企業(yè)文件材料整理工作

1、黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理文件材料的整理工作。

       一個企業(yè)的職能分工是落實在某個或若干個職能管理機構(gòu)來實現(xiàn)的，針對其分工每年內(nèi)形成的文件材料，各職能管理機構(gòu)要在一、二級類目內(nèi)按問題進行整理。例如，企業(yè)黨委工作中形成的綜合性文件，黨員代表大會以及黨委各種會議材料，黨委辦公室日常的來往文件材料等，都劃定為黨群工作類中的黨務(wù)工作進行整理。

（1）、在文件材料整理過程中需要注意的幾個問題

a、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷。

b、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；

（2）、卷內(nèi)文件的排列

       卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后。

2、產(chǎn)品文件材料的整理工作

       這一類的要求：同一產(chǎn)品型號內(nèi)，包含產(chǎn)品的從開發(fā)、設(shè)計、工藝、工裝、加工制造、檢驗、包裝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評優(yōu)的全過程。也就是說，針對一個產(chǎn)品，從其開發(fā)到生產(chǎn)定型驗收和評優(yōu)受獎的全過程中形成的全部文件材料要按產(chǎn)品統(tǒng)一整理歸檔。它包括三個階段，即產(chǎn)品開發(fā)階段（產(chǎn)品開發(fā)建議，技術(shù)、經(jīng)濟方面的的可行性研究，到批準(zhǔn)立項等等）；產(chǎn)品研究、設(shè)計和試制階段（設(shè)計計劃，產(chǎn)品設(shè)計圖樣或配方，技術(shù)攻關(guān)，實驗故障分析等等）；產(chǎn)品定型驗收、用戶反映、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)申請、審批和獲獎階段。

3、科學(xué)技術(shù)研究文件材料的整理工作

       以往我們只重視課題研究階段文件材料的收集整理，而課題立項階段、課時鑒定和成果報獎階段文件材料一般都分散由各有關(guān)部門按年度、組織機構(gòu)整理歸入文書檔案。《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》提出科學(xué)技術(shù)研究檔案分類方法按科研課題設(shè)置類目，并要求：“同一科研項目內(nèi)，包含課題立項、研究準(zhǔn)備、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果報獎、推廣應(yīng)用等項目研究和管理的全過程。”這樣整理可以維護科研課題研究工作全過程形成的文件材料的有機整體性聯(lián)系。有益于科研課題檔案管理和開發(fā)提供利用的需要。它包括三個方面：一是科研課題立項階段（課題立項申請和審批文件，課題研究任務(wù)書，開題報告、方案論證以及專題調(diào)研和技術(shù)會議等方面文件材料）；二是科研課題研究階段（研究工作計劃，各種計算材料，研究實驗，原始記錄、研究試驗報告及階段成果和總結(jié)等文件材料）；三是科研課題鑒定階段（課題鑒定組織安排，鑒定會議記錄，參加人員名單，鑒定驗收結(jié)論報告，成果申請和審批材料，獲獎證書及批文，專利申報、技術(shù)轉(zhuǎn)讓，推廣應(yīng)用總結(jié)等文件材料）。

另外，如果課題立項批準(zhǔn)文件同時涉及其他課題批準(zhǔn)時，可以用復(fù)印件替代批準(zhǔn)文件一并整理；如果課題成果報獎的批準(zhǔn)獲獎文件同時涉及其他課題項目時，可以采用復(fù)印件替代一并整理；對于一些規(guī)模較大的科研項目，可劃分子項目進行整理，如涉及部門較多，也可責(zé)成牽頭部門按課題子項目進行整理。

4、基本建設(shè)文件材料的整理工作

       在這一類目中要按照工程項目或建設(shè)項目設(shè)置類目，這就要求：同一工程項目內(nèi)，應(yīng)包含從工程立項到工程的勘探測繪、設(shè)計、施工、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)全過程的文件材料。具體有五個方面：一是工程建設(shè)的前期階段，包括工程的立項建議、可行性研究報告、項目評估、立項批準(zhǔn)文件、水文地質(zhì)、勘察記錄等等。二是工程設(shè)計施工階段，包括工程總體規(guī)劃、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計、關(guān)鍵試驗等等。三是工程項目竣工驗收階段，包括竣工驗收報告、竣工圖、工程評審材料等等。四是工程設(shè)備、儀器安裝，包括安裝記錄、質(zhì)量檢查、焊接試驗記錄等等。五是工程涉外文件材料，包括工程涉外的詢價、報價、投標(biāo)、合同、協(xié)議等等。

5、設(shè)備儀器文件材料的整理工作

       這類目文件材料要在同一設(shè)備儀器內(nèi)，應(yīng)對從設(shè)備購置、安裝調(diào)試、運行、維護修理和設(shè)備管理等全過程形成的文件材料進行整理。另外，企業(yè)自制專用設(shè)備，其文件材料的整理，要依照產(chǎn)品文件材料的整理要求辦。

      產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)和設(shè)備儀器卷內(nèi)文件排列與案卷排列，可按其工作流程進行排列。

6、會計檔案的整理工作

       這一類檔案按其特點和文件形式進行分類，并具體設(shè)置四個二級類目，即會計憑證、會計帳薄、會計報表及其他。這部分檔案由企業(yè)財務(wù)部門按照財政部、國家檔案局1998年下發(fā)的《會計檔案管理辦法》中的要求進行整理歸檔。“其他”做一點說明：它包含會計文件材料移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。

7、干部職工檔案的整理工作

     這一類可按照人事部門要求的十個方面進行整理。案卷排列順序可按姓氏筆畫或部門內(nèi)進行排列。

8、特殊載體形式文件材料的整理工作

a、照片整理，按照十大類排列順序，再分專題進行整理。也可以先按照十大類順序，再分時間順序按專題進行整理。并要寫明六要素：即時間、地點、事由、人物、拍攝者、背景。

b、錄音、錄象帶與照片整理方法相同，

c、實物整理，分實物形式，按大類、分專題進行整理。對于一些禮品、紀(jì)念品，整理時要有文字說明。

d、底圖整理，按產(chǎn)品型號、單項課題、單項工程和單臺設(shè)備儀器，再依照其設(shè)計圖號順序或生產(chǎn)流程順序排列整理。