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企業(yè)檔案保護(hù)

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2018-11-11 15:10:12    瀏覽次數(shù):34    評(píng)論:0
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企業(yè)檔案的保護(hù)是指采取必要的防護(hù)措施,減少對(duì)檔案造成損毀的各種不利因素的影響,最大限度地維護(hù)企業(yè)檔案的齊全、完整與安全,延長(zhǎng)檔案的壽命。 從影響檔案保存壽命的外部因素看,不適宜的溫濕度、光照、灰塵、日、霉、水、火以及機(jī)械磨損等因素,都會(huì)造成對(duì)檔案的破壞。所以要配備適合安全保管檔案的專柜,采取措施,滿

 企業(yè)檔案的保護(hù)是指采取必要的防護(hù)措施,減少對(duì)檔案造成損毀的各種不利因素的影響,最大限度地維護(hù)企業(yè)檔案的齊全、完整與安全,延長(zhǎng)檔案的壽命。

    從影響檔案保存壽命的外部因素看,不適宜的溫濕度、光照、灰塵、日、霉、水、火以及機(jī)械磨損等因素,都會(huì)造成對(duì)檔案的破壞。所以要配備適合安全保管檔案的專柜,采取措施,滿足溫濕度控制、防光、防火、防盜和防有害生物等檔案保護(hù)技術(shù)要求。

    (一)防火
    火災(zāi)是能夠?qū)n案造成重大損失的最直接隱患。因此,檔案庫房必須在滿足消防要求上采取必要措施。在庫房的裝修裝飾上不應(yīng)采用易燃材料如一般木料、塑料等,而應(yīng)使用難燃、阻燃的材料如防火門、難燃窗簾、電線等。同時(shí)應(yīng)添置必須的消防器材,如滅火器等,有條件的企業(yè)還可以加裝消防警報(bào)裝置。

    (二)防盜
防盜是防止人為原因破壞檔案的必要措施。安裝必要的防盜設(shè)施,有條件的企業(yè)可以采取電子監(jiān)控警報(bào)裝置,以確保檔案的安全。

    (三)防光
光線中的紫外線輻射對(duì)紙張中的纖維素和木質(zhì)素都有很大的破壞作用,使紙張強(qiáng)度降低,因而檔案柜、箱等應(yīng)安放在避免日光直曬之處,較難避開的,則可采用懸掛遮陽窗簾來防止光線照射檔案,也應(yīng)盡量避免燈光長(zhǎng)時(shí)間直射檔案。

    (四)防霉
    在炎熱、潮濕的環(huán)境下,檔案極易發(fā)生霉變。檔案一旦長(zhǎng)霉,霉菌很難除去,滲透到紙張內(nèi)部的霉菌還會(huì)使紙張的牢固性在數(shù)天之內(nèi)降低50%。因此,檔案應(yīng)置于通風(fēng)處,若發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)生霉,則可用軟刷、干布等蘸取福爾馬林或75%的酒精擦去霉菌,然后晾干。

    (五)防蟲
    檔案一旦被蟲蛀,嚴(yán)重者千瘡百孔,不可收拾。防蛀的方法是保持檔案室、檔案箱(柜)等空氣流通,清潔干燥。對(duì)新裝入的檔案箱(柜)的檔案,應(yīng)嚴(yán)格檢查,發(fā)現(xiàn)有蟲蛀的,不經(jīng)殺蟲處理不得裝入檔案箱柜,對(duì)已裝入檔案箱(柜)的檔案,要經(jīng)常檢查。發(fā)現(xiàn)蟲害,及時(shí)治理。為有效殺蟲,可以在檔案箱(柜)中放置一些檔案專用防蟲藥物。

    (六)防塵
    灰塵會(huì)摩擦和破壞檔案紙張纖維,會(huì)使檔案字跡線條模糊不清,有的灰塵如蘇打、水泥等有酸性或堿性,對(duì)檔案有較強(qiáng)的腐蝕作用,灰塵還是微生物寄生和繁殖的掩護(hù)者,是各種霉菌的傳播者。所以,保護(hù)好檔案必須做好防塵工作。要經(jīng)常打掃檔案室,清潔檔案柜,防止灰塵污染檔案。

    (七)防高溫、防潮濕
    檔案在高溫潮濕的環(huán)境下最容易生霉、長(zhǎng)蟲。在條件允許的情況下,應(yīng)避免將庫房設(shè)置在建筑的頂層或西向夕曬房間。庫房的溫度、濕度一定要經(jīng)常監(jiān)測(cè),使其在一定范圍內(nèi)。比較理想的溫度是14℃-24℃,相對(duì)濕度是45%-60%。為維持庫房的最佳溫、濕度條件,一般可采用自然調(diào)節(jié)和機(jī)器控制兩種辦法。自然調(diào)節(jié)主要是采用密封的辦法隔熱、隔濕,或采用定期通風(fēng)的辦法降溫、降濕等。機(jī)器控制則是采用電器設(shè)備,控制庫房溫濕度,如空調(diào)和抽濕機(jī)等。

    (八)防止檔案的機(jī)械損傷(如揉、折、撕裂、擦傷、劃傷等),一方面要采用適當(dāng)?shù)谋9苎b具存放檔案,另一方面要注意在使用檔案的過程中,輕拿輕放,小心維護(hù)。對(duì)已發(fā)生機(jī)械損傷的殘破檔案,可采用托裱、復(fù)制的方法進(jìn)行修復(fù)。

    (九)照片、底片、磁帶、光盤等特殊載體的檔案材料應(yīng)同時(shí)注意溫濕度控制和防磁,特殊載體檔案材料多且有條件的企業(yè),可以添置防磁柜等裝置。
 
(文/小編)
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