XX市檔案局 征集科

        1 主題內容與適用范圍
        1．1 本標準規定了檔案全宗指南的編制原則、結構和編寫細則。
        1．2 本標準適用于綜合性檔案館，檔案室亦可參照執行。
        2 全宗指南的編制原則
        編制全宗指南應客觀、準確、真實，語言簡練、文字表達清楚。
        3 全宗指南的結構
        全宗指南是向利用者介紹和報道全宗構成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。由封頁、正文、備注三部分組成。其結構形式如下：
        封頁
        正文 
        a.全宗構成者沿革
        b.全宗內檔案情況簡介
        c.全宗內檔案內容與成份介紹
        備注
        4 封頁項目
        封頁項目包括：全宗指南名稱、時間、全宗號。
        4．1 全宗指南名稱
        4．1．1 全宗指南名稱由全宗構成者的名稱（全稱或通用簡稱）加"全宗指南"構成。例：北京市計劃委員會全宗指南
        4．1．2 中華人民共和國成立前形成的檔案在全宗指南名稱的書寫上應加限定詞。例：
        1．國民政府教育部全宗指南 
        2．民國重慶市政局全宗指南 
        3．國民政府（汪、偽）外交部全宗指南 
        4．禮部（清）全宗指南
        4．1．3 中華人民共和國成立前的個人全宗，在人名后用圓括號注明所屬年代。例：
        1．方（清）全宗指南 
        2．蔣中正（民國）全宗指南 
        3．馮玉祥（民國）全宗指南
        4．2 時間全宗內檔案文件的起止年代，一般采用公元紀年表示，必要時可使用朝年或其它特殊紀年方式表示，亦可以其一為主，另一為輔，為輔者加圓括號書于為主者正下方。例：
        1．1928-1948（民國十七--三十七年） 
        2．光緒三十二年--宣統三年（ 1906--1911）
        4．3 全宗號本全宗指南所對應的全宗的編號。
        5 全宗構成者沿革簡介
        全宗構成者沿革簡介由全宗構成者名稱、時間、主要職能、隸屬關系、全宗構成者主要負責人名錄、內部機構設置及其各歷史階段演變情況等內容組成。
        5．1 全宗構成者的名稱
        5．1．1 全宗構成者的名稱按全稱書寫，通用簡稱書寫在全稱后面的圓括號內。例：中共中央紀律檢查委員會（中紀委）
        5．1．2 全宗構成者所有曾用名稱按時間順序書寫在全宗構成者的沿革中。
        5．2 時間全宗構成者沿革應結合時間撰寫，和下列內容有關的時間應反映在全宗構成者沿革中。
        a.全宗構成者成立、合并、改組、更名和撤銷時間。
        b.全宗構成者內部機構的設置及重要部門的調整、增設、合并、更名、撤銷時間。
        c.全宗構成者上級主管機關變更時間。
        d.其它所有反映全宗構成者重要活動的時間。
        5．3 主要職能
        5．3．1 全宗構成者的性質特征。
        5．3．2 全宗構成者的職權范圍。
        5．3．3 全宗構成者的主要工作與任務。
        5．4 隸屬關系
        5．4．1 全宗構成者和其上級主管機關的組織關系、業務關系。
        5．4．2 全宗構成者和其重要的直屬下級機關的組織關系、業務關系。
        5．4．3 全宗構成者上級主管機關如有變更，應反映在全宗構成者沿革中。
        5．5 全宗構成者負責人名錄全宗構成者正副職負責人姓名、職務、任期時間。
        5．6 全宗構成者內部機構的設置及其各歷史階段演變情況。
        5．6．1 全宗構成者內部一級機構的名稱。
        5．6．2 全宗構成者內部一級機構正職負責人的姓名、職務、任期時間。
        5．6．3 全宗構成者內部一級機構的主要職能。
        5．6．4 全宗構成者內部機構中重要部門的增設、調整、擴大、合并、撤銷情況及內部一級機構在各歷史階段的變化情況。
        5．7 其它
        5．7．1 涉及全宗構成者的重大事件和對全宗構成者產生了重要影響的活動。
        5．7．2 全宗構成者改組和撤銷的原因。
        5．8 個人全宗個人全宗構成者主要介紹其姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務、職稱、主要業績、榮譽稱號及簡歷。
        6 全宗內檔案情況簡介
        6．1 檔案的數量及保管期限
        6．2 檔案的完整程度
        6．3 檔案的利用價值及鑒定情況
        6．4 檢索工具的配置情況
        6．5 檔案的整理情況
        7 全宗內檔案內容與成分介紹
        7．1 檔案內容與成分介紹的方式以文章敘述的形式，按全宗內檔案的實際分類體系結合問題介紹。
        7．1．1 按組織機構介紹：以組織機構分類的檔案全宗，按機構設類目分別介紹。
        7．1．2 按問題介紹：以問題分類的檔案全宗，按檔案內容所反映的問題設類目介紹。
        7．1．3 以其它體系分類的檔案全宗，應根據該全宗分類的特點結合問題分類。
        7．2 檔案內容與成分介紹的一般方法
        7．2．1 檔案內容與成分介紹一般應使用綜合概括的方法介紹。介紹內容包括：
        a.反映全宗構成者基本職能和主要活動方面的檔案。
        b.反映全宗構成者每個階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。
        c.涉及具有全國和國際意義的知名人物、歷史事件及具有地方特色和重要科研價值的檔案。d.館藏年代久遠和特殊載體的檔案。
        7．2．2 需要專門說明的檔案按下列方法介紹：
        a．指明該檔案文件的名稱、責任者和文件形成的時間。
        b．列出該檔案文件的檢索要素。
        c．對其檔案文件內容單獨介紹。
        7．2．3 一般性文件介紹不使用引文，特殊性文件介紹如需使用引文應符合下列條件和原則：
        a.引文有助于闡述文件的內容實質。
        b.引用原文時不祥細轉述文件中敘述的事實和事件。
        7．2．4 和全宗構成者活動沒有直接關系的上級文件不做介紹，必要時只做簡要交代。
        7．2．5 控制使用的檔案在內容介紹上應從簡，并在全宗指南封頁上注明"控制使用"字樣。
        7．2．6 檔案內容涉及國家機密應另冊介紹，一般只列題名，不做詳細介紹，并在封頁上注明密級或使用范圍。
        7．3 人物全宗內容與成分介紹人物全宗應按全宗構成者的活動特點，結合全宗內檔案材料的實際情況撰寫，介紹內容包括：
        a.個人的傳記性檔案材料、著作手稿、題詞、日記、回憶錄。
        b.來往信件及公務活動與社會活動中形成的文件。
        c.財產狀況與經濟活動的材料。
        d.家庭親屬與主要社會關系的材料。
        e.圖片、照片、錄音、錄像材料。
        8 備注部分
        8．1 本全宗指南的編制情況。
        8．2 有關全宗內檔案的補充說明。
        8．2．1 全宗指南中需加解釋的名詞、事件及問題。
        8．2．2 全宗指南編制后，全宗內檔案增加、調整、遺失、銷毀等說明。
        8．2．3 其它有關問題的說明。