會(huì)計(jì)檔案的整理和編目工作
(一)會(huì)計(jì)核算材料的組卷方法及案卷質(zhì)量要求
1．會(huì)計(jì)憑證的組卷方法
會(huì)計(jì)憑證在各個(gè)單位，形成的數(shù)量有多有少。組卷時(shí)需要按月分開，也就是不同月份產(chǎn)生的憑證不要組合在一起。
憑證的案卷質(zhì)量要求是：
(1)按記賬憑征的憑證編號(hào)順序排列，防止漏號(hào)、顛倒。
(2)記賬憑證所附的各種原始憑證(如收據(jù)、發(fā)票等)要折疊貼粘整齊、規(guī)范。
(3)拆除金屬物，裝訂采用線繩或塑釘?shù)龋瑧{證的厚度一般在1—2厘米。
(4)裝訂后要進(jìn)行密封處理,并加蓋經(jīng)手人員章或財(cái)務(wù)專用章。
(5)填寫憑證封面要項(xiàng)目齊全、規(guī)范清楚，并留出檔號(hào)填寫的位置。
2．會(huì)計(jì)賬簿的組卷方法
會(huì)計(jì)賬簿的組卷要注意按賬簿形成的特點(diǎn)，區(qū)分會(huì)計(jì)年度并把不同名稱種類的賬簿分別組卷。會(huì)計(jì)賬簿的案卷質(zhì)量要求是：
(1)各類賬簿的扉頁，反映了賬簿的應(yīng)用、交接的使用狀況，歸檔前應(yīng)按要求逐項(xiàng)填寫清楚。
內(nèi)容包括：單位名稱、賬簿名稱及編號(hào)、啟用日期及起止頁數(shù)、經(jīng)管人員及日期、交接記錄、會(huì)計(jì)主管人員及單位負(fù)責(zé)人的簽章等。
(2)對于訂本式賬，整理立卷應(yīng)保留原有面目，不要拆除空白頁；賬內(nèi)要有連續(xù)頁碼；賬簿封面要加貼不干膠的標(biāo)簽，并填寫規(guī)范。
(3)對于活頁式賬，在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，要將空白頁撤除；編制頁碼；進(jìn)行密封裝訂并在密封處加蓋經(jīng)手人員章或財(cái)務(wù)專用章；賬簿封面填寫規(guī)范；保管期限為25年的賬簿要在封底加上備考表并填寫。
3．財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷方法
財(cái)務(wù)報(bào)告組卷時(shí)，首先要注意按所形成的會(huì)計(jì)年度組卷，不同年度的不要混雜組卷。另外財(cái)務(wù)報(bào)告是由會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書組成的,組卷時(shí)不要分開。其次，組卷要注意區(qū)分不同的保管期限，如年度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限是永久，就要與月度、季度的財(cái)務(wù)報(bào)告分開組卷，因?yàn)槠鋬r(jià)值不同。
財(cái)務(wù)報(bào)告的案卷質(zhì)量要求是：
(1)案卷要編制頁碼。
(2)案卷開首要填寫“卷內(nèi)文件目錄”，永久保管的財(cái)務(wù)報(bào)告案卷要在封底前加填“備考表”。
(3)財(cái)務(wù)報(bào)告中會(huì)計(jì)報(bào)表的封面要有單位負(fù)責(zé)人和主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人的簽名或蓋章,設(shè)置總會(huì)計(jì)師的單位，還須由總會(huì)計(jì)師簽名并蓋章。
(4)案卷封面填寫規(guī)范、整齊。
4．銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單的組卷方法
銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單是兩種用途不同的會(huì)計(jì)核算材料，要注意分別組卷。
案卷質(zhì)量要求是：
(1)按產(chǎn)生的年度組卷，一年可一卷或數(shù)卷。
(2)卷內(nèi)按時(shí)間順序排列，編制頁碼、進(jìn)行裝訂。
(3)案卷封面填寫清楚、規(guī)范。
(二)會(huì)計(jì)檔案的案卷題名
案卷題名揭示了會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和成份。會(huì)計(jì)檔案與其他門類檔案
的要求一致，每本案卷都要有案卷題名。
會(huì)計(jì)檔案案卷題名的結(jié)構(gòu)是三部分,即單位名稱、會(huì)計(jì)年度或時(shí)間、會(huì)計(jì)核算材料的名稱。擬寫方法簡單，便于操作。
題名的擬寫要求是：結(jié)構(gòu)完整、文字簡明。
例：哈爾濱鍋爐廠2000年第1—4季度財(cái)務(wù)報(bào)告
(三)會(huì)計(jì)檔案的分類、排列、編號(hào)
1．會(huì)計(jì)年度一類別一保管期限
其優(yōu)越性：
(1)便于按年度查找會(huì)計(jì)檔案。
(2)可以充分地利用檔案庫房和裝具。
不足之處：
(1)由于每年度的檔案有四類,而檔案的外形又不盡一致，所以案卷的排列不夠美觀，上架后會(huì)出現(xiàn)有高有低，有大有小。
(2)由于是按年度編制案卷號(hào)并形成案卷目錄，目錄一年一本，結(jié)果造成目錄過多。
適用于會(huì)計(jì)檔案形成量比較大的單位，如大型企業(yè)、金融單位、總預(yù)算單位等。
2．類別一會(huì)計(jì)年度一保管期限
優(yōu)越性是：
(1)由于一個(gè)類別的檔案集中排列,保持了類別的連慣性，便于按類別查找會(huì)計(jì)檔案。
(2)由于按類別集中排列檔案，每類檔案的外形基本一致，排列美觀、整齊劃一。
不足之處是：
(1)不便于按年度查找檔案。
(2)由于每類檔案的案卷號(hào)是每年順延，所以各類檔案實(shí)體排列之后，需要預(yù)留出較充分的空位和空間。
適用于大多數(shù)的中、小型單位,即會(huì)計(jì)檔案的年形成量不大的單位。
(四)編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄
1．會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的格式及著錄要求格式如下表
2．編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄的注意事項(xiàng)
(1)會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制首先要在確定和實(shí)施了檔案的實(shí)體分類、排列、編號(hào)的前題下完成，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的兼職會(huì)計(jì)檔案管理人員編制。
(2)目錄的編制可采用手工編制或使用會(huì)計(jì)檔案管理軟件自動(dòng)生成和打印。
(3)案卷目錄應(yīng)一式二套。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保存一套，隨檔案實(shí)體移交檔案機(jī)構(gòu)一套。
