（檔發(fā)〔2015〕3號  國家檔案局2015年5月5日通過  2015年7月1日起施行） 

第一章  總  則

第一條  為規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國商業(yè)銀行法》《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國證劵法》等相關法律，結合金融企業(yè)業(yè)務工作實際，制定本規(guī)定。

第二條  本規(guī)定所稱金融企業(yè)業(yè)務檔案，是指金融企業(yè)在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業(yè)務辦理及服務活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄。

第三條 本規(guī)定適用于在中華人民共和國境內依法設立的下列金融機構：

（一）政策性銀行、商業(yè)銀行、農(nóng)村合作銀行，城市信用合作社，農(nóng)村信用合作社。

（二）證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設立的從事資產(chǎn)管理業(yè)務的子公司。

（三）保險集團（控股）公司、保險公司、保險資產(chǎn)管理公司、保險專業(yè)中介機構。

（四）信托公司、金融資產(chǎn)管理公司、企業(yè)集團財務公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經(jīng)紀公司。

（五）從事匯兌業(yè)務、支付清算業(yè)務和基金銷售業(yè)務的公司。

（六）其他經(jīng)批準從事金融業(yè)務活動的企業(yè)。

第四條  金融企業(yè)業(yè)務檔案對維護金融企業(yè)和客戶利益，保護消費者權益，防控金融風險，打擊經(jīng)濟犯罪，保障國家經(jīng)濟安全，促進經(jīng)濟和社會發(fā)展等具有十分重要的作用，是金融企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)管理的基礎，應由企業(yè)檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。

第五條  各級檔案行政管理部門根據(jù)職責負責金融企業(yè)業(yè)務檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查；各級金融業(yè)務監(jiān)督管理機構及其派出機構負責將金融企業(yè)業(yè)務檔案管理工作納入金融業(yè)務監(jiān)督管理制度、流程，與業(yè)務同監(jiān)管。

第六條  金融企業(yè)檔案部門或檔案工作歸口管理部門（以下統(tǒng)稱“檔案部門”）負責對本企業(yè)業(yè)務檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導和檢查，各相關業(yè)務部門配合檔案部門組織實施。金融企業(yè)所屬各分支機構檔案部門負責本分支機構業(yè)務檔案管理工作，并對所屬分支機構的業(yè)務檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。

第七條  金融企業(yè)應建立健全統(tǒng)一的業(yè)務文件材料歸檔管理制度；將業(yè)務文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務工作流程，列入業(yè)務工作或項目計劃，列入業(yè)務部門職責范圍和業(yè)務人員崗位責任制，列入企業(yè)考核體系和獎懲制度，確保業(yè)務文件材料的完整歸檔。

第八條  金融企業(yè)應當建立健全業(yè)務檔案保管、利用、鑒定、銷毀等工作的相關制度，確保業(yè)務檔案的真實、完整、有效和安全，滿足企業(yè)在證據(jù)、責任、信息、存史等方面的需要。

第九條  金融企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進行相應的懲處。

第十條  金融企業(yè)業(yè)務檔案管理人員應當具備相應的檔案專業(yè)知識和技能，并定期接受業(yè)務培訓。

第二章   業(yè)務文件材料的整理與歸檔

第十一條  金融企業(yè)應依據(jù)法律、行政法規(guī)、國務院金融監(jiān)督管理部門和檔案行政管理部門的規(guī)章和規(guī)范性文件的要求，結合業(yè)務工作流程，制定本企業(yè)業(yè)務文件材料的歸檔范圍和業(yè)務檔案的保管期限表；當業(yè)務范圍或工作流程發(fā)生變化時，應及時修訂完善。

歸檔范圍和保管期限的確定，應滿足國家對金融活動的監(jiān)管要求以及維護企業(yè)利益和客戶權益的需求；業(yè)務檔案保管期限不得短于相關法律、法規(guī)明確規(guī)定的保管期限；電子業(yè)務檔案的保管期限不短于同類紙質檔案的保管期限。

第十二條  金融企業(yè)檔案部門應當按照遵循文件材料形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機聯(lián)系、便于保管和查找利用的原則，依據(jù)國家有關規(guī)定研究確定業(yè)務文件材料歸檔整理和分類編號方法，制訂相關標準并保持相對穩(wěn)定。

第十三條  金融企業(yè)業(yè)務部門應當按照有關規(guī)定，將應當歸檔文件材料按要求進行整理、立卷，定期移交本企業(yè)檔案部門集中管理，并辦理歸檔交接手續(xù)。

