計算機檔案信息檢索系統(tǒng)的開發(fā)

一、計算機檔案信息檢索系統(tǒng)開發(fā)的步驟

(一) 準備階段

進行初步調(diào)查, 組成專門的系統(tǒng)開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組, 制訂系統(tǒng)開發(fā)計劃。在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上, 提出系統(tǒng)初步目標, 并進行新系統(tǒng)開發(fā)的可行性研究, 確定系統(tǒng)開發(fā)的方式。系統(tǒng)開發(fā)有委托代理式、合作開發(fā)式、獨立開發(fā)式等。

(二) 系統(tǒng)分析階段

在明確了系統(tǒng)的目標后進行工序分析, 工作量分析, 費用和時間分析, 用一系列圖表構(gòu)造出系統(tǒng)的邏輯模型, 并與文字說明一起組成系統(tǒng)說明書。

(三) 系統(tǒng)設(shè)計階段

具體進行計算機和人工過程的詳細設(shè)計, 包括選擇合適的硬件、軟件設(shè)備, 進行代碼設(shè)計、輸入輸出設(shè)計、程序模塊和處理過程設(shè)計等。

(四) 系統(tǒng)實施階段

進行設(shè)備的選購、安裝和調(diào)試、人員培訓(xùn)、程序設(shè)計和調(diào)試、數(shù)據(jù)庫的建立、系統(tǒng)的調(diào)試和轉(zhuǎn)換等工作。其中, 數(shù)據(jù)收集、加工和錄入等數(shù)據(jù)準備工作需投入大量的人力, 是建立計算機檔案檢索系統(tǒng)中最繁瑣、最大量的工作, 也是系統(tǒng)能否如期投入使用的關(guān)鍵。

(五) 系統(tǒng)維護和評價階段

系統(tǒng)調(diào)試完畢后, 不能馬上轉(zhuǎn)入正常運行, 需要經(jīng)過一段檢驗、修改過程。系統(tǒng)運行一段時間后還要對系統(tǒng)的質(zhì)量和效益進行評價。系統(tǒng)評價指標包括輸出信息的質(zhì)量、系統(tǒng)的可靠性、開發(fā)和維護費用及經(jīng)濟效益、系統(tǒng)工作效率、服務(wù)質(zhì)量、用戶的滿意程度等。系統(tǒng)的維護和評價須反復(fù)進行多次, 使系統(tǒng)不斷趨于完善。

需要指出的是, 計算機檔案信息檢索系統(tǒng)往往是整個計算機檔案信息管理系統(tǒng)的一個組成部分, 其具體研制開發(fā)過程是與計算機檔案信息管理系統(tǒng)一致的, 這里不再贅述。

二、影響計算機檔案信息檢索系統(tǒng)開發(fā)的因素

(一) 檔案材料的基本情況

檔案的數(shù)量、類型、特點和狀況決定了系統(tǒng)的規(guī)模、數(shù)據(jù)庫的類型、系統(tǒng)開發(fā)的進程, 也對計算機硬件和軟件的選配提出了要求。

(二) 檔案管理狀況

現(xiàn)有的檔案管理基礎(chǔ)是計算機檔案信息檢索系統(tǒng)能否順利開發(fā)的前提, 檔案是否收集齊全、整理有序、鑒選得當, 檔案信息前處理工作的進展乃至現(xiàn)行的檔案管理體制和管理方式, 都直接影響到計算機檔案信息檢索系統(tǒng)的開發(fā)。

(三) 用戶需求

用戶需求是整個系統(tǒng)的出發(fā)點, 也是決定系統(tǒng)是否適用、達到較高效率的關(guān)鍵。用戶需求狀況還直接影響到系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與功能的設(shè)計, 如要實現(xiàn)自動標引, 就需要建立可用詞詞庫, 并輔以詞表管理功能。

(四) 人員、設(shè)備、經(jīng)費條件

系統(tǒng)開發(fā)過程中需要各方面的人才, 包括系統(tǒng)分析人員、數(shù)據(jù)錄入人員、計算機操作人員、程序設(shè)計人員、著錄標引人員等, 較高水平的技術(shù)人才是系統(tǒng)開發(fā)的必要條件, 充足的經(jīng)費和必要的設(shè)備也往往在系統(tǒng)開發(fā)中起決定作用。

