行政信息收集方法

信息的收集是企業(yè)信息處理程序的首要環(huán)節(jié)，是做好企業(yè)信息工作的基礎(chǔ)。信息收集的情況如何，直接關(guān)系到信息處理的質(zhì)量。要做好這一項(xiàng)工作，必須了解信息的種類，明確信息收集的目標(biāo)及范圍，掌握收集信息的途徑和方法。

一、明確收集的目標(biāo)

企業(yè)行政辦公人員要收集的信息，原則上是領(lǐng)導(dǎo)所指定的，并應(yīng)對(duì)它進(jìn)行充分的研究、理解，這是收集信息的首要工作，然后以自己的眼光，培養(yǎng)收集信息情報(bào)的能力，用這樣的努力，無(wú)論對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)ψ约海紩?huì)收集到有用的信息。當(dāng)前的信息豐富而繁雜，行政辦公人員收集信息時(shí)要先確立明確的目標(biāo)，下定強(qiáng)大的決心，時(shí)刻努力覺(jué)察它的跡象。這樣，從一般人注意不到的地方著手，就能收集到一些有用的信息。下面所列的事項(xiàng)，是收集信息時(shí)應(yīng)注意的重點(diǎn)。

1. 目標(biāo)明確化并階段化，建立每十年、五年、一年、半年、一個(gè)月、一周的目標(biāo)，并努力達(dá)到每一階段的目標(biāo)。

2. 要深入考慮自己擁有的時(shí)間，無(wú)論在上班的交通車上還是在洗手間，都要盯住自己所要達(dá)到的目標(biāo)，考慮如何彌補(bǔ)不足的時(shí)間。

3. 要重視目標(biāo)，將其書(shū)寫(xiě)在日歷上等自己認(rèn)為醒目的地方，經(jīng)常提醒自己，處處注意自己的目標(biāo)，注入潛在意識(shí)。

只要目標(biāo)明確，那么越努力奮斗，就越能提高信息的著眼力。在收集信息時(shí)，一定要明確自己想做什么，而不是能做什么，再加上努力，自然就能收集到信息。

二、決定收集的范圍

許多企業(yè)行政辦公人員總認(rèn)為別人的工作很平常，而且并不困難。如果以這種心情來(lái)面對(duì)自己的工作，那么對(duì)自己的工作領(lǐng)域、范圍就會(huì)感到靠不住。如果持這種想法，不論到什么時(shí)候都得不到工作的充實(shí)感，為了避免這種遺憾發(fā)生，必須考慮以下的事：

1. 首先要決定自己的領(lǐng)域，如現(xiàn)在的工作、周圍的事情等。

2. 要留心自己領(lǐng)域的情報(bào)，即在報(bào)紙上或書(shū)上去尋找自己領(lǐng)域的情報(bào)。

3. 以堅(jiān)定的信心，割舍別人的領(lǐng)域，即要注意遠(yuǎn)離別人的領(lǐng)域，全心投入自己的領(lǐng)域。

4. 以旺盛的好奇心，收集大量信息。能貯存同行業(yè)的資料、報(bào)紙、便條等都是好辦法。

三、行政信息收集方法

從信息資料涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的范圍看，在全局性和局部性的信息資料之間，以全局性信息資料為重點(diǎn)；從信息資料與本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的相關(guān)程度看，越直接、越密切，則越應(yīng)該成為收集的重點(diǎn)；從信息資料反映的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理動(dòng)態(tài)的程度看，在掌握穩(wěn)定信息的同時(shí)，應(yīng)以收集流動(dòng)信息為重點(diǎn)；從信息資料的時(shí)效價(jià)值角度看，應(yīng)以決策急需的信息為收集的重點(diǎn)。常用的信息收集方法主要有：

1. 索取

企業(yè)行政辦公人員可以向有業(yè)務(wù)來(lái)往的企業(yè)、部門或有關(guān)人員索取有關(guān)的信息資料，如公共服務(wù)行業(yè)的部門、有業(yè)務(wù)來(lái)往的代理機(jī)構(gòu)等，他們往往會(huì)免費(fèi)提供一些資料。參加一些會(huì)議也可獲得免費(fèi)資料。另外，還可以通過(guò)傳送到本企業(yè)辦公室的各種文件、信函、其他資料等來(lái)檢索其中有價(jià)值的信息。

