組織與檢索方式的影響

傳統(tǒng)的檔案信息組織與檢索方式大多為手工編制的目錄、索引、文摘、綜述等形式, 局限于文本信息的組織, 即使是采用了計算機技術以后, 所處理的仍然主要是二次檔案信息, 需要事先用人工進行著錄、標引等費時費力的加工。而在網(wǎng)絡環(huán)境下, 檔案信息資源多以數(shù)據(jù)庫、信息庫的形式存在, 除了傳統(tǒng)的檔案信息之外, 還包括大量的圖形、圖像、聲音、視頻信息等, 信息組織與檢索的對象逐漸多樣化, 其范圍也隨之擴大, 已不再停留于對檔案文獻特征的描述, 而是深入到知識單元、信息單元。傳統(tǒng)的高度專業(yè)化、規(guī)范化的信息組織與檢索方式已不能滿足各種信息的需要, 如何對信息網(wǎng)絡中繁雜的信息進行有效的組織與檢索, 以便迅速獲取和利用, 是目前急需解決的問題, 它直接關系到網(wǎng)絡功能的發(fā)揮, 影響到網(wǎng)絡的生存和發(fā)展。

一、信息網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息資源

在網(wǎng)絡環(huán)境下, 電子檔案信息占據(jù)主導地位, 除了以相對集中和規(guī)范為標志的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫資源外, 還包括各種動態(tài)信息, 如政府機構(gòu)發(fā)布的消息、政策法規(guī)、會議消息、研究成果、項目進展情況、產(chǎn)品目錄、出版信息、廣告等, 這些電子檔案信息具有不同于傳統(tǒng)檔案信息的特點。

(一) 對電子技術和設備的依賴性

電子檔案信息是以電子形式存在的檔案信息, 其形成和利用均依賴于電子環(huán)境和電子技術。它必須依賴一定的設備和技術才能識別和利用, 并隨著技術環(huán)境的變化而變化。

(二) 載體形式的多樣性和不穩(wěn)定性

電子檔案信息的載體可以是磁帶、磁盤、光盤等形式, 相對于紙質(zhì)檔案而言具有體積小、節(jié)省存儲空間的特點, 但對環(huán)境的溫濕度、防磁性、抗病毒、抗破壞等條件要求較高, 載體脆弱而不穩(wěn)定, 壽命較短。

(三) 信息源的分散性

電子檔案信息來源廣泛, 種類繁雜, 跨行業(yè)、跨語種、多媒介、不規(guī)范, 呈現(xiàn)分散無序狀態(tài), 其相關性難于判斷。

(四) 信息的動態(tài)性和可變性

電子檔案信息可直接由計算機進行存儲、刪除、修改和發(fā)送, 使檔案信息的處理變得高效、便捷, 但同時也隨時面臨著被篡改、盜竊甚至銷毀的危險, 其更迭、消亡無法預測, 信息的可靠性大大降低。

(五) 信息的可共享性

電子檔案信息不受時間和空間的限制, 能通過網(wǎng)絡大范圍傳播和交流, 提供給多個用戶檢索利用, 實現(xiàn)信息資源共享。

二、信息網(wǎng)絡環(huán)境對傳統(tǒng)檔案信息組織與檢索方式的沖擊

(一) 信息量劇增、信息傳遞速度的加快使得以往的手工處理和加工方式不堪重負, 急需采用自動化的檔案信息組織與檢索手段

傳統(tǒng)的檔案信息組織方式大多是以人工方式進行的, 如各種目錄、索引、文摘的編制等, 尤其是著錄、標引等信息前處理工作更是一種繁瑣的手工勞動, 需要耗費大量的人力、物力, 更不用說分類表、詞表的編制和維護了。而如今網(wǎng)上提供的是海量的實時信息、全文文本信息、多媒體信息等, 這些信息的時效性不允許過多的中間環(huán)節(jié)的加工, 要求實現(xiàn)信息組織與檢索的自動化, 如自動分類、自動標引、自動編制和管理分類表、詞表, 自動編制目錄、索引、文摘以及自動搜索網(wǎng)上信息源等。

(二) 信息種類增多, 數(shù)據(jù)庫成分復雜化, 過去主要適用于

文本信息的信息組織與檢索方法已不敷使用在信息網(wǎng)絡中, 除文本信息以外, 包含大量的非文本信息,如圖形、圖像、聲音信息等, 文本信息中全文信息的比重逐漸增大, 這些信息為非結(jié)構(gòu)化信息, 不像目錄信息那樣格式化、規(guī)范化, 如何對這些非結(jié)構(gòu)化信息進行加工和組織, 如何揭示和描述這些信息的內(nèi)容特征, 如何實現(xiàn)非文本信息數(shù)據(jù)庫規(guī)模生產(chǎn)和低成本化檢索等, 過去的做法已難以行得通。

(三) 用戶成分發(fā)生很大變化, 要求信息組織與檢索方式的透明化、易用化

在網(wǎng)絡環(huán)境下, 用戶可以通過計算機終端直接查詢各種數(shù)據(jù)庫, 各行各業(yè)、不同年齡、不同文化層次的人都可以直接利用網(wǎng)絡的信息資源, 用戶成分逐漸多樣化、復雜化。由于大多數(shù)用戶未經(jīng)過專門訓練, 缺乏計算機數(shù)據(jù)處理知識和必要的信息檢索技能, 所以要求網(wǎng)絡的信息組織與檢索方式簡便實用, 盡量考慮用戶的要求, 使普通用戶不經(jīng)訓練就能用自己熟悉的語言與網(wǎng)絡交互, 提供不同的界面滿足不同水平用戶的需要。

(四) 網(wǎng)絡信息資源共享的要求使得信息組織與檢索的標準化、兼容化必不可少

信息網(wǎng)絡是對信息資料進行存儲、加工和利用的協(xié)作系統(tǒng),要求各方面的整體配合。如果只顧單個的信息系統(tǒng)的特定需要,就會帶來系統(tǒng)間的交流障礙, 使網(wǎng)絡資源得不到充分利用。因此, 網(wǎng)絡化的前提條件就是信息組織與檢索的標準化、兼容化,在網(wǎng)絡建設、信息處理與檢索等方面采用一系列標準, 使網(wǎng)絡資源得以共享。