中華人民共和國檔案行業標準  DA/T 23—2000
地質資料檔案著錄細則
1  范圍
本標準規定了地質資料檔案的著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄方法和規則。
本標準適用于各類案卷級地質資料檔案的著錄。
本標準不包括地質資料檔案目錄組織的方法。
2  引用標準
下列標準所包含的條文，通過在標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討、使用下列標準最新版本的可能性。
GB/T 2260—1999         中華人民共和國行政區劃代碼
GB/T  2659—2000        世界各國和地區名稱代碼
GB/T  3792.1—1983      文獻著錄總則
GB/T  4880—1991        語種名稱代碼
GB/T  7156—1987        文獻保密等級代碼
GB/T 9649—1988         地質礦產術語分類代碼
GB/T 12462—1990        世界海洋名稱代碼
GB/T  15418—1994       檔案分類標引規則
DA/T 18—1999           檔案著錄規則
3  定義
本標準采用下列定義。
3.1  地質資料檔案著錄   
在編制地質資料檔案目錄時，對地質資料檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
3.2  地質資料檔案著錄項目   
揭示地質資料檔案內容和形式特征的記錄事項，是構成地質資料檔案條目的最基本的數據單元。包括題名與責任說明項，類型、文種與語種項，密級與保管項，時間項，特殊細節項，載體形態項，子目項，附注與提要項，排檢與編號項。
3.3  地質資料檔案條目
地質資料檔案著錄的結果，是反映地質資料檔案內容和形式特征的著錄項目的組合。
3.4  地質資料檔案著錄格式
地質資料檔案著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。
3.5  地質資料檔案目錄
按照一定的原則、次序和方法，編排組織成具有一定體系的地質資料檔案條目組合，是地質資料檔案管理、檢索和報道的工具。
3.6  地質資料檔案載體
指用以記錄和儲存地質科技信息的各種介質。
4  著錄項目
地質資料檔案著錄項目共分9個大項，每項又分若干著錄單元(小項)，共34個著錄單元(小項)。
4.1  題名與責任說明項
4.1.1    題名
4.1.1.1  正題名
4.1.1.2  并列題名*
4.1.1.3  副題名及說明題名文字*
4.1.1.4  文件材料編號*
4.1.2 責任者
4.1.2.1  形成(提交)單位
4.1.2.2  編著者
4.1.2.3  批準機構   
4.1.3  附件*
4.2  類型、文種與語種項
4.2.1  類型
4.2.2  文種*
4.2.3  語種*
4.3  密級與保管項
4.3.1  密級
4.3.2  保管期限*
4.3.3  保護期*
4.3.4  原本保存單位及地點
4.3.5  實物保存單位及地點
4.4  時間項
4.4.1  形成(提交)時間
4.4.2  起止日期*              
4.4.3  批準時間*                             
4.4.4  匯交時間*              
4.5  特殊細節項              
4.5.1  投資主體              
4.5.2  地理坐標              
4.6  載體形態項                  
4.6.1  載體類型*              
4.6.2  數量及單位*              
4.6.3  規格*              
4.7  子目項*              
4.8  附注與提要項              
4.8.1  附注*              
4.8.2  內容提要              
4.9  排檢與編號項            
4.9.1  分類號            
4.9.2  檔案館代號(名稱)*            
4.9.3  檔號
4.9.4  行政區劃代碼(名稱)            
4.9.5  電子文檔號*            
4.9.6  主題詞或關鍵詞            
5  著錄用標識符
為識別各著錄項目、單元(小項)及其內容，添加如下規定的標識符。
5.1  地質資料檔案著錄用標識符規定如下：
