會(huì)計(jì)核算材料的歸檔

(一)歸檔范圍 

        1．會(huì)計(jì)憑證

        2．會(huì)計(jì)賬簿

        3．財(cái)務(wù)報(bào)告

        4．其他核算材料

(二)歸檔時(shí)間

歸檔時(shí)間，是指會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)核算材料整理后向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交的時(shí)間。

檔案人員在執(zhí)行歸檔時(shí)間時(shí)應(yīng)該注意：

         1．每個(gè)單位應(yīng)明確會(huì)計(jì)檔案具體的歸檔時(shí)間。

         2．每年年初，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)把上一年度的會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)(目錄)，先向檔案機(jī)構(gòu)移交—份。

(三)歸檔要求

           1．歸檔的會(huì)計(jì)核算材料真實(shí)、準(zhǔn)確。

           2．會(huì)計(jì)檔案屬于專門檔案，涉及法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任，因此移交歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。

           3.  歸檔移交會(huì)計(jì)核算材料時(shí)，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)要逐卷認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格交接手續(xù)，雙方簽字。

(四)電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔

會(huì)計(jì)電算化是指由會(huì)計(jì)人員操作會(huì)計(jì)軟件，使用電子計(jì)算機(jī)替代人工來(lái)完成會(huì)計(jì)工作的活動(dòng)。

     1．電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔范圍主要有三部分：

        (1)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)。

        (2)打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料(不能只保存不可見(jiàn)的磁性介質(zhì)的核算數(shù)據(jù))。

        (3)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序。

      2．電算化會(huì)計(jì)核算材料歸檔的特殊要求

        (1)磁性介質(zhì)或光盤等電子文件，應(yīng)作防寫處理。

        (2)為了保證檔案的完整性、安全性，歸檔的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)

要進(jìn)行雙備份，即歸入檔案機(jī)構(gòu)的磁盤或光盤應(yīng)是兩套。

        (3)打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料，必須有經(jīng)手人員和會(huì)計(jì)主管人員的簽字或蓋章，以保證其真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

          (4)打印輸出的紙質(zhì)載體核算材料，須字跡清晰，方便查閱和利用。