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信托管理漸入佳境——英國郵政服務公司檔案工作的最佳商業實踐

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-11-28 22:36:31    來源:中國檔案報    瀏覽次數:921    評論:0
導讀

作者:阿德里安·斯蒂爾 維基

 

 

 

 

作者:阿德里安·斯蒂爾 維基

 

   

    目前,英國郵政服務公司的檔案工作由英國郵政博物館和檔案館負責,此前,是由英國皇家郵政集團、英國郵政服務運營商這兩家不久前完成私有化改革的公司負責的。2015年6月,英國郵政博物館和檔案館更名為郵政博物館。2017年春天,博物館(檔案館)新址已開門迎客,成為倫敦最新的地標景點之一。

郵政檔案管理模式的演變

    英國郵政系統檔案管理采取信托模式的歷史可以追溯至20世紀90年代,當時,國家郵政辦公室是一家深陷財務混亂局面的國有集團。集團檔案管理由公司秘書辦公室下設的一個小部門負責,郵政檔案作為政府文件,遵照英國公共檔案法案對其進行選擇、保存、編目及利用。

    2001年,英國工黨責令將郵政服務集團轉制,成立了“運遞者”公共有限責任公司,英國政府持有其全部股份,公司主要開展3項業務,即皇家郵件信件服務、郵政辦公室柜臺服務、郵政大包裹服務。正是在這個時期,信托模式開始發展并引起關注。需要說明的是,“運遞者”公司產生的仍是公共文件,此時英國皇家郵政集團和郵政辦公室各分支已經分離,皇家郵政集團完成了私有化并不再產生公共檔案。

    21世紀初,到了必須做出改變的時候?!斑\遞者”公共有限公司的財務狀況陷入持續危機,這是一個重要誘因。作為一家公共有限公司,不太可能向外部求援,維護自身的檔案和博物等文化遺產,加上工作表現不佳、項目冗余、停止招聘專業人員等問題嚴重影響了遺產服務的開展,大量館藏可能因此陷入極端險境。

    在綜合考量多種方案之后,一家慈善信托機構成立了。2004年春天,檔案和博物工作人員轉入信托機構任職,不久后,英國郵政博物館和檔案館誕生了。值得注意的是,公司檔案的所有權并未隨之轉移,所產生文件材料屬于國家公共文件的法定地位并沒有變;部分檔案的所有權是混合所有制,一些是王室擁有的,另一些歸皇家郵政公司所有。檔案所有權未隨之轉移也符合雙方的意愿,出于不破壞文件“連續性原則”,英國郵政博物館和檔案館并不想擁有這些檔案文件的所有權,而皇家郵政公司也不想放棄對這部分檔案的所有權。雙方并未簽訂長期管理協議,而是采取預付費、半年一簽服務合同的方式進行合作。

慈善信托管理模式的風險和機遇

    我們10多年的管理實踐表明,通過慈善信托方式管理檔案存在一定風險和機遇。風險之一是,在檔案館和博物館合并后,檔案館藏面臨著被歸入博物館文物范疇且喪失獨立地位的可能。實際上,檔案館在合并后的機構中扮演著重要角色,創造的價值比人們普遍認為的要大得多。另一個風險是,機構獨立會導致來自原有集團支持網絡的中斷。慈善信托單獨擁有的資源相對有限,無法與母公司擁有的巨大資源相匹敵,如果是在獨立前,一旦發生問題,母公司會想盡辦法化解危機。另外,如果將檔案業務外包,母公司則有可能忘記檔案部門的存在,檔案部門若無法及時提供母公司所需檔案,自然也無法獲得其相應的幫助。隨著時間的推移,未來產生檔案的連續性可能受到影響,檔案資源無法利用也將導致服務信用缺失。但風險和機遇往往具有兩面性,獨立的同時也能帶來自由。最大的自由體現在,信托機構在花錢和行事時不必考慮母公司管理團隊的政策、采購程序、等級制度等。另外,在提供員工服務、招聘專業管理人員、減少人員冗余等方面擁有很大自由度。還有,在資金募集增收方面,信托機構可以全權代表檔案館的利益,不受母公司的掣肘,在充分考慮檔案館實際需求的基礎上建設新館就是一個最佳例證。