.—  置于下列各著錄項目之前：
類型、文種與語種項，密級與保管項，時間項，特殊細節項，附注項。
=  置于并列題名、合計數量及單位之前。
：  置于下列各著錄單元之前：
副題名及說明題名文字、文件材料編號、文種、保管期限、數量及單位、規格。
／  置于第一個責任者之前及經、緯度之間。
△  置于批準機構、批準時間之前。
○  置于保護期之前。
；  置于多個文件材料編號之間，除批準機構外的不同責任方式的責任者之間，除保護期外的多個保管單元之間，除批準時間外的多個時間單元之間及多個特殊細節項之間。
，  置于相同方式的責任者之間、不同語種之間。
•  置于語種之前、外文縮寫。
、  置于多個電子文檔號之間。
+  置于每一個附件之前、相同類別文件材料或實物資料的數量及單位之前。
［］  置于下列著錄內容的兩端：
自擬著錄內容、文件編號中的年度、責任者省略時的“等”字。
( )  置于下列著錄內容的兩端：
責任者的職責、職務、職稱或其他職別，外國責任者的國別及姓名原文或單位通用外文名稱縮寫，中國責任者的年代，非公元紀年轉換后的公元紀年，與報告書合訂成冊的審議書、附圖、附表、附件或其他附加材料的數量。
 ?  用于不能確定的著錄內容，一般與“［ ］”號配合使用。
—  用于下列著錄內容之間：
日期起止、坐標起止、編號各層次之間。
…  用于節略內容。
□  用于每一個殘缺文字和未考證出的時間的每一數字。未考證出的責任者及難以計數的殘缺文字用三個“□”號，著錄為“□□□”。
5.2  地質資料檔案著錄用標識符使用說明
5.2.1  除“—”符占兩格并在回行時不應拆開外，其他符號占一格，前后均不再空格。
5.2.2  除“題名與責任說明項”、“排檢與編號項”外，各項目連續著錄時，其前均冠以“.—”。如遇回行不可省略該標識符。但各項目另起段落著錄時則可省略該標識符。
5.2.3  如某個項目缺少第一單元(小項)時，應將現位于首位的單元原規定的標識符改為“.—”。
5.2.4  凡重復著錄一個項目或單元時，其標識符也需重復。
5.2.5  不著錄的項目或單元，其標識符應連同該項目或單元一并省略。
6  著錄條目格式
根據地質資料檔案內容和形式特征及管理和利用工作的需要，地質資料檔案著錄條目格式一般應采用段落符號式條目格式或表格式條目格式。
6.1  段落符號式條目格式
分類號       檔案館代號(名稱)
檔號         電子文檔號        行政區劃代碼(名稱)
正題名=并列題名：副題名及說明題名文字：文件材料編號／形成(提交)單位：編著者
△批準機構+附件.—類型：文種•語種.—密級：保管期限○保護期；原本保存單位及地點；實物保存單位及地點；－形成（提交）時間；起止日期△批準時間；匯交時間
.—投資主體；地理坐標.—附注
載體類型：數量及單位=合計數量及單位：規格
子目
內容提要
主題詞或關鍵詞
地質資料檔案段落符號式條目格式將著錄項目劃分為六個段落。  第一段落中將分類號、  檔號分別置于條目左上角的第一、二行，檔案館代號(名稱)、行政區劃代碼(名稱)分別置于右上角第一、二行，電子文檔號置于第二行的中間位置。  第二段落從第三行與檔號齊頭處依次著錄題名與責任說明項，類型、文種與語種項，  密級與保管項，時間項，特殊細節項，附注項，回行時齊頭著錄。第三段落另起一行齊頭著錄載體形態項。第四段落另起一行齊頭著錄子目項。  第五段落另起一行空兩格著錄提要項，回行時與一、二、三、四段落齊頭。第六段落另起一行齊頭著錄主題詞或關鍵詞，各詞之間空一格。
6.2  表格式條目格式
根據地質資料檔案管理和利用工作實際需要采用表格式條目時，  其著錄項目應與6.1相同，其排列順序可參照6.1。
6.3  無論地質資料檔案著錄對象為單個案卷還是一組案卷，均按6.1或6.2的格式依次著錄。
6.4  地質資料檔案著錄條目的形式為卡片式時，  卡片尺寸一般為12.5cm×7.5cm，  著錄時卡片四周均留lcm空隙。一卡著錄不完，可接背面著錄或續卡著錄。
7  著錄用文字
7.1  地質資料檔案著錄用文字必須規范化。
7.2  漢字必須是規范化的簡化漢字，少數民族文字與外文應依其書寫規則。
7.3  文件材料編號項、時間項、地理坐標項、載體形態項、排檢與編號項中的數字應使用阿拉伯數字。
凡涉及計量單位的著錄項目一律使用統一的國家計量標準。
7.4  圖形及符號應照錄，無法照錄的可改為能反映原意的其他形式的相應內容，并加“［］”號。
7.5  多種文字對照的地質資料檔案，采用漢字著錄或按檔案館的需要和目錄制度的規定等確定著錄用文字。
8  著錄信息源
8.1  地質資料檔案著錄信息來源于被著錄的地質資料檔案，主要依據構成地質資料檔案的科技文件材料及案卷進行著錄。