具體歸檔時間可根據(jù)業(yè)務工作特點確定，除國家另有規(guī)定外，最遲不應超過次年12月31日。

第十四條  金融企業(yè)文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當增加份數(shù)。

第十五條  業(yè)務文件材料中屬于企業(yè)管理類的文件材料，原件存入管理類檔案，在與之相關的業(yè)務檔案中可存放復印件并標明互見號。

第十六條  金融企業(yè)應當按國家有關規(guī)定進行檔案著錄。

第十七條  紙質和電子文件同步歸檔的，在文件內容、相關說明及描述上應保持一致；僅為電子載體形式的業(yè)務檔案，須遵照國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定和標準執(zhí)行。

第十八條  金融企業(yè)建設業(yè)務信息系統(tǒng)時，應當有檔案部門參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。

第十九條  業(yè)務工作人員崗位變動時，應當及時辦理移交所負責業(yè)務工作的文件材料，并清退借閱未還的檔案。

第二十條  國內依法投資設立的金融企業(yè)有海外機構的應當建立海外機構業(yè)務檔案管理制度。

第三章   業(yè)務檔案的管理

第二十一條  金融企業(yè)應當配備符合檔案保護和安全管理要求的業(yè)務檔案保管裝具和庫房，并保證庫房設施設備的正常運轉。

第二十二條  金融企業(yè)應當按有關要求做好電子業(yè)務檔案的存儲和安全管理，保證電子業(yè)務檔案的真實、完整、安全和可用，并對重要業(yè)務檔案進行異質、異地備份，確保業(yè)務檔案安全。金融企業(yè)對檔案信息安全負最終責任。

第二十三條  金融企業(yè)將業(yè)務檔案管理外包的，應當嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質。在簽訂合同協(xié)議時，應當明確有關檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款，以保障業(yè)務檔案的安全與利用。

嚴禁將涉及國家秘密的業(yè)務檔案外包或委托任何社會中介機構保管。

第二十四條  金融企業(yè)檔案部門應做好業(yè)務檔案管理的統(tǒng)計工作和對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的研究利用，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的完整性、準確性和連續(xù)性。

第二十五條  金融企業(yè)應當建立業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)，逐步提高對電子業(yè)務檔案的管理水平。業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)的功能應當符合國家有關規(guī)定。

第四章  業(yè)務檔案的利用、鑒定與處置

第二十六條  金融企業(yè)應當編制業(yè)務檔案檢索工具，方便業(yè)務檔案的檢索與查詢。

第二十七條  金融企業(yè)應當對業(yè)務檔案的查閱利用進行登記，對超權限利用應履行審批手續(xù)。

第二十八條  金融企業(yè)檔案部門應積極開展業(yè)務檔案的提供利用服務工作，加強對業(yè)務檔案的編研開發(fā)，滿足企業(yè)金融業(yè)務活動和管理工作的需要。

金融企業(yè)必須為有關業(yè)務監(jiān)管部門、司法部門依法執(zhí)行公務提供真實、準確的業(yè)務檔案。

第二十九條  金融企業(yè)應當成立由主管領導、檔案部門和業(yè)務部門人員組成的檔案鑒定小組，對到期的業(yè)務檔案按照有關規(guī)定進行鑒定并形成鑒定報告；對確已失去保存價值的到期業(yè)務檔案，由企業(yè)負責人審批簽字后方可予以銷毀。銷毀檔案應在指定地點并有專人負責監(jiān)督。對被銷毀的檔案應當?shù)怯浽靸裕⑴c鑒定報告一并永久保存。對雖已到期、但未結清債權債務或有其他未了事項的業(yè)務檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業(yè)務檔案應當延長保管期限。

第三十條  金融企業(yè)因各種原因變更、終止的，應當按國家有關規(guī)定對業(yè)務檔案進行妥善處置。

第三十一條  未經(jīng)檔案行政管理部門許可，金融企業(yè)不得以任何方式和形式將涉及國家秘密的業(yè)務檔案攜帶出境。

第五章  附  則

第三十二條  本規(guī)定由國家檔案局負責解釋，自2015年7月1日起施行。 

檔發(fā)〔2015〕3號

國家檔案局關于印發(fā)《金融企業(yè)業(yè)務檔案管理規(guī)定》的通知

    各省、自治區(qū)、直轄市檔案局，計劃單列市檔案局，新疆生產(chǎn)建設兵團檔案局，各有關企業(yè)：

經(jīng)商中國銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會、中國證券監(jiān)督管理委員會、中國保險監(jiān)督管理委員會同意，現(xiàn)將《金融企業(yè)業(yè)務檔案管理規(guī)定》印發(fā)給你們，請遵照實施。

國家檔案局

2015年5月5日