宜州區(qū)檔案館的檔案數(shù)字化工作始于2015年，幾年來，宜州區(qū)檔案館一直把加強檔案數(shù)字化建設(shè)作為一項重要工作抓實抓好。至今已全文數(shù)字化106個全宗、約344.6萬頁的紙質(zhì)文書檔案和照片檔案，基本完成館藏檔案數(shù)字化工作（案件檔案和財務檔案除外）。建立了檔案數(shù)據(jù)庫，所有數(shù)字化成果均已掛接到檔案管理系統(tǒng)中，越來越多的查閱通過系統(tǒng)來實現(xiàn)，再也不用頻繁到庫房調(diào)卷。現(xiàn)在，通過系統(tǒng)查閱占到查閱量的90%左右，在提高檔案利用工作效率的同時，也進一步提高了檔案的查全率和查準率，受到社會公眾好評。我們的主要做法是:
一、爭取領(lǐng)導重視，為檔案數(shù)字化建設(shè)夯實基礎(chǔ)
近年來，我們主動匯報，積極爭取自治區(qū)、河池市檔案局和宜州區(qū)委、區(qū)人民政府對檔案工作的支持。區(qū)委、區(qū)政府主要領(lǐng)導和分管領(lǐng)導經(jīng)常深入檔案館調(diào)研工作，為檔案工作解決各種實際困難。同時，我們積極與相關(guān)部門溝通，加強協(xié)作，及時將檔案信息化工作納入全市信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃全市檔案信息化建設(shè)工作。區(qū)委、區(qū)政府更是在人力、物力、財力等多方面給予支持，投入資金100多萬元，用于檔案館軟硬件設(shè)施的提檔升級。相繼添置了服務器、網(wǎng)絡版軟件、計算機、復印機、掃描儀、數(shù)碼相機、防磁柜等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備，極大的改善了我局的數(shù)字化硬件設(shè)施，促進了我局檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。2015年來，共投210萬元用于檔案數(shù)字化項目加工，為檔案數(shù)字化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。
二、加強過程監(jiān)管，確保檔案信息安全
幾年來，我局嚴格按有關(guān)規(guī)定選擇外包公司，并加強對外包公司的監(jiān)管。制定了嚴格的《檔案數(shù)字化加工工作流程規(guī)范》《檔案數(shù)字化處理保密制度》《現(xiàn)場管理制度》《異常情況處理流程》等相關(guān)管理制度；對工作人員進行專題培訓；對工作場所安裝監(jiān)控及錄像設(shè)施，全方位實時監(jiān)控；與外包公司簽訂保密協(xié)議。確保檔案安全無損、信息無泄密。做好檔案進出庫登記，掃描過程中時時督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。設(shè)置了外包公司自檢、檔案局項目管理員平時抽檢、驗收小組項目期末抽檢三重驗收環(huán)節(jié)，每個驗收環(huán)節(jié)的各項指標均達到了規(guī)定的標準，該項目方通過驗收，才與外包公司簽訂驗收合同，確保了檔案信息的安全與完整。
三、加強培訓，確保數(shù)字化成果高效利用
