檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)-檔案收集工作

1.1  檔案收集工作的主要內(nèi)容

 檔案收集是按照黨和國(guó)家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人手中和散失在社會(huì)其他地方的檔案，有組織、有計(jì)劃地分別集中到各有關(guān)機(jī)構(gòu)檔案室和各級(jí)各類檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理。

 專業(yè)的制度；專門的對(duì)象；統(tǒng)一的程序 

工作任務(wù)：

1. 機(jī)關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位檔案室對(duì)本機(jī)構(gòu)需要?dú)w檔檔案的接收；

2. 檔案館對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位和撤銷機(jī)構(gòu)的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值檔案的接收；

3. 對(duì)中華人民共和國(guó)成立之前各個(gè)歷史時(shí)期形成檔案的接收與征集。

1.2  檔案收集工作的基本要求

（一）及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地接收和征集檔案入館

檔案館（室）的收藏是否豐富、檔案是否完整，是衡量檔案館（室）工作成功與否的一個(gè)重要標(biāo)志。

豐富檔案館藏的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是：數(shù)量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)化、成分充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理。

檔案收藏的豐富性，包括數(shù)量與質(zhì)量的雙重標(biāo)準(zhǔn)。

（二）加強(qiáng)檔案館（室）檔案來源的調(diào)查研究與指導(dǎo)工作

檔案館應(yīng)該進(jìn)行全宗調(diào)查，了解有關(guān)機(jī)構(gòu)的歷史、建檔情況、保存檔案的數(shù)量及整理保管等情況，以便統(tǒng)籌安排哪些全宗或哪些部分、何時(shí)、有多少檔案應(yīng)該進(jìn)館。

處理好從文件形成到歸檔、從形成單位到檔案館的檔案流程周期。

（三）推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。所謂檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，就是對(duì)檔案工作中的一些管理原則和技術(shù)方法，按照規(guī)范化的要求統(tǒng)一起來。

案卷驗(yàn)收的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，案卷封面和卷內(nèi)編目的內(nèi)容、格式和要求，卷皮和檔案柜的尺碼等地方標(biāo)準(zhǔn)

（四）保持全宗和全宗群的不可分散性

全宗就是一個(gè)機(jī)關(guān)檔案的整體，一個(gè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)不是孤立的，而是有聯(lián)系地進(jìn)行的，這就決定了一個(gè)單位形成的檔案文件之間固有的內(nèi)在聯(lián)系，使他們成為了一個(gè)有機(jī)整體。

在檔案收集工作中，不僅要保持全宗的不可分散性，還需要注意各個(gè)全宗之間的相互聯(lián)系。

1.3  檔案的歸檔制度

歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷（或保管單位）的質(zhì)量要求、歸檔手續(xù)等內(nèi)容。

（一）歸檔范圍

歸檔范圍是指辦理完畢的文件材料是否應(yīng)當(dāng)歸檔的范圍。哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不應(yīng)該歸檔，主要取決于這些文件本身的保存價(jià)值。

依據(jù)國(guó)家檔案局1987年12月4日發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》規(guī)定，一個(gè)機(jī)關(guān)應(yīng)該歸檔的文件材料，應(yīng)當(dāng)包括以下四個(gè)部分：

  1. 上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料

上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，或者普發(fā)的，非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；

上級(jí)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件；

上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）；

代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；

黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢查本地區(qū)本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要指示，講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的聲像文件材料等。

 2.本機(jī)關(guān)的文件材料

本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)召開的代表大會(huì)、代表會(huì)議、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、機(jī)關(guān)黨組會(huì)議及行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的文件；

本機(jī)關(guān)頒發(fā)的各種正式文件（簽發(fā)稿、印制稿及重要文件的修改稿）；

本機(jī)關(guān)與上、下級(jí)機(jī)關(guān)之間的請(qǐng)示、批復(fù)文件；

本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部職能部門形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；

反映本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)及科技管理活動(dòng)的專業(yè)文件；

本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄，及其從外部機(jī)關(guān)帶回的與本機(jī)關(guān)有關(guān)的重要文件；

本機(jī)關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)文件、人事文件、會(huì)計(jì)文件、規(guī)章制度文件；

反映本機(jī)關(guān)成立、合并、人員編制、歷史沿革、合同、協(xié)定、財(cái)產(chǎn)、物質(zhì)、檔案等方面的文件；

重要的人民來信來訪材料以及其他需要保存的文件材料等。

3. 同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件

這部分文件材料主要有這類機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件，或與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件；有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件。

