2012年4月16日深圳市檔案局印發

　　第一條  為規范城建檔案的整理工作，根據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等標準規范，結合本市實際，制定本規范。

　　第二條  本規范適用于本市城建檔案的整理及接收進館工作。

　　第三條  建設單位應當做好工程準備階段、竣工驗收階段形成的工程文件材料的收集、組卷歸檔工作，組織、監督和檢查勘察、設計、施工、監理等單位工程文件的形成、收集和組卷歸檔工作，并對上述單位移交的工程檔案進行匯總和統一編號編目。法律、法規、規章和規范性文件另有規定的，從其規定。

　　第四條  勘察、設計、施工、監理等單位應當將本單位形成的工程檔案整理組卷后向建設單位移交。

　　第五條  建設工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并向建設單位移交；各分包單位應當將本單位形成的工程檔案整理組卷后及時向總包單位移交。

　　建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理其承包項目的工程檔案并向建設單位移交。

　　第六條  歸檔文件的質量要求。

　　（一）歸檔的工程文件應當為原件。

　　（二）工程文件必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

　　（三）工程文件的內容必須真實、完整、準確，與工程實際相符合。

　　（四）工程文件應當采用耐久性強的書寫材料，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。

　　（五）工程文件中文字材料幅面尺寸規格應當為A4幅面（297mm×210mm），圖紙應當采用國家標準圖幅。

　　（六）圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應當是新圖；計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。

　　（七）所有竣工圖均應當加蓋竣工圖章，竣工圖章的基本內容包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監理單位、現場監理、總監，并簽署完備。竣工圖章應當使用不易褪色的紅印泥，蓋在圖標欄上方空白處。

　　（八）利用施工圖改繪竣工圖的，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。

　　（九）不同幅面的工程圖紙應當按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統一折疊成A4幅面（297mm×210mm），圖標欄露在外面。

　　第七條  立卷應當遵循工程文件的自然形成規律和特點，保持卷內文件的有機聯系和案卷的成套性、系統性。

　　一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應當按單位工程分別組卷。

　　第八條  工程文件按建設程序劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件、設備文件6個部分。組卷可采用如下方法：

　　（一）工程準備階段文件可按建設程序、專業、形成單位等組卷。

　　（二）監理文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。

　　（三）施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。

　　（四）竣工圖可按單位工程、專業等組卷。

　　（五）竣工驗收文件可按單位工程、專業等組卷。

　　（六）設備文件可按專業、組件等組卷。

　　第九條  案卷不宜過厚，文字材料卷每卷厚度原則上不超過20mm；案卷內不應當有重份文件，不同載體的文件應當分別組卷。

　　第十條  卷內文件排列。

　　（一）管理性文字材料按事項、專業順序排列；圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　（二）監理文件按合同結合文種、時間順序排列。

　　（三）施工技術文件按工程專業或單位工程、分部分項（單元）工程的劃分排列；試驗報告、大宗原材料合格證等共用文件可集中組卷。

　　第十一條  案卷的編目。

　　（一）卷內頁號的編寫。

　　1、卷內文件有書寫內容的頁面均應當編寫頁號。文字材料以一本為一卷，竣工圖以一盒為一卷，每卷單獨編號，頁號從“1”開始，使用打號機以黑色印油打號。

　　2、單面書寫的文件頁號在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

　　3、案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編頁號。

　　4、印刷成冊且已編完整頁號的文件單獨組卷時可不必重新編寫頁號。

　　（二）卷內目錄的編制。

　　卷內目錄（見附圖1）應當排列在卷內文件首頁之前。

　　1、序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從“1”依次標注卷內文件排列順序。

　　2、文件編號：填寫工程文件原有的文號或者圖號。

　　3、責任者：填寫文件的形成單位或第一責任者。

　　4、文件題名：填寫文件標題全稱。沒有文件標題的應當自擬標題，并用[  ]符號標識；文件標題不能準確反映文件內容的，原文件標題照寫，并自擬標題，用[  ]符號標識。

