檔案工作標準化
檔案工作標準化，是指檔案行政管理部門會同標準化主管機關(guān)或單獨就檔案工作的原則和方法、概念和設(shè)施等，制定科學(xué)的、統(tǒng)一的規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，并予以實施的過程。
1．檔案工作標準化的意義
（1）檔案工作標準化是實現(xiàn)檔案工作科學(xué)管理，提高工作質(zhì)量與效率的重要手段。沒有標準化，就不可能做到科學(xué)管理。比如：沒有《歸檔文件整理規(guī)則》，檔案整理時各行其是，導(dǎo)致整理單元規(guī)格不一，內(nèi)在質(zhì)量低劣，就無法進行科學(xué)管理；如果沒有接收檔案的標準，檔案館檔案質(zhì)量就得不到保證。所以，檔案工作各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都要有標準，做到有規(guī)可循，避免人為的錯誤，節(jié)約人力、財力、物力。檔案工作各種科學(xué)管理制度正是建立在標準基礎(chǔ)之上的。
（2）檔案工作標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提條件。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與設(shè)備要求檔案工作各部門、各環(huán)節(jié)依據(jù)標準協(xié)調(diào)一致。比如：計算機技術(shù)在檔案工作中已被廣泛地運用，用計算機檢索檔案，沒有統(tǒng)一的著錄和標引的標準，將嚴重影響檔案信息的存貯和查找。所以，沒有標準化，就沒有現(xiàn)代化，現(xiàn)代化的程度越高，就越需要標準化。
（3）檔案工作標準化是推動檔案學(xué)理論發(fā)展的重要因素。標準化的大量內(nèi)容是檔案工作的基本理論、概念和技術(shù)方法的研究成果，是經(jīng)過實踐檢驗的公認一致的準則和規(guī)范。檔案工作標準化本身就是檔案學(xué)研究的重要組成部分。
2．檔案工作標準化的內(nèi)容（三種劃分標準）
檔案工作標準化是一個過程，包含制定、發(fā)布和實施檔案工作標準三部分內(nèi)容。這里著重介紹檔案工作標準的制定和標準類型。
按照發(fā)生作用的范圍和審批程序，檔案工作標準可分為國家標準、行業(yè)標準、地方標準和企業(yè)標準。（四種標準）
檔案工作國家標準，是在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作技術(shù)要求，由國家檔案局或國務(wù)院其他行業(yè)主管部門起草，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布，中國標準出版社或中國檔案出版社出版。國家標準分為強制性標準（以“GB”表示）和推薦性標準（以“GB/T”表示）。有效年限一般為5年，過了年限后，就應(yīng)修改或重新制定。《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》 （GB/T11822-2008）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）等都是檔案工作的國家推薦性標準。
檔案工作行業(yè)標準，是在全國檔案行業(yè)內(nèi)統(tǒng)一執(zhí)行的技術(shù)標準，由國家檔案局發(fā)布并報國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局備案。行業(yè)標準也分為強制性標準和推薦性標準，目前發(fā)布的基本上為推薦性標準，以“DA/T”表示，如《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）、《檔號編制規(guī)則》（DA/T13-1994）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）等。
檔案工作地方標準，是在一個地方或一個區(qū)域統(tǒng)一執(zhí)行的檔案工作標準。一般是在沒有國家和行業(yè)標準，又需要有地方統(tǒng)一要求的情況下，可由省級標準化主管機關(guān)制定地方標準，以“DB”表示，如浙江省檔案局起草、浙江省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《浙江省行政處罰案件檔案整理規(guī)則》（DB33/T498-2004）。在國家和行業(yè)標準公布后，地方標準即應(yīng)廢止。
檔案工作企業(yè)標準，是在企業(yè)范圍內(nèi)需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的檔案管理要求、技術(shù)要求等，由企業(yè)制定并發(fā)布。企業(yè)標準，一般以“Q”作為開頭。
檔案工作標準內(nèi)容涉及檔案工作專業(yè)名詞術(shù)語標準、代號代碼標準、檔案著錄和目錄組織標準、標引語言標準、檔案工作各項業(yè)務(wù)建設(shè)標準以及檔案庫房、裝具、各種設(shè)備標準等。
