根據(jù)《深圳市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》,深圳市檔案局就深圳市城市建設(shè)檔案館(簡稱城建檔案館)檔案接收工作制定了《深圳市城市建設(shè)檔案移交進館流程(試行)》,內(nèi)容如下:
序號
工作環(huán)節(jié)
工作內(nèi)容
具體要求
備注
①《法人授權(quán)委托書》掃描件;
②《深圳市城市建設(shè)檔案移交申請》(附件1)掃描件;
③案卷目錄(加蓋建設(shè)單位公章)掃描件;
④卷內(nèi)目錄電子文件;
⑤竣工檔案電子數(shù)據(jù);
⑥案卷及卷盒填寫情況樣例照片;
⑦竣工圖紙折疊和歸檔章填寫情況樣例照片;
4、網(wǎng)上報送的各樣例照片應(yīng)能夠反映案卷和卷盒上的欄目填寫情況、不同圖幅竣工圖折疊情況,以及檔號章填寫情況、卷內(nèi)目錄上案卷號的編寫情況。
①上傳文件是否符合申報材料要求;
②《深圳市城市建設(shè)檔案移交申請》和《法人授權(quán)委托書》簽字蓋章是否完備有效;
③樣例照片反映的案卷整理情況是否達到合格標(biāo)準(zhǔn);
④卷內(nèi)目錄反映的目錄內(nèi)容、頁數(shù)和案卷號等是否與案卷目錄相符。
①核對《深圳市城市建設(shè)檔案移交申請》和《法人授權(quán)委托書》,確認其為原件并與網(wǎng)上報送的一致;
②查驗檔案移交人員身份證,確認其為《法人授權(quán)委托書》指定人員;
③核對實體案卷目錄、卷內(nèi)目錄是否與網(wǎng)上申報的相符;根據(jù)案卷目錄核對案卷數(shù)量,并檢查實體檔案是否達到照片樣例反映的整理水平;
④對提前辦理地下管線信息數(shù)據(jù)錄入的工程,確認有關(guān)數(shù)據(jù)已錄入。
2、涉及替換檔案的,要說明替換哪一部分檔案,并明確將被替換檔案作廢(但移交單位不得取走被替換檔案)。
3、因檔案清點移交過程中發(fā)現(xiàn)問題需補交檔案的,原則上應(yīng)一次性補交完畢。