2. 交流

企業(yè)行政辦公人員在信息市場(chǎng)上或在某些社交場(chǎng)合，通過(guò)自由洽談、聊天等，搜集各種信息，或者通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)、信息交流會(huì)議或建立起信息刊物交流制度，使不同的企業(yè)、部門間可以定期或不定期地進(jìn)行信息資料的交流。這是一種互惠互利而簡(jiǎn)便易行的收集資料的方式。

3. 抄錄、摘記

對(duì)于書(shū)籍、雜志、篇幅較長(zhǎng)的文件、簡(jiǎn)報(bào)等，可以選取有利用價(jià)值的部分抄錄或摘記成資料卡片，然后分類存，放以便利用。

4. 剪貼

對(duì)于報(bào)刊文章，如可以剪裁，則應(yīng)在剪下之后分專題或分類貼在信息資料冊(cè)上并注明出處，這樣使用起來(lái)也頗為方便。

5. 復(fù)印

對(duì)于不能剪裁、文字量又比較大的信息資料，則可用復(fù)印的方法加以收集和積累。但復(fù)印件不能永久保存，時(shí)間長(zhǎng)了或摩擦后容易褪色而變得字跡模糊，這是它的不利于保存的弱點(diǎn)。

6. 記錄

對(duì)于通過(guò)會(huì)議或個(gè)別交換等方式獲得的口頭信息，如有利用價(jià)值，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)加以記錄，使之成為書(shū)面文字形式，這樣才能長(zhǎng)期保存和利用。在記錄的過(guò)程中應(yīng)力求準(zhǔn)確，符合原意，還可以找信息提供者核對(duì)或與正式文件核對(duì)，以確保其可靠性。

7. 錄音、錄像、攝影

由此可以收集、積累錄音帶、錄像帶和照片等類的信息資料。

8. 調(diào)查

即通過(guò)調(diào)查研究的方法，獲得關(guān)于調(diào)查對(duì)象的口頭或文字的資料。調(diào)查的具體類型很多，分別適用于不同情況，并可獲得相關(guān)的信息資料。

9. 實(shí)地觀察

直接深入到現(xiàn)場(chǎng)、工地，憑自己的視覺(jué)和感覺(jué)器官或借助一定的科學(xué)儀器，掌握第一手情況，為領(lǐng)導(dǎo)提供最直接可靠的情況。

無(wú)論何時(shí)、何地，自己的身邊都有收集信息的機(jī)會(huì)。這就要求企業(yè)行政辦公人員掌握一些復(fù)合式收集信息的方法，以便能高效地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為企業(yè)做出最大貢獻(xiàn)。

( 1) 早晨的洗臉、進(jìn)餐等時(shí)間可以用來(lái)聽(tīng)廣播、讀書(shū)看報(bào)、看電視，發(fā)現(xiàn)重要的事件，聽(tīng)到重要的消息，用便條記下來(lái)。

( 2) 上班時(shí)在路上閱讀報(bào)紙、書(shū)、雜志。

( 3) 在辦公室可核對(duì)同行業(yè)的文件，設(shè)法得到成績(jī)好的同事的電話，以寒暄的方式獲悉企業(yè)內(nèi)的訊息聯(lián)絡(luò)法( 指在走出企業(yè)的工作中) ；舉行會(huì)議時(shí)察言觀色，事先核對(duì)各人的評(píng)價(jià)，以便匯集會(huì)議的情報(bào)；午餐時(shí)進(jìn)行閑談，拓廣情報(bào)。

四、國(guó)外經(jīng)濟(jì)信息的收集方法

國(guó)際市場(chǎng)的瞬息萬(wàn)變和錯(cuò)綜復(fù)雜性，決定了信息的多樣性和廣泛性，也帶來(lái)了搜集信息的艱難性。對(duì)于這一點(diǎn)，每一位企業(yè)行政辦公人員應(yīng)有足夠的認(rèn)識(shí)。因此，要及時(shí)、準(zhǔn)確地提供足量的信息為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，必須采取多渠道、多層次的方式進(jìn)行搜集，一般地說(shuō)，有以下幾種方法。

