檔案收集

一、檔案收集的內(nèi)容和要求

檔案收集是檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。

（一）檔案收集的內(nèi)容

檔案收集的內(nèi)容，可以分為兩個(gè)層次：一是檔案室的收集，即檔案室接收本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)所形成的檔案；二是檔案館的收集，即檔案館接收各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，向社會(huì)征集檔案等。

（二）檔案收集的要求

檔案收集的基本要求是：科學(xué)組織，信息完整，結(jié)構(gòu)優(yōu)化，標(biāo)準(zhǔn)控制。

二、檔案室的收集

（一）加強(qiáng)對(duì)歸檔制度的宣傳

（二）對(duì)文件形成的超前控制

（三）對(duì)文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)

（四）全面檢查歸檔案卷的質(zhì)量

（五）加強(qiáng)平時(shí)收集工作

三、檔案館的收集

（一）檔案館的收集范圍

檔案館收集工作的基本指導(dǎo)思想是，在維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下，根據(jù)檔案分級(jí)管理的原則，將應(yīng)該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學(xué)研究?jī)r(jià)值的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案，完整齊全地收集進(jìn)館，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。

1．各級(jí)綜合性國(guó)家檔案館收集中華人民共和國(guó)成立后檔案的范圍；2．各級(jí)綜合性國(guó)家檔案館收集中華人民共和國(guó)成立前檔案的范圍；3．中央和地方各級(jí)專門性國(guó)家檔案館接收檔案的范圍

（二）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收

現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案是各級(jí)綜合性檔案館館藏的主要來(lái)源，接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案室移交的檔案，是檔案館收集工作的主要任務(wù)。

1．接收期限

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交檔案。屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交；屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交。”

2．接收要求

進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，并按規(guī)定整理好。一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案作為一個(gè)整體，統(tǒng)一移交給一個(gè)檔案館，不能隨意分散；進(jìn)館的檔案要齊全完整，進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理，正確劃分保管期限，具有長(zhǎng)久保存價(jià)值；立檔單位編制的組織沿革、全宗指南、檢索工具和有關(guān)資料應(yīng)隨同檔案一起接收；交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并在交接文據(jù)上簽名蓋章。

3．接收方法

檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案主要有兩種方法，即逐年接收和定期接收。逐年接收就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)按照接收期限，將已到期的檔案每年向檔案館移交一次；定期接收就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)將已到接收期限的檔案每隔一段時(shí)間向檔案館移交一次。間隔時(shí)間由檔案館確定，一般為3年或5年。

（三）撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收

我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、文化等體制的改革和行政區(qū)劃的變動(dòng)，必須會(huì)帶來(lái)機(jī)構(gòu)的變動(dòng)。機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位一旦撤銷，其全部檔案應(yīng)清理后移交國(guó)家檔案館。撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收要求與現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案一樣。

（四）重大活動(dòng)檔案的接收

重大活動(dòng)檔案，是指在重大活動(dòng)過(guò)程中直接形成的有保存價(jià)值的文字、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。根據(jù)規(guī)定，重大活動(dòng)的組織承辦單位或者承擔(dān)組織、承辦主要工作的單位，應(yīng)當(dāng)自重大活動(dòng)結(jié)束之日起4個(gè)月內(nèi)，向同級(jí)國(guó)家檔案館移交重大活動(dòng)檔案;因特殊情況需要延期移交檔案的,須經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意。重大活動(dòng)中形成的全部檔案獨(dú)立構(gòu)成全宗，檔案的編目、鑒定等工作，由接收檔案的國(guó)家檔案館按照檔案整理規(guī)則進(jìn)行。

（五）社會(huì)散存檔案的征集

所謂征集，是指檔案館按照國(guó)家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)，這也是豐富檔案館館藏資源的途徑之一。征集的途徑包括：征集個(gè)人保存的歷史檔案；向有關(guān)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體征集檔案；向有關(guān)國(guó)家和地區(qū)征集歷史檔案；向圖書(shū)館、博物館、紀(jì)念館等文化部門征集檔案。征集的主要方法有接受捐贈(zèng)、有償征集、國(guó)家收購(gòu)和征購(gòu)、交換等。