檔案數(shù)字化的主要目的是方便利用和保護原件，熟練掌握系統(tǒng)軟件的應用和基本維護工作是提供利用的基礎(chǔ)，因此我們加大了對檔案人員計算機技能及信息化水平的培訓力度，要求管理人員掌握計算機基礎(chǔ)、網(wǎng)絡基礎(chǔ)、文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子郵件使用、電子文檔管理、檔案管理系統(tǒng)操作運行等方面的知識與技能，能熟練運用管理系統(tǒng)開展工作。多次安排人員參加自治區(qū)、河池市檔案局舉辦的數(shù)字化業(yè)務培訓班，近年來，選派2人到自治區(qū)檔案局跟班學習檔案數(shù)字化工作。全局檔案人員信息化技能水平大大提高。通過管理系統(tǒng)和電子查閱平臺，為廣大干部群眾提供檔案查閱便利，極大地提高了檔案的查全率和查準率。抗戰(zhàn)初期，國民黨在宜山修建了一座軍用機場，抗戰(zhàn)勝利后，該機場由解放軍接管。近日，我局接到區(qū)政府辦通知，要求在15分鐘內(nèi)到區(qū)政府參加舊機場的協(xié)調(diào)會。對于舊機場，我們中的大多數(shù)人都不知道，知道的也是聽老一輩人說過。接到通知后，我們馬上派了一名同志前往開會，其它同志迅速在數(shù)據(jù)庫中搜索，得益于數(shù)字化的成果，只花了幾分鐘就在系統(tǒng)中查到了1979年解放軍空軍某部和宜山縣革委簽訂的舊機場的看管協(xié)議和地圖，為相關(guān)部門確認舊機場所在位置和舊貌提供依據(jù)。如果沒有數(shù)據(jù)庫，在一無所知的情況下要在館藏檔案中找到有關(guān)舊機場的資料，要花多少人力和時間我們無法估算。
四、加強成果利用，提高檔案的查全率和查準率
檔案的最終目的就是提供利用服務，因此，數(shù)字化工作一開始，我們就突出工作重點，有計劃、有步驟地對重要全宗和利用頻繁的民生檔案開展全文數(shù)字化掃描。優(yōu)先安排婚姻登記檔案、收養(yǎng)檔案進行全文數(shù)字化。特別是婚姻檔案，我們實行當年接收，優(yōu)先安排數(shù)字化。截止目前，已基本完成館藏檔案的全文數(shù)字化掃描工作，共掃描檔案原件344.6萬頁，錄入檔案目錄55.71萬條，資料目錄7579條，政府信息公開15655條。這些已完成的全文數(shù)字化檔案和目錄全部能在檔案管理系統(tǒng)中檢索到，大大提高了檔案查閱的速度與效率，受到廣大查檔利用者的好評。便捷高效的檔案數(shù)字化資源在方便群眾的同時也為宜州經(jīng)濟建設(shè)、編史、修志、落實政策、機關(guān)查考、調(diào)解糾紛、核實工齡、工作調(diào)動、戶口遷移、復退伍軍人安置、房產(chǎn)登記、學術(shù)研究等方面提供了大量翔實的第一手資料，解決了大量的問題。2017年11月到今年4月，清華大學的張博士到宜州進行村民自治方面的學術(shù)研究，她先后到屏南鄉(xiāng)合寨村、安馬鄉(xiāng)木寨村等地進行實地調(diào)研和深入挖掘，多次到宜州檔案館查閱新中國成立以來村級基層政權(quán)的演變和發(fā)展。因為歷史原因，村級政權(quán)的管理部門多次變更，縣黨委、政府、組織部、民政局等都曾作為基層政權(quán)的管理部門。如果按現(xiàn)行的管理權(quán)限查，可能查到的就只有一段時期的基層政權(quán)情況。依靠數(shù)據(jù)庫的強大功能，我們在系統(tǒng)中查到了較為完整的各個時期基層政權(quán)資料，為宜州的基層政權(quán)研究提供了較完整的史料。如果沒有進行數(shù)字化，近70年的歷史，資料分散在多個部門，有可能造成歷史的斷片或被曲解。
回顧三年多來我局檔案數(shù)字化工作，雖然取得了一定成績，但仍有很多不足，主要表現(xiàn)在：思想觀念、管理水平、服務手段等與檔案信息化快速發(fā)展的要求還不相適應，開發(fā)利用檔案信息資源為區(qū)委、區(qū)政府中心工作及經(jīng)濟社會發(fā)展服務的能力有待不斷增強。今后，我局將及時完成進館檔案數(shù)字化，不斷提升檔案利用率，讓檔案查閱更快速便捷，更好服務社會大眾。