    我們的信托機構還建立了一個獨立的、慈善性的貿易公司——郵政遺產服務有限公司。針對檔案和文件管理開設付費服務,公司從多渠道創收,而這比收入將捐給慈善信托機構。通過郵政遺產服務有限公司的運營,信托機構能做許多過去想做而不能做的事,慈善機構還不會被卷入商業活動所帶來的風險之中。另外,可以為董事會招聘非行政領導,從而加強可用人才的力量。影響郵政遺產服務有限公司創收的多寡在于是否能夠從檔案館藏中挖掘有效知識財產,顯然,這些隱性的知識資產并不是唾手可得的。公司還開發制作電影DVD、撰寫銷售書籍、銷售郵政產品等,在過去10年里,公司為信托機構帶來了幾十萬英鎊的收益。

    我們意識到,脫離母公司后可能面臨諸多風險,因此,必須大力開展有關遺產方面的內部宣傳。比如,信托機構可以通過舉辦一些受眾廣泛的展覽等“開門”活動,借機將母公司作為資方成功管理檔案的形象和遠見卓識宣傳出去。對內明確慈善信托機構的地位意味著:公司能夠降低業務成本并從外部獲取更多資金;當母公司出現檔案文獻遺產管理需求時,信托機構是其不二選擇。我們與母公司簽訂合同,保障多勞多得,如在一些特殊的建設項目中,我們可能會在員工離開后負責檔案收尾工作等。我們還要在更廣泛意義上參與公司內部股東事務,采取行動將政府有關部門拉入我們的“朋友圈”,以便在企業私有化改革到來時為公司爭取到最積極的結果。對外,我們高調行事,直接或間接地為募捐活動爭取更多支持,增加機構的曝光度,還能充分利用信托機構的“自由度”,直接對接新聞媒體,不單純依靠母公司的新聞辦公室來做宣傳。從公司的利益出發,我們可以結合媒體的興趣點,而不僅是堅持公司的既定套路做推廣和宣傳。最終,通過積極表現,我們可以獲得更多合作機會。

一些經驗和教訓

    過去10多年的管理實踐表明,我們信托管理服務的運營模式是奏效的。母公司作為資方為信托機構設定了每年目標,我們定期向資方報告工作情況,與母公司保持密切聯系,從而降低被孤立的風險。英國有關法規明確,英國郵政辦公室和皇家郵政公司可以將其檔案遺產的維護交由信托機構負責,依托我們在“檔案市場”中占據的有利地位,協助他們進行文件管理和信息治理。

    我們都清楚,無論對于慈善信托還是遺產服務公司,擁有一個經驗豐富且盡職盡責的受托人或董事有多重要。受托人有明確義務單獨代表慈善機構的最佳利益,確保檔案作為一項國家資產進行保護和管理。從慈善委員會的需求和公共利益出發,他們鼓勵信托機構不僅局限于與母公司簽訂的合同條款,還要通過努力促進更廣泛的檔案利用,充分發揮檔案的作用。另外,受托人要確保檔案工作與博物館服務管理同步推進、獨立運營。

    信托機構除了通過多種渠道創收,最重要的職責是保管好總長2.5英里、超過400年歷史的檔案。作為“倫敦首都計劃”的一部分,我們努力促成了一項檔案館的長期合作項目。在英國遺產彩票基金會的支持下,簽署了一份有效期至2040年的合約,這意味著檔案館將持續獲得定額的財政資金保障。當然,我們也不能驕傲自滿,仍要努力作出突出業績,創收增效,繼續保持迄今為止的領先地位。

    結合10年多的經驗,我們建議,新成立的信托機構要與母公司始終保持良好關系,不要孤注一擲并始終保持孑然一身;充分利用母公司提供的便利條件的同時,遠離各種束縛,主動行使權力;在留住內部優秀員工的同時不斷招賢納士;最重要的是,隨時準備好遭遇挫折,迎難而上。 楊太陽 編譯

    (作者分別為英國郵政博物館館長及檔案和文件管理部主管)

    

 

原載于《中國檔案報》2018年2月12日 總第3181期 第三版

 
(文/小編)
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