檔案信息檢索途徑與檢索要求

一、檔案信息檢索途徑

檔案信息檢索途徑, 是指檢索檔案信息時(shí)所采取的入口或角度, 也就是從哪個(gè)方面入手進(jìn)行檢索, 只要是具有較大檢索意義的檔案特征都可以構(gòu)成檢索途徑。檔案信息檢索途徑在檢索工具中是以檢索標(biāo)識(shí)的形式表現(xiàn)出來(lái)的。

檔案信息檢索途徑分為檔案內(nèi)容檢索途徑和形式檢索途徑兩大類。

(一) 檔案內(nèi)容檢索途徑

檔案內(nèi)容檢索途徑是用直接表達(dá)檔案主題內(nèi)容的檔案信息特征作為檢索入口的檢索途徑, 有下面幾種:

1 . 分類途徑

是將檔案分類號(hào)作為檢索入口查找檔案信息的一種途徑。分類號(hào)是表達(dá)檔案主題內(nèi)容在檔案分類體系中的類別的一種特征信息, 檔案分類體系是根據(jù)檔案的內(nèi)容和本質(zhì)特征, 將檔案分門別類, 揭示其在內(nèi)容上的相互關(guān)系所形成的一種等級(jí)體系。從分類途徑入手檢索可以系統(tǒng)、全面地查到有關(guān)檔案信息, 是檔案信息檢索的主要途徑。

2 . 主題途徑

主題即檔案所闡述的中心問題。主題途徑是從檔案主題詞入手檢索檔案信息的重要途徑。主題詞是直接表達(dá)檔案主題內(nèi)容的檢索標(biāo)識(shí), 通過主題途徑可以直接查找到涉及某一問題、某一對(duì)象和某一事物的檔案材料。

3 . 題名途徑

規(guī)范的檔案題名, 一般都反映了檔案的內(nèi)容特征, 如“ 中共中央關(guān)于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知”。但也有一些檔案的題名不能準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容, 如“ ××縣計(jì)劃委員會(huì)通告” 這類題名就只是文件形式特征的描述。所以, 對(duì)于題名特征是否屬于內(nèi)容特征, 不能一概而論。題名途徑在檔案檢索中用得不是很多。

4 . 代碼途徑

它是從檔案中表達(dá)某一方面特征的代碼入手檢索檔案信息的途徑, 如工程代號(hào)、產(chǎn)品型號(hào)等, 主要用于科技檔案信息的檢索。

(二) 檔案形式檢索途徑

檔案形式檢索途徑是以檔案的形式特征為檢索入口的檢索途徑。

1 . 責(zé)任者途徑

責(zé)任者代表了檔案的形成者, 包括單位和個(gè)人等。同一責(zé)任者形成的檔案, 在內(nèi)容上反映某一特定職能活動(dòng), 具有一定階段性, 在內(nèi)容和時(shí)間上互有聯(lián)系, 通過責(zé)任者途徑, 可以檢索到同一責(zé)任者形成的全部檔案, 是一種較方便適用的檢索途徑。

2 . 文號(hào)途徑

文號(hào)是一份普通檔案文件固有的并具有唯一性的特征。在已知一份文件的編號(hào)的情況下, 采用文號(hào)途徑檢索檔案是最為簡(jiǎn)便的。

3 . 人名途徑

這是從檔案中涉及的人物入手檢索檔案信息的一種途徑, 它對(duì)于檢索某一特定人物的檔案材料很有效。

4 . 地名途徑

是從檔案中所涉及的地名入手檢索檔案信息的一種途徑, 對(duì)于檢索有關(guān)某一特定地區(qū)的檔案材料比較方便。

5 . 機(jī)構(gòu)名途徑

是從檔案中所涉及的機(jī)構(gòu)特征入手檢索檔案信息的一種途徑, 對(duì)于檢索某一特定機(jī)構(gòu)的檔案材料比較方便。

二、檔案信息檢索要求

利用者查找檔案信息, 有自己特定的檢索要求, 不同的利用者有不同的檢索要求, 即使是同一個(gè)人, 其檢索要求也是多種多樣、經(jīng)常變化的。全面了解這些檢索要求, 有利于采取不同的檢索手段, 有針對(duì)性地建立檔案信息檢索體系, 使之具有適用性,更好地滿足利用者不斷增長(zhǎng)的信息需求。

檔案信息檢索要求可以分為下面幾種類型:

(一) 按檢索目的分, 分為查證型檢索要求和情報(bào)型檢索要求

查證型檢索要求是為解決某個(gè)需證實(shí)的問題、驗(yàn)證某一事實(shí)而檢索檔案作為憑證。這類檢索要求針對(duì)性很強(qiáng), 要求較高的檢準(zhǔn)率。

情報(bào)型檢索要求是借助檔案作為原始資料或情報(bào)來(lái)源, 圍繞某一事物或某一專題( 課題) 檢索與之有關(guān)的檔案信息。這類檢索要求系統(tǒng)性強(qiáng), 要求較高的檢全率。

(二) 按檢索對(duì)象分, 分為事實(shí)型檢索要求和文獻(xiàn)型檢索要求

事實(shí)型檢索要求只要求查到某一事實(shí)或數(shù)據(jù), 如某一人物情況、某一事件發(fā)生年代等。

文獻(xiàn)型檢索要求是想通過檢索查找特定的檔案材料, 可以是一份文件、一份案卷, 也可以是全部有關(guān)的檔案材料。

一般來(lái)說(shuō), 事實(shí)型檢索要求往往是查證性的, 而文獻(xiàn)型檢索要求與情報(bào)型要求常相一致。

(三) 按利用對(duì)象分, 分為公務(wù)人員、科研人員和一般公民的檢索要求

公務(wù)人員的檢索要求是為日常行政管理進(jìn)行工作查考, 解決政務(wù)活動(dòng)中的現(xiàn)實(shí)問題。這類檢索要求較為明確, 要求準(zhǔn)確、快速地提供檢索結(jié)果, 時(shí)效性強(qiáng)。

科研人員的檢索要求一般是為研究某一問題, 設(shè)計(jì)某種產(chǎn)品, 進(jìn)行某項(xiàng)研究提出的。這類檢索要求往往不很明確, 要求提供系統(tǒng)、全面的檔案材料。

一般公民的檢索要求主要是為了從檔案中取得證明, 如查證學(xué)歷、工齡、產(chǎn)權(quán)等。這類檢索要求比較明確, 但由于這部分利用者文化水平參差不齊, 加上大多數(shù)人缺少必要的檔案知識(shí), 不少人常常對(duì)自己的檢索要求表達(dá)不清。

(四) 按檢索范圍分, 分為檢索范圍較狹窄的檢索要求和檢索范圍廣泛的檢索要求

只檢索某一年度的檔案材料或某一專業(yè)領(lǐng)域的檔案信息為檢索范圍較狹窄的檢索要求, 而檢索某一較長(zhǎng)歷史時(shí)期的檔案信息或內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)、文化各個(gè)方面的檔案信息則為范圍廣泛的檢索要求。

(五) 按對(duì)檔案線索的掌握程度, 分為已確切掌握檔案線索的、掌握少量線索的和未掌握檔案線索的檢索要求

顯然, 第一種情況檢索起來(lái)最容易, 第三種情況檢索較難。還有一種情況是, 檢索者自認(rèn)為掌握了檔案線索, 但這些線索不確切或是錯(cuò)誤的, 反而會(huì)使檢索過程復(fù)雜化。