4. 下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料

這部分文件材料主要有下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算以及決算文件；直屬單位報(bào)送的重要的科技文件及下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案文件等。

5. 不屬于歸檔范圍的文件材料主要包括：

重份文件；

一般事務(wù)性的無查考、保存價(jià)值的文件；

未成文的草稿及一般性文件的歷次修改稿；

未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件；

同本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件和非隸屬機(jī)關(guān)送來的參考的文件；

本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件；

一般的公眾的來信等。

（二）歸檔時(shí)間

 歸檔時(shí)間，是指文件處理部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的文件向檔案室移交的時(shí)間。

《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)。特殊載體、特殊形式、特殊種類的文件可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。如技術(shù)檔案、基建檔案、學(xué)生檔案等專門檔案。

（三）歸檔案卷的質(zhì)量要求

1. 應(yīng)歸檔的文件要做到種類齊全、份數(shù)完整，每份文件不缺張少頁，并組成保管單位。

（1）仔細(xì)核對(duì)文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件是否齊全；

（2）多種文字形成的同一內(nèi)容的文件，分別組合在一個(gè)案卷內(nèi)，不得分散；

（3）將文件按年度分開，不同年度形成的文件一般不可放在一起組卷；

（4）跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，應(yīng)放在批復(fù)年度立卷，沒有批復(fù)的，放在請(qǐng)示年立卷；

（5）跨年度的計(jì)劃或規(guī)劃，應(yīng)放在文件內(nèi)容所針對(duì)的第一個(gè)年度立卷；

（6）跨年度的總結(jié)，應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一年立卷；

（7）跨年度的會(huì)議文件，應(yīng)放在會(huì)議開幕年立卷

（8）非訴訟案件的文件，應(yīng)放在結(jié)案年度立卷；

（9）文件與電報(bào)一般應(yīng)按其內(nèi)容聯(lián)系統(tǒng)一立卷；

（10）絕密文件和絕密電報(bào)應(yīng)單獨(dú)立卷；

（11）錄音帶、錄像帶、影片、照片等特殊載體的文件，應(yīng)同紙質(zhì)文件進(jìn)行統(tǒng)一整理、編目

2. 保管單位內(nèi)的文件排列應(yīng)條理系統(tǒng)，使之成為一個(gè)互有聯(lián)系的有機(jī)整體。

盒內(nèi)文件一般按重要程度或時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起

（四）歸檔手續(xù)

文書處理部門或業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄詳細(xì)清點(diǎn)，經(jīng)過認(rèn)真核對(duì)后，交接雙方如確認(rèn)無誤，即可履行簽字手續(xù)，并將案卷目錄中的一份由檔案部門簽字后，交還移交單位妥善保存。

在檔案工作和文書工作由一個(gè)人兼管的小機(jī)關(guān)，不需要履行上述的歸檔手續(xù)，但是，在檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)參照上述辦法辦理交接手續(xù)

1.4  檔案室在形成文件與組織歸檔工作中的作用

（一）機(jī)關(guān)檔案室對(duì)形成文件的作用

查缺補(bǔ)漏；質(zhì)量監(jiān)督；全程監(jiān)管

（二）檔案室對(duì)歸檔工作的超前控制

檔案室對(duì)歸檔工作的超前控制，可以通過監(jiān)督與促進(jìn)文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化、文書處理制度化，協(xié)助和督促有關(guān)部門做好立卷歸檔前的準(zhǔn)備工作

（三）指導(dǎo)和督促文書部門或業(yè)務(wù)部門做好歸檔組織工作

由文件的承辦和處理部門立卷，有利于加強(qiáng)對(duì)文件的平時(shí)形成、積累、整理的控制。由文件的承辦和處理部門立卷，可以發(fā)揮文件的承辦和處理者熟悉業(yè)務(wù)和文件產(chǎn)生與辦理情況的優(yōu)勢(shì)。

（四）對(duì)散失文件的補(bǔ)充收集

收集散失文件時(shí)要把重點(diǎn)放在“帳外”文件上。

所謂“賬外文件”是指未經(jīng)登記的文件，如機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或工作人員外出開會(huì)帶回的文件，機(jī)關(guān)之間簽訂的合同、協(xié)議也常常不登記。