一、檔案收集原則
凡是反映本部門工作活動(dòng)，辦理完畢、具有查考和利用價(jià)值的各種形式和載體的文件均需要收集歸檔。
二、檔案收集方法
1、平時(shí)收集。文書、業(yè)務(wù)部門工作人員文件處理完畢后，應(yīng)及時(shí)向本部門兼職檔案人員移交。
(1)預(yù)立卷。將同一大類的文件分別放在不同的文件夾中。
預(yù)立卷類目是歸檔部門參照《上海體育學(xué)院歸檔范圍和保管期限表》，結(jié)合本部門當(dāng)年工作計(jì)劃和上年度歸檔情況編制的平時(shí)擬歸檔文件材料的目錄，是預(yù)立卷工作的核心和依據(jù)。預(yù)立卷類目既要反映本部門常規(guī)工作的各個(gè)方面，又要突出年度工作的重點(diǎn)。
預(yù)立卷類目由類別、序號(hào)和條款組成。類別指的是文件材料的類屬名稱，按歸檔單位命名，如：“院長(zhǎng)辦公室”、“組織部”、“宣傳部”等。條款指的是預(yù)先擬制的互有聯(lián)系的一組文件材料的概括題名，要簡(jiǎn)潔明了地概括、反映文件材料的作者、內(nèi)容和文種。預(yù)立卷類目還要依次設(shè)置條款序號(hào)。
各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)本部門歸檔類目所列條款，為每一條款準(zhǔn)備一個(gè)卷夾，在卷夾封面和卷脊上注明條款序號(hào)和條款名稱，依次排放，以備文件材料歸卷。
依照預(yù)立卷類目，及時(shí)將已經(jīng)處理完畢的文件材料分門別類，依次入卷，并登記在文件登記簿上，以備查找。對(duì)外發(fā)文應(yīng)在文件發(fā)出時(shí)，同時(shí)將底稿和一至二份存本歸卷。
文件材料歸卷時(shí)，應(yīng)注意檢查頁數(shù)、附件等是否齊全完整，文書處理程序是否完成（有無漏閱、漏簽），處理的來龍去脈是否注明，遇有不明之處及時(shí)詢問承辦人。
不屬于歸檔范圍的文件材料，另行存放。
每年年終或次年年初，兼職檔案員要根據(jù)上年的文件材料歸檔情況、下年度的工作計(jì)劃以及下年度安排的重大事項(xiàng)，對(duì)預(yù)立卷類目和卷夾準(zhǔn)備作適當(dāng)修改與調(diào)整，使預(yù)立卷工作日臻完備。
(2)收發(fā)文登記。上級(jí)來文要做好收文登記，下發(fā)文件做好發(fā)文登記，清楚文件流向。及時(shí)催促承辦人歸還已辦理完畢的文件材料，外借文件最好使用復(fù)印件，原件用以保存歸檔。
2、查閱部門大事記和年終總結(jié)。適用于院系等不明確歸檔內(nèi)容的部門。單位年終總結(jié)和大事記可以作為歸檔依據(jù)，其中寫明的大事要事均要?dú)w檔。
3、即時(shí)歸檔。各單位舉辦的大型會(huì)議、大型活動(dòng)，例如代表大會(huì)、教學(xué)工作會(huì)議或校慶活動(dòng)等，相應(yīng)材料在活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)當(dāng)立即歸檔。
三、歸檔文件質(zhì)量要求
l、接收歸檔的文件必須是原件，簽發(fā)稿手續(xù)要完備，落款及日期無遺漏，并蓋有公章，發(fā)文號(hào)不能重復(fù)；
2、文件的起草、修改、核稿、簽發(fā)，批示等都應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或墨汁書寫，不能采用鉛筆或圓珠筆。
3、傳真件要進(jìn)行復(fù)印，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)內(nèi)容須簽發(fā)在復(fù)印件上；
4、歸檔文件應(yīng)完整、成套（如：請(qǐng)示必須有批復(fù)等）和準(zhǔn)確；
5、文件用紙應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格，字跡要端正。
四、不歸檔文件材料范圍
1、上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱、不辦的文件材料
2、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件
3、上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件
4、重份文件
5、無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件
6、未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿，鉛印文件的歷次校對(duì)稿（學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）
7、從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料
8、無特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建設(shè)性意見的人民來信
9、學(xué)校內(nèi)部互相抄送的文件材料，不履行公文職能的行文、介紹信
10、本校負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本校無關(guān)的文件材料
11、為參考目的從各方面收集的文件材料
12、非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需辦理的文件材料
