備考表，顧名思義，是以備查證、考據(jù)的表格，是各類檔案中不可缺少的重要組成部分，它擔(dān)負(fù)著記載檔案從立卷時(shí)文件材料的形成情況到立卷后各個(gè)時(shí)期卷內(nèi)文件所發(fā)生變化的重要使命，可稱為“檔中之檔”。
各類檔案，其備考表內(nèi)的項(xiàng)目設(shè)置基本相同，即：需要說明的問題、整理人、檢查人、立卷時(shí)間等四個(gè)項(xiàng)目。就具體內(nèi)容填寫而言，不同門類的檔案各有不同的要求：1、文書檔案備考表，需要說明紙張破損、復(fù)制、無底稿、缺附件、字跡模糊、完整程度以及后來整理情況等內(nèi)容，如慶陽市公安局在整理廢舊文件時(shí)發(fā)現(xiàn)了一份黎光（時(shí)任隴東公安分處處長）同志1949年6月在隴東保衛(wèi)工作會(huì)議上的總結(jié)后，及時(shí)將這一珍貴文件歸入1949年的案卷中，并在備考表內(nèi)注明“此總結(jié)是在整理廢舊文件時(shí)發(fā)現(xiàn)”；2、基建檔案卷內(nèi)備考表，要求標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、照片存放互見號和整理組卷過程中需要說明的其他問題等；3、會(huì)計(jì)檔案備考表，要根據(jù)不同類別（憑證、賬簿、報(bào)表、其他）存在的問題進(jìn)行相應(yīng)的填寫，尤其是會(huì)計(jì)憑證常有漏編或重編記賬憑證號的現(xiàn)象，這就需要在備考表中記載漏編或重編號的情況以供查證，表明是因工作疏忽所致，而絕非后天人為；4、照片檔案備考表，要求注明冊內(nèi)照片的缺損情況、同一問題特殊尺寸照片存放互見號、有無底片和某些特殊照片的來源等；5、其他一些特殊或?qū)ｉT檔案的備考表中還設(shè)有審核人，要求案卷復(fù)核人對案卷質(zhì)量檢查復(fù)核后簽名等等。從目前備考表的填寫狀況看，備考表不填、填不全、填不準(zhǔn)的現(xiàn)象比較普遍，這種狀況不僅僅在立卷部門存在，許多進(jìn)了館的案卷中也有類似問題，如有的案卷打開就能發(fā)現(xiàn)有些文件沒有底稿或缺少附件，有的只有復(fù)印件而沒有原件等問題，但備考表內(nèi)卻沒有任何說明。究其原因：一是有些檔案人員不知道備考表填寫齊全的必要性；二是有些整理人員不知道該填些什么；三是忘記或怕麻煩而沒有填寫；四是立卷制度不落實(shí)或落實(shí)不到位。尤其是有些單位因種種原因，將幾年的檔案集中起來整理，但由于人員的變化，對檔案中存在的許多問題說不清，道不明，很多問題也難以解決。因此，在整理時(shí)對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)在備考表中加以說明，以分清責(zé)任。
備考表的另一個(gè)重要作用，是記載檔案在保存過程中所發(fā)生變化的情況，如檔案的修改、移出、鑒定、部分銷毀或在利用過程中出現(xiàn)的意外問題等等。紙張作為檔案的一種物質(zhì)載體，自然老化和在提供利用中產(chǎn)生磨損是客觀存在而又不可避免的。在檔案的搶救保護(hù)工作中，需要對館藏重要和珍貴檔案進(jìn)行必要的搶救保護(hù)。尤其是在搶救、保護(hù)、修裱過程中，把所采取的方法、措施、操作人等記載下來，為檔案的再搶救、保護(hù)提供參考依據(jù)是檔案人員義不容辭的責(zé)任。遺憾的是從我們多年下基層檢查工作的情況看，在備考表中詳細(xì)記載檔案搶救保護(hù)情況的卻寥寥無幾。排在文件后面的備考表是“看在眼里，急在心里”，它多么想為檔案的歷史變遷盡一點(diǎn)微薄之力，可它卻常常被冷落或忽略了。總之，這一問題應(yīng)該引起檔案人的高度重視，真正認(rèn)識到備考表填寫齊全完整的重要意義，盡可能地把檔案在保管過程中所發(fā)生的變化情況記載清楚，把備考表的填寫工作認(rèn)真落到實(shí)處。建議各級檔案行政管理部門在指導(dǎo)、檢查工作時(shí)加大對這方面檢查的力度，并作為檔案搶救保護(hù)的重要依據(jù)加以考核，更好地發(fā)揮備考表在檔案保管中的重要作用。