1. 訂閱國(guó)內(nèi)外的主要電訊和有關(guān)的報(bào)刊資料

聯(lián)合國(guó)各經(jīng)濟(jì)組織收集和發(fā)布的各種經(jīng)濟(jì)資料，國(guó)外權(quán)威性的或有影響的報(bào)紙、雜志、圖書(shū)所披露的資料，國(guó)外出版的公司手冊(cè)，世界各大通訊社、電視、廣播發(fā)布的經(jīng)濟(jì)、貿(mào)易新聞綜述、每日金融貿(mào)易電訊以及國(guó)外經(jīng)濟(jì)家、企業(yè)家、金融界決策人士和國(guó)際組織機(jī)構(gòu)的權(quán)威人士的演講、活動(dòng)、發(fā)表的文章等，是涉外信息的重要資料來(lái)源。因而，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，國(guó)外通訊社的電訊和重要報(bào)刊需每天閱讀，有些重要報(bào)刊應(yīng)爭(zhēng)取航寄。凡有條件的，可收聽(tīng)國(guó)際經(jīng)貿(mào)消息廣播，同駐外機(jī)構(gòu)保持密切聯(lián)系，以及時(shí)掌握國(guó)際市場(chǎng)動(dòng)向，盡快獲得各種信息。此外，外貿(mào)高等院校以及高等院校有關(guān)的外貿(mào)專業(yè)和外貿(mào)科研機(jī)構(gòu)搜集、發(fā)表的各種情報(bào)資料及科研論文，也是一個(gè)資料來(lái)源。總之，廣泛搜集各種有關(guān)書(shū)籍，購(gòu)買有關(guān)的工具書(shū)，包括年鑒、年報(bào)、統(tǒng)計(jì)、海關(guān)冊(cè)、詞典、字典等，借助于這些資料從事各種專題研究，可以大大壓縮掌握信息的時(shí)間、精力和費(fèi)用。采取這種方法時(shí)應(yīng)注意：要善于在廣泛的資料中去偽存真、由粗及精，逐步培養(yǎng)敏銳的判斷力；要重視動(dòng)態(tài)的資料，尤其是反饋信息，摸索出每一市場(chǎng)的特殊規(guī)律；要注意與其他掌握市場(chǎng)信息的方法有機(jī)配合，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

2. 委托現(xiàn)有信息業(yè)或代理機(jī)構(gòu)

當(dāng)代信息業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，已使大多數(shù)市場(chǎng)調(diào)研成為一種獨(dú)立的產(chǎn)業(yè)。它能為企業(yè)提供專門知識(shí)，具有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)和專門設(shè)備，專業(yè)化分工的成本比企業(yè)自行搜集、處理信息的成本要低。同時(shí)，獨(dú)立的代理機(jī)構(gòu)能比較客觀、冷靜地分析情況。企業(yè)如果需要掌握某種商品在某個(gè)市場(chǎng)的有關(guān)信息，就可委托這樣的專門代理機(jī)構(gòu)去調(diào)研、去搜集，采取這種方法掌握信息，對(duì)于涉及出口業(yè)務(wù)不久或準(zhǔn)備搞出口業(yè)務(wù)的外向型企業(yè)來(lái)說(shuō)，比較容易上手，既方便又經(jīng)濟(jì)。但這樣做應(yīng)注意：要極其謹(jǐn)慎地選擇一個(gè)最適合于所要求的具體工作的代理機(jī)構(gòu)；委托合同要明確調(diào)查的范圍和研究方法、適當(dāng)?shù)闹Ц稐l件、可靠的工作人員、最后的期限、最終報(bào)告的性質(zhì)等條款；與代理機(jī)構(gòu)在合同期內(nèi)保持定期聯(lián)系以掌握進(jìn)度，保證所需市場(chǎng)信息的質(zhì)量。

3. 在國(guó)外建立推銷網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，組建信息網(wǎng)絡(luò)

在國(guó)外市場(chǎng)推銷產(chǎn)品，除本身的派出機(jī)構(gòu)外，更重要的是充分利用當(dāng)?shù)乜蛻簦嫶蟮耐其N網(wǎng)。企業(yè)可以選擇有經(jīng)營(yíng)能力的代理和經(jīng)銷客戶，為本企業(yè)定期提供國(guó)外市場(chǎng)信息以及對(duì)本企業(yè)產(chǎn)品的反映。這一內(nèi)容可列入?yún)f(xié)議，作為代理和經(jīng)銷的重要任務(wù)之一。

同時(shí)，可同國(guó)外的信息機(jī)構(gòu)和商會(huì)建立密切的關(guān)系，定期交換資料，必要時(shí)，支付一定的費(fèi)用，這也是信息網(wǎng)的一部分。

