1. 范圍
本標準規定了音像檔案著錄格式、著錄項目及著錄細則。
本標準適用于大連市各級綜合檔案館、機關檔案室音像檔案的著錄，其它各專業檔案館、檔案室可參照執行。
2. 引用標準
GB/T1-19 92 檔案工作基本術語
GB/T11821-2002 照片檔案管理規范
DA/T18-1999 檔案著錄規則
3. 術語
3.1 音像檔案
國家機構、社會組織以及個人在行使職責或從事社會活動中形成的、具有保存價值的影片（正負片）、唱片、錄音帶、錄像帶等不同載體為材料，輔以文字說明的歷史記錄。
3.2 音像檔案著錄
在編制音像檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析選擇和記錄的過程。
4. 音像檔案目錄數據格式 見表1
表1：音像檔案目錄數據格式
序號 字段名稱 字段名 類型 長度 取值范圍
1 分類號 FLH 字符 24 字符
2 檔案館代碼 DAGDM 字符 6 字符
3 檔號 DH 字符 50 字符
4 盤片號 PPH 字符 5 字符
5 件號 JH 字符 4 字符
6 參見號 CJH 字符 70 字符
7 題名 TM 字符 254 字符
8 攝錄者 SYZ 字符 60 字符
9 責任者 ZRZ 字符 60 字符
10 攝錄時間 SYSJ 日期 8 日期
11 攝錄地點 SYDD 字符 60 字符
12 開始時間 KSSJ 日期 8 日期
13 結束時間 JSSJ 日期 8 日期
14 歸檔日期 GDRQ 日期 8 日期
15 出版者 CBFXZ 字符 60 字符
16 語種 YZ 字符 10 字符
17 密級 MJ 字符 6 字符
18 保管期限 BGQX 字符 4 字符
19 載體類型 ZTLX 字符 12 字符
20 載體規格 ZTGG 字符 12 字符
21 文字說明 WZSM 字符 254 字符
22 主題詞 ZTC 字符 100 字符
23 附注 FZ 字符 100 字符
5.音像檔案著錄要求
5.1 分類號
依據《中國檔案分類法》和GB/T 15418-94《檔案分類標引規則》的有關規定著錄。
5.2 檔案館代碼
依據《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》所賦予的代碼著錄。
5.3 檔號
檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。用50位代碼標識。由全宗號、檔案類目號、保管期限代碼、盤片號、件號組成。其格式如下：
全宗號-檔案類目號-保管期限代碼-盤片號-件號
5.3.1 全宗號
檔案館給立檔單位編制的代號。用5位代碼標識。
5.3.2 檔案類目號
表示檔案種類及其屬類的代號。檔案類目號按照檔案分類方案執行，根據需要可用到二級類目。
5.3.3 件號
音像文件在某一全宗某一保管期限某一盤片內的排列從“1”開始的順序編號。用4位代碼標識。
5.4 盤片號
盤片順序號。
5.5 參見號
與音像檔案有密切聯系的其他載體的檔號。其格式如下：相關檔案種類+檔號。
5.6 題名
表達音像檔案中心內容、形式特征的名稱。音像檔案的題名為說明性題名，應簡明概括、準確反映音像的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素要齊全。
5.7 責任者
形成檔案內容并對其負有責任的團體或個人。著錄責任者時，一般用全稱或通用簡稱。
5.8 攝錄者
拍攝音像作品的團體或個人。一般填寫個人，必要時可加寫單位。
5.9 攝錄時間
拍攝音像作品的時間，用8位阿拉伯數字表示，第1―4位表示年，第5―6位表示月，第7―8位表示日。
示例：2002年3月15日寫作20020315。
5.10 攝錄地點
音像作品主題地點。著錄檔案內容發生或涉及的有檢索意義的具體場所。
5.11 開始時間
著錄盤片中每份音像文件播放的開始時間。用8位代碼標識。
示例：某份文件開始播放的時間是1小時02分03秒寫作 01：02：03
5.12 結束時間
著錄盤片中每份音像文件結束播放的時間。用8位代碼標識。
示例：某份文件結束播放的時間是1小時49分26秒寫作 01：49：26。
5.13 歸檔日期
檔案歸檔時間。用8位阿拉伯數字表示，第1―4位表示年，第5―6位表示月，第7―8位表示日。
示例：2006年7月27日寫作20060727。
5.14 出版者
著錄音像檔案出版發行制作者。
5.15 語種
著錄正文語言種類。
5.16 密級
文件保密程度的等級。一般按文件形成時所定密級著錄，對已升、降、解密的文件，應著錄新的密級。
5.17 保管期限
按照音像檔案的價值劃定的存留年限，分為永久、長期、短期三種。著錄音像形成時所定的保管期限，分別用“Y、C、D”對應永久、長期、短期。
5.18 載體類型
音像檔案載體物質形態的種類。
5.19 載體規格
音像檔案載體的尺寸及型號等。
5.20 主題詞
在標引和檢索中用以表達檔案主題內容的規范化的詞或詞組。主題詞按照DA/T 19-1999《檔案主題標引規則》、《中國檔案主題詞表》及本專業、本單位的規范化詞表及進行標引。
5.21文字說明
文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示音像作品所反映的全部信息；或對題名未及內容作出補充。
5.22 附注
著錄檔案中需要解釋和補充的事項。附注項的內容依各項目的順序著錄，項目以外需解釋和補充的列在其后。