原載于《中國檔案報(bào)》2009年11月30日 1933期 第三版
各類檔案，其備考表內(nèi)的項(xiàng)目設(shè)置基本相同，即：需要說明的問題、整理人、檢查人、立卷時(shí)間等四個(gè)項(xiàng)目。就具體內(nèi)容填寫而言，不同門類的檔案各有不同的要求：1、文書檔案備考表，需要說明紙張破損、復(fù)制、無底稿、缺附件、字跡模糊、完整程度以及后來整理情況等內(nèi)容，如慶陽市公安局在整理廢舊文件時(shí)發(fā)現(xiàn)了一份黎光（時(shí)任隴東公安分處處長）同志1949年6月在隴東保衛(wèi)工作會(huì)議上的總結(jié)后，及時(shí)將這一珍貴文件歸入1949年的案卷中，并在備考表內(nèi)注明“此總結(jié)是在整理廢舊文件時(shí)發(fā)現(xiàn)”；2、基建檔案卷內(nèi)備考表，要求標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、照片存放互見號和整理組卷過程中需要說明的其他問題等；3、會(huì)計(jì)檔案備考表，要根據(jù)不同類別（憑證、賬簿、報(bào)表、其他）存在的問題進(jìn)行相應(yīng)的填寫，尤其是會(huì)計(jì)憑證常有漏編或重編記賬憑證號的現(xiàn)象，這就需要在備考表中記載漏編或重編號的情況以供查證，表明是因工作疏忽所致，而絕非后天人為；4、照片檔案備考表，要求注明冊內(nèi)照片的缺損情況、同一問題特殊尺寸照片存放互見號、有無底片和某些特殊照片的來源等；5、其他一些特殊或?qū)ｉT檔案的備考表中還設(shè)有審核人，要求案卷復(fù)核人對案卷質(zhì)量檢查復(fù)核后簽名等等。從目前備考表的填寫狀況看，備考表不填、填不全、填不準(zhǔn)的現(xiàn)象比較普遍，這種狀況不僅僅在立卷部門存在，許多進(jìn)了館的案卷中也有類似問題，如有的案卷打開就能發(fā)現(xiàn)有些文件沒有底稿或缺少附件，有的只有復(fù)印件而沒有原件等問題，但備考表內(nèi)卻沒有任何說明。究其原因：一是有些檔案人員不知道備考表填寫齊全的必要性；二是有些整理人員不知道該填些什么；三是忘記或怕麻煩而沒有填寫；四是立卷制度不落實(shí)或落實(shí)不到位。尤其是有些單位因種種原因，將幾年的檔案集中起來整理，但由于人員的變化，對檔案中存在的許多問題說不清，道不明，很多問題也難以解決。因此，在整理時(shí)對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)在備考表中加以說明，以分清責(zé)任。
備考表的另一個(gè)重要作用，是記載檔案在保存過程中所發(fā)生變化的情況，如檔案的修改、移出、鑒定、部分銷毀或在利用過程中出現(xiàn)的意外問題等等。紙張作為檔案的一種物質(zhì)載體，自然老化和在提供利用中產(chǎn)生磨損是客觀存在而又不可避免的。在檔案的搶救保護(hù)工作中，需要對館藏重要和珍貴檔案進(jìn)行必要的搶救保護(hù)。尤其是在搶救、保護(hù)、修裱過程中，把所采取的方法、措施、操作人等記載下來，為檔案的再搶救、保護(hù)提供參考依據(jù)是檔案人員義不容辭的責(zé)任。遺憾的是從我們多年下基層檢查工作的情況看，在備考表中詳細(xì)記載檔案搶救保護(hù)情況的卻寥寥無幾。排在文件后面的備考表是“看在眼里，急在心里”，它多么想為檔案的歷史變遷盡一點(diǎn)微薄之力，可它卻常常被冷落或忽略了。總之，這一問題應(yīng)該引起檔案人的高度重視，真正認(rèn)識到備考表填寫齊全完整的重要意義，盡可能地把檔案在保管過程中所發(fā)生的變化情況記載清楚，把備考表的填寫工作認(rèn)真落到實(shí)處。建議各級檔案行政管理部門在指導(dǎo)、檢查工作時(shí)加大對這方面檢查的力度，并作為檔案搶救保護(hù)的重要依據(jù)加以考核，更好地發(fā)揮備考表在檔案保管中的重要作用。
原載于《中國檔案報(bào)》2009年11月30日 1933期 第三版
