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深圳市城市建設(shè)檔案移交進館流程(試行)

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2018-08-21 16:33:39    來源:網(wǎng)絡(luò)    作者:檔案之窗    瀏覽次數(shù):1077    評論:0
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根據(jù)《深圳市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》,深圳市檔案局就深圳市城市建設(shè)檔案館(簡稱城建檔案館)檔案接收工作制定了《深圳市城市建設(shè)檔案移交進館流程(試行)》,內(nèi)容如下: 序號 工作環(huán)節(jié) 工作內(nèi)容 具體要求

    根據(jù)《深圳市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》,深圳市檔案局就深圳市城市建設(shè)檔案館(簡稱城建檔案館)檔案接收工作制定了《深圳市城市建設(shè)檔案移交進館流程(試行)》,內(nèi)容如下: 

序號

工作環(huán)節(jié)

工作內(nèi)容

具體要求

備注

一 網(wǎng)上受理 建設(shè)單位向城建檔案館提出項目檔案移交申請,城建檔案館對申報材料進行審查并向建設(shè)單位作出回復(fù)。 1、建設(shè)單位登錄“廣東省網(wǎng)上辦事大廳深圳分廳”,辦理檔案移交申報。申報材料要求:
①《法人授權(quán)委托書》掃描件;
②《深圳市城市建設(shè)檔案移交申請》(附件1)掃描件;
③案卷目錄(加蓋建設(shè)單位公章)掃描件;
④卷內(nèi)目錄電子文件;
⑤竣工檔案電子數(shù)據(jù);
⑥案卷及卷盒填寫情況樣例照片;
⑦竣工圖紙折疊和歸檔章填寫情況樣例照片; 1、建設(shè)單位應(yīng)在建設(shè)工程竣工驗收后6個月內(nèi),按照檔案專項驗收報告要求完成檔案的匯總、整理,確保檔案真實準(zhǔn)確和齊全完整、各份文件簽字蓋章完備有效、整理質(zhì)量符合規(guī)范要求,完成向城建檔案館的移交工作。                           2、建設(shè)單位經(jīng)檢查確認檔案符合向城建檔案館移交要求,方可填報《深圳市城市建設(shè)檔案移交申請》,啟動移交程序。         3、建設(shè)工程竣工檔案原則上應(yīng)將整個項目檔案一次性移交。分期建設(shè)的工程,可以按照建設(shè)周期移交檔案,但建設(shè)單位應(yīng)事先提交工程分期建設(shè)的詳細說明及檔案分期移交計劃,取得城建檔案館同意。
4、網(wǎng)上報送的各樣例照片應(yīng)能夠反映案卷和卷盒上的欄目填寫情況、不同圖幅竣工圖折疊情況,以及檔號章填寫情況、卷內(nèi)目錄上案卷號的編寫情況。 2、涉及市政地下管線的工程,應(yīng)在移交竣工檔案前向城建檔案館辦理地下管線信息數(shù)據(jù)錄入。 3、城建檔案館自建設(shè)單位網(wǎng)上申請之日起5個工作日內(nèi),完成對網(wǎng)上申報材料審查,符合接收條件的與申報方約定移交時間,不符合條件的告知對方不予受理及不受理的原因。城建檔案館網(wǎng)上審查的內(nèi)容:
①上傳文件是否符合申報材料要求;
②《深圳市城市建設(shè)檔案移交申請》和《法人授權(quán)委托書》簽字蓋章是否完備有效;
③樣例照片反映的案卷整理情況是否達到合格標(biāo)準(zhǔn);
④卷內(nèi)目錄反映的目錄內(nèi)容、頁數(shù)和案卷號等是否與案卷目錄相符。 二 現(xiàn)場接收 城建檔案館現(xiàn)場核驗城建檔案整理情況,符合條件的進行清點交接,不符合條件的予以退件并告知原因。 1、建設(shè)單位按約定時間將檔案送到市城建檔案館,由城建檔案館工作人員進行核驗,符合條件的進行清點交接;不符合條件且當(dāng)日內(nèi)無法完成整改的不予受理城建檔案館核驗內(nèi)容:
①核對《深圳市城市建設(shè)檔案移交申請》和《法人授權(quán)委托書》,確認其為原件并與網(wǎng)上報送的一致;
②查驗檔案移交人員身份證,確認其為《法人授權(quán)委托書》指定人員;
③核對實體案卷目錄、卷內(nèi)目錄是否與網(wǎng)上申報的相符;根據(jù)案卷目錄核對案卷數(shù)量,并檢查實體檔案是否達到照片樣例反映的整理水平;
④對提前辦理地下管線信息數(shù)據(jù)錄入的工程,確認有關(guān)數(shù)據(jù)已錄入。
  2、符合要求的雙方簽署《深圳市城市建設(shè)檔案現(xiàn)場移交工作記錄》(附件2)著手對檔案進行移交清點。不符合要求且移交人當(dāng)日內(nèi)無法完成整改的不予受理(《深圳市城市建設(shè)檔案館不予受理檔案通知書》格式見附件3)。 3、城建檔案館和建設(shè)單位在5個工作日內(nèi)完成檔案清點工作,雙方簽署《深圳市城市建設(shè)檔案接收憑據(jù)》(附件4),完成檔案移交工作。 三 項目檔案補充移交 建設(shè)單位在完成檔案移交后提出補交檔案申請的,如補交部分確屬城建檔案館接收范圍,城建檔案館予以辦理接收。 建設(shè)單位完成項目檔案移交以后如發(fā)現(xiàn)有需要補充移交的檔案,可提出補交申請,城建檔案館按前述程序進行受理。 1、申請補交檔案應(yīng)說明原因并說明補充到已進館檔案的哪一部分。
2、涉及替換檔案的,要說明替換哪一部分檔案,并明確將被替換檔案作廢(但移交單位不得取走被替換檔案)。
3、因檔案清點移交過程中發(fā)現(xiàn)問題需補交檔案的,原則上應(yīng)一次性補交完畢。 市城建檔案館辦公地址:深圳市福田區(qū)上梅林林豐路2號C座1樓; 聯(lián)系電話:88125461; 市檔案局投訴電話:88101627。

 
(文/檔案之窗)
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