檔案的檢索方法

企業檔案檢索實際上包括兩個互為聯系的過程：企業檔案信息的貯存和企業檔案信息的查找。在整個企業檔案檢索體系中，檢索工具一方面是貯存結果的最終體現，直接反映貯存的質量和水平；另一方面又是檢索活動的必要條件，對檢索效率具有重要的甚至是決定性的影響。企業檔案檢索工具包括每一種檢索工具的編制和檢索工具體系的建立兩個方面。

一、企業常用的檔案檢索工具的編制

1. 案卷目錄

這是以企業檔案案卷為單位，依據企業檔案的整理結果和庫藏排架順序編制的目錄。案卷目錄一般采用書本式，其作用主要是固定企業檔案的整理與排架的順序，作為日常保管和統計的依據以及便于從檔案形成部門、時間或活動過程的角度檢索企業檔案。它通常包括以下四種基本目錄：

（1) 企業檔案案卷總目錄。它是企業檔案的總登記賬，主要記錄保存企業檔案的數量，揭示不同檔案的成分，一般包括總順序號、歸檔時間、案卷題名、檔號、編制單位、編制日期、密級、保管期限、份數、頁數、備注等項目。

( 2) 企業檔案案卷分類目錄。與總目錄相比較，兩者的排列順序不同，分類目錄是依據案卷的排架順序進行流水登記，而總目錄則是按案卷的收進時間的先后進行流水登記。其項目除了分類順序號外，與總目錄基本相同。

( 3) 底圖目錄。針對底圖管理的特殊需要，即底圖不能組卷，需要單獨平放或卷放，必須建立一套與此相適應的檢索目錄，以便于科學保管和查詢利用。底圖目錄的項目有：序號、歸檔時間、檔號、底圖號、圖底名稱、幅面張數、編制單位、編制日期、備注等。

( 4) 新型載體檔案目錄。隨著科學技術的進步和企業檔案工作的發展，企業檔案中非紙質載體材料的檔案數量不斷增加，為了便于其管理和利用，編制新型檔案載體目錄是非常必要的。編制新型載體檔案目錄，視各種不同載體檔案的數量，可以綜合建立一個統一目錄，也可按不同載體分別建立目錄。其項目有：序號、歸檔時間、案卷題名、編制單位、編制日期、載體類型、編號數量、密級、保管期限、備注等。

2. 案卷文件目錄

案卷文件目錄又稱“綜合目錄”、 “全引目錄”。它是在案卷目錄的基礎上將卷內文件目錄與之綜合而成的目錄。

3. 分類目錄

它是按照檔案分類法的體系，以反映企業檔案主題內容的分類號為檢索標識，突破全宗界限和按庫藏排架順序編制的目錄。

4. 主題目錄

它是按照主題詞的字序，以反映企業檔案主題內容，以主題詞為檢索標識而編制的目錄。

5. 專題目錄

專題目錄的主要作用與分類目錄基本一致，但揭示企業檔案信息的內容范圍可適當窄些，深度可適當專些，著錄項目可適當細些。

6. 人名目錄和人名索引

人名目錄是揭示庫藏企業檔案涉及的人名及其簡要情況的目錄，它包括庫藏企業檔案涉及的全部人名及其簡要情況的綜合性人名目錄；某種專題，如任免、獎懲等部分的人名及其簡要情況的專題性人名目錄。

人名索引則是揭示庫藏企業檔案涉及的人名，指明人名所在案卷的檔號、頁數等出處的索引。

7. 指南

它包括用來介紹企業檔案的全宗的全宗指南；用來介紹企業檔案中某個專題的專題指南；用來介紹企業檔案館的檔案情況的檔案館指南。

全宗指南闡述的內容主要包括立檔單位概況( 如企業名稱、隸屬關系、任務等) 、全宗檔案的情況( 如檔案的形成、數量及管理等) 、全宗檔案的內容與成分。

專題指南的內容主要包括專題檔案的介紹( 如該專題檔案的有關內容、價值、數量等) 、附錄( 包括該專題檔案的來源、人名索引等)。

檔案館指南的內容主要包括企業檔案館的概況( 如企業檔案館的歷史沿革、檢索工具的種類、館藏企業檔案情況等) 、館藏企業檔案的介紹( 如一個檔案類別的名稱、檔案數量、起止日期等)。

二、企業檔案檢索工具體系的建立

為了滿足多方面的利用需求，企業檔案機構要編制多種不同的、在功能上相互聯系、相互補償的檢索工具。這些檢索工具的集合，便是企業檔案機構的檢索工具體系。建立一個科學、合理的檢索工具體系可以提高其檢索功能。

在不同的企業檔案機構，檢索工具體系的結構不一定完全相同，可以因企業情況而異，但是必須是與利用需求相吻合并應同時具有庫藏性、查檢性和報道性的檢索工具，三者不可偏廢。