本標準規定了音像檔案著錄格式、著錄項目及著錄細則。
本標準適用于大連市各級綜合檔案館、機關檔案室音像檔案的著錄，其它各專業檔案館、檔案室可參照執行。
2. 引用標準
GB/T1-19 92 檔案工作基本術語
GB/T11821-2002 照片檔案管理規范
DA/T18-1999 檔案著錄規則
3. 術語
3.1 音像檔案
國家機構、社會組織以及個人在行使職責或從事社會活動中形成的、具有保存價值的影片（正負片）、唱片、錄音帶、錄像帶等不同載體為材料，輔以文字說明的歷史記錄。
3.2 音像檔案著錄
在編制音像檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析選擇和記錄的過程。
4. 音像檔案目錄數據格式 見表1
表1：音像檔案目錄數據格式
序號 字段名稱 字段名 類型 長度 取值范圍
1 分類號 FLH 字符 24 字符
2 檔案館代碼 DAGDM 字符 6 字符
3 檔號 DH 字符 50 字符
4 盤片號 PPH 字符 5 字符
5 件號 JH 字符 4 字符
6 參見號 CJH 字符 70 字符
7 題名 TM 字符 254 字符
8 攝錄者 SYZ 字符 60 字符
9 責任者 ZRZ 字符 60 字符
10 攝錄時間 SYSJ 日期 8 日期
11 攝錄地點 SYDD 字符 60 字符
12 開始時間 KSSJ 日期 8 日期
13 結束時間 JSSJ 日期 8 日期
14 歸檔日期 GDRQ 日期 8 日期
15 出版者 CBFXZ 字符 60 字符
16 語種 YZ 字符 10 字符
17 密級 MJ 字符 6 字符
18 保管期限 BGQX 字符 4 字符
19 載體類型 ZTLX 字符 12 字符
20 載體規格 ZTGG 字符 12 字符
21 文字說明 WZSM 字符 254 字符
22 主題詞 ZTC 字符 100 字符
23 附注 FZ 字符 100 字符
5.音像檔案著錄要求
5.1 分類號
依據《中國檔案分類法》和GB/T 15418-94《檔案分類標引規則》的有關規定著錄。
5.2 檔案館代碼
依據《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》所賦予的代碼著錄。
5.3 檔號
檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。用50位代碼標識。由全宗號、檔案類目號、保管期限代碼、盤片號、件號組成。其格式如下：
全宗號-檔案類目號-保管期限代碼-盤片號-件號
5.3.1 全宗號
檔案館給立檔單位編制的代號。用5位代碼標識。
5.3.2 檔案類目號
表示檔案種類及其屬類的代號。檔案類目號按照檔案分類方案執行，根據需要可用到二級類目。
5.3.3 件號
音像文件在某一全宗某一保管期限某一盤片內的排列從“1”開始的順序編號。用4位代碼標識。
5.4 盤片號
盤片順序號。
5.5 參見號
與音像檔案有密切聯系的其他載體的檔號。其格式如下：相關檔案種類+檔號。
5.6 題名
表達音像檔案中心內容、形式特征的名稱。音像檔案的題名為說明性題名，應簡明概括、準確反映音像的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素要齊全。
5.7 責任者
形成檔案內容并對其負有責任的團體或個人。著錄責任者時，一般用全稱或通用簡稱。
5.8 攝錄者
拍攝音像作品的團體或個人。一般填寫個人，必要時可加寫單位。
5.9 攝錄時間
拍攝音像作品的時間，用8位阿拉伯數字表示，第1―4位表示年，第5―6位表示月，第7―8位表示日。
示例：2002年3月15日寫作20020315。
5.10 攝錄地點
音像作品主題地點。著錄檔案內容發生或涉及的有檢索意義的具體場所。
5.11 開始時間
著錄盤片中每份音像文件播放的開始時間。用8位代碼標識。
示例：某份文件開始播放的時間是1小時02分03秒寫作 01：02：03
5.12 結束時間
著錄盤片中每份音像文件結束播放的時間。用8位代碼標識。
示例：某份文件結束播放的時間是1小時49分26秒寫作 01：49：26。
5.13 歸檔日期
檔案歸檔時間。用8位阿拉伯數字表示，第1―4位表示年，第5―6位表示月，第7―8位表示日。
示例：2006年7月27日寫作20060727。
5.14 出版者
著錄音像檔案出版發行制作者。
5.15 語種
著錄正文語言種類。
5.16 密級
文件保密程度的等級。一般按文件形成時所定密級著錄，對已升、降、解密的文件，應著錄新的密級。
5.17 保管期限
按照音像檔案的價值劃定的存留年限，分為永久、長期、短期三種。著錄音像形成時所定的保管期限，分別用“Y、C、D”對應永久、長期、短期。
5.18 載體類型
音像檔案載體物質形態的種類。
5.19 載體規格
音像檔案載體的尺寸及型號等。
5.20 主題詞
在標引和檢索中用以表達檔案主題內容的規范化的詞或詞組。主題詞按照DA/T 19-1999《檔案主題標引規則》、《中國檔案主題詞表》及本專業、本單位的規范化詞表及進行標引。
5.21文字說明
文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示音像作品所反映的全部信息；或對題名未及內容作出補充。
5.22 附注
著錄檔案中需要解釋和補充的事項。附注項的內容依各項目的順序著錄，項目以外需解釋和補充的列在其后。
