在大型跨國公司中，比如葛蘭素史克，毫無疑問有諸多優先事項，而檔案服務條款卻很少被列入其中。與公共部門組織不同，立法方面很少會要求公司系統地管理其檔案遺產。此外，像葛蘭素史克是以成本控制為中心的，會將不能為企業商業利益帶來顯著價值的部分砍掉?？色@取性是葛蘭素史克檔案工作的另一個障礙，傳統的查閱室和檢索工具等在葛蘭素史克是不可能實現的。因為，與成本控制一樣，公司必須進行安全考量和入口限制。由于缺少專用的檔案查詢空間，他們往往只能在辦公室或會議室接待查檔者。

如何突破檔案訪問局限，是葛蘭素史克檔案工作的重大挑戰。這篇文章將深入介紹公司面臨的困難，并討論如何通過社交媒體和內部營銷破解難題。

葛蘭素史克公司由幾十家公司組成，這些公司或合并拆分組建新的子公司，或接管其他公司，或剝離部分業務開發新產品，整個公司架構非常復雜，簡言之，葛蘭素史克公司主要有葛蘭素、威康、中美史克和美占4大部分。鑒于如此悠久的歷史，檔案館必須在公司架構中反映這一點，并清楚地顯示出每家公司形成的檔案內容。當然，每家公司都有自己的檔案管理方式，有的公司擁有專職檔案管理員和成熟的檔案管理項目，然而還有些小公司甚至還沒認識到檔案的價值所在。這使得各個子公司的檔案管理水平差異巨大。

筆者已經做了兩年的檔案管理員，我先是用了一個月的時間盤點檔案，第二個月編目、打包了近十年的文件材料，然后轉而整理英國的文件材料。但是，隨著文件材料越來越多，我意識到，這是一件永遠都在進行中的工作。毫無疑問，英國的檔案工作與商業機構合并和變革一樣復雜，最好以公司為單元進行整理。

醫藥行業的商業屬性也給檔案管理項目賦予了重要性與特殊性。美占公司的檔案管理系統非常有效，一旦檔案達到審核期限或喪失法律和商業價值，就會被銷毀。對于可能有助于查考或研究的檔案，公司會將其捐贈給當地圖書館或檔案館。因此，美占公司內部的檔案總量很少，主要包括廣告及20世紀80年代的精選檔案。亨利·威康先生生前熱愛收藏，威康公司一直保存著他的遺物。威康公司在20世紀80年代和90年代初期有一名專職檔案管理員，并在1995年與葛蘭素公司合并時將檔案也一同歸納起來。葛蘭素史克公司及其主要的子公司艾倫-漢伯斯也自己保管檔案。

從過去到現在，一系列的合并、重置以及較大的公司變革意味著在很大程度上可能會失去對檔案的控制。21世紀初期，由于專業檔案工作者的缺失，一些檔案被捐贈給威康公司圖書館這樣的組織，其余部分被分送不同的公司，還有一些甚至被送到了外包公司進行檔案倉儲，并被封存了數年。

為增強員工榮譽感，2010年，葛蘭素史克遺產項目組專門拿出一筆資金用于舉辦展覽。因此，公司認識到，檔案需要進行整理編目，并且需要利用線上平臺吸引更多觀眾。項目的第一階段開始于2011年，當時全球信息與檔案管理團隊獲得了資金用于支付美國地區檔案的整理、重新編目、篩選花銷。第二階段，公司用同樣的方法處理英國地區的檔案，并按照編目慣例將兩類檔案整合到一起。這些檔案的排架長度差異相當大，美國地區的有110米，英國地區的有650米，其他儲存地點的多達700米。

由于天然的商業屬性，可獲取性是檔案面臨的一個重要問題。任何跨國公司都會圍繞檔案查詢利用進行安全管控，尤其要對訪客進行全程監督。此外，還要對發布內容進行控制。事實上，公司大多數檔案內容是無關緊要的。但是，作為公司資源的一部分，葛蘭素史克檔案的訪問和利用都受到非常嚴格的控制。

因此，我們決定采取虛擬方式推廣檔案，通過內部博客文章和內部新聞網展示檔案，并借助社交媒體進行外部宣傳。我們一直與公司傳訊部合作，開設了一個抒發觀點的推特賬戶，用戶可以在帖子旁設置標簽，帖子可以顯示與公司歷史相關的圖片或評論。

我們收到數字化資金后，首個舉措就是通過社交媒體開展互動?，F在，葛蘭素史克的所有員工都可以根據需要訪問、瀏覽、利用這些資料，有些檔案甚至能在年會等活動中被反復利用。

此外，準確預測公司股東和部門特別是傳訊部的未來需求對于確保檔案項目的成功是非常重要的。公司的傳訊部可以稱為社交媒體世界中的“守門員”，無論是在公司內部還是外部，如果想了解他們的需求，必須先理解他們正在做的事。方法之一是熟悉其戰略，并根據其以往日程和當前計劃，分析未來所有的時間節點和相關主題活動。早些時候，我們曾一起討論了潛在的熱點話題，并從公司歷史書籍中提取出有用信息。如果當月沒有任何特殊事情或特定內容，這些信息就可以留作備用?！鞍阉粼诩依铩笔俏覀冊O計的主題之一，該主題是一系列關于公司初創期的內容，比如，世界艾滋病日等重要紀念日、創始人及相關重要人士、新舊產品對比、以往的圣誕節活動，以及并購、處置危險藥物的有關檔案等。

社交媒體有弊有利，為不同網站匹配不同的發帖格式是我們面臨的技術難題，而社交媒體的好處是便于監控，利用情況矩陣能夠客觀分析出實際效果，判斷所做工作是否成功。每個帖子的數據統計表格展現了公司內部乃至更大范圍內受眾對遺產故事的興趣和需求情況。數據表明，隨著帖子數量的增多，受眾數量呈遞增態勢，因為通過受眾的網絡分享，受眾也應越來越多，還擁有一批穩定的跟帖者，由此構建出檔案工作的良好形象，以便受眾繼續支持或更加堅定地用資金支持我們后續的工作。這個項目仍處于初級階段，重點仍是檔案數字化、檔案編目等工作。

對于葛蘭素史克公司來說，檔案項目的成功與否主要取決于公司管理層，公司對檔案工作的態度和興趣直接決定了檔案工作的地位。目前，公司嘗到了利用檔案的甜頭，并能夠在資金等資源上給予支持。

崔珍珍 編譯