檔案信息檢索的內容與意義

一、檔案信息檢索的內容

檔案信息檢索, 是將檔案材料中的情報信息加以存儲, 編制檢索工具, 建立檢索系統, 并按一定的方法查找和利用檔案材料的一種檔案管理業務活動。

檔案信息檢索工作的內容, 包括兩大部分: 一是檔案信息檢索系統的建立, 即對檔案信息進行存儲和加工, 編制各種手工的檔案檢索工具, 進而建立計算機檔案信息檢索系統; 二是根據利用者的要求, 從已建成的檢索工具或檢索系統中查找所需要的檔案材料。

檔案信息檢索的一般過程是: 檔案人員通過著錄、標引等手段, 將檔案的內容和形式特征揭示和記錄下來, 將檔案轉換成二次文獻形式, 形成檔案檢索工具或檢索系統, 再根據用戶的特定需求, 從排列有序的檢索工具或檢索系統中將所需的檔案信息查找出來。

從上面可以看出, 檔案信息檢索的全過程分為兩大階段: 第一階段是檔案信息的存儲階段; 第二階段是檔案信息的檢索階段, 狹義的檔案信息檢索指的是第二階段, 即查找所需檔案信息的具體過程。檔案信息檢索過程如圖1-1 所示:

檔案信息檢索同一般文獻信息檢索一樣, 有下面幾種形式:

(1 ) 數據檢索: 檢索檔案中包含的數據。

(2 ) 事實檢索: 檢索檔案中涉及的某項事實。

(3 ) 目錄檢索: 檢索檔案的存址和出處線索。

(4 ) 文本檢索: 檢索檔案全文信息。

數據檢索和事實檢索要檢索出包含在檔案中的信息, 目錄檢索和文本檢索是檢索包含所需信息的檔案線索或全文。

二、檔案信息檢索的意義

由于數量龐大的檔案材料和人們對其特定需要之間的矛盾,導致了檔案信息檢索工作的產生并推動檔案信息檢索工作不斷向前發展。

早在我國古代, 人們為保管和利用檔案的方便, 就編制了各種簿式檔案目錄, 用于檔案的清點和檢取。到了近代, 檔案檢索工具的種類有所增加, 國民黨統治時期, 省以上的大機關都編有檔案檢索工具, 有檔案總目錄、分類卷目簿、標題目錄、收發文登記簿、文號檔號對照表、人名索引、地名索引、機關名索引等。但上述檢索工具格式不統一, 排檢方法不科學, 檢索效果很差。

新中國成立后, 我國檔案信息檢索工作逐步發展, 由單一的案卷目錄發展到多種功能不同的檢索工具并存, 檢索工具的著錄項目由粗到細, 并逐步實現規范化, 檢索單位由案卷發展到單份文件, 計算機檔案信息檢索已經由試驗階段轉向實用階段, 建立現代化的目錄中心和檢索網絡的規劃正在付諸實施。檔案信息檢索在檔案工作中的地位日趨重要, 其意義被越來越多的人所認識。

(一) 檔案信息檢索是檔案業務管理工作的一項重要內容

檔案信息檢索是檔案業務工作的一個獨立環節, 具有兩重性: 一方面它大量存儲檔案信息, 編制各種檢索工具, 為查找檔案材料提供手段, 帶有基礎工作性質; 另一方面, 檔案信息檢索工作通過檢索工具和計算機信息檢索系統為利用者提供檢索服務, 介紹和報道檔案的內容和成分, 查找所需的檔案信息, 又屬檔案利用工作范疇。由于檔案信息檢索工作的特殊性, 使得它在檔案工作中占有特殊重要的地位, 其作用是其他任何一個檔案業務工作環節所不能代替的。這項工作的開展, 對其他檔案管理業務提出了新的要求, 并帶動它們向前發展, 是目前檔案業務建設的重點。

(二) 檔案信息檢索是提高檔案管理水平的有效途徑

檔案信息檢索工作的好壞, 是衡量檔案管理水平的重要標志, 它是檔案機構能否迅速、及時、準確、全面提供檔案信息的保證。檔案信息檢索工作是在傳統的檔案管理業務中逐漸發展起來的科學管理方式, 它采用現代化的技術和手段, 建立完善的檢索體系, 運用科學的檢索方法, 使檔案信息的查找利用更為方便快捷, 可更好地滿足社會利用檔案的需要, 大大提高了檔案管理水平。

(三) 檔案信息檢索是開發和利用檔案信息資源的基本手段

檔案機構所收藏的數以萬計的檔案材料是一種寶貴的信息資源, 檔案信息資源只有在得到充分開發和利用時, 其蘊含的價值才能實現。然而, 要從大量的檔案收藏中迅速準確地找出所需要的特定的檔案信息, 不是件容易的事, 檔案信息檢索工作是解決這一問題的有效途徑。建立和完善高效適用的檔案信息檢索體系, 是開發和利用檔案信息資源, 充分發揮檔案作用, 實現其價值的基本手段。

(四) 檔案信息檢索是實現檔案管理現代化的關鍵環節

檔案管理現代化要求檔案管理工作實現自動化、標準化、科學化、網絡化。現代化技術和方法在檔案管理工作中的應用, 首先體現在檔案信息檢索工作中, 如計算機檔案信息檢索系統的建立, 檔案著錄標引和目錄組織的標準化, 檔案信息檢索網絡化的實現, 等等。檔案信息檢索工作可以說是檔案管理現代化的前沿, 它是現代化技術和方法在檔案工作中運用最為廣泛和深入的工作領域, 并且與其他文獻管理工作現代化有著緊密聯系。因此, 檔案信息檢索工作的現代化程度是檔案管理現代化發展水平的一個重要標志。