8.2  單份或一組文件材料著錄時主要依據文頭、文尾。
8.3  一個或一組案卷著錄時主要依據案卷的封面、內封面、目錄、提要或前言、封底、備考表等。
8.4  圖表主要依據圖頭、表頭、圖簽、責任欄、說明等。
8.5  聲像材料及光盤、磁盤，依據帶、盤、盒、片上的標識，以及所錄存的科技文件材料的名稱、類別代字及順序編號等。
8.6  地質實物資料主要依據原始編錄、記錄、樣品登記表、巖礦鑒定報告及實物等進行著錄。
8.7  被著錄資料檔案本身信息不足時，參考其他有關的檔案資料進行著錄。
9  著錄項目細則
9.1  題名與責任說明
9.1.1  題名
題名又稱標題、題目，是直接表達地質資料檔案中心內容、形式特征的名稱。
9.1.1.1  正題名
正題名是地質資料檔案的主要題名，一般指地質資料檔案文件材料文首的題目或位于案卷封面上方顯著部位的題目。正題名照原文著錄，其中起語法、標點作用的空格應予保留。
a.  單純題名是指題名前后沒有附加文字的題名，照原文著錄；
b.  分卷(冊)次是正題名的組成部分，與正題名間空一格，著錄為：“第一卷”、“上冊”、“第一期”等或“共五卷”、“上下冊”、“一二期”等；示例見附錄A中A4；
c.  不同題名合卷(冊)裝訂者，屬同一責任者的合訂題名依序著錄兩個，在第二個題名前用“；”號，不屬同一責任者的合訂題名只著錄第一個題名及責任者，必要時將其他題名及責任者著錄于附注項；
d.  交替題名是指同一地質資料檔案的題名頁上有兩個或兩個以上交替使用的不同題名，依次著錄兩個(其余必要時著錄于附注項)，中間用“又名”連接。不載于題名頁上的不同題名，不能視為交替題名，必要時可著錄于附注項；
e.  無中文譯名的外文地質資料檔案，照原文著錄，必要時可在外文題名后著錄中文譯名并加“［］”號；
f.  沒有題名的文件材料應依據其內容擬寫題名著錄，并加“［］”號；
g.  原題名含混不清，不能揭示其內容時，應根據其內容另擬題名附后，并加“［］”號；
h.  題名過于冗長，在不丟失重要信息和不損傷原意的情況下，刪去冗余部分，節略內容用“…”號表示。
9.1.1.2  并列題名
并列題名是以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名，必要時并列題名與正題名一并著錄，并列題名前加“=”號。 
例：坦桑尼亞聯合共和國依太威鐵礦地質勘探報告=REPORTON GEOLOGICAL EXPLORATION OF THE ITEWE IRON ORE DEPOSITS OF THE UNITED REPUBLIC OF TANZANIA.
示例見附錄A中A10；
漢語題名后所對應的漢語拼音題名，不能視為并列題名，不予著錄。
9.1.1.3  副題名及說明題名文字
9.1.1.3.1  副題名
副題名是解釋和從屬于正題名的另一題名，副題名照原文著錄，并在其前加“：”號。
正題名能反映地質資料檔案內容時，副題名不必著錄。
9.1.1.3.2  說明題名文字
說明題名文字是指在題名前后用于補充、說明、限定檔案內容、范圍、用途等的說明文字。必要時說明題名文字照原文著錄，其前加“：”號。示例見附錄A中A1、A6、A12。
9.1.1.4  文件材料編號
9.1.1.4.1  文件材料編號指地質資料檔案文件材料在制發過程中，由制發機關、團體或個人賦予該文件材料的順序編號。地質資料檔案文件材料編號包括任務書、批復、審議書、鑒定證書、評審文件等的發文字號，試驗、測試、分析、鑒定報告的編號，合同書、協議書的編號，圖件編號及系列文件材料的統編號等，適用于由單份文件材料組成的案卷著錄。示例見附錄A中A2。
9.1.1.4.2  文件材料編號照原文字符號著錄，其前加“：”號。
9.1.1.4.3  聯合發文上有多個文件材料編號時，一般只著錄一個文件材料編號。若需要著錄多個文件材料編號，必須先著錄立檔單位的文件材料編號，再依序著錄其他文件材料編號，多個文件材料編號之間用“；”號隔開。
9.1.2  責任說明
責任說明項著錄責任者，依序著錄地質資料檔案的形成(提交)單位、編著者及批準機構。
責任說明項的第一責任者之前加“／”號。各不同責任者之間除批準機構之前加“△”號外，均以  “；”號相隔，相同方式的責任者之間以“，”號相隔。被省略的責任者用“…”號或“［等］”表示，責任者的職責或身份必要時著錄于“()”號內。
9.1.2.1  形成(提交)單位
指直接從事地質生產、科研活動，依法向有關機關或依照合同等要約向有關單位提交地質資料檔案，并對所形成(提交)的地質資料檔案負有主要責任的單位。
單位名稱只著錄至具法人資格的隊、所、院或公司等。