　　5、日期：填寫文件形成的時間（年度應填寫4位阿拉伯數字，下同）。

　　6、頁次：填寫文件在卷內所排的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號。

　　7、備注：應當標明復印件、頁次變動等需要說明的情況。

　　8、第  卷：填寫本卷在所在項目或者本期移交檔案中的案卷順序號。

　　（三）卷內備考表的填寫。

　　1、卷內備考表（見附圖2）必須填寫，使用卷皮的文字材料卷的卷內備考表在卷皮上填寫和簽署，直接裝盒的檔案卷內備考表在卷盒上填寫和簽署。

　　2、互見號：應填寫反映同一內容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。

　　3、說明：主要標明卷內文件數量和頁號重（漏）號及其他需要說明的情況。

　　4、立卷人：由組卷單位檔案人員簽名。

　　5、立卷日期：填寫組卷的時間。

　　6、審核人：由組卷單位的項目負責人或技術負責人簽名。

　　7、審核日期：填寫案卷審核的時間。

　　（四）案卷封面的填寫。

　　案卷封面（見附圖3）的主要內容如下：

　　1、檔號：由檔案的分類號、項目代號和案卷號組成，其中分類號和項目代號在工程項目辦理報建或檔案專項驗收時由市、區城建檔案館、室統一確定并告知建設單位。

　　案卷號是按工程項目或工程項目周期（標段）編制的案卷順序號，從“1”開始編制。

　　一個卷盒裝有2個以上（含2個）案卷的，在卷盒“檔號”欄應當填寫案卷起止號。

　　2、案卷題名：應當簡明、準確地揭示卷內文件的內容，主要包括項目名稱、專業名稱或單位工程、分部分項（單元）工程名稱和工程文件的主要內容。歸檔外文資料的題名應當譯成中文。

　　3、立卷單位：應當填寫文件組卷單位或項目負責單位。

　　4、起止日期：填寫案卷內文件形成的起止時間。

　　5、保管期限：可不填。

　　6、密級：分為絕密、機密、秘密3種，同一案卷內有不同密級的文件，應當以最高密級為本卷密級。

　　7、共  卷：填寫本項目或者本期移交進館檔案案卷的總數量。

　　8、第  卷：填寫同上。

　　（五）案卷脊背的填寫。

　　案卷脊背（見附圖4）的內容包括保管期限、檔號、案卷題名、庫列柜序和總流水號，其中保管期限、案卷題名、庫列柜序和總流水號可不填，檔號填寫同上。

　　（六）案卷目錄的編制。

　　所有檔案必須編制案卷目錄（見附圖5），內容如下：

　　1、序號：填寫本項目案卷的流水順序號，每個項目從“1”開始依次編寫。

　　2、“檔號”、“案卷題名”的填寫同上。

　　3、頁數：填寫本卷卷內文件的總頁數。

　　4、“保管期限”可不填。

　　5、備注：可根據管理需要填寫案卷的密級、互見號等信息。

　　（七）城建檔案總目錄的編制。

　　城建檔案總目錄由案卷目錄和卷內目錄構成，先排案卷目錄，后排卷內目錄。城建檔案總目錄封面（見附圖6）及城建檔案總目錄脊背（見附圖7）所含內容如下：

　　1、項目名稱：填寫工程項目全稱。

　　2、項目代號：填寫同上。

　　3、案卷起止號：本目錄內案卷起止號。

　　第十二條  案卷裝訂。

　　（一）文字材料必須剔除金屬物，破損的文件應當修復，采用三孔雙棉線左側裝訂。

　　（二）印刷成冊、已編頁號的文件及外文資料單獨組卷時應當保持原來的形態。

　　（三）每張折疊的圖紙不必打頁號，直接在空白處加蓋歸檔章，歸檔章（見附圖8）由檔號、序號組成。檔號填寫同上，序號標注本件在卷內的排列順序號。

　　（四）已裝訂成冊的A3幅面竣工圖可不再拆分折疊，編目編號后直接對折裝盒。

　　第十三條  檔案裝具。

　　（一）卷盒外表規格為310mm×220mm，厚度分別為l0mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm（可根據需要設定）。

　　（二）檔案裝具應使用符合國家標準要求的產品，卷盒宜采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。

　　（三）案卷目錄、卷內目錄、卷內備考表規格為：297mm×210mm。

　　第十四條  檔案式樣由市檔案行政主管部門制定。本規范自發布之日起實施，有效期5年。