4. 通過(guò)各種業(yè)務(wù)活動(dòng)。有目的地搜集第一手“活資料”

( 1) 業(yè)務(wù)函電。與客戶來(lái)往的業(yè)務(wù)函電，其中可反映出不少情況，企業(yè)行政辦公人員應(yīng)主動(dòng)收集、積累資料，以便于研究、分析、比較。

( 2) 展銷會(huì)。在國(guó)外舉辦展銷會(huì)，直接與廠家和消費(fèi)者見(jiàn)面，這不僅是為了展覽產(chǎn)品和進(jìn)行推銷，而且應(yīng)該通過(guò)展銷活動(dòng)，建立客戶關(guān)系，進(jìn)一步了解當(dāng)?shù)氐氖袌?chǎng)情況，從而系統(tǒng)地進(jìn)行調(diào)查研究。

( 3) 出口商品交易會(huì)、小型交易會(huì)和洽談會(huì)。這類交易會(huì)云集了國(guó)內(nèi)外的眾多客戶，國(guó)內(nèi)外貿(mào)公司和廠家也參加會(huì)議，因此，它是對(duì)國(guó)際市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查研究的較好場(chǎng)所。企業(yè)行政辦公人員可帶著問(wèn)題有目的地同客戶洽談，進(jìn)一步了解情況，聽(tīng)取反映和意見(jiàn)；也可以組織專題座談會(huì)，邀請(qǐng)有關(guān)客戶介紹情況和進(jìn)行座談；對(duì)業(yè)務(wù)談判和成交進(jìn)行認(rèn)真分析，也可反映出許多問(wèn)題。

( 4) 出口推銷小組、進(jìn)口訂貨小組。這類小組主要是完成出口( 或進(jìn)口) 任務(wù)。他們?cè)谕瓿沙隹?/span>( 進(jìn)口) 任務(wù)的同時(shí)，也了解了有關(guān)商品的國(guó)際市場(chǎng)情況，企業(yè)行政辦公人員可主動(dòng)找他們了解這方面的情況。

通過(guò)上述渠道直接搜集到的資料往往是比較生動(dòng)、具體和現(xiàn)實(shí)的。此外，國(guó)外來(lái)華參觀訪問(wèn)的學(xué)者、友好人士，與中國(guó)比較友好的貿(mào)易促進(jìn)團(tuán)體，也可以提供一部分有關(guān)的資料。這些第一手的“活”資料，經(jīng)過(guò)加工、整理、分析并同歷史資料結(jié)合，就可得到較全面的概念和認(rèn)識(shí)，從而更好地指導(dǎo)對(duì)外業(yè)務(wù)的開(kāi)展。

5. 充分利用駐外機(jī)構(gòu)，廣泛了解國(guó)際市場(chǎng)信息

( 1) 通過(guò)外經(jīng)部的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)、市場(chǎng)研究機(jī)構(gòu)以及各外貿(mào)公司，系統(tǒng)地搜集與本行業(yè)有關(guān)的各種材料，如國(guó)際市場(chǎng)的最新變化，國(guó)外廠商的資本數(shù)目、經(jīng)營(yíng)能力、信用程度、經(jīng)營(yíng)范圍、執(zhí)行合同等情況。

( 2) 通過(guò)中國(guó)銀行及其各國(guó)的分支機(jī)構(gòu)，系統(tǒng)地搜集市場(chǎng)情報(bào)和經(jīng)濟(jì)情報(bào)，尤其是金融、外匯方面的情報(bào)以及有關(guān)廠商的經(jīng)營(yíng)情況等。

( 3) 通過(guò)中國(guó)駐各國(guó)大使館、領(lǐng)事館的商務(wù)處，系統(tǒng)地搜集各國(guó)的有關(guān)材料，如經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況、市場(chǎng)上對(duì)某種產(chǎn)品的供求變化情況、市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)狀況、金融市場(chǎng)的最新動(dòng)態(tài)等。

總之，上述這些機(jī)構(gòu)都配有熟悉業(yè)務(wù)的專家，同當(dāng)?shù)仄髽I(yè)有著廣泛的接觸和聯(lián)系。在企業(yè)本身力量有限的情況下，應(yīng)充分利用這些機(jī)構(gòu)，為企業(yè)提供信息服務(wù)。