檔案發(fā)揮作用的規(guī)律（四大規(guī)律）

  檔案價(jià)值是客觀存在的，但價(jià)值的實(shí)現(xiàn)即檔案作用的發(fā)揮是有規(guī)律性的。研究檔案發(fā)揮作用的規(guī)律，便于指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐，促使在檔案工作中尊重客觀規(guī)律，按科學(xué)發(fā)展觀要求做好每一項(xiàng)具體工作。檔案發(fā)揮作用的規(guī)律主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

1.檔案作用范圍的遞增律

檔案自形成之日起，即可發(fā)揮特定的作用，其作用的范圍逐漸擴(kuò)大。時(shí)間愈長，范圍愈廣，時(shí)間與范圍成正比，呈遞增趨勢(shì)。

檔案是在其形成單位所開展的某項(xiàng)工作中產(chǎn)生的，所以，它首先是對(duì)各自的形成者發(fā)揮作用。形成者在以后的工作中會(huì)經(jīng)常不斷地查考利用自身形成的檔案，這也是檔案形成的初因。這時(shí)，檔案作用的范圍，僅局限于其形成單位。但隨著時(shí)間的推移，檔案作用的范圍逐漸擴(kuò)大，社會(huì)上各個(gè)單位和個(gè)人，都需要利用有關(guān)檔案。這時(shí)，檔案不僅對(duì)其形成單位，而且對(duì)國家和社會(huì)都有用。

檔案作用范圍的遞增規(guī)律，要求處理好檔案發(fā)揮作用過程中當(dāng)前與長遠(yuǎn)、局部與整體的關(guān)系。檔案形成后先存放在形成單位檔案室，若干年后要向檔案館移交。對(duì)于一個(gè)單位的檔案室來說，它所保存的檔案，不僅是該單位的檔案，也是國家全部檔案中的一部分，不能因?yàn)閷?duì)該單位已無用而隨意毀棄檔案，也不能因?yàn)橹豢紤]形成單位利用而將重要的具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案封鎖起來，長期滯留在形成單位，影響社會(huì)利用。對(duì)于檔案館來說，它所保存的檔案是從各單位接收來的，要考慮到接收的時(shí)間性，不能過早接收，以免影響各單位的利用；也不能過遲接收，以免妨礙社會(huì)對(duì)檔案的利用。

2.檔案機(jī)密程度的遞減律

檔案是歷史的產(chǎn)物，有的檔案涉及到國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私，需要在一定時(shí)間內(nèi)將其控制在一定的范圍內(nèi)使用。所以，這部分檔案在這一階段有一定的機(jī)密性。檔案的機(jī)密程度有不同等級(jí)，確定之后，隨著時(shí)間的推移和環(huán)境的變化，需要進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。從總體上看，隨著時(shí)間的推移，檔案的機(jī)密程度將愈來愈小，時(shí)間與機(jī)密程度成反比，呈遞減趨勢(shì)。

3.檔案作用的轉(zhuǎn)移律

檔案在階級(jí)社會(huì)中是統(tǒng)治階級(jí)的一種工具，是政治斗爭的武器。過去，檔案更多地被利用于階級(jí)斗爭，這是由當(dāng)時(shí)社會(huì)環(huán)境決定的。但是，檔案同時(shí)又是開展各項(xiàng)工作、繁榮科學(xué)文化事業(yè)的必要條件。隨著社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)發(fā)展的需要，檔案的作用逐漸地從主要用于階級(jí)斗爭，轉(zhuǎn)移到主要用于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)研究、文化教育事業(yè)等方面。從這一轉(zhuǎn)移，大致可以看出這樣一個(gè)規(guī)律：即檔案作用是由社會(huì)需要決定的，社會(huì)的需要在各個(gè)時(shí)期不斷變化，檔案作用的主要方面也隨之變化。

根據(jù)這一規(guī)律，在實(shí)際工作中，應(yīng)該圍繞黨和國家工作大局開展檔案服務(wù)工作。對(duì)一個(gè)單位來說，要圍繞本單位的中心工作和主要任務(wù)開展檔案服務(wù)工作，有效地發(fā)揮檔案的作用。

4.檔案發(fā)揮作用的條件律

檔案的作用不會(huì)自動(dòng)地發(fā)揮出來，它是潛在的，需要具備一定的條件才能實(shí)現(xiàn)。檔案作用的發(fā)揮受到以下三個(gè)條件的制約：（三個(gè)水平）

（1）受到社會(huì)發(fā)展水平的制約。檔案和檔案工作所處的社會(huì)環(huán)境是不斷變化的。不同的社會(huì)制度，不同的歷史發(fā)展階段，不同的路線、方針、政策對(duì)檔案的需求不同，檔案作用發(fā)揮的程度也不同，檔案的作用受到了社會(huì)發(fā)展水平的制約。在奴隸社會(huì)、封建社會(huì)，檔案的作用是很有限的，主要為政治斗爭服務(wù)。資本主義社會(huì)，檔案得到了較為廣泛的利用，但在私有制的限制下，檔案的作用仍受到很大的制約。社會(huì)主義社會(huì)為充分發(fā)揮檔案的作用，使之造福于人民創(chuàng)造了良好的社會(huì)環(huán)境。但即使在優(yōu)越的社會(huì)制度和良好的社會(huì)環(huán)境下，也要有正確的方針、政策，如果方針、政策有誤，也會(huì)不適當(dāng)?shù)叵拗啤⑸踔谅駴]了檔案的作用。

（2）受到人們對(duì)檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)水平的制約。檔案的作用是通過人們?cè)谌粘；顒?dòng)中反復(fù)利用而發(fā)揮出來的，因此，檔案作用發(fā)揮的程度取決于人們的利用程度。人們對(duì)檔案的利用，又取決于人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視程度。實(shí)踐證明，凡是對(duì)檔案的作用有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作比較重視的地區(qū)或單位，檔案的作用發(fā)揮就比較好。檔案的作用發(fā)揮愈好，就愈能增強(qiáng)該地區(qū)或單位領(lǐng)導(dǎo)和員工的檔案意識(shí)。為此，必須大力加強(qiáng)檔案宣傳工作，增加檔案工作透明度，通過各種形式和方法，提高人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)程度，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。

  （3）受到檔案管理水平的制約。檔案發(fā)揮作用需要有基礎(chǔ)條件，要把檔案收集齊，整理妥，保管好，便于隨時(shí)便捷地查找利用，這就必須進(jìn)行科學(xué)管理。如果檔案管理水平低下，檔案雜亂無章，每次查找檔案都要翻箱倒柜，花費(fèi)許多時(shí)間，有時(shí)還查不到，就影響了檔案作用的發(fā)揮。要盡可能采用先進(jìn)的技術(shù)和管理方法，提高檔案科學(xué)管理水平，使檔案的作用得以充分的發(fā)揮。