兩個或兩個以上的單位合(協)作承擔完成的項目，依序著錄主辦(牽頭)單位、合(協)作單位,最多著錄三個單位，其間以“，”號隔開，必要時其余合(協)作單位可著錄于附注項。示例見附錄A中A8、A9。
形成單位與提交單位不同時，只著錄形成單位，必要時提交單位可著錄于附注項。
9.1.2.2  編著者
指形成地質資料檔案的主要編制人員。依序最多著錄3個編著者的姓名，超過3個編著者應在最末一個編著者之后加“…”或“［等］”字。必要時其余編著者可著錄于附注項。示例見附錄A中A5、A7。
9.1.2.3  批準機構
指負責對地質工作成果資料檔案審查批準或認定、驗收、鑒定和最終評估確認的機關、機構和單位，著錄批準機構的名稱。當有兩個或兩個以上批準機構時，著錄最高級別或終審的批準機構名稱，其前加“△”號。
9.1.2.4  機關團體單位責任者
a.機關團體單位責任者必須著錄全稱或不發生誤解的通用簡稱；
例：中國地質科學研究院
地科院
b.歷代機關團體單位責任者，著錄時其前應冠以朝代或政權名稱，并加“()”號；
c.外國機關團體單位責任者，名稱前應著錄各歷史時期易于識別的國名簡稱，其后著錄統一的中文名稱譯名，必要時著錄通用的外文名稱縮寫。國別及通用的外文名稱縮寫均加“()”號。
9.1.2.5  個人責任者
a.個人責任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄職務、職稱、職責或其他職別，并加“()”號。示例見附錄A中A2;
b.個人責任者有多種職別時，只著錄與形成文件材料相應的職別；
c.清代及其以前的個人責任者應冠以朝代名稱并加“()”號；
d.少數民族個人責任者的稱謂應依照各少數民族的署名習慣著錄；
e.外國個人責任者姓名前應著錄各歷史時期易于識別的國名簡稱，其后著錄統一的中文姓氏譯名，必要時著錄姓氏原文和名的縮寫。國別、姓氏原文和名的縮寫均加“()”號。
9.1.2.6  未署責任者的地質資料檔案，應著錄依據其內容、形式特征考證出的責任者，并加“［］”號;考證無結果時，以三個“□”號代之，著錄為“□□□”。
9.1.2.7  所署責任者不完整或有誤，仍照原文著錄，但應將考證出的完整的或真實的責任者附后，并加“［］”號。
9.1.2.8  考證出的責任者依據不足時，其后加“ ”號，一并著錄于“［］”號內。
9.1.3    附件
9.1.3.1  附件是指地質資料檔案正文的附加材料、附圖、附表等，只著錄附件題名，其前冠“+”號。  示例見附錄A中A1。
9.1.3.2  正文有多個附件，必要時逐一著錄各附件題名，各附件題名前均冠以“+”號。如附件題名過長，也可簡略，其節略內容用“…” 表示，自擬附件題名加“［］”號。
9.1.3.3  正文附件較多時，可選其三個主要的附件著錄，其后加“［等］”字。示例見附錄A中A3、A4。
9.1.3.4  若附件具有獨立檢索意義時，亦可另行著錄條目，但應在附注項中加以說明。
9.2  類型、文種與語種項
9.2.1  類型
類型是地質資料檔案存在的形式，分原始地質資料、成果地質資料和實物地質資料三種類型，分別著錄為原始、成果及實物，其前加“.—”號。
9.2.1.1  原始地質資料
指地質勘查、科學研究和其他有關生產技術活動過程中所形成的具有保存價值的原始科技文件材料，包括按一定歸檔制度集中保存起來的地質檔案原本和未列入檔案保存的資料。著錄時簡稱原始，示例見附錄A中A13—A17。
9.2.1.2  成果地質資料
指依據地質檔案原本編制并正式復制或印刷出版的地質成果資料。著錄時簡稱成果，示例見附錄A中A1—A12。
9.2.1.3  實物地質資料
指地質勘查、科學研究和其他有關生產技術活動中所采取并按有關規定留存的巖礦心、標本、樣品、光薄片等實物及其有關資料。著錄時簡稱實物，示例見附錄A中A18、A19。
9.2.2  文種
文種是指地質資料檔案案卷種類的名稱。文種項依據實際情況著錄為報告、說明書、年鑒、通報、總結、匯編、圖、表、志、史、年報等。由單份文件材料組成的案卷，也可著錄任務書、設計書、合同書、協議書、審議書、鑒定書、評審意見及請示、批復、會議紀要、方案、建議、卡片、記錄本、計算材料等，其前加“：”號。
9.2.3  語種
應按照GB／T 4880著錄中文名稱或代碼。單一語種的地質資料檔案漢語可不著錄，由多種語言文字形成的地質資料檔案語種應全部著錄。其前加“•”號，不同語種之間用“，”號隔開。示例見附錄A中A10。
9.3    密級與保管項
9.3.1  密級
密級是指地質資料檔案的保密等級。
9.3.1.1  地質資料檔案的密級
地質資料檔案的密級依據GB／T 7156劃分的保密級別著錄漢字或拼音或數字代碼。密級前加“.—”號，示例見附錄A中A5、A6。
保密等級的名稱與代碼見表1：
表1  文獻保密等級代碼