導制定的《機關檔案室工作通則》。后來, 就產生了《機關檔案工作條例》。

2 《機關檔案工作條例》的主要內容

《條例》共六章, 30 條。

第一章: 總則, 共5 條( 1 ～5 條) 。闡明了制定《條例》的目的是“ 加強各級黨、政、軍機關和人民團體( 以下統稱機關)檔案的科學管理, 更好地為機關工作服務”。規定機關檔案工作的性質是機關工作的組成部分, 是提高機關工作效率和工作質量的必要條件, 是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。規定機關形成的全部檔案必須由本機關檔案部門集中統一管理。規定機關檔案部門的基本任務是, 指導、監督本機關文書部門或業務部門對文件資料的歸檔工作; 管理本機關全部檔案, 積極提供利用, 并為黨和國家積累檔案史料; 專業主管機關負責對本系統和直屬單位的檔案工作進行指導、監督和檢查。機關檔案部門要確保檔案和檔案機密的安全。

第二章: 機關檔案工作體制、機構和干部, 共5 條( 6 ～10條) 。規定機關必須建立檔案, 成立相應的檔案工作機構或配備專職、兼職的檔案人員。機關檔案部門受辦公廳( 室) 領導, 業務工作受同級和上級檔案業務管理機關的指導、監督和檢查。駐在地方的上級直屬單位的檔案工作, 實行以專業主管機關為主, 地方檔案管理機關為輔的管理體制。檔案工作人員應具備一定的政治素質、文化水平和專業知識, 檔案干部應相對穩定。

第三章: 檔案的接收, 共3 條( 11 ～13 條) 。規定機關應建立、健全文件材料的歸檔制度, 文書、業務部門要把辦理完畢的文件整理、立卷, 一般于第二年上半年向檔案部門移交, 并編制移交目錄, 交接雙方履行簽字手續。機關檔案部門接收檔案要堅持質量標準; 最主要的是應歸檔的文件材料要齊全、完整; 保持文件之間的歷史聯系, 便于管理和利用; 區分保存價值; 案卷標題簡明確切。

第四章: 檔案的管理和提供利用, 共11 條( 14 ～24 條) 。要求機關檔案部門做好檔案的整理、統計、鑒定、保管和提供利用等各項工作, 即在原立卷基礎上進行加工整理, 建立檔案統計制度;編制“ 檔案材料保管期限表”; 定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定; 對確無保存價值的檔案登記造冊, 組織監銷; 檔案庫房應該堅固并有保護檔案的設施, 對破損、變質檔案做各種技術處理; 建立檔案的借閱制度, 編制必要的檢索工具, 編輯檔案文件匯集和參考資料, 積極主動地開展檔案利用工作( 主要供本機關和上級主管機關使用) ; 采用先進技術設備, 逐步實現檔案管理的科學化、現代化。

第五章: 檔案的移交, 共3 條( 25 ～27 條) 。規定省級以上機關應當將永久保存的檔案在本機關保存20 年左右, 省轄市( 州、盟) 和縣級以下機關應將永久、長期保存的檔案在本機關保存10年左右, 保存期滿應連同有關的檢索工具、參考材料, 一并向有關的檔案館移交。機關撤銷或合并必須把全部檔案認真整理, 妥善保管, 不得分散。

第六章: 附則, 共3 條( 28 ～30 條) 。規定機關可根據具體情況, 制定具體實施辦法。