會計檔案的保管和利用工作

 (一)會計檔案的保管

1．在會計檔案移交檔案機構(gòu)之前，會計機構(gòu)應(yīng)有專人對會計檔案進行管理(根據(jù)《中華人民共和國會計法》規(guī)定，出納人員不得兼任會計檔案保管)，并要配備專柜或?qū)爝M行保管,嚴防會計檔案的散失、毀損、泄密。

2．會計檔案移交到檔案機構(gòu)后，要注意將會計檔案與文書檔案、科技檔案等區(qū)別開，單獨排列，存放有序。

3．由于會計檔案的外在形式規(guī)格不同，為了整齊排列和便于保管，會計檔案的裝具(卷皮、卷套、卷盒)要符合檔案行政管理機關(guān)的規(guī)范化要求，達到合體包裝、堅固耐用、標準統(tǒng)一、便于存取、封面設(shè)置合理。

4．保管磁性介質(zhì)的電算化會計檔案，應(yīng)采取直立存放形式，并且注意避光、防塵、防磁。磁性介質(zhì)檔案除備份二套，還要按電子檔案的保管要求，定期進行檢查，并每四年復(fù)制轉(zhuǎn)存一次，以避免意外和人為錯誤造成的會計數(shù)據(jù)的丟失，確保安全性。

 (二)會計檔案的利用工作

利用工作方式及要求，主要包括：

       1．完善借閱服務(wù)

       2．編制會計檔案檢索工具

會計檔案的檢索工具主要有會計檔案案卷目錄和專題目錄兩種。