第一條 第二次全國地名普查檔案(以下簡稱“地名普查檔案”)是國家檔案的重要組成部分。為規范地名普查檔案管理,確保檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用,根據《中華人民共和國檔案法》《第二次全國地名普查工作規程》,制定本辦法。

　　第二條 地名普查檔案是指各級第二次全國地名普查領導小組辦公室(以下簡稱“地名普查辦”)在第二次全國地名普查(以下簡稱“地名普查”)業務工作過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子及實物等不同形式和載體的記錄。

　　第三條 地名普查檔案工作由國務院地名普查辦統一領導。各級地名普查辦分級管理,同時接受上級地名行政主管部門和同級檔案行政管理部門的監督和指導。

　　第四條 各級地名普查辦應當根據國家檔案法規和本辦法要求,建立健全地名普查檔案工作制度,認真履行檔案工作職責,對檔案進行集中統一管理。普查過程中形成的文件材料應當指定專門部門或人員負責收集、整理與歸檔,任何機構和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

　　第五條 各級地名普查檔案工作所需經費列入本級地名普查經費預算,統籌解決。

　　第六條 地名普查文件材料歸檔范圍:

　　(一)業務類(類別代碼:2DPY)。

　　1.地名登記表;

　　2.同一地名的地名標志登記表;

　　3.同一地名的地名用字讀音審定申報表;

　　4.地名標準化處理表;

　　5.搜集的地名相關史料、考證材料、實地調查的記錄;

　　6.其他相關材料。

　　(二)成果類(類別代碼:2DPC)。

　　1.地名目錄(子類別代碼:2DPCA);

　　2.地名成果表(子類別代碼:2DPCB);

　　3.地名標準化處理統計表(子類別代碼:2DPCC);

　　4.地名普查成果圖(子類別代碼:2DPCD);

　　5.地名標志登記表(子類別代碼:2DPCE);

　　6.地名用字讀音審定申報表(子類別代碼:2DPCF);

　　7.本級國家區劃地名數據庫數據(子類別代碼:2DPCG)。

　　(三)其他類(類別代碼:2DPQ)。

　　1.地名調查目錄(子類別代碼:2DPQA);

　　2.地名普查工作圖(子類別代碼:2DPQB);

　　3.其他材料(子類別代碼:2DPQC)。

　　第七條 國家和省級地名普查辦應當在地名普查工作結束后6個月內,地級和縣級地名普查辦應當在地名普查工作結束后3個月內,完成歸檔工作。

　　第八條 地名普查文件材料歸檔應當符合以下要求:

　　(一)歸檔的文件材料原則上應當為原件,如以復制件歸檔必須備注;

　　(二)歸檔的紙質文件材料應當做到字跡工整、圖樣清晰,簽字手續完備,蓋章、日期等標識完整,書寫和裝訂材料符合檔案保護的要求;

　　(三)歸檔的電子文件材料應當符合《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894)的要求。

　　第九條 地名普查文件材料按照下列要求,以縣(縣級市、市轄區)為單位進行整理:

　　(一)業務類文件材料以地名為單位進行組卷,卷內文件材料按照第六條第一款順序排列。各卷檔案編號由類別代碼—地名代碼—卷號組成(卷號從1開始編制,以下相同,如:2DPY—11010100121620000011—1)。

　　(二)成果類文件材料。

　　1.地名目錄、地名成果表、地名標準化處理統計表、地名標志登記表和地名用字讀音審定申報表分別組卷,卷內文件材料按地名代碼順序排列。各卷檔案編號由子類別代碼—縣(縣級市、市轄區)行政區劃代碼—卷號組成(如:2DPCA—110101—1)。

　　2.地名普查成果圖單獨組卷,按照圖幅接合表在前,各單幅成果圖在后順序排列。各卷檔案編號由子類別代碼—縣(縣級市、市轄區)行政區劃代碼—卷號組成(如:2DPCD—110101—1)。

　　3.本級國家區劃地名數據庫數據應當以只讀光盤形式單獨保管,并進行備份。存儲電子數據的載體或裝具上應貼有標簽,標簽上應注明光盤包含的內容和檔案編號。檔案編號由子類別代碼—縣(縣級市、市轄區)行政區劃代碼—盤號組成(盤號從1開始編制,如:2DPCG—110101—1)。

　　(三)其他類文件材料。

　　1.地名調查目錄、其他材料分別組卷,地名調查目錄卷內文件材料按地名代碼順序排列,其他材料可以按問題進行組卷。檔案編號由子類別代碼—縣(縣級市、市轄區)行政區劃代碼—卷號組成(如:2DPQA—110101—1)。

　　2.地名普查工作圖單獨組卷,按照圖幅接合表在前,各單幅工作圖在后順序排列。各卷檔案編號由子類別代碼—縣(縣級市、市轄區)行政區劃代碼—卷號組成(如:2DPQB—110101—1)。

　　(四)填寫卷內文件目錄(式樣及填寫要求見附件1,放置在卷內文件前,地名普查成果圖、工作圖卷內目錄用圖幅接合表代替)和卷內備考表(式樣及填寫要求見附件2,放置在卷內文件后),填寫案卷封面(式樣及填寫要求見附件3,放置在卷內文件目錄前),按照檔案管理的要求對案卷進行裝訂。

　　(五)將案卷按一定的順序進行排列和編號(以光盤為載體的檔案單獨編號)、編制案卷目錄(案卷目錄及其封面、備考表式樣和填寫要求見附件4),裝入檔案盒或檔案袋(檔案盒正面/檔案袋封面、檔案盒脊式樣及填寫要求見附件5)保存。

　　第十條 地名普查檔案應當按照國家有關保密工作要求和地名普查有關保密規定確定密級,并在案卷封面或者裝具上作出明顯標識。

　　第十一條 地名普查檔案保管期限為永久。

　　第十二條 地名普查檔案應當有專門的存放地點,并配備相應的保管設施設備,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫等保護工作,做好檔案的溫濕度管理,確保檔案安全。

　　第十三條 各級地名普查檔案保管部門應當制定地名普查檔案利用制度,包括利用范圍、利用方式、利用審批程序等。涉密地名普查檔案必須按照《中華人民共和國保守國家秘密法》的規定加強管理。其中涉及國家秘密、商業秘密和個人、家庭隱私的,未經普查對象同意,不得對外泄露。

　　第十四條 地名普查檔案檢查驗收工作按照“以省為主、自下而上、逐級檢查”的原則進行,重點檢查地名普查檔案的完整性、系統性、規范性和安全性。

　　第十五條 國務院地名普查辦應當加強對省級地名普查辦檢查驗收工作的監督和指導。省級地名普查辦負責制定本行政區域內地名普查檔案檢查驗收標準并組織檢查驗收工作。

　　第十六條 檢查驗收工作包括縣級地名普查辦自查、地級地名普查辦核查和省級地名普查辦驗收。檢查驗收工作應當吸收同級地名行政主管部門檔案工作機構和檔案行政管理部門的相關人員參加。

　　第十七條 各級地名普查辦應當在本級普查機構撤銷前向同級地名行政主管部門檔案工作機構移交地名普查檔案。

　　第十八條 地名普查檔案在地名行政主管部門檔案工作機構保存一定年限后,應當按規定向同級國家綜合檔案館移交。

　　第十九條 檔案移交時,雙方應當對移交檔案進行認真檢查并辦理移交手續。

　　第二十條 凡違反本辦法造成地名普查檔案丟失、損壞或泄密的,應當按照有關規定進行處理。

　　第二十一條 本辦法由民政部、國家檔案局負責解釋。

　　第二十二條 本辦法自發布之日起實施。