本人從事檔案工作多年，分析發(fā)現(xiàn)：一個(gè)機(jī)關(guān)單位的檔案工作做得好不好，與該單位的辦公室主任密不可分，辦公室主任責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)高、善于學(xué)習(xí)和協(xié)調(diào)，其檔案工作一定做得好，如該單位的辦公室主任喜歡做甩手掌柜，認(rèn)為檔案工作是檔案員的事，不經(jīng)常過(guò)問(wèn)，不解決實(shí)際問(wèn)題，其檔案工作不可能做得好。通常講，黨政辦或綜合辦主任就是機(jī)關(guān)單位檔案室的負(fù)責(zé)人，是機(jī)關(guān)單位檔案工作的直接責(zé)任人，其晉升晉級(jí)、評(píng)先評(píng)優(yōu)的考察就應(yīng)將其履行檔案工作職責(zé)情況納入考察內(nèi)容。
為什么要強(qiáng)化辦公室主任抓機(jī)關(guān)檔案工作的責(zé)任？一是辦公室工作本身包含檔案工作。檔案工作既是單位的一部分，更是辦公室工作的一部分。單位辦公室是單位出謀劃策、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、以文輔政、執(zhí)行政策、提供信息、服務(wù)保障的重要職能機(jī)構(gòu)，是單位的“司令部、參謀部、作戰(zhàn)部”。要履行好上述職責(zé)，發(fā)揮好作用，必須做好檔案工作并利用好檔案資料，尤其是以文輔政，更需要強(qiáng)化“文檔一體化”意識(shí)，既借鑒檔案資料來(lái)規(guī)范辦理好每一份公文，又保證高質(zhì)量的公文立卷歸檔入庫(kù)安全管理，把以文輔政工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化、信息化，提升單位內(nèi)外形象。二是辦公室主任作用有賴于檔案工作。辦公室主任作為辦公室的頭，是辦公室的核心，要帶領(lǐng)辦公室所有人員履行好辦公室的職責(zé)，有賴于檔案工作，無(wú)論是信息調(diào)研、文件起草、綜合協(xié)調(diào)的文秘工作，還是會(huì)議組織、來(lái)賓接待、資產(chǎn)管理、走訪信訪等行政管理工作，都要靠檔案資料來(lái)獲悉以往的做法或政策要求，尤其是組織撰寫上級(jí)單位和本單位領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注的典型事跡介紹和考察匯報(bào)等材料時(shí)，時(shí)間要求緊，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)嚴(yán)，辦公室主任如不能依據(jù)平時(shí)收集掌握的檔案資料進(jìn)行提煉總結(jié)，而是盡寫些空話套話，缺少實(shí)際工作內(nèi)容，干癟癟的，材料難過(guò)關(guān)，即便登上大雅之堂也有損單位和辦公室主任個(gè)人的形象。三是辦公室主任是單位檔案室的最合適的管理者。辦公室主任負(fù)責(zé)單位班子會(huì)的記錄整理工作，對(duì)單位主要工作推進(jìn)過(guò)程熟悉，是單位工作活動(dòng)的親歷者、組織者、協(xié)調(diào)者，且大部分時(shí)間在室內(nèi)，有時(shí)間、有條件做好單位檔案資料的收集和查詢利用工作，同時(shí)需要上傳下達(dá)，平常與單位班子成員見(jiàn)面機(jī)會(huì)多，物質(zhì)流、信息流、能量流匯聚，方便解決檔案室安全管理和下屬單位檔案工作存在的問(wèn)題，也有助于自身能力的拓展。
辦公室主任應(yīng)如何履行機(jī)關(guān)檔案工作的責(zé)任？一是落實(shí)人員、責(zé)任、條件三保障。構(gòu)建檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的直接領(lǐng)導(dǎo)，辦公室具體牽頭，各科室分級(jí)負(fù)責(zé)的檔案管理工作模式，并建立健全崗位責(zé)任制。配好1一2名能靜得下心來(lái)、學(xué)得進(jìn)去、聽(tīng)從指揮、懂點(diǎn)電腦業(yè)務(wù)的檔案員，為檔案員能及時(shí)參加上級(jí)檔案行政管理部門舉辦的培訓(xùn)班積極創(chuàng)造條件。按規(guī)定配備集檔案借閱室、檔案庫(kù)房等房間的綜合檔案室，使用檔案專用管理設(shè)備，落實(shí)具有防火、防盜、防潮、防水、防日光及紫外線、防塵、防污染、防有害生物等檔案安全保護(hù)措施，打造檔案保管硬件條件。二是強(qiáng)化“文檔一體化”全過(guò)程管理。嚴(yán)格按照規(guī)范要求辦理公文，建立有效的管理制度和工作程序，運(yùn)用現(xiàn)代化工具，并注意操作的熟練性和規(guī)范化。落實(shí)崗位責(zé)任，單位各科室辦理完畢的文件材料，由辦公室集中統(tǒng)一收集保管，次年高質(zhì)量歸檔。通過(guò)強(qiáng)化“文檔一體化”全過(guò)程管理來(lái)確保檔案體現(xiàn)歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等。三是建立健全落實(shí)管理制度。為進(jìn)一步提高檔案工作的制度化、規(guī)范化、信息化管理水平，按照相關(guān)檔案法律法規(guī)要求制定《檔案管理制度》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》等規(guī)章制度，對(duì)各科室檔案的歸檔范圍、保管期限、移交時(shí)間、案卷質(zhì)量、電子著錄等工作，進(jìn)行明確的規(guī)定，使各類文件材料的歸檔率、永久和長(zhǎng)期保存文書檔案的準(zhǔn)確率均達(dá)到100%。在檔案日常管理工作中，嚴(yán)格按照《檔案借閱和利用制度》、《檔案保密制度》相關(guān)要求，履行檔案借閱審批登記程序，防止檔案丟失和檔案泄密。在檔案室安全管理方面，建立《檔案員每天巡查制度》、《檔案安全保管突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》等，安排檔案員經(jīng)常檢查案卷，堅(jiān)持溫濕度記錄，將庫(kù)房的溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)值內(nèi)，對(duì)防范措施經(jīng)常檢查升級(jí)，使之處于良好的使用狀態(tài)，確保檔案收集、保管、查詢等各環(huán)節(jié)的規(guī)范和安全。四是不斷提升檔案信息化管理水平。將電子信息化運(yùn)用于檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，做到及時(shí)分類歸檔、及時(shí)更新數(shù)據(jù)信息，正確處理檔案管和用的關(guān)系，如利用檔案管理電子系統(tǒng)，錄入檔案資料，便于檔案的檢索，提高檔案利用效率；匯編資料，將收集到的檔案信息重新組合，進(jìn)行深加工，編制成全宗指南、歷年文件匯編、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等匯編材料；建立各類檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，做到臺(tái)帳清晰規(guī)范。
建設(shè)科學(xué)、完善、保障有力的檔案工作體制機(jī)制，必須強(qiáng)化辦公室主任抓機(jī)關(guān)檔案工作的責(zé)任，以此全面構(gòu)建檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系等“三個(gè)體系”，切實(shí)落實(shí)新形勢(shì)下檔案工作的新任務(wù)新要求，為建設(shè)富裕美麗幸福現(xiàn)代化余江提供檔案支撐。
余江區(qū)檔案局 余樣明
