檔案信息檢索的一般過程
一、檔案信息檢索的基本步驟
(1 ) 明確檢索要求, 確定所要查找的檔案信息在時間、類型、內容等方面的限定范圍;
(2 ) 根據所在檔案機構檢索工具和檢索系統的設置情況, 選擇有效的檢索途徑, 確定需查找的檔案檢索工具或數據庫;
(3 ) 對檢索課題進行主題分析, 并依據檔案分類表或詞表將檔案檢索課題的主題概念轉換成檔案檢索標識;
(4 ) 從檔案檢索工具或檢索系統中進行查檢, 將檔案檢索標識與表達檔案主題概念的檔案文獻標識進行匹配( 相符性比較) ,檢出相關檔案;
(5 ) 對檢索結果進行分析, 若與檢索要求不符, 則根據需要擴大、縮小或改變檢索范圍, 直到獲得滿意的檢索結果為止。
二、手工檢索過程
(一) 手工檢索的優點
檢索過程, 是依靠檢索人員的手翻、眼看、腦子判斷來進行的。手工檢索作為傳統的檢索方式, 在今天仍處于主導地位, 它與計算機檢索方式相比, 有其獨特的優點:
(1 ) 它不需要專門的檢索機具, 在各種時間、地點和條件下都可進行, 具有廣泛的適應性與方便性。
(2 ) 省去了購置和維護檢索機具的費用, 對檢索環境沒有太高要求。
(3 ) 可以隨時獲取反饋信息, 及時調整檢索重點和范圍, 減少漏檢和誤檢的產生。
(4 ) 不必受到時間、收費等因素的壓力, 可以從容地進行檢索。
由于上述幾點, 使得手工檢索方法相對比較簡單, 特別適合缺乏檢索經驗的人員, 但手工檢索過程一般較長, 檢索速度較慢, 效率低, 對任務緊迫、難度大、較為復雜的檢索課題往往難以滿足要求。
(二) 手工檢索的具體過程
(1 ) 了解本館(室) 所設置的檢索工具的種類、收錄范圍、編排方式、功能等, 弄清本機構可提供什么樣的檢索途徑, 為查找某方面的檔案選擇恰當的檢索方式。
(2 ) 明確檢索要求。針對某一具體的檢索課題, 弄清檢索的真實目的, 所要求的檢索角度、深度與廣度。由于各種原因, 利用者在提出檢索要求時, 常常是不夠確切的, 對檢索要求含糊不清的表達常常掩蓋了利用者真正的情報需求, 致使檢索效果受到影響。因而需要檢索人員反復了解、征詢, 以確定檢索的真實要求。
(3 ) 根據檢索要求, 選擇必要的檢索途徑。選擇什么樣的檢索途徑要看利用者對所要查找的檔案線索的掌握程度, 如已知文號, 可查文號目錄; 已知責任者, 可查責任者目錄; 若沒掌握什么線索, 則可通過分析檢索課題的主題, 選擇內容檢索途徑, 查找分類目錄和主題目錄等。在手工檢索中, 明確了檢索途徑, 也就基本上確定了所要使用的檢索工具。
(4 ) 如果選擇的是分類和主題檢索途徑, 在檢索過程中就須將檢索課題的主題概念轉換成檢索標識。由于概念轉換須借助檔案分類表和主題詞表, 而檢索人員對分類表、詞表的結構、功能和使用方法不一定很熟悉, 再加上分類標引和主題標引有一定的難度, 因此, 概念轉換是手工檢索過程中較為困難也是比較關鍵的步驟。
(5 ) 根據檢索標識在各種卡片式、書本式的檢索工具中進行查檢。這是手工檢索的實際操作階段, 在檢索過程中應根據檢索要求隨時調整檢索范圍。檢索范圍的調整包括擴大、縮小或改變檢索范圍幾方面, 可利用分類表的等級體系或詞表的參照系統、范疇索引來實現。
(6 ) 獲得與檢索課題相關的檔案線索后, 就可根據檢索工具提供的出處提取檔案, 進行甄別、篩選或利用。
(7 ) 如果一次檢索達不到較高的檢全率、檢準率, 不能完全滿足檢索要求, 可另外選擇檢索途徑, 重新進行查檢, 直到獲得滿意的結果為止。
三、計算機檢索過程
機檢索的基本步驟與手工檢索并無多大區別, 但因采用了現代化技術和設備, 其檢索方式與手工檢索方式有根本不同,計算機檢索的具體過程也有很大差異。
機檢索是在構造和執行檢索策略的過程中進行的, 檢索策略也就是根據檢索要求和檢索系統的具體情況制訂的檢索方案, 是在分析情報提問的基礎上, 對檢索途徑、檢索用詞和查檢步驟所作的科學安排, 它是由計算機能夠理解和處理的書面的提問表達式表現出來的。實際上, 手工檢索中也有個檢索策略問題, 但在手工檢索過程中, 對檢索途徑、檢索用詞和查檢步驟的選擇和安排往往只存放在檢索人員的腦子里, 不必寫成書面的表達語句, 并且可以邊查邊看邊考慮, 靈活改變檢索方案。而在計算機檢索中, 由于檢索標識與文獻標識之間的對比匹配工作是由機器進行的, 必須把情報提問轉化成計算機可以識別的形式, 這就需要事先擬訂周密的檢索策略, 以使檢索能夠順利進行。
計算機檢索的具體過程如下:
(1 ) 明確檢索要求和檢索目的, 確定大致的檢索范圍;
(2 ) 根據檢索要求選擇數據庫( 或文檔) , 并確定檢索途徑;
(3 ) 對用戶提問進行概念分析, 依據檢索詞表將分析出的主題概念轉換成檢索標識;
(4 ) 運用布爾邏輯算符構造檢索提問表達式;
(5 ) 輸入提問表達式, 由計算機對文檔進行查找, 檢出相關文獻;
(6 ) 分析檢索結果, 若不符要求, 則對提問表達式進行修改并且重復第5 步, 直到滿意為止。
