中國檔案報訊 前不久，國家檔案局印發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（以下簡稱《功能規(guī)定》），并于公布之日起正式實施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》同時廢止。

    當前，各行各業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件歸檔形成的電子檔案都會移交到檔案部門進行管理和長期保存，并提供利用。而此項業(yè)務(wù)工作的開展，注定離不開電子檔案管理系統(tǒng)。2001年6月，國家檔案局印發(fā)了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，但伴隨信息技術(shù)的發(fā)展與新業(yè)態(tài)的不斷產(chǎn)生，該規(guī)定已經(jīng)無法適用于今后電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，迫切需要新的規(guī)范出臺。2016年底，國家檔案局技術(shù)部牽頭啟動了《功能規(guī)定》文稿的起草工作，先后組織了10余次研討會，邀請了國家檔案局相關(guān)部門、北京市檔案局、天津市檔案局、清華大學、人民大學和部分技術(shù)企業(yè)的專家，對文稿的體例、框架、文字以及內(nèi)容等進行了全面討論。經(jīng)反復(fù)論證和廣泛征求意見，最終形成了正式公布的《功能規(guī)定》。

    《功能規(guī)定》秉承開放、適用原則，要求系統(tǒng)具有開放和可擴展的體系架構(gòu)，滿足各級各類檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)應(yīng)用和未來發(fā)展的需求。《功能規(guī)定》的框架結(jié)構(gòu)設(shè)計以國家各級各類檔案館開展電子檔案管理職能為基準，以電子檔案管理業(yè)務(wù)的工作流程為主線，包含了總則、系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理和附則共10章內(nèi)容。

    《功能規(guī)定》中的條款內(nèi)容突出了基本業(yè)務(wù)特點，規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)滿足電子檔案移交接收、長期保存、共享利用和安全可靠等業(yè)務(wù)需求的基本功能，能有效促進各級各類檔案館開發(fā)和應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)。《功能規(guī)定》中的每一項要求，都是電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的必要功能。技術(shù)公司必須遵循《功能規(guī)定》的各項要求來開發(fā)此類系統(tǒng)。《功能規(guī)定》的出臺，有利于電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)科學化、規(guī)范化建設(shè)，有利于實現(xiàn)電子檔案更好地共享及利用，使檔案業(yè)務(wù)人員可以利用電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)對電子檔案的科學、高效和安全管理。