(五) 技術(shù)可行性

現(xiàn)有技術(shù)水平?jīng)Q定了系統(tǒng)能實現(xiàn)什么樣的目標和功能, 技術(shù)上的可行性可以從硬件、軟件的性能, 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng), 漢字輸入技術(shù)等方面考慮。

上述因素也就是系統(tǒng)開發(fā)的必要條件, 即客觀需要、充足的檔案資源、較好的檔案管理基礎(chǔ)、必要的專業(yè)人員和經(jīng)費保證以及相當?shù)募夹g(shù)水平。

三、計算機檔案信息檢索系統(tǒng)開發(fā)的組織

(一) 計算機檔案信息檢索系統(tǒng)開發(fā)的組織形式

1 . 委托代理式

即將系統(tǒng)開發(fā)委托給計算機技術(shù)部門進行, 檔案部門只提供必要的資金和業(yè)務(wù)條件。由于雙方缺乏溝通, 這種方式開發(fā)出的系統(tǒng)大多是不理想的。

2 . 合作開發(fā)式

即計算機技術(shù)部門和檔案部門分別負責(zé)與自己業(yè)務(wù)有關(guān)的工作內(nèi)容, 雙方共同參加系統(tǒng)開發(fā)的全過程, 并就系統(tǒng)開發(fā)中的關(guān)鍵問題進行協(xié)商, 充分交流意見, 直至取得協(xié)調(diào)一致。系統(tǒng)實際設(shè)計工作由計算機技術(shù)人員負責(zé), 檔案管理人員則需向計算機技術(shù)人員介紹檔案管理的原則、方法和各種具體要求, 協(xié)助其做好調(diào)查分析等工作。這種合作開發(fā)方式可以彌補檔案部門自身力量的不足, 提高系統(tǒng)的技術(shù)水平, 系統(tǒng)的適用性較強, 是目前開發(fā)計算機檔案信息檢索系統(tǒng)的主要方式。

3 . 獨立開發(fā)式

即由檔案部門獨立進行系統(tǒng)的開發(fā), 這種開發(fā)方式的優(yōu)點是節(jié)省經(jīng)費, 組織管理方便, 系統(tǒng)實用性強。但要求檔案部門有水平較高的技術(shù)人員, 能夠獨立解決系統(tǒng)開發(fā)中的各種技術(shù)問題。在系統(tǒng)規(guī)模不大, 技術(shù)要求不高, 并有相應(yīng)的技術(shù)人員時, 采用獨立開發(fā)方式是比較適合的。

(二) 在開發(fā)計算機檔案信息檢索系統(tǒng)時應(yīng)注意的幾點

1 . 隨時考慮用戶的實際需要

采用計算機檔案信息檢索系統(tǒng)的目的是為了滿足用戶的檢索要求, 為利用者提供檢索服務(wù), 系統(tǒng)開發(fā)的成功與否在于它能否適應(yīng)用戶的各種檢索需要。因此, 在系統(tǒng)的研制開發(fā)過程中應(yīng)始終與實際應(yīng)用部門保持聯(lián)系, 根據(jù)實際需要對研制過程中出現(xiàn)的偏差予以糾正, 只有這樣開發(fā)的系統(tǒng)才是適用的。

2 . 有計劃、有步驟地進行系統(tǒng)開發(fā)工作

系統(tǒng)開發(fā)的每個階段都有明確的工作任務(wù), 各階段之間, 各工作環(huán)節(jié)之間有著內(nèi)在的邏輯關(guān)系和先后次序, 只有嚴格按各階段的劃分有步驟地完成規(guī)定的任務(wù), 才能保證系統(tǒng)開發(fā)的順利進行。

3 . 重視系統(tǒng)開發(fā)中形成的各種材料的收集和保管

無論是調(diào)查研究獲得的材料, 還是系統(tǒng)設(shè)計的方案、文字和圖表等技術(shù)材料, 或是系統(tǒng)測試報告、評價材料, 與用戶交流情況的說明等材料, 都應(yīng)認真收集、整理、妥善地保管起來, 它們既是系統(tǒng)研制開發(fā)工作的成果反映, 也是以后工作的依據(jù), 對于系統(tǒng)的進一步完善及推廣使